Dateien liegen am Vorgang, nicht im dritten Cloud-Ordner.
Das Briefing hängt am Projekt, der unterschriebene Vertrag am Kunden, der Screenshot am Ticket, alles mit Versionen, Rechten und Volltextsuche. Schluss mit "liegt das jetzt im Drive, im Chat oder in meinem Postfach?".
Dateien und DMS im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- Ablage und Dokumentenverwaltung an jedem Objekt
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- alle Betriebe, unabhängig von den gebuchten Zusatzmodulen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Datei ist irgendwo, nur nicht da, wo du gerade arbeitest
Das Briefing liegt im Drive, die Korrekturfassung kam per Mail, die finale Version hat jemand in Slack gepostet. Wer am Projekt arbeitet, verbringt mehr Zeit mit Suchen als mit Arbeiten.
"final_v2_NEU_wirklich-final.pdf"
Ohne echte Versionierung entstehen Dateinamen-Kaskaden, und irgendwann schickt jemand dem Kunden die falsche Fassung. Das kostet im besten Fall ein peinliches Follow-up, im schlimmsten Fall den Auftrag.
Freigabe-Chaos mit Kunden
Für den Datenaustausch mit Kunden pflegst du geteilte Cloud-Ordner mit eigenen Berechtigungen, die niemand aufräumt. Ex-Kunden haben noch Zugriff, neue Ansprechpartner keinen, und was genau freigegeben ist, weiß keiner.
Im Fundament
Was Dateien und DMS leistet
Anhänge direkt am Vorgang: Kunde, Projekt, Ticket, Beleg
Der entscheidende Unterschied zu Dropbox & Co.: In Octibiz gehört jede Datei zu etwas. Du hängst Dokumente direkt an Kunden, Projekte, Aufgaben, Tickets, Verträge oder Belege und findest sie genau dort wieder, wo du arbeitest. Der Kontext geht nie verloren, und neue Teammitglieder sehen sofort die vollständige Akte statt eines Ordner-Wildwuchses.
Ordner & Struktur: der Datei-Browser fürs Ganze
Neben der Ablage am Objekt gibt es den zentralen Datei-Browser mit frei strukturierbarem Ordnerbaum, für alles, was übergreifend gilt: Vorlagen, Markenmaterial, interne Dokumente. Ordner können mit Marken und Objekten verknüpft sein, damit Struktur und Fachlichkeit zusammenpassen.
Versionierung: eine Datei, ihre ganze Geschichte
Lädst du eine neue Fassung hoch, entsteht keine zweite Datei, sondern eine neue Version derselben, mit Nummer, Zeitpunkt und Uploader. Ältere Fassungen bleiben abrufbar. Damit ist immer klar, was die aktuelle Version ist, und "wirklich-final-v7" gehört der Vergangenheit an.
Rechte auf Datei-Ebene: Zugriff folgt dem Objekt
Wer eine Datei sehen darf, entscheidet nicht der Ordner, sondern das System dahinter: Der Zugriff folgt dem Objekt, an dem die Datei hängt, sowie deinen Rollen und Marken-Rechten. Wer das Projekt nicht sehen darf, sieht auch dessen Dateien nicht: in der Ablage, in der Suche und beim Download. Besonders schützenswerte Dokumente markierst du zusätzlich als sensibel.
Freigaben ins Kundenportal
Statt geteilter Cloud-Ordner gibst du Dateien gezielt ins Kundenportal frei: pro Datei, mit klarem Schalter. Dein Kunde sieht im Portal genau die Dokumente, die du freigegeben hast: Angebote, Reports, Lieferdateien. Sensible Dateien sind grundsätzlich von der Portal-Sicht ausgeschlossen, selbst wenn jemand versehentlich den Freigabe-Schalter setzt.
Sicherer Upload & Speicher: lokal oder S3-kompatibel
Jeder Upload wird geprüft, bevor er gespeichert wird: Der tatsächliche Datei-Inhalt muss zum deklarierten Typ passen, nur zugelassene Dateitypen werden akzeptiert, Größenlimits greifen. Gespeichert wird unter zufälligen Schlüsseln ohne erratbare Pfade. Wo die Dateien liegen, entscheidest du: lokal auf deinem (deutschen) Server, in einem S3-kompatiblen Objektspeicher oder für Kundendateien in eurem Google Drive.
Alle Funktionen im Überblick
28 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Ablage & Struktur (5 Funktionen)
- Anhänge an Objekten
- Dateien direkt an Kunde, Projekt, Aufgabe/Ticket, Vertrag, Beleg u. a.
- Datei-Tab je Detailansicht
- Vollständige Akte am Objekt.
- Zentraler Datei-Browser
- Ordnerbaum für übergreifende Ablagen (Vorlagen, Markenmaterial).
- Ordner mit Marken-/Objekt-Bezug
- Struktur folgt der Fachlichkeit.
