Dein Kunde sieht Status, gibt frei, stellt Tickets, ohne dir zu mailen.
Ein eigenes, gebrandetes Portal je Kunde: Projekte, Tickets, Angebots-Freigaben, Abnahmen, Dokumente, Kontingente und Rechnungen. Self-Service statt E-Mail-Pingpong. Mit eigenem, strikt getrenntem Zugang: Dein Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Vorgänge.
Kundenportal im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- Self-Service und Freigaben für deine Kunden
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- alle Betriebe, unabhängig davon, ob der Zusatz Handel gebucht ist
- Betrieb
- Auf dem eigenen Server des Kunden oder von uns in Deutschland betrieben. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
"Wie ist denn der Stand?"
Dieselbe Frage, dreimal die Woche, per Mail. Jedes Mal unterbricht sie jemanden im Team, der den Status zusammensucht, den das System längst kennt.
Freigaben im Mail-Anhang
Das Angebot geht als PDF raus, die Freigabe kommt als "passt so, Gruß" zurück, irgendwo im Thread. Beweisbar ist das kaum, auffindbar nach drei Monaten auch nicht.
Ticket-Meldungen im Postfach
Kunden melden Fehler an persönliche Mail-Adressen, im CC drei Leute, zuständig keiner. Ob es angekommen ist? Rückfrage per Mail.
Im Fundament
Was Kundenportal leistet
Die wichtigsten 6 von 8 Bereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Eigener, sicherer Zugang: ohne Konto-Zwang
Das Portal hat einen eigenen, vom internen System strikt getrennten Anmeldebereich. Deine Kunden melden sich mit E-Mail und Passwort oder bequem per Magic-Link an. Ein Google- oder Microsoft-Konto brauchen sie nicht. Eingeladen wird per sicherem Einmal-Link; abgelaufene Einladungen verfallen automatisch.
Portal-Nutzerverwaltung & feingranulare Rechte
Du steuerst je Kunde, wer was sieht und darf: mehrere Ansprechpartner mit unterschiedlichen Rechten. Der technische Kontakt stellt Tickets, der kaufmännische gibt Angebote frei. Rechte gelten je Kunde, Projekt oder Vertrag und je Aktion; sie lassen sich befristen und sofort sperren.
Angebote freigeben: per Klick, beweissicher
Dein Kunde sieht das Angebot als PDF im Portal und entscheidet mit einem Klick: annehmen, ablehnen oder Änderung anfordern. Die Freigabe wird beweissicher dokumentiert, mit Zeitstempel, Namen und dem exakten Dokumentstand, und stößt sofort die nächsten Schritte im System an. Aus der Angebots-Mail führt auf Wunsch ein direkter Freigabe-Link ins Portal.
Abnahmen bestätigen
Meilenstein erreicht? Dein Kunde bestätigt die Abnahme direkt im Portal oder lehnt mit Mängelhinweis ab. Auch das beweissicher dokumentiert und mit direkter Rückmeldung ins Projekt, wo die Abnahme z. B. die Meilenstein-Abrechnung anstoßen kann.
Projektstatus & Meilensteine: Transparenz ohne Interna
Dein Kunde sieht, wo sein Projekt steht: Status, Meilenstein-Zeitleiste, Fortschritt, anstehende Termine und die Updates, die dein Team bewusst für ihn freigibt. Interne Aufgaben, Schätzungen und Kosten bleiben grundsätzlich unsichtbar. Die Sicht ist kuratiert, nicht nur gefiltert.
Tickets erstellen & verfolgen
Statt einer Mail an irgendwen: Dein Kunde erstellt Tickets im Portal, mit Beschreibung, Anhängen und Prioritätswunsch, und verfolgt den Stand samt öffentlichem Verlauf. Antworten schreibt er direkt im Ticket; dein Team arbeitet intern am selben Vorgang weiter (siehe Einheitliches Work-Item), ohne dass interne Notizen je sichtbar würden.
Alle Funktionen im Überblick
35 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Zugang & Sicherheit (7 Funktionen)
- Getrennter Portal-Bereich
- Eigener Anmeldebereich, vollständig getrennt vom internen System.
- Passwort- & Magic-Link-Login
- Beides möglich; Magic-Links sind kurzlebige Einmal-Links.
- Einladung mit Einmal-Token
- Onboarding per sicherem Link mit Ablauf; erneut einladbar.
- Datenschutz-/AGB-Zustimmung
- Versioniert protokolliert vor dem ersten Zugriff.
- MFA optional
- Zusätzliche Absicherung; für sensible Rechte erzwingbar.
