Alles, was du klicken kannst, kann Octibiz auch selbst.
Trigger → Bedingungen → Aktionen über alle Module: Erinnerungen, Eskalationen, wiederkehrende Abläufe, KI-Aktionen. Direkt im System, ohne Zwischendienst und ohne Zusatzkosten je Ablauf. Die Automations-Engine ist Kern-Architektur, kein angeflanschtes Add-on. Und es gibt nur diese eine: Deine Newsletter und E-Mail-Strecken laufen auf derselben Engine wie deine SLA-Eskalation.
Automation-Engine im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- Wenn-dann-Regeln über alle Module, mit echten Wartezeiten
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- alle Betriebe, unabhängig von den gebuchten Zusatzmodulen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Wiederkehrende Handarbeit frisst Marge
Retainer-Abrechnung vorbereiten, Kontingent-Stände prüfen, Erinnerungen verschicken: jeden Monat dieselben 20 Handgriffe. Jeder einzelne ist billig, in Summe kosten sie Tage.
Was vergessen wird, wird teuer
Die SLA-Eskalation, die niemand auslöste. Die Vertragsverlängerung, die drei Wochen zu spät auffiel. Prozesse, die an das Gedächtnis Einzelner gebunden sind, brechen genau dann, wenn es stressig ist.
Zapier & Co. flicken nur die Oberfläche
Externe Automatisierer sehen nur, was per Schnittstelle heraustropft, kosten pro Aufgabe extra und schicken deine Kundendaten durch einen weiteren US-Dienst, den dein Datenschutzbeauftragter prüfen darf.
Im Fundament
Was Automation-Engine leistet
Die wichtigsten 6 von 7 Bereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Trigger aus jedem Modul: der offene Event-Katalog
Jede relevante Veränderung im System ist ein Ereignis, auf das du Regeln bauen kannst: ein neuer Lead, ein gewonnener Deal, ein eskalierendes Ticket, ein auslaufender Vertrag, eine überfällige Rechnung, ein Bestand unter Meldebestand. Der Ereignis-Katalog umfasst 218 fachliche Ereignisse quer durch alle Module, wird bei jedem Release neu aus dem System erzeugt und ist öffentlich in der Doku einsehbar. Du musst nicht raten, worauf du reagieren kannst.
Bedingungen & Filter: Regeln, die nur dann greifen, wenn sie sollen
Zwischen Auslöser und Aktion stehen Bedingungen: Feldwerte, Marken-Zugehörigkeit, Beträge, Prioritäten. So eskaliert die Regel nur Tickets mit Priorität "Hoch", oder die Willkommensstrecke startet nur für Leads einer bestimmten Marke.
Aktionen = die ganze API, plus fertige Kernaktionen
Als Aktion steht dir nicht eine handverlesene Rezeptliste zur Verfügung, sondern grundsätzlich alles, was Octibiz kann: jede der 2.168 API-Operationen ist als Automations-Aktion nutzbar: Aufgabe anlegen, Feld setzen, Status ändern, Beleg erzeugen, Benachrichtigung oder E-Mail versenden, Webhook auslösen. Was du in der Oberfläche klicken kannst, kann die Regel auch.
KI-Aktionen: die Regel denkt mit
Automationen können KI-Schritte enthalten: eingehende Vorgänge zusammenfassen, klassifizieren, Antwortentwürfe formulieren. So triagiert die Regel neue Tickets vor, bevor ein Mensch sie öffnet, und bleibt dabei unter denselben Rechten und demselben Protokoll wie alles andere im System.
Zeitpläne & wiederkehrende Läufe
Nicht alles hat einen Auslöser, manches hat einen Rhythmus. Wiederkehrende Läufe erledigen Berichts-Versand, Erinnerungen und die Abrechnungs-Vorbereitung zum Stichtag, ohne dass jemand daran denken muss.
