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Octibiz
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Founding-Partner werden

Retainer-Geschäft

Kontingente, die sich selbst überwachen.

Betreuungspauschalen sind planbarer Umsatz, solange die Kontingente stimmen, und genau daran scheitert die Tabelle, die einmal im Monat jemand pflegt. In Octibiz ist der Vertrag ein lebendes Objekt: Jede freigegebene Stunde auf Projekt oder Ticket zählt live gegen die richtige Periode, bei 80 Prozent meldet sich das System, und was mit Mehrverbrauch passiert, entscheidet die Regel im Vertrag: zusätzlich berechnen, übertragen oder verfallen lassen. Verlängerungen und Kündigungsfristen überwachen sich selbst, die Abrechnung entsteht zum Stichtag als geprüfte Vorlage. Es gibt kein Jahresgespräch mehr, in dem eine Überziehung zum ersten Mal auffällt.

Demo ansehen, 30 Minuten Was kostet dich dein heutiger Stack

Hosting in Deutschland DSGVO als Produktfunktion Wir laufen selbst darauf

Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Abrechnungsrhythmus

Auf einen Blick

  • Kontingent-Verwaltung, die live gegen erfasste Zeit rechnet statt gegen eine Excel-Tabelle
  • Für Betriebe mit monatlichen Pauschalen, Stundenkontingenten und Rahmenverträgen
  • Warnung bei 80 Prozent, Mehrverbrauch nach Vertragsregel: berechnen, übertragen oder verfallen
  • Preis nach Betriebsgröße, keine Nutzerlizenzen
  • Hosting in Deutschland oder Self-Hosted; Einstieg über Verträge und Zeiterfassung
  • Preis: 4.548 € netto im Jahr für einen Betrieb bis 12 Mitarbeitende, ohne Nutzerlizenzen

Bist du hier richtig?

Diese Seite beschreibt ein Geschäftsmodell, keine Branche: monatliche Pauschalen und Stundenkontingente, egal ob du Design, Entwicklung oder Wartung lieferst. Kommen deine Kontingente vor allem aus Support-Tickets, lies Service-Agenturen. Steht das Projektgeschäft im Vordergrund, lies Digitalagenturen.

Kommt dir das bekannt vor

Das Kontingent lebt in einer Tabelle, die einmal im Monat jemand aktualisiert

Meistens.

Ein Kunde ist im dritten Monat vierzig Prozent über dem Kontingent

Aufgefallen ist es beim Jahresgespräch.

Verlängerungen laufen still weiter oder still aus

Beides merkt man zu spät.

So läuft das in Octibiz

  1. 1

    Du legst den Vertrag mit Kontingent und Regel an: Mehrverbrauch zusätzlich berechnen, Rest übertragen oder verfallen lassen, je Vertrag wählbar.

  2. 2

    Jede freigegebene, abrechenbare Stunde auf Projekt oder Ticket zählt live gegen die richtige Periode, Prepaid-Guthaben zuerst.

  3. 3

    Bei 80 Prozent warnt das System automatisch, bei Überschreitung greift die Vertragsregel, bevor die Rechnung entsteht.

  4. 4

    Vor dem Kündigungs-Stichtag kommt die Fristen-Warnung; ohne Kündigung verlängert der Vertrag sich automatisch und protokolliert das.

Die Kette, die im Retainer-Geschäft zählt

Jeder Schritt kennt den vorherigen. Die hellen Schritte sind der Einstieg, die blasseren zeigen, wohin es wächst.

  1. Verträge und Retainer
  2. Zeiterfassung
  3. Abrechnung
  4. Ticketsystem und Support
  5. Projektmanagement
  6. CRM
  7. Angebote

Ein Datenmodell. Keine Doppelerfassung.

Der Einstieg

Womit du anfängst

Diese Module lösen in diesem Geschäft zuerst ein Problem. Der Rest kommt dazu, wenn er gebraucht wird.

Verträge und Retainer

Kontingente, Fristen, Verlängerungen

Mehr dazu

Zeiterfassung

Timer, Freigaben, abrechenbare Stunden

Mehr dazu

Was du bei uns zahlst

Vorausgewählt ist das Grundpaket. Die Handels-Module brauchst du nur, wenn du physische Ware bewegst.

Wie viele Leute arbeiten bei euch?
Zahlweise
Betrieb

Die Lizenzsumme ist in beiden Zweigen gleich, dazu kommt nur der Betrieb deiner Instanz.

Octibiz

Grundpaket

Alles, was ein Betrieb braucht. In einem System.

Jeder Betrieb. Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Kanzleien, Planungsbüros, Handwerk, Handel.

  • Plattform-Basis
  • Vertrieb und CRM
  • Marketing und Inhalte
  • Projekte und Zeit
  • Angebote und Verträge
  • Service und Wissen
  • Personal und Backoffice
  • Faktura und Abrechnung
  • Banking und Buchhaltung
  • International und Kredit
  • Artikel und Aufträge
  • Web und Website
  • Integrations-Hub
  • Affiliate und Provisionen
  • Produkt- und Lizenzverwaltung
  • Fremdleistung und Beschaffung

Im ersten Jahr als Founding-Partner

2.274 €

netto im Jahr, das sind 190 € im Monat. Regulär 4.548 € im Jahr, danach Preis-Lock auf deine Konditionen.

Für den ganzen Betrieb, nicht je Nutzer. Ein neuer Kollege kostet innerhalb deiner Größenstufe nichts extra.

