Vom ersten Kontakt zum gewonnenen Deal, in Pipelines, die dir gehören.
Leads qualifizieren, Deals per Drag-and-drop durch frei konfigurierbare Pipelines führen, Aktivitäten planen und den Forecast live sehen. Und weil das CRM im selben System lebt wie Angebote, Projekte und Support, kennt jedes Ticket seinen Kunden-Kontext. Und aus "gewonnen" wird mit einem Klick ein Angebot oder Projekt.
CRM im laufenden System. 37 Einzelfunktionen in 6 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Vertrieb und Marketing
- Ergebnis
- Leads, Deals, Aktivitäten und Forecast liegen im selben Datenmodell wie Angebote, Projekte und Tickets.
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kurz gefasst
- Leads, Deals, Aktivitäten und Forecast liegen im selben Datenmodell wie Angebote, Projekte und Tickets.
- Pipelines, Stufen, Wahrscheinlichkeiten, Quellen und Verlustgründe sind Stammdaten und brauchen keine Code-Änderung.
- Der Forecast rechnet live aus den Deals, gewichtet und ungewichtet, dazu vier Forecast-Kategorien von Commit bis Worst Case.
- Aus einem gewonnenen Deal wird per Klick ein Angebot, ein Projekt oder ein Vertrag, ohne Abtippen.
- Ehrliche Grenze: ein Deal trägt einen Wert, aber keine Produktpositionen. Die leben im Angebot.
Kommt dir das bekannt vor?
Leads versickern im Postfach
Eine Anfrage kommt über die Website rein, eine per Mail, eine über LinkedIn. Und drei Tage später weiß niemand mehr, wer sich kümmern wollte. Ohne zentralen Lead-Eingang entscheidet der Zufall, welche Chance bearbeitet wird.
Das CRM lebt auf einer Insel
Es kennt deine Deals, aber nicht deine Projekte, Stunden oder Support-Tickets. Bei jedem Bestandskunden-Deal fängt die Recherche von vorn an: Was läuft dort eigentlich gerade?
Forecast ist Bauchgefühl
Der Umsatzausblick entsteht im Jahresmeeting aus Erinnerung und Excel. Welche Deals wirklich sicher sind und welche nur Hoffnung, steht nirgends, bis das Quartal vorbei ist.
Vertrieb und Marketing
Was CRM kann
Leads landen zentral und werden systematisch qualifiziert
Jede Anfrage wird ein Lead: aus Web-Formularen (über das Marketing-Modul, inklusive Quelle und UTM-Parametern), manuell erfasst oder per API angelegt. Im Lead-Posteingang siehst du Neuzugänge mit Quelle und Alter und entscheidest mit Schnellaktionen: qualifizieren, in die Nurture-Schleife geben, archivieren oder direkt konvertieren. Eigene Lead-Pipelines mit frei definierbaren Stufen führen Leads durch deinen Qualifizierungsprozess, getrennt von den Deal-Pipelines.
Deals & Vertriebs-Pipelines: dein Prozess, nicht der des Tools
Baue so viele Pipelines, wie dein Geschäft braucht, etwa Neugeschäft, Bestandsausbau oder je Geschäftsfeld, mit eigenen Stufen, Reihenfolgen, Wahrscheinlichkeiten und Gewonnen/Verloren-Zuordnung. Deals bewegst du per Drag-and-drop über das Board oder arbeitest in der Tabelle mit serverseitiger Suche und Sortierung. Jede Stufenänderung wird protokolliert, und Deals ohne Bewegung meldet das System von selbst.
Automatisches Routing: jeder Lead und Deal in der richtigen Pipeline
Statt manuell zu sortieren, weist Octibiz neue Leads und Deals automatisch der passenden Pipeline zu: Regeln prüfen Bedingungen wie Quelle, Marke oder einzelne Feldwerte und legen den Datensatz in die richtige Pipeline und die richtige Startstufe. Der erste Treffer gewinnt, sonst greift die Standard-Pipeline. Dieselbe Zuweisung steht auch als Automations-Aktion bereit.
Aktivitäten & Timeline: nichts fällt mehr durchs Raster
Notizen, Aufgaben, Anrufe, Termine und E-Mails hängen direkt an Kunde, Kontakt oder Deal und ergeben zusammen eine lückenlose Timeline. Aufgaben haben Fälligkeiten und melden sich, wenn sie überfällig sind, und zwar in der Sprache des Empfängers. Die Aktivitäten-Ansicht gibt es als Liste und als Kalender.