- Drag-&-Drop-Upload
- Hochladen direkt im Arbeitskontext.
Versionierung (4 Funktionen)
- Automatische Versionen
- Neue Fassung = neue Version derselben Datei.
- Versions-Historie
- Nummer, Zeitpunkt, Person je Version.
- Alte Versionen abrufbar
- Jede Fassung bleibt herunterladbar.
- Prüfsummen
- Unverändertheit je Version technisch belegbar.
Rechte & Sicherheit (8 Funktionen)
- Zugriffsprüfung je Abruf
- Jeder Download wird einzeln autorisiert.
- Rechte folgen dem Objekt
- Wer das Projekt nicht sieht, sieht auch dessen Dateien nicht.
- Sensibel-Markierung
- Besonders geschützte Dateien, immer portal-ausgeschlossen.
- Vertrauliche Projekte
- Explizite Zugriffslisten wirken auf Projektdateien.
- Upload-Inhaltsprüfung
- Typ-Whitelist + technische Prüfung des tatsächlichen Inhalts.
- Größenlimits
- Konfigurierbare Obergrenzen je Upload.
- Zufällige Speicherschlüssel
- Keine erratbaren Datei-Pfade.
- Audit
- Datei-Aktionen laufen durch den Audit-Trail (siehe Audit & DSGVO).
Portal & Austausch (3 Funktionen)
- Portal-Freigabe je Datei
- Schalter pro Datei, jederzeit widerrufbar.
- Kunden-Uploads
- Kunden laden im Portal-Kontext selbst Dateien hoch (z. B. am Ticket).
- Freigabe-Übersicht
- Sichtbar, was der Kunde sieht.
Speicher & Betrieb (5 Funktionen)
- Lokaler Speicher (Standard)
- Dateien auf deinem Server in Deutschland.
- S3-kompatibler Speicher
- Optional bei Skalierungsbedarf (z. B. MinIO).
- Google-Drive-Anbindung
- Optional für Kundendateien im eigenen Workspace.
- Tägliche Backups
- Externes Systembackup im Cloud-Betrieb.
- Aufräum-Jobs
- Verwaiste Dateien werden regelmäßig bereinigt.
Auffindbarkeit (3 Funktionen)
- Globale Suche
- Dateinamen + Inhalte in der systemweiten Suche.
- OCR-Texterkennung
- Auch Scans und Bild-PDFs werden durchsuchbar.
- Rechte-gefilterte Treffer
- Suche zeigt nur Berechtigtes.
Was darauf steht
Welche Module Dateien und DMS tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
Projekte
Projektdokumente, Briefings und Abnahmen liegen am Projekt; vertrauliche Projekte schützen ihre Dateien mit.
Tickets & Support
Kunden-Screenshots und Anleitungen hängen am Vorgang, auch was Kunden per Portal hochladen.
Faktura & Belege
Beleg-PDFs entstehen im System und liegen als Dateien am Vorgang; das Auskunfts-Dossier der DSGVO-Werkzeuge wird als Datei abgelegt.
Mehr dazuSystemweite Suche
Dateiname und -inhalt (inkl. OCR) sind Teil des globalen Suchindex, rechte-gefiltert.
Audit & DSGVO
Datei-Aktionen sind auditiert; sensible Dateien und Aufbewahrungsregeln greifen ineinander.
Kundenportal
Freigegebene Dokumente erscheinen im gebrandeten Portal deines Kunden. Uploads des Kunden landen direkt am richtigen Vorgang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
Kein Desktop-Sync-Client
Octibiz synchronisiert keine lokalen Ordner wie Drive/Dropbox. Es ist ein DMS am Vorgang, kein Datei-Sync-Dienst. Für den Workspace-zentrierten Datei-Alltag gibt es die Google-Drive-Anbindung.
Kein Office-Editor in der Datei
Word/Excel-Dateien werden verwaltet und versioniert, aber nicht im Browser bearbeitet. Für gemeinsam bearbeitete Dokumente und Wissensseiten ist Seiten & Wissen das richtige Werkzeug.
Virenscan als Erweiterungspunkt
Die Upload-Prüfung (Typ/Inhalt/Limits) ist Standard; ein zusätzlicher Virenscanner lässt sich anbinden, ist aber nicht im Lieferumfang enthalten.
Häufige Fragen zu Dateien und DMS
Ersetzt Octibiz unseren Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, Nextcloud)?
Für alles, was zu Kunden, Projekten und Vorgängen gehört: ja, genau dafür ist das DMS gebaut, und dort ist es dem generischen Ordner klar überlegen (Kontext, Rechte, Versionen, Suche). Ehrlich gesagt: Ein Desktop-Sync-Client wie bei Drive/Dropbox ist nicht Teil des Produkts. Wenn dein Team Google Drive behalten will, gibt es die Anbindung: Kundendateien können strukturiert in eurem eigenen Drive