Nachvollziehbar & sicher: jede Regel unter Rechten und Protokoll
Jeder Lauf wird protokolliert: Was hat ausgelöst, welche Bedingungen griffen, was wurde getan, was schlug fehl. Automationen handeln als eigener Akteur im Audit-Trail. Du siehst immer, ob ein Mensch, eine Regel oder die KI etwas geändert hat. Und sie können nichts, was der einrichtende Nutzer nicht dürfte: Es gilt dieselbe Rechteprüfung wie in der Oberfläche. Was gar nicht laufen kann, lässt sich auch nicht einschalten: Das System prüft die Regel beim Aktivieren, nicht erst beim ersten Lauf.
Alle Funktionen im Überblick
27 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Trigger (4 Funktionen)
- Ereignis-Katalog (218 Ereignisse)
- Fachliche Ereignisse aus allen Modulen als Auslöser, dokumentiert und durchsuchbar.
- Plugin-Ereignisse
- Aktivierte Erweiterungen bringen ihre eigenen Auslöser mit.
- Zeitgesteuerte Läufe
- Regeln nach Zeitplan statt Ereignis (täglich/wöchentlich/monatlich).
- Fristen-Überwachung
- Fälligkeits-basierte Auslöser (überfällig, stagniert, Schwelle erreicht).
Bedingungen (3 Funktionen)
- Feld-Bedingungen
- Regeln greifen nur bei passenden Feldwerten des Auslöser-Objekts.
- Marken-Scope
- Regel gilt global oder nur für eine Marke.
- Aktiv/Pausiert
- Regeln ohne Löschen deaktivieren.
Aktionen (5 Funktionen)
- Alle API-Operationen (2.168)
- Jede Systemfunktion als Automations-Aktion nutzbar.
- Kernaktionen
- Work-Item anlegen, Feld setzen, Status ändern, Benachrichtigung, E-Mail.
- KI-Aktionen
- Zusammenfassen, klassifizieren, Antwort entwerfen über das LLM-Gateway.
- Ausgehende Webhooks
- Signierte Ereignis-Zustellung an Drittsysteme, mit Ziel-Schutzprüfung.
- Mehrere Aktionen je Regel
- Sequenzielle Aktionsketten mit Feld-Übernahme aus dem Auslöser.
Kampagnen auf derselben Engine (5 Funktionen)
- Newsletter und Strecken
- Eine Kampagne ist eine Automation: derselbe Unterbau, dieselben Bedingungen, dieselbe Lauf-Historie.
- Ein Schalter statt zwei
- Die Kampagne ist aktiv, wenn ihre Automation aktiv ist. Es gibt keinen zweiten Zustand.
- Geschäftsaktionen im Versand
- Ein Schritt der Strecke legt eine Aufgabe an oder verschiebt einen Deal, nicht nur die nächste Mail.
- Anzeigen-Regeln
- Kennzahlen von Werbekampagnen lösen Pausieren und Budget-Anpassung als reguläre Aktionen aus.
- Abmeldung stoppt sofort
- Eine Abmeldung beendet wartende Läufe der Strecke, nicht abschaltbar (Artikel 21 DSGVO).
Ausführung & Betrieb (4 Funktionen)
- Hintergrund-Ausführung
- Läufe asynchron über die Job-Verarbeitung, UI bleibt schnell.
- Idempotenz
- Doppelte Ereignis-Zustellung erzeugt keine Doppelaktion.
- Retry mit Backoff
- Fehlgeschlagene Läufe werden automatisch wiederholt, dann gemeldet.
- Lauf-Protokoll
- Jeder Lauf mit Status, Auslöser, Fehlerdetail einsehbar.
Sicherheit & Nachvollziehbarkeit (4 Funktionen)
- Gleiche Rechteprüfung wie UI
- Automationen können nichts, was der Einrichtende nicht darf.
- Audit-Akteur "Automation"
- Jede Änderung durch Regeln im Audit-Trail als solche gekennzeichnet.
