Die ganze Kommunikation am Vorgang: Mail, Mitteilung, Benachrichtigung.
Die Kundenmail landet am richtigen Vorgang, die interne Notiz daneben, die Antwort geht direkt aus dem System raus. Dein Team wird genau so benachrichtigt, wie es das selbst eingestellt hat. Ein Eingang, eine Timeline, kein Postfach-Archäologie-Projekt.
Kommunikation und Benachrichtigungen im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- E-Mail-Abgleich, Verläufe und Benachrichtigungen auf einem Sendepfad
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- alle Betriebe, unabhängig von den gebuchten Zusatzmodulen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die entscheidende Mail liegt in Peters Postfach
Der Kunde hat die Freigabe geschickt, per Mail an genau eine Person. Die ist im Urlaub. Das Projekt steht, und niemand kann nachvollziehen, was besprochen wurde.
Jede Anfrage tröpfelt anders herein
Mail an info@, Antwort auf eine alte Rechnung, Webformular, WhatsApp an die Geschäftsführung: Jeder Kanal hat seinen eigenen Weg, und jede zweite Anfrage muss von Hand zum richtigen Projekt oder Ticket getragen werden.
Newsletter und Auto-Replies fluten den Support
Die Hälfte des Eingangs ist Rauschen, aber jemand muss es trotzdem sichten, verschieben, löschen. Jeden Tag.
Im Fundament
Was Kommunikation und Benachrichtigungen leistet
Eine Timeline je Vorgang: jeder Kanal, jede Richtung
Jeder Vorgang, Aufgabe wie Ticket, hat genau eine Timeline: Kundenmails, Portal-Antworten, WhatsApp-Nachrichten, interne Notizen und Ereignisse wie Statuswechsel stehen chronologisch untereinander, mit Kanal-Kennzeichnung und Richtung. Wer den Vorgang öffnet, kennt in dreißig Sekunden die ganze Geschichte, über alle Kanäle hinweg.
Intern vs. kundensichtbar: sauber getrennt, nie verwechselt
In derselben Timeline schreibst du interne Notizen und Kundenantworten. Der Umschalter im Editor entscheidet. Interne Beiträge sind deutlich markiert und erreichen den Kunden nie: nicht per Mail, nicht im Portal. Diese Trennung ist im System verankert, nicht bloß eine Anzeige-Einstellung.
Kundenmail als First-Class: antworten, ohne das System zu verlassen
Verbinde deine Support- und Marken-Postfächer (Gmail oder IMAP). Eingehende Mails werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet, Antworten schreibst du direkt aus Octibiz. Sogar Mails, die ein Kollege direkt in Gmail beantwortet, erscheinen am Vorgang: Der Abgleich läuft in beide Richtungen, ohne Duplikate. Die Antwort auf eine drei Wochen alte Mail findet ihren Vorgang von selbst wieder und öffnet ihn bei Bedarf erneut.
Universeller Eingang: Regeln + KI sortieren, du entscheidest den Rest
Alles, was hereinkommt (Mail, Webformular, WhatsApp, SMS), durchläuft dieselbe Eingangs-Strecke: Regeln und eine KI-Triage bestimmen Relevanz, Anliegen und Ziel. Eindeutiges wird ab einer einstellbaren Vertrauensschwelle automatisch zugeordnet, bis hin zur Projekt-Zuordnung. Unklares landet im Eingangskorb zur schnellen Sichtung mit Ein-Klick-Aktionen. Und das System lernt mit: Aus deinen wiederholten Korrekturen entstehen Regel-Vorschläge, die du per Klick übernimmst.
Benachrichtigungen nach deinen Regeln: in-App, E-Mail, Slack
Das Benachrichtigungs-Center sammelt alles Relevante in der App; zusätzlich erreicht dich Wichtiges per E-Mail oder Slack. Was "relevant" heißt, bestimmt jeder selbst: Präferenzen je Ereignistyp und Kanal, auf Wunsch als Tages-Digest statt Einzel-Pings. So bleibt das Team informiert, ohne abzustumpfen.
Verdichtete Sichten: Projekt-Timeline, Kunden-360, Vertrags-Korrespondenz
Über dem einzelnen Vorgang liegen die Verdichtungen: Das Projekt zeigt die Kommunikation aller seiner Vorgänge in einer aggregierten Timeline, ohne Rauschen. Der Kunde bekommt eine 360-Grad-Sicht über sämtliche Kommunikation aus Tickets, Aufgaben und CRM. Und auch am Vertrag siehst du alle zugehörige Korrespondenz. Ideal vor jedem Kundentermin: eine Ansicht, komplette Historie.
Alle Funktionen im Überblick
35 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Timeline & Threads (6 Funktionen)
- Vorgangs-Timeline
- Nachrichten + Ereignisse chronologisch an Aufgabe/Ticket.
- Kanal-Badges
- Mail, Portal, Formular, WhatsApp, SMS je Nachricht sichtbar.
