Deine Felder, deine Prozesse. Ohne Programmierung.
Jedes Unternehmen tickt anders: andere Felder am Kunden, andere Ticket-Status, andere Vertriebs-Pipeline. In Octibiz konfigurierst du das alles selbst: Felder, Tags, Status und Pipelines sind Daten, keine Programmierung. Und alles davon funktioniert in Listen, Filtern, Automationen und der API.
Eigene Felder und Tags im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- Eigene Felder und Kategorien an jedem Objekt, ohne Code
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- alle Betriebe, unabhängig von den gebuchten Zusatzmodulen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Das Tool diktiert deinen Prozess
Deine Tickets haben einen Zustand "Warten auf Drittanbieter", dein Helpdesk kennt aber nur "Offen" und "Geschlossen". Also verbiegt sich dein Team, statt dass sich das Tool verbiegt.
Wichtige Infos landen im Notizfeld
Die Kundennummer aus dem Altsystem, die bevorzugte Rechnungsstellung, die Vertriebsregion: Ohne eigene Felder wandert all das in Freitext-Notizen: unauswertbar, unfilterbar, unauffindbar.
"Dafür brauchen wir dann ein Entwicklungsticket."
In vielen Systemen bedeutet ein neues Feld oder ein neuer Status: Dienstleister beauftragen, warten, bezahlen. Prozessänderungen, die Minuten dauern sollten, dauern Wochen.
Im Fundament
Was Eigene Felder und Tags leistet
Eigene Felder auf allen Kern-Objekten
Ergänze Kunden, Kontakte, Projekte, Aufgaben, Tickets und weitere Kern-Objekte um genau die Felder, die dein Geschäft braucht. Jedes Feld hat einen Typ mit passender Eingabe und Validierung, von der einfachen Textzeile bis zur Auswahlliste. Die Felder erscheinen direkt in den Formularen und Detailansichten des jeweiligen Objekts, als wären sie schon immer da gewesen.
Tags: leichtgewichtig ordnen, systemweit
Nicht alles braucht ein Feld, manchmal reicht ein Etikett. Tags heftest du an beliebige Objekte im System: zur Kampagnen-Markierung, für Skill-Zuordnung, als temporäre Arbeitsliste. Mit Farbe, optionalem Objekt- und Marken-Bezug und als Filter in jeder Liste.
Status sind Daten: Kataloge statt starrer Zustände
Ob Ticket-Status, Lead-Status oder Auftrags-Phase: In Octibiz sind Status keine fest einprogrammierten Zustände, sondern konfigurierbare Kataloge. Du bestimmst Bezeichnung, Farbe und Reihenfolge; das System liefert praxiserprobte Standard-Sets mit, die du anpasst statt neu erfindest. So bildet dein Board deinen tatsächlichen Prozess ab, nicht den des Software-Herstellers.
Pipelines: dein Vertriebsprozess in Phasen
Vertriebs-Pipelines sind ebenso Konfiguration: Lege Phasen an, benenne und sortiere sie, führe mehrere Pipelines parallel, etwa für Neugeschäft und Bestandsausbau oder je Marke. Das Kanban-Board im CRM folgt automatisch deiner Definition.
Überall nutzbar: Listen, Filter, Reports, Automation, API
Ein eigenes Feld, das man nirgends auswerten kann, ist nur ein besseres Notizfeld. Deshalb sind Custom Fields, Tags und Status vollwertige Bürger des Systems: Sie tauchen in Listen auf, dienen als Filter, stehen in Auswertungen zur Verfügung, sind über die API les- und schreibbar, und Automationen können auf ihnen arbeiten.
Migrations-Helfer: Alt-Felder verlustfrei übernehmen
Beim Umstieg von HubSpot, awork & Co. sind eigene Felder oft das größte Migrationshindernis. In Octibiz werden sie zur Routine: Alt-Felder ohne Standard-Pendant bildest du als Custom Fields ab. Die Werte kommen per Import mit, und die Herkunft aus dem Altsystem bleibt am Datensatz nachvollziehbar.
Alle Funktionen im Überblick
25 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Eigene Felder (7 Funktionen)
- Feldtypen
- Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein, strukturierte Daten.
- Auswahllisten
- Frei definierbare Optionen je Feld.
- Pflichtfelder & Validierung
- Typgerechte Prüfung bei jeder Eingabe.
- Feld-Reihenfolge
- Position im Formular frei bestimmbar.
- Marken-Scope
- Felder wahlweise je Marke.
- Sofort wirksam
- Kein Deployment nach Änderungen.
- Anzeige in Formularen
- Eigene Felder erscheinen nativ in Detail und Bearbeitung.
Tags (5 Funktionen)
- Systemweite Tags
- An praktisch allen Objekten nutzbar.
- Farben
- Farbliche Kennzeichnung je Tag.
- Scope-Begrenzung
- Tag optional auf Objekttyp/Marke begrenzt.
- Tag-Filter
- Filterbar in allen Listen, kombinierbar.
- Erweiterbare Tag-Bereiche
- Zusatzmodule bringen eigene Tag-Bereiche mit.
Status & Pipelines (6 Funktionen)
- Status-Kataloge
- Konfigurierbare Status je Vorgangstyp (Bezeichnung, Farbe, Reihenfolge).
- Standard-Sets
- Praxiserprobte Vorbelegungen ab Werk.
- Mehrere Pipelines
- Parallele Vertriebsprozesse, auch je Marke.
- Phasen-Editor
- Phasen benennen, sortieren, ergänzen.
- Wirkung überall
- Boards, Listen, Filter, Reports, Automationen folgen der Konfiguration.