- Verwaltungs-Recht
- Regeln anlegen/ändern nur mit Automations-Verwaltungsrecht.
- Prüfung beim Einschalten
- Unvollständige Regeln lassen sich nicht aktivieren, statt still nichts zu tun.
Bedienung (2 Funktionen)
- No-Code-Editor
- Visuell Trigger → Bedingungen → Aktionen konfigurieren.
- Automation per API/MCP
- Regeln selbst sind per API und KI verwaltbar (z. B. "lege eine Regel an, die …").
Was darauf steht
Welche Module Automation-Engine tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
Verträge & Retainer
Kontingent-Schwellen und Laufzeit-Enden lösen Warnungen, Verlängerungs-Aufgaben und Abrechnungs-Vorbereitung aus. Der Klassiker fürs Retainer-Geschäft.
Tickets & Support
SLA-Fristen eskalieren automatisch; neue Tickets werden per KI-Aktion vor-triagiert und zugewiesen.
Marketing
Kampagnen sind Automationen, keine eigene Gattung. Formular-Leads starten Willkommens- und Nurture-Strecken, Statuswechsel im CRM stoßen Folgeaktionen an, und mitten in der Strecke darf ein Schritt eine Aufgabe anlegen oder den Deal weiterschieben.
Mehr dazuFaktura & Finanzen
Überfällige Rechnungen erzeugen Erinnerungs-Aufgaben und Benachrichtigungen, bevor der Mahnlauf nötig wird.
Mehr dazuKI & MCP
KI-Aktionen in Regeln nutzen dasselbe LLM-Gateway wie die Command-Bar, mit Anbieterwahl und Kosten-Protokoll.
Kundenportal
Portal-Ereignisse (Freigabe erteilt, Datei hochgeladen, Ticket erstellt) sind reguläre Auslöser, z. B. "Angebot freigegeben → Projekt automatisch anlegen".
Automation, API und KI
Automation-Engine und die KI
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter denselben Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Lege eine Regel an: Wenn ein Angebot 5 Tage ohne Reaktion ist, erinnere den zuständigen Vertriebler." Die KI erstellt die komplette Automation, die du nur noch aktivierst.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Deal auf "Gewonnen" wechselt → lege das Projekt an, erzeuge die Kickoff-Aufgaben und benachrichtige die Projektleitung.
- Wenn ein Vertragskontingent 80 % Verbrauch erreicht → informiere Account-Management und Kunde (Portal-Benachrichtigung).
- Wenn eine Rechnung 7 Tage überfällig ist → erzeuge eine Nachfass-Aufgabe im Vertriebs-Board und eskaliere nach weiteren 7 Tagen.
- Jeden Monatsersten → bereite die Retainer-Abrechnungen aller aktiven Verträge zur Prüfung vor.
- Wenn ein neues Ticket eingeht → KI klassifiziert, setzt Priorität und legt einen Antwortentwurf ins Ticket.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
Warten überall, verzweigen bisher nur in der Kampagne
Eine Regel kann mitten im Ablauf warten, auf Zeit oder darauf, dass eine Bedingung eintritt. Verzweigen kann die Engine ebenfalls, den Verzweigungs-Schritt bietet der Editor heute aber nur im Kampagnen-Fluss an. Im allgemeinen Regel-Editor löst du Fallunterscheidungen bis dahin über mehrere Regeln mit unterschiedlichen Bedingungen.
Zurückspringen geht nirgends
Sprungziele gehen ausschließlich vorwärts, der Ablauf ist damit von Bauart her kreisfrei. Das ist Absicht, keine Lücke: Eine Schleife in einer Versandstrecke ist keine Fähigkeit, sondern eine Mail-Flut.
Kein iPaaS-Konnektoren-Katalog
Octibiz automatisiert das eigene System vollständig, bringt aber keinen Katalog aus hunderten SaaS-Konnektoren mit. Drittsysteme bindest du über Webhooks, die offene API oder die vorhandenen Integrationen an (siehe Integrationen).