- Intern/Kundensichtbar
- Harte Trennung; interne Notizen erreichen Kunden nie.
- Anhänge an Nachrichten
- Dateien direkt im Verlauf.
- Mitteilungs-Threads an Stammobjekten
- Kunde, Kontakt, Lead, Deal, Projekt.
- Eingaben-Bereinigung
- Externe Inhalte werden vor Anzeige von aktivem Code befreit.
Mail (6 Funktionen)
- Postfach-Anbindung
- Gmail und IMAP/SMTP, je Marke.
- Antwort-Erkennung
- Späte Antworten finden ihren Vorgang automatisch.
- Beidseitiger Gmail-Abgleich
- Auch direkt in Gmail Geschriebenes erscheint am Vorgang, ohne Duplikate.
- Wiedereröffnung
- Gelöste Vorgänge öffnen sich bei Kundenantwort erneut (Fristregel).
- Absender-Zuordnung
- Kontakt-Match inkl. Firmen-Domain-Erkennung und Mehrfach-Adressen je Kontakt.
- Antworten aus dem System
- Ausgehende Mails direkt aus der Timeline.
Eingang & Kanalisierung (10 Funktionen)
- Kanal-übergreifender Eingang
- Mail, Webformular, WhatsApp, SMS über eine Strecke.
- Regelwerk
- Bedingungen (Absender/Domain/Betreff/Kanal) → Aktionen (Priorität/Kategorie/Ziel).
- KI-Triage
- Relevanz, Anliegen, Zuordnungs-Vorschlag mit Vertrauenswert.
- Automatik-Schwelle
- Auto-Zuordnung erst ab einstellbarer Vertrauensschwelle.
- Eingangskorb
- Sammelstelle für Unklares mit Ein-Klick-/Massen-Aktionen.
- Ticket ⇄ Aufgabe
- Eingang per Klick in Aufgabe wandeln, derselbe Datensatz.
- Rauschen-Politik
- Konfigurierbare Behandlung von Newslettern/Auto-Replies, wiederherstellbar.
- Regel-Vorschläge
- Wiederholte Korrekturen werden zu übernehmbaren Regeln.
- Selbstjustierende Schwelle
- Automatik-Quote passt sich datengestützt an.
- Triage-Nachvollziehbarkeit
- Jede Automatik-Entscheidung als Ereignis am Vorgang.
Vorlagen & Branding (4 Funktionen)
- Mail-Vorlagen
- System- und Vorgangs-Mails aus zentralen Vorlagen.
- Marken-Branding
- Logo, Absender, Texte je Marke.
- Platzhalter
- Empfänger-/Vorgangs-/Objektdaten in Vorlagen.
- Vorlagen aus Modulen
- Zusatzmodule liefern eigene Vorlagen mit.
Benachrichtigungen (5 Funktionen)
- Benachrichtigungs-Center
- In-App-Liste mit Gelesen-Status und Filter.
- Kanäle
- In-App, E-Mail, Slack.
- Präferenzen
- Je Ereignistyp und Kanal, pro Person.
- Tages-Digest
- Sammelmail statt Einzel-Pings.
- Beobachter am Vorgang
- Beteiligte werden bei Antworten/Änderungen informiert.
Verdichtete Sichten (4 Funktionen)
- Projekt-Timeline
- Kommunikation aller Projekt-Vorgänge aggregiert.
- Kunden-360
- Gesamte Kundenkommunikation chronologisch.
- Vertrags-Korrespondenz
- Kommunikation je Vertrag gebündelt.
- Quell-Links
- Jeder Eintrag springt zum Ursprungs-Vorgang.
Was darauf steht
Welche Module Kommunikation und Benachrichtigungen tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
Unified Work-Item
Die Timeline gehört dem Vorgang. Deshalb funktioniert Kommunikation identisch für Aufgaben und Tickets, und der Kind-Wechsel verliert nie eine Nachricht.
Tickets & Support
Support-Postfächer, SLA, Team-Zuweisungen und die Kanal-Anbindungen (Slack-Ticket-Kanal, WhatsApp/SMS via Twilio) sind dort zu Hause. Die Eingangs-Strecke dieser Seite ist ihr Fundament.
Kundenportal
Portal-Antworten des Kunden landen in derselben Timeline und benachrichtigen das Team; der Kunde sieht ausschließlich kundensichtbare Nachrichten.
Automation
Jede neue Nachricht ist ein Ereignis, auf das Automationen reagieren, von der Owner-Benachrichtigung bis zur Eskalations-Strecke.
Multi-Brand
Postfächer, Absender und Mail-Branding laufen je Marke; die Zuordnung des Eingangs respektiert Markengrenzen.
Integrationen
Gmail/IMAP, Slack und Twilio sind die Kanal-Anbindungen hinter dieser Seite. Details im Integrations-Katalog.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
Kein eigener Mail-Server, kein Chat-Ersatz
Octibiz verbindet sich mit deinen Postfächern und mit Slack. Es ersetzt weder Google Workspace noch dein Team-Chat-Tool. Bewusst: Kommunikations-Infrastruktur bleibt, Kontext kommt dazu.