E-Mails & Support-Kontext direkt am Deal
Kundenkommunikation verschwindet nicht in Postfächern: Antworten aus den angebundenen Support-Postfächern erscheinen in der Kunden-Historie, und eingehende Mails eines Kunden mit genau einem offenen Deal verknüpft Octibiz automatisch mit diesem Deal. Umgekehrt siehst du am Deal alle verknüpften Tickets. Support-Historie und Vertriebskontext gehören zusammen. Das kann kein reines CRM.
Kunden & Kontakte: Stammdaten, auf die alle Module bauen
Firmen und Privatkunden führst du in einem zentralen Stamm: mit automatischer Kundennummer aus dem Nummernkreis, mehreren Adressen, Ansprechpartnern samt Kanälen und frei konfigurierbaren Status. Dieselben Stammdaten nutzen Angebote, Projekte, Verträge und Support. Gepflegt wird genau einmal. Dubletten lassen sich per Zusammenführung bereinigen, ohne dass Historie verloren geht.
Alle Funktionen im Überblick
37 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Leads (7 Funktionen)
- Lead-Posteingang
- Neue und unbearbeitete Leads mit Quelle, Alter, Score und Schnellaktionen.
- Lead-Pipelines & -Stufen
- Eigene Qualifizierungs-Pipelines mit frei definierbaren Stufen, getrennt von Deal-Pipelines.
- Lead-Quellen
- Quellen-Katalog (Inbound/Outbound/Empfehlung/Marketing) als pflegbare Stammdaten.
- Web-zu-Lead
- Formular-Absendungen erzeugen Leads mit Quelle und UTM (Marketing-Modul).
- Lead-Scoring
- Score-Feld manuell pflegbar; per Automations-Aktion regelbasiert erhöhen/senken/setzen.
- Lead-Konvertierung
- Ein Schritt erzeugt Deal + Kunde + Kontakt, verlinkt die Herkunft, keine Dublette.
- Tags & Dateien am Lead
- Schlagworte aus dem zentralen Tag-Katalog, Datei-Anhänge am Datensatz.
Deals & Pipelines (9 Funktionen)
- Mehrere Deal-Pipelines
- Pipelines je Geschäftsfeld/Marke mit eigenen Stufen, Reihenfolge, Farben, Wahrscheinlichkeiten.
- Kanban-Board
- Drag-and-drop über Stufen, Wertsummen je Spalte.
- Tabellen-Ansicht
- Serverseitige Suche, Sortierung und Pagination.
- Deal-Kerndaten
- Wert, Wahrscheinlichkeit, erwartetes Abschlussdatum, Forecast-Kategorie, Verantwortlicher, Quelle, Marke.
- Gewonnen/Verloren
- Abschluss mit Pflicht-Verlustgrund; Gewonnen-Zeitstempel für Auswertungen.
- Deal-Historie
- Jeder Stufen-, Wert- und Zuweisungswechsel protokolliert.
- Stillstand-Erinnerung
- Deals ohne Aktivität über der Stufen-Frist erzeugen eine Benachrichtigung.
- Routing-Regeln
- Bedingungen → Ziel-Pipeline/-Stufe; Erst-Treffer, Fallback Standard-Pipeline.
- Ungespeicherte-Änderungen-Schutz
- Dialoge warnen vor Verlust ungesicherter Eingaben.
Aktivitäten & Kommunikation (6 Funktionen)
- Aktivitätstypen
- Notiz, Aufgabe, Anruf, Termin, E-Mail an Kunde/Kontakt/Deal.
- Fälligkeiten & Erinnerung
- Überfällige Aufgaben benachrichtigen den Verantwortlichen in seiner Sprache.
- Aktivitäten-Kalender
- Aktivitäten als Liste und im Kalender.
- Kunden-360-Timeline
- Aggregierte Historie über Deals, Tickets und Nachrichten am Kunden.
- Mail-zu-Deal-Verknüpfung
- Eingehende Kundenmail wird bei genau einem offenen Deal automatisch verknüpft.
- CRM↔Ticket-Verknüpfung
- Tickets am Deal/Lead, Deals/Leads am Ticket; Anlage aus dem Ticket heraus.
