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Octibiz
Demo

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Founding-Partner werden

Retainer-Geschäft

Kontingente, die sich selbst überwachen.

Betreuungspauschalen sind planbarer Umsatz, solange die Kontingente stimmen, und genau daran scheitert die Tabelle, die einmal im Monat jemand pflegt. In Octibiz ist der Vertrag ein lebendes Objekt: Jede freigegebene Stunde auf Projekt oder Ticket zählt live gegen die richtige Periode, bei 80 Prozent meldet sich das System, und was mit Mehrverbrauch passiert, entscheidet die Regel im Vertrag: zusätzlich berechnen, übertragen oder verfallen lassen. Verlängerungen und Kündigungsfristen überwachen sich selbst, die Abrechnung entsteht zum Stichtag als geprüfte Vorlage. Es gibt kein Jahresgespräch mehr, in dem eine Überziehung zum ersten Mal auffällt.

Demo ansehen, 30 Minuten Was kostet dich dein heutiger Stack

Eigener Server oder Betrieb in Deutschland DSGVO als Produktfunktion Wir laufen selbst darauf

Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Abrechnungsrhythmus

Auf einen Blick

Bist du hier richtig?

Diese Seite beschreibt ein Geschäftsmodell, keine Branche: monatliche Pauschalen und Stundenkontingente, egal ob du Design, Entwicklung oder Wartung lieferst. Kommen deine Kontingente vor allem aus Support-Tickets, lies Service-Agenturen. Steht das Projektgeschäft im Vordergrund, lies Digitalagenturen.

Kommt dir das bekannt vor

Das Kontingent lebt in einer Tabelle, die einmal im Monat jemand aktualisiert

Meistens.

Ein Kunde ist im dritten Monat vierzig Prozent über dem Kontingent

Aufgefallen ist es beim Jahresgespräch.

Verlängerungen laufen still weiter oder still aus

Beides merkt man zu spät.

So läuft das in Octibiz

  1. 1

    Du legst den Vertrag mit Kontingent und Regel an: Mehrverbrauch zusätzlich berechnen, Rest übertragen oder verfallen lassen, je Vertrag wählbar.

  2. 2

    Jede freigegebene, abrechenbare Stunde auf Projekt oder Ticket zählt live gegen die richtige Periode, Prepaid-Guthaben zuerst.

  3. 3

    Bei 80 Prozent warnt das System automatisch, bei Überschreitung greift die Vertragsregel, bevor die Rechnung entsteht.

  4. 4

    Vor dem Kündigungs-Stichtag kommt die Fristen-Warnung; ohne Kündigung verlängert der Vertrag sich automatisch und protokolliert das.

Die Kette, die im Retainer-Geschäft zählt

Jeder Schritt kennt den vorherigen. Die hellen Schritte sind der Einstieg, die blasseren zeigen, wohin es wächst.

  1. Verträge und Retainer
  2. Zeiterfassung
  3. Abrechnung
  4. Ticketsystem und Support
  5. Projektmanagement
  6. CRM
  7. Angebote

Ein Datenmodell. Keine Doppelerfassung.

Der Einstieg

Womit du anfängst

Diese Module lösen in diesem Geschäft zuerst ein Problem. Der Rest kommt dazu, wenn er gebraucht wird.

Verträge und Retainer

Kontingente, Fristen, Verlängerungen

Mehr dazu

Zeiterfassung

Timer, Freigaben, abrechenbare Stunden

Mehr dazu

Was du bei uns zahlst

Vorausgewählt ist Octibiz allein. Den Zusatz Handel brauchst du nur, wenn du physische Ware bewegst.

Wie viele Personen arbeiten mit Octibiz?

Gezählt werden die Personen mit Zugang zu Octibiz. Zugänge deiner Kunden zum Kundenportal zählen nicht. Ein KI-Mitarbeiter zählt als halbe Person. Das System zählt selbst und meldet die Zahl beim Lizenzabruf. Du musst nichts angeben. Wächst ihr über eure Stufe, gilt die neue Stufe erst ab der nächsten Verlängerung.

Zahlweise

Monatliche Zahlung kostet rund 20 Prozent mehr, auf die ganze Rechnung. Der Kleinsttarif ist nur jährlich buchbar.