- Rate-Limit & Brute-Force-Schutz
- Login und Magic-Link sind gedrosselt und geschützt.
- Session-Verwaltung
- Aktive Sitzungen einsehen und beenden.
Nutzer & Rechte (4 Funktionen)
- Mehrere Nutzer je Kunde
- Unterschiedliche Ansprechpartner mit eigenen Rechten.
- Rechte je Bereich & Aktion
- Kunde/Projekt/Vertrag × sehen/erstellen/freigeben/hochladen.
- Befristung & Sofort-Sperrung
- Zugriff mit Ablaufdatum; Sperren wirkt sofort.
- Strikte Datentrennung
- Serverseitige Filterung; fremde Vorgänge sind unerreichbar (IDOR-sicher).
Freigaben & Abnahmen (6 Funktionen)
- Angebots-Freigabe
- Annehmen/Ablehnen/Änderung anfordern mit PDF-Vorschau.
- Beweissicherung
- Zeitstempel, IP, Name, Dokument-Prüfsumme je Entscheidung.
- Freigabe-Link aus der Mail
- Direkter Weg vom Angebot zur Freigabeseite.
- Abnahme-Bestätigung
- Meilenstein-/Lieferungs-Abnahme mit Mängel-Kommentar.
- Folgeprozesse automatisch
- Freigabe stößt Projekt-/Vertragsanlage u. a. per Automation an.
- Erinnerungen
- Offene Freigaben werden nach einer von dir gesetzten Frist erneut angemahnt.
Projekte (3 Funktionen)
- Status & Meilensteine
- Lesende Projekt-Sicht mit Fortschritt und Terminen.
- Kundensichtbare Updates
- Vom Team freigegebene Einträge, optional mit moderierten Kommentaren.
- "Input nötig"-Hinweise
- Offene Kundenaufgaben prominent sichtbar.
Tickets (3 Funktionen)
- Ticket-Erstellung
- Betreff, Beschreibung, Anhänge, Prioritätswunsch.
- Verlauf & Antworten
- Öffentlicher Verlauf mit Antwortfeld und Anhängen.
- Keine Interna
- Interne Notizen/SLA-Details technisch ausgeschlossen.
Dateien (3 Funktionen)
- Downloads
- Freigegebene Dateien je Projekt/Ticket.
- Uploads
- Kunden-Unterlagen mit automatischer Team-Benachrichtigung.
- Upload-Sicherheit
- Typ-Prüfung und Größenlimits wie intern.
Kaufmännisches (3 Funktionen)
- Kontingent-Anzeige
- Soll/Ist/Rest je Vertrag mit Periodenverlauf und Warnung.
- Vertragsübersicht
- Eigene Verträge im Überblick.
- Rechnungen + PDF
- Rechnungsliste mit Download, einzeln berechtigbar, markengebrandet.
Erlebnis & Compliance (6 Funktionen)
- White-Label je Marke
- Logo, Farben, eigene Domain, gebrandete Mails.
- Sprache DE/EN
- Je Portal-Nutzer wählbar.
- Benachrichtigungs-Präferenzen
- In-App/Mail je Ereignistyp steuerbar.
- Dashboard
- Offene Freigaben, Projekte, Tickets, Kontingent auf einen Blick.
- Aktivitätsprotokoll
- Portal-Aktionen (Login, Ansicht, Download, Freigabe, Upload) auditiert.
- DSGVO-Selbstauskunft
- Daten-Export und Löschanfrage aus dem Profil.
Was darauf steht
Welche Module Kundenportal tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
Angebote
Versandte Angebote erscheinen automatisch zur Freigabe im Portal; die Entscheidung fließt direkt in den Vertriebsprozess zurück.
Mehr dazuProjekte
Projektstatus, Meilensteine und Abnahme-Anfragen speisen die Kunden-Sicht; Abnahmen melden ins Projekt zurück.
Tickets & Support
Portal-Tickets sind reguläre Ticket-Work-Items in deiner Support-Queue: ein Datensatz, zwei Sichten (siehe Einheitliches Work-Item).
Verträge & Retainer
Kontingent-Stände und Vertragsdaten erscheinen lesend im Portal, inklusive Warnschwellen.
Faktura
Rechnungen samt PDF stehen im Portal bereit, markenrichtig und einzeln berechtigbar.
Mehr dazuMulti-Brand
Jeder Vorgang erscheint im Branding seiner Marke, auf Wunsch unter markeneigener Portal-Domain.