Kunden & Kontakte (5 Funktionen)
- B2B/B2C-Kundenstamm
- Firma oder Privatperson, markenübergreifend, mit Status und Owner.
- Kundennummern
- Automatisch und lückenlos aus konfigurierbaren Nummernkreisen.
- Kontakte & Kanäle
- Mehrere E-Mail-/Telefon-/Messenger-Kanäle, Position, Hauptkontakt-Kennzeichen.
- Kunden-Zusammenführung
- Dubletten per API/Aktion verschmelzen; alle Verweise ziehen zum Gewinner um.
- Benutzerfelder
- Eigene Felder an Kunde, Kontakt, Lead und Deal, ohne Programmierung.
Auswertung & Steuerung (4 Funktionen)
- Forecast-Report
- Gewichtet/ungewichtet, Best/Worst-Case, filterbar nach Marke/Owner/Zeitraum.
- Win/Loss-Analyse
- Auswertung nach Verlustgrund und Stufen-Conversion.
- Dashboard-Widgets
- Fünf CRM-Widgets für das persönliche Dashboard.
- Vertriebsziele-Anschluss
- Gewonnene Deals speisen live die Ziele im Vertriebsziele-Modul.
Plattform (immer dabei) (6 Funktionen)
- Rechte & Marken-Scope
- Feingranulare Rechte (sehen/bearbeiten/zuweisen/konfigurieren) je Rolle und Marke.
- Automation
- CRM-Ereignisse als Auslöser, CRM-Aktionen (Pipeline zuweisen, Score anpassen) im Automations-Baukasten.
- API & KI/MCP
- Jede CRM-Funktion per REST-API und als KI-Werkzeug nutzbar, rechte- und audit-gebunden.
- Audit-Trail
- Jede Änderung protokolliert (wer, was, wann, ob Mensch, KI oder Automation).
- DSGVO
- Aufbewahrungsregeln für Leads, Anonymisierung/Löschung über die Plattform-Funktionen.
- Zweisprachig
- Oberfläche und Benachrichtigungen in Deutsch und Englisch.
Ein System, kein Flickwerk
Womit CRM zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Angebote
Ein Klick am Deal erzeugt das Angebot mit Kunde, Kontakt und Marke; die Annahme des Angebots setzt den Deal automatisch auf "gewonnen".
Mehr dazuMarketing
Web-Formulare erzeugen Leads mit Quelle und UTM; gewonnene Deals vervollständigen die Kampagnen-Attribution, vom Klick bis zum Umsatz.
Mehr dazuVertriebsziele
Umsatz- und Abschluss-Ziele rechnen live gegen die gewonnenen Deals, ohne Pflege-Ritual.
Mehr dazuTerminplanung
Bucht ein bekannter Kontakt einen Termin über deine Buchungsseite, landet er als Meeting-Aktivität in seiner CRM-Timeline.
Mehr dazuTickets
Support-Tickets und Deals/Leads verknüpfen sich gegenseitig; aus einem Ticket entsteht bei Bedarf direkt ein Deal.
Mehr dazuProjekte
Nach dem Gewinn geht es ohne Abtippen ins Projekt. Kunde und Kontext ziehen mit.
Reporting
CRM-Kennzahlen (Pipeline, Forecast, Conversion) fließen in die übergreifenden Dashboards ein.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI CRM
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Fasse den Deal ‚Website-Relaunch Muster GmbH' zusammen": die KI liest Deal, Historie und Aktivitäten und liefert eine Gesprächsvorbereitung.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein neuer Lead entsteht, dann weise ihn per Routing-Regel der richtigen Pipeline zu und benachrichtige das Vertriebsteam.
- Wenn ein Deal die Stufe "Angebot" erreicht, dann erzeuge eine Aufgabe "Angebot nachfassen" mit Fälligkeit in 7 Tagen.
- Wenn ein Deal gewonnen wird, dann benachrichtige die Projektleitung und starte die Folgeobjekt-Anlage.
- Wenn ein Lead ein Formular einer bestimmten Kampagne abgesendet hat, dann erhöhe seinen Score um 20 Punkte.
- Wenn ein Deal länger als die Stufen-Frist ohne Aktivität ist, dann erinnere den Verantwortlichen und markiere den Deal.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Produkt-Positionen am Deal, bewusst so
Ein Deal trägt einen Wert; Positionen, Preise und Varianten leben im Angebot. Das hält die Pipeline schlank und die Preisfindung an einer Stelle. Per Ein-Klick-Übergang bist du im Angebot mit vollem Produktkatalog.