Octibiz

Grundpaket

Alles, was ein Betrieb braucht. In einem System.

Jeder Betrieb. Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Kanzleien, Planungsbüros, Handwerk, Handel.

  • Plattform-Basis
  • Vertrieb und CRM
  • Marketing und Inhalte
  • Projekte und Zeit
  • Angebote und Verträge
  • Service und Wissen
  • Personal und Backoffice
  • Faktura und Abrechnung
  • Banking und Buchhaltung
  • International und Kredit
  • Artikel und Aufträge
  • Web und Website
  • Integrations-Hub
  • Affiliate und Provisionen
  • Produkt- und Lizenzverwaltung
  • Fremdleistung und Beschaffung

Im ersten Jahr als Founding-Partner

189,50 €

netto im Monat, jährlich bezahlt: 2.274 € im Jahr. Regulär 379 € im Monat, danach mit Preis-Lock.

Für den ganzen Betrieb, nicht je Nutzer. Wer innerhalb deiner Stufe dazukommt, kostet nichts extra.

Founding-Partner werden
Bewegst du physische Ware?

Ein Zusatz für alles rund um Ware: Einkauf, Lager, Versand, Preise, Shops und Marktplätze, Carrier, Fertigung und Kasse. Bezahlt wird nach Aufträgen im Monat, Kassenbons zählen nicht mit. Ein Betrieb mit vier Personen und vielen Bestellungen zahlt dort mehr als eine Beratung mit vierzig Leuten. Alles andere bleibt in Octibiz.

Wo läuft Octibiz?

Den Betrieb durch uns gibt es bis 12 Personen. Ab der Stufe bis 18 Personen läuft Octibiz auf einem eigenen Server bei Profihost.

Du betreibst Octibiz auf deinem eigenen Server oder bei einem Hoster deiner Wahl. Deine Daten verlassen deinen Server nicht, auch nicht zu uns. Updates kommen per Klick.

Lizenz, sonst nichts. Einrichtung auf Wunsch: einmalig 2.500 bis 5.000 Euro. Dein Server, dein Speicher. Kein Kontingent von uns.

Deine Zahl

Octibiz nach euren Personen, dazu der Zusatz Handel, wenn ihr Ware bewegt, und der Betrieb, wenn wir ihn übernehmen. Die beiden Leitern werden nicht gegeneinander gerechnet.

Lizenz:
379 € , als Founding-Partner 189,50 €

Im ersten Jahr als Founding-Partner

189,50 €

netto im Monat, jährlich bezahlt: 2.274 € im Jahr. Regulär 379 € im Monat, ab dem zweiten Jahr mit Preis-Lock.

Founding-Partner bekommen alle Module zum halben Preis, auch den Zusatz Handel. Der Betrieb durch uns, Einrichtung, Umzug und die Inbetriebnahme von Anbindungen kosten den vollen Preis, auch für Founding-Partner.

Alle Preise sind netto, für den ganzen Betrieb statt je Nutzer. Sie sind ein Arbeitsstand, den wir in der Beta mit den ersten Partnern prüfen. Als Founding-Partner zahlst du zwölf Monate 50 Prozent weniger Lizenz und behältst den Preis danach. Alle Stufen stehen auf der Preisseite.

Wir ziehen selbst um

Wir ziehen unser eigenes Geschäft zuerst um. Dann deins.

Octibiz löst bei uns HubSpot als Ticketsystem und awork als Projekt- und Zeiterfassung ab. Die Umstellung laeuft, abgeschlossen ist sie nicht.

Ist sie durch, spart das rund 386 Euro im Monat, also etwa 4.600 Euro im Jahr.

Wir sind eine Agentur und kennen das Kontingent-Problem aus dem eigenen Alltag: Die Zeiterfassung und die Abrechnung, die hier die Kontingente füttern, sind dieselben Module, auf die wir unsere eigenen Rechnungen gerade umstellen.

Preise und Betriebsgrößen ansehen
Was abgelöst wird
HubSpot und awork
Ersparnis danach, im Monat
386 €
Stand des Umzugs
läuft, noch nicht fertig

Gegen wen wir hier antreten

Die Vergleiche, die in diesem Geschäft zählen

In jedem steht auch, was der Wettbewerber besser kann.