Keine Telefonie
Anrufe werden nicht geführt oder aufgezeichnet; Telefonate hältst du als Notiz oder Vorgangs-Nachricht fest. SMS/WhatsApp decken den Messaging-Teil ab.
Marketing-Massenmails sind Sache des Marketing-Moduls
Newsletter, Kampagnen und Verteiler mit Einwilligungs-Verwaltung leben im Marketing-Modul. Die Vorgangs-Kommunikation hier ist bewusst 1:1.
Anhänge aus Messaging-Kanälen (geplant)
Bei WhatsApp/SMS werden reine Medien-Nachrichten heute ohne Datei-Übernahme quittiert; die Medien-Übernahme ist als Ausbau geplant.
Häufige Fragen zu Kommunikation und Benachrichtigungen
Kann eine interne Notiz versehentlich beim Kunden landen?
Nein. Intern und kundensichtbar sind zwei getrennte Nachrichten-Klassen: Der Editor macht die Wahl explizit, interne Beiträge sind deutlich markiert, und Portal wie Kunden-Mails erhalten ausschließlich kundensichtbare Nachrichten. Die Trennung greift im System selbst: Eine interne Notiz hat keinen Weg nach außen.
Was passiert mit Newslettern, Auto-Replies und sonstigem Rauschen?
Der Eingang klassifiziert Rauschen über Regeln und KI. Es erzeugt keinen Vorgangs-Lärm in Support- oder Projekt-Sichten. Wie damit umgegangen wird (archivieren, geschlossen ablegen, verwerfen), konfigurierst du pro Regel oder als Standard. Wichtig: Nichts wird sofort hart gelöscht. Auch Verworfenes bleibt nachvollziehbar und wiederherstellbar, die endgültige Löschung regelt dein Aufbewahrungskonzept.
Wie zuverlässig ist die automatische Zuordnung, und was, wenn die KI danebenliegt?
Die Automatik startet bewusst konservativ: Nur ab einer hohen, einstellbaren Vertrauensschwelle wird automatisch zugeordnet, alles andere bleibt ein Vorschlag im Eingangskorb. Jede automatische Entscheidung ist am Vorgang dokumentiert und mit einem Klick korrigierbar. Aus deinen Korrekturen lernt das System: Wiederholte Muster werden zu Regel-Vorschlägen, und die Schwelle justiert sich an der tatsächlichen Fehlerquote. Automatisierung wächst mit dem Vertrauen, nicht davor.
Funktioniert das mit unserem bestehenden Google-Workspace- oder IMAP-Postfach?
Ja, genau so ist es gedacht. Octibiz ersetzt nicht deinen Mail-Server, sondern verbindet sich mit euren Postfächern (Gmail über die Google-Anbindung, alternativ IMAP/SMTP), je Marke getrennt. Beim Gmail-Abgleich gilt Beidseitigkeit: Auch Antworten, die jemand direkt in Gmail schreibt, erscheinen am Vorgang, ohne Duplikate.
Ertrinke ich damit nicht in Benachrichtigungen?
Das entscheidest du: pro Person, pro Ereignistyp, pro Kanal. Wer nur bei Eskalationen und Erwähnungen sofort informiert werden will und den Rest als Tages-Digest bekommt, stellt genau das ein. Das Beobachter-Prinzip sorgt gleichzeitig dafür, dass Beteiligte an einem Vorgang nichts Wichtiges verpassen, Portal-Antworten des Kunden eingeschlossen.
Wo endet diese Plattform-Fähigkeit, und wo beginnt das Tickets-Modul?
Diese Seite beschreibt das Fundament: Timeline, Eingang, Zuordnung, Vorlagen, Benachrichtigungen. Das Tickets-Modul baut darauf den Support-Betrieb: Support-Postfächer, SLA-Regeln, Team-Steuerung, Kanal-Anbindungen wie WhatsApp/SMS (via Twilio-Konto) und Slack. Für Marketing-Massenmails (Newsletter, Kampagnen) ist wiederum das Marketing-Modul zuständig, bewusst getrennt von der Vorgangs-Kommunikation.
Sind WhatsApp und SMS DSGVO-seitig unbedenklich?
Die Anbindung läuft über Twilio als Anbieter mit signaturgeprüften Übertragungen; gespeichert und verarbeitet werden die Nachrichten in deiner Octibiz-Instanz in Deutschland. Ob WhatsApp als Kanal zu deiner Datenschutz-Strategie passt, bleibt deine Entscheidung. Octibiz erzwingt den Kanal nicht: Du aktivierst nur, was du nutzen willst, und alles Weitere funktioniert ohne ihn.
Bring eine echte Kunden-Mail-Kette aus deinem Postfach gedanklich mit in die Demo. Wir zeigen dir, wie sie in Octibiz als ein Vorgang aussieht.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