E-Mail-Versand läuft über Postfächer und Kampagnen, nicht über ein eingebautes Einzel-Mail-Postfach im CRM
Kundenmails erreichen die Timeline über die angebundenen Support-Postfächer; Massen- und Serien-Mails übernimmt das Marketing-Modul.
Geplant
Dubletten-Erkennung mit Vorschlagsliste und Merge-Vergleichsansicht (die Zusammenführung selbst existiert bereits) · Kontakt-Rollen und Firmenhierarchien (Konzern/Tochter) · Kalender-Synchronisation für CRM-Termine über das Terminplanungs-Modul · KI-gestützte Lead-Anreicherung mit Firmendaten.
Häufige Fragen zu CRM
Kann ich von Pipedrive oder HubSpot umziehen?
Ja. Octibiz ist auf Übernahme bestehender CRM-Daten ausgelegt: Firmen, Kontakte, Deals samt Pipelines und Stufen, Verantwortliche und Aktivitäten werden übernommen; die Herkunfts-IDs bleiben am Datensatz nachvollziehbar. Pipelines und Wahrscheinlichkeiten werden dabei als konfigurierbare Stammdaten nachgebaut, nicht hart verdrahtet. Für den konkreten Umzug begleiten wir dich im Onboarding. Sprich uns in der Demo darauf an.
Sind Pipelines und Status wirklich frei konfigurierbar, oder nur umbenennbar?
Wirklich frei: Du legst beliebig viele Lead- und Deal-Pipelines an, definierst je Pipeline eigene Stufen mit Reihenfolge, Wahrscheinlichkeit und Gewonnen/Verloren-Zuordnung und pflegst Quellen, Verlustgründe und Status als Stammdaten in den Einstellungen. Routing-Regeln entscheiden automatisch, welche Pipeline ein neuer Lead oder Deal bekommt. Nichts davon erfordert eine Code-Änderung.
Wie belastbar ist der Forecast?
Der Forecast rechnet live aus den Deals: gewichtet (Wert × Wahrscheinlichkeit) und ungewichtet, filterbar nach Marke, Verantwortlichem und Zeitraum. Zusätzlich trägt jeder Deal eine Forecast-Kategorie (Commit, Best Case, Pipeline, Worst Case), aus der Best- und Worst-Case-Szenarien entstehen, bewusst konservativ gerechnet. Was du siehst, ist immer der aktuelle Stand der Pipeline, kein Export von letzter Woche.
Was passiert, wenn ein Deal gewonnen ist?
Dann fängt Octibiz erst richtig an: Aus dem Deal erstellst du mit einem Klick ein Angebot; wird es angenommen, geht der Deal automatisch auf "gewonnen". Je nach Leistungsart geht es weiter zu Projekt, Vertrag oder Lizenz, mit übernommenen Daten. Gewonnene Deals speisen außerdem live die Vertriebsziele und die Auswertungen.
Wie geht Octibiz mit DSGVO im CRM um?
Kunden- und Kontaktdaten sind als personenbezogene Daten klassifiziert: Es gibt Aufbewahrungsregeln (z. B. für Leads), Anonymisierungs- und Lösch-Funktionen über die Plattform sowie einen vollständigen Audit-Trail, wer wann was geändert hat, auch wenn eine KI oder Automation der Akteur war. Gehostet wird in Deutschland, alternativ auf deinem eigenen Server.
Worin unterscheidet sich das CRM vom Marketing-Modul?
Das CRM führt Leads, Deals und Stammdaten. Es ist die Vertriebs-Werkbank. Das Marketing-Modul gewinnt Leads (Formulare, Kampagnen, Newsletter, Einwilligungen) und übergibt sie ans CRM, inklusive Quelle und Attribution. Beide teilen sich denselben Kontakt-Stamm, es gibt keine doppelten Datensätze. Für reine Bestandskunden-Arbeit reicht das CRM; für aktive Lead-Gewinnung kommt Marketing dazu.
Hol deinen Vertrieb aus dem Insel-Tool: Pipelines nach deinem Prozess, Forecast in Echtzeit. Und nach dem "Gewonnen" geht es ohne Abtippen weiter.
Wir zeigen dir CRM an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