Automation
Portal-Ereignisse (Freigabe erteilt, Ticket erstellt, Datei hochgeladen) sind Auslöser für deine Regeln.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
Keine Online-Bezahlung
Rechnungen sind sichtbar und herunterladbar, bezahlt wird per Überweisung. Ein Bezahllink über Zahlungsdienstleister ist eine bewusst offene Option für später, kein heutiges Feature.
Dokumentierte Zustimmung statt qualifizierter E-Signatur
Freigaben sind beweissicher dokumentiert (Zeitstempel/IP/Name/Dokument-Prüfsumme); eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS ist nicht enthalten und derzeit nicht geplant.
Kein SSO für Kundenfirmen
Portal-Nutzer melden sich per Passwort/Magic-Link an; Anbindung an den Identitätsanbieter deiner Kunden ist eine spätere Ausbaustufe.
KI-Assistent und Hilfe-Center: in Arbeit
Ein KI-Assistent für Kundenfragen im Portal ist in Arbeit, streng auf die freigegebenen Daten des Kunden begrenzt (siehe KI und MCP). Auch das integrierte Hilfe-Center aus deinem Wissens-Modul ist eine geplante Erweiterung der Portal-Fläche.
WhatsApp-/SMS-Benachrichtigungen an Kunden
geplant über die Kanal-Abstraktion; heute informiert das Portal in-App und per E-Mail.
Häufige Fragen zu Kundenportal
Sieht mein Kunde interne Notizen, Schätzungen oder Kosten?
Nein, technisch ausgeschlossen: Das Portal liefert nur kuratierte Kundensichten. Interne Kommentare, SLA-Interna, Aufwandsschätzungen, Kosten und Abrechnungs-Markierungen sind serverseitig herausgefiltert, nicht nur ausgeblendet. Kundensichtbar ist nur, was explizit dafür markiert oder freigegeben wurde.
Ist die Angebots-Freigabe im Portal rechtsgültig?
Die Freigabe ist eine dokumentierte Zustimmung mit Zeitstempel, IP, Name des Entscheiders und Prüfsumme des exakten Dokumentstands. Für den Geschäftsverkehr unter Kaufleuten ist das in aller Regel eine solide Beweisgrundlage. Eine qualifizierte elektronische Signatur (eIDAS) ist es bewusst nicht; wenn du die für bestimmte Verträge brauchst, sprich uns an.
Brauchen meine Kunden ein Google- oder Microsoft-Konto?
Nein. Das Portal hat einen eigenen Zugang mit E-Mail/Passwort oder Magic-Link, bewusst ohne Konto-Zwang, damit auch der Ansprechpartner ohne IT-Affinität in einer Minute drin ist. Optional lässt sich Mehr-Faktor-Anmeldung aktivieren.
Kann ich je Ansprechpartner unterschiedliche Rechte vergeben?
Ja, das ist der Kern des Rechte-Modells: mehrere Portal-Nutzer je Kunde, Rechte je Bereich (Kunde, Projekt, Vertrag) und je Aktion (sehen, Ticket erstellen, freigeben, hochladen, Rechnungen sehen …). Zugänge sind befristbar und sofort sperrbar.
Läuft das Portal unter unserer Marke und Domain?
Ja. Logo, Farben und Mail-Absender folgen der Marke des jeweiligen Vorgangs; je Marke ist eine eigene Portal-Domain möglich. Betreust du Kunden über mehrere Marken, sieht jeder Kunde jeden Vorgang im jeweils passenden Auftritt (siehe Multi-Brand).
Können Kunden im Portal Rechnungen sehen und bezahlen?
Sehen und herunterladen: ja, die Rechnungsliste mit PDF ist im Portal enthalten und je Ansprechpartner einzeln berechtigbar. Online-Bezahlung gibt es bewusst noch nicht; Rechnungen werden klassisch per Überweisung beglichen, den Zahlungsabgleich übernimmt das Finanzen-Modul (siehe Finanzen).
Was passiert DSGVO-seitig mit Portal-Zugängen?
Jede Portal-Aktivität (Login, Ansicht, Download, Freigabe, Upload) wird protokolliert. Das schützt beide Seiten. Kunden können Datenauskunft und Löschung aus dem Profil heraus anstoßen; inaktive Zugänge werden nach konfigurierter Frist bereinigt. Die Zustimmung zu Datenschutz/AGB wird versioniert festgehalten.
Ist das Kundenportal im Grundpaket enthalten?
Ja. Das Portal gehört zur Plattform-Basis und steckt damit im Grundpaket jeder Instanz. Die genaue Zuordnung zeigt die Preisseite.
Jede Status-Mail, die dein Team nicht mehr schreiben muss, ist gewonnene Projektzeit, und dein Kunde bekommt trotzdem mehr Transparenz als je zuvor.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