- Geschützte Systemzustände
- Kaufmännisch harte Zustände bleiben unveränderlich (GoBD-Sicherheit).
Nutzung & Integration (5 Funktionen)
- Listen-Spalten & Filter
- Eigene Felder als vollwertige Listen-Dimension.
- Report-Nutzung
- Felder/Tags/Status in Auswertungen.
- API-Zugriff
- Lesen/Schreiben aller Feldwerte über die REST-API.
- Automation
- Bedingungen und Aktionen auf eigenen Feldern.
- KI/MCP
- KI liest und setzt Felder unter denselben Rechten.
Migration (2 Funktionen)
- Alt-Feld-Abbildung
- HubSpot-/awork-Felder als Custom Fields übernehmen.
- Herkunfts-Referenzen
- Altsystem-Bezug bleibt am Datensatz.
Was darauf steht
Welche Module Eigene Felder und Tags tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
CRM & Vertrieb
Pipelines und Lead-Status sind hier konfiguriert; eigene Felder am Lead fließen über Web-Formulare direkt hinein.
Mehr dazuTickets & Support
Eigene Ticket-Status inkl. Farben treiben Boards und SLA-Sichten; Tags markieren VIP-Kunden oder Themen.
Automation
Automations-Bedingungen prüfen eigene Felder und Tags ("wenn Region = Süd und Tag = VIP …") und setzen Werte.
API-First
Jede Feld-Definition und jeder Wert ist API-Gegenstand. Importe, Integrationen und eigene Tools arbeiten mit deinen Feldern wie mit Standard-Feldern.
Erweiterbarkeit
Wo Felder enden, beginnen Plugins: eigene Module mit eigenen Objekten, sauber neben dem Core.
Kundenportal
Die Portal-Sicht bleibt bewusst kuratiert. Deine internen Feld- und Tag-Systematiken bleiben intern.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
Keine berechneten Felder/Formeln
Eigene Felder speichern Werte; sie rechnen nicht selbst (kein "Feld C = A × B"). Für abgeleitete Logik sind Automationen und Reports zuständig. Das hält Felder vorhersagbar und auswertbar.
Felder erzeugen keine eigenen Module
Custom Fields erweitern bestehende Objekte. Ganze neue Datenobjekte samt Prozessen gehören ins Plugin-System, und zwar bewusst, damit dein System updatebar bleibt.
Portal bleibt kuratiert
Eigene Felder sind ein internes Werkzeug; sie erscheinen nicht automatisch im Kundenportal. Was Kunden sehen, bleibt eine bewusste Redaktions-Entscheidung.
Häufige Fragen zu Eigene Felder und Tags
Brauche ich Programmierkenntnisse oder einen Dienstleister für eigene Felder?
Nein. Felder, Tags, Status und Pipelines konfigurierst du komplett im Admin-Bereich: anlegen, benennen, Typ wählen, speichern, fertig. Die Änderung ist sofort wirksam, ohne Deployment und ohne externe Hilfe. Einen Dienstleister brauchst du erst, wenn du ganze eigene Module willst, und selbst das läuft über das Plugin-System, nicht über Eingriffe in dein Live-System.
Auf welchen Objekten kann ich eigene Felder anlegen?
Auf den Kern-Objekten des Systems, unter anderem Kunden, Kontakten, Projekten, Aufgaben und Tickets. Die Felder erscheinen dort in Formularen und Detailansichten, mit Validierung und optionaler Pflichtfeld-Kennzeichnung. Ob dein konkreter Anwendungsfall abgedeckt ist, zeigen wir dir am schnellsten in der Demo an deinem Beispiel.
Was passiert mit den Daten, wenn ich ein Feld ändere oder lösche?
Änderungen an Bezeichnung, Reihenfolge oder Optionen sind unkritisch, die gespeicherten Werte bleiben erhalten. Beim Löschen einer Feld-Definition entfernst du bewusst auch deren Werte; das System macht diesen Schritt explizit statt still. Wie jede Konfigurationsänderung ist auch das im Audit-Trail nachvollziehbar.
Kann ich Status wirklich frei definieren, auch bei Rechnungen?
Bei allem Prozessualen ja: Bei Ticket-Status, Lead-Status und Phasen sind Bezeichnung, Farbe und Reihenfolge deine Entscheidung. Eine bewusste Ausnahme sind harte kaufmännische Zustände wie "Rechnung festgeschrieben": Die sind Programmlogik und GoBD-relevant, nicht Geschmackssache, sie bleiben geschützt. Genau diese Trennung sorgt dafür, dass Flexibilität nie die Buchhaltungs-Sicherheit kostet.
Können verschiedene Marken unterschiedliche Felder und Pipelines haben?
Ja. Eigene Felder lassen sich markenspezifisch anlegen, Tags auf Marken begrenzen, und Pipelines kannst du je Marke oder Geschäftsfeld parallel führen. In Kombination mit den Rechten je Marke sieht jedes Team genau die Konfiguration seines Bereichs. Reporting über alles bleibt trotzdem möglich.
Wann reichen Custom Fields nicht mehr, und was dann?
Wenn du nicht mehr Eigenschaften an bestehenden Objekten brauchst, sondern eigene Objekte mit eigener Logik: einen Geräte-Park mit Wartungszyklen, ein Branchen-Fachmodul, einen Spezialprozess. Dann ist das Plugin-System der richtige Weg: eigene Module als versionierte Erweiterung neben dem updatebaren Kern, von uns, Partnern oder deinem eigenen Team gebaut. Wie das geht, steht unter Erweiterbarkeit.
Bring dein Feld-Chaos aus dem Altsystem mit in die Demo. Wir zeigen dir live, wie es in Octibiz aussieht.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