Octibiz und MOCO

Für Zeit, Projekt und Rechnung ist MOCO gut. Kommen Support, Verträge und Wissen dazu, kaufst du drei Werkzeuge nach.

Mehr dazu

Octibiz und Teamleader Focus

Bei Teamleader ist das Projekt ein Zusatzmodul. Bei uns ist es dasselbe Datenmodell wie Deal, Vertrag und Rechnung.

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Häufige Fragen aus dem Retainer-Geschäft

Was kostet Octibiz für Retainer-Geschäft?

Für einen Betrieb bis 12 Personen sind das 379 € netto im Monat, jährlich bezahlt 4.548 € im Jahr, auf deinem eigenen Server. Octibiz reicht hier, den Zusatz Handel brauchst du nur, wenn du physische Ware bewegst. Nutzerlizenzen gibt es nicht: Die Zahl der Personen regelt nur die Größenstufe, wer innerhalb der Stufe dazukommt, kostet nichts extra.

Preise und Betriebsgrößen ansehen
Womit fangen wir an?

Mit Verträge und Retainer, Zeiterfassung. Das ist der Einstieg, der in diesem Geschäft am schnellsten wirkt. Der Rest kommt dazu, wenn er gebraucht wird, ohne neuen Vertrag und ohne Migration.

Wie lange dauert der Umstieg?

Der Einstieg ist kurz: Ein Assistent führt dich in höchstens sieben Schritten vom ersten Login bis zum versendeten Angebot. Wie lange der Umzug deiner Daten dauert, sagen wir dir nach dem Blick auf sie. Bei der Einrichtung durch uns für 1.500 € machen wir Workshop, Einrichtung, eine Schulung und begleiten den Import.

Preise und Betriebsgrößen ansehen
Liegen unsere Daten in Deutschland?

Auf eurem eigenen Server liegen sie bei euch, das ist unser Hauptweg. Lasst ihr Octibiz von uns betreiben, das geht bis 12 Personen, bekommt jeder Kunde eine eigene Instanz mit eigener Datenbank in Deutschland. Größere Betriebe bekommen einen eigenen Server bei unserem Hosting-Partner Profihost. Geteilte Datenbanken gibt es nicht.

Wo deine Daten liegen
Wie tief greift die KI ins System?

Sie erreicht 2.752 API-Operationen und damit praktisch das ganze System, auf demselben Weg wie ein Mensch an der Oberfläche. Rechteprüfung, Marken-Grenze und Prüfprotokoll gelten für die KI unverändert.

KI und MCP im Detail
Wie kommen unsere bestehenden Verträge und Restguthaben ins System?

Bewusst per Frischstart: Aktive Verträge legst du über die Anlagestrecke neu an, sie führt dich durch Kontingent, Regel und Verlängerung. Restguthaben aus der alten Welt bildest du als Übertrag oder Prepaid-Paket ab, die Historie beginnt sauber ab Stichtag. Historische Perioden aus Alt-Werkzeugen werden nicht übernommen, und genau das hält den Start übersichtlich.

Modul im Detail ansehen
Was passiert, wenn ein Kunde sein Kontingent überzieht?

Das entscheidet die Regel im Vertrag: Bei Extra werden Mehrstunden zum hinterlegten Satz automatisch berechnet, bei Übertrag wandert der Rest gedeckelt in die Folgeperiode, bei Verfall verfällt er. Die Überziehung siehst du live beim Buchen, nicht erst in der Monatsabrechnung, und ob eine Buchung bei erschöpftem Kontingent nur warnt oder hart blockiert, stellst du je Kunde ein.

Was kann Octibiz für Retainer-Geschäft nicht?

Kontingente rechnen gegen erfasste Zeit. Wer keine Zeit erfasst, bekommt auch keine Kontingent-Warnung. Das lässt sich nicht abkürzen.

Kontingente, die sich selbst überwachen.

Octibiz ist in der Beta. 15 Founding-Partner bekommen zwölf Monate 50 Prozent Nachlass auf die Lizenz, behalten den Preis danach und steuern die Roadmap mit. Im Erstgespräch schauen wir uns deinen heutigen Werkzeugkasten an und sagen dir ehrlich, ob Octibiz dein Problem löst. Wenn nicht, endet es dort.

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