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Bewegst du physische Ware?

Lager, Versand, Marktplätze und Kasse rechnen wir nach deiner Auftragsmenge ab, nicht nach der Mitarbeiterzahl. Ein Vierpersonenbetrieb mit 80.000 Bestellungen zahlt dort mehr als eine Beratung mit vierzig Leuten. Alles andere bleibt vom Grundpaket gedeckt.

Alle Preise sind netto und gelten je Jahr, für den ganzen Betrieb statt je Nutzer. Als Founding-Partner zahlst du zwölf Monate 50 Prozent weniger und behältst den Preis danach. Alle Stufen und die übrigen Module stehen auf der Preisseite.

Wir laufen selbst darauf

Wir haben HubSpot und awork abgeschaltet, nicht ergänzt.

Octibiz löst bei uns HubSpot als Ticketsystem und awork als Projekt- und Zeiterfassung ab.

Das spart uns rund 386 Euro im Monat, also etwa 4.600 Euro im Jahr.

Wir sind eine Agentur und kennen das Kontingent-Problem aus dem eigenen Alltag: Die Zeiterfassung und die Abrechnung, die hier die Kontingente füttern, sind dieselben Module, an denen unsere eigenen Rechnungen hängen.

Preise und Betriebsgrößen ansehen
Abgelöste Abos
HubSpot und awork
Ersparnis im Monat
386 €
Im Einsatz seit
Tag eins, mit echten Kunden und Rechnungen

Gegen wen wir hier antreten

Die Vergleiche, die in diesem Geschäft zählen

In jedem steht auch, was der Wettbewerber besser kann.

Octibiz und MOCO

Für Zeit, Projekt und Rechnung ist MOCO gut. Kommen Support, Verträge und Wissen dazu, kaufst du drei Werkzeuge nach.

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Octibiz und Teamleader Focus

Bei Teamleader ist das Projekt ein Zusatzmodul. Bei uns ist es dasselbe Datenmodell wie Deal, Vertrag und Rechnung.

Mehr dazu

Häufige Fragen aus dem Retainer-Geschäft

Was kostet Octibiz für Retainer-Geschäft?

Für einen Betrieb bis 12 Mitarbeitende sind das 4.548 € netto im Jahr. Das Grundpaket reicht hier, die Handels-Module brauchst du nur, wenn du physische Ware bewegst. Nutzerlizenzen gibt es nicht: Die Mitarbeiterzahl regelt nur die Größenstufe, ein neuer Kollege kostet innerhalb der Stufe nichts extra.

Preise und Betriebsgrößen ansehen
Womit fangen wir an?

Mit Verträge und Retainer, Zeiterfassung. Das ist der Einstieg, der in diesem Geschäft am schnellsten wirkt. Der Rest kommt dazu, wenn er gebraucht wird, ohne neuen Vertrag und ohne Migration.

Wie lange dauert der Umstieg?

Unser eigener Umzug hat unter zwei Wochen gedauert. Ob das bei dir auch reicht, sagen wir dir nach dem Blick auf deine Daten. Im Guided Setup für 1.500 € machen wir Workshop, Einrichtung, eine Schulung und begleiten den Import.

Preise und Betriebsgrößen ansehen
Liegen unsere Daten in Deutschland?

Ja, oder auf eurem eigenen Server. In der betreuten Hosting-Umgebung betreiben wir für jeden Kunden eine eigene Instanz mit eigener Datenbank in Deutschland. Geteilte Datenbanken gibt es nicht.

Wo deine Daten liegen
Wie tief greift die KI ins System?

Sie erreicht 2.168 API-Operationen und damit praktisch das ganze System, auf demselben Weg wie ein Mensch an der Oberfläche. Rechteprüfung, Marken-Grenze und Prüfprotokoll gelten für die KI unverändert.

KI und MCP im Detail
Wie kommen unsere bestehenden Verträge und Restguthaben ins System?

Bewusst per Frischstart: Aktive Verträge legst du über die Anlagestrecke neu an, sie führt dich durch Kontingent, Regel und Verlängerung. Restguthaben aus der alten Welt bildest du als Übertrag oder Prepaid-Paket ab, die Historie beginnt sauber ab Stichtag. Historische Perioden aus Alt-Werkzeugen werden nicht übernommen, und genau das hält den Start übersichtlich.

Modul im Detail ansehen
Was passiert, wenn ein Kunde sein Kontingent überzieht?

Das entscheidet die Regel im Vertrag: Bei Extra werden Mehrstunden zum hinterlegten Satz automatisch berechnet, bei Übertrag wandert der Rest gedeckelt in die Folgeperiode, bei Verfall verfällt er. Die Überziehung siehst du live beim Buchen, nicht erst in der Monatsabrechnung, und ob eine Buchung bei erschöpftem Kontingent nur warnt oder hart blockiert, stellst du je Kunde ein.

Was kann Octibiz für Retainer-Geschäft nicht?

Kontingente rechnen gegen erfasste Zeit. Wer keine Zeit erfasst, bekommt auch keine Kontingent-Warnung. Das lässt sich nicht abkürzen.

Kontingente, die sich selbst überwachen.

Octibiz ist in der Beta. 15 Founding-Partner bekommen zwölf Monate 50 Prozent Nachlass, behalten den Preis danach und steuern die Roadmap mit. Im Erstgespräch schauen wir uns deinen heutigen Werkzeugkasten an und sagen dir ehrlich, ob Octibiz dein Problem löst. Wenn nicht, endet es dort.

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