KI-Aktionen benötigen einen KI-Anbieter
Ohne konfigurierten Anbieter (bzw. bei bewusst abgeschalteter KI) laufen alle Nicht-KI-Aktionen uneingeschränkt weiter. KI-Schritte werden dann übersprungen und protokolliert.
Häufige Fragen zu Automation-Engine
Was kostet mich eine Automation pro Ausführung?
Nichts. Automationen sind Teil der Plattform, nicht ein nach Ausführungen bepreistes Add-on. Es gibt keine "Zaps", keine Task-Kontingente, keine Überraschungsrechnung am Monatsende. Nur KI-Aktionen verbrauchen KI-Kontingent bzw. laufen über deinen eigenen Anbieter-Schlüssel (siehe KI und MCP).
Brauche ich Zapier oder Make dann noch?
Für alles innerhalb von Octibiz: nein, Regeln arbeiten direkt auf dem System, ohne Umweg. Für die Anbindung von Drittsystemen bietet Octibiz signierte Webhooks und die offene REST-API; wenn du für exotische SaaS-Tools einen externen Automatisierer weiternutzen willst, kann der Octibiz per API und Webhooks ansprechen.
Brauche ich für Newsletter und E-Mail-Strecken noch ein eigenes Tool?
Nein, und das ist mehr als eine Kostenfrage. Kampagnen laufen auf derselben Engine wie alles andere, also darf ein Schritt mitten im Versand eine Aufgabe anlegen, einen Deal verschieben oder ein Ticket eröffnen. Ein reines E-Mail-Werkzeug kann das nicht, weil es dort keine Aufgaben und keine Deals gibt, auf die ein Schritt zugreifen könnte. Umgekehrt ehrlich: Wenn du ausschließlich Newsletter verschickst und sonst nichts, ist der Vorteil klein.
Kann eine Automation Schaden anrichten?
Sie kann höchstens das, was ihre Rechte erlauben: Regeln laufen unter derselben Rechteprüfung wie menschliche Nutzer, und das Anlegen von Regeln erfordert ein eigenes Verwaltungsrecht. Jeder Lauf ist protokolliert, jede Änderung steht mit Vorher/Nachher im Audit-Trail, und Regeln lassen sich jederzeit pausieren.
Was passiert, wenn eine Aktion fehlschlägt?
Der Lauf wird automatisch mit Abstand wiederholt; bleibt der Fehler bestehen, wird der Lauf als fehlgeschlagen markiert und Admins werden benachrichtigt. Das Lauf-Protokoll zeigt den Fehler im Detail. Halb ausgeführte Doppelaktionen durch doppelt zugestellte Ereignisse verhindert die Engine von sich aus.
Wie erfahre ich, worauf ich überhaupt reagieren kann?
Der Ereignis-Katalog ist öffentlich dokumentiert und wird automatisch aus dem System generiert: derzeit 218 Ereignisse quer durch alle Module. Im Editor ist derselbe Katalog durchsuchbar nach Modul und Stichwort.
Kann ich Automationen je Marke unterschiedlich konfigurieren?
Ja. Jede Regel kann global oder für eine bestimmte Marke gelten. So fährt jede Marke eigene Eskalations-, Erinnerungs- und Abrechnungslogik, ohne die anderen zu berühren (siehe Multi-Brand).
Ist die Automation im Grundpaket enthalten?
Ja. Die Engine gehört zur Plattform-Basis und steckt damit im Grundpaket, ohne Gebühr pro Ausführung. Nur KI-Aktionen verbrauchen KI-Kontingent oder laufen über deinen eigenen Anbieter-Schlüssel. Details auf der Preisseite.
Jede Woche, die dein Team mit wiederkehrenden Handgriffen verbringt, ist eine Woche, die eine Regel übernehmen könnte. Zeig uns deinen Prozess, wir zeigen dir die Automation dazu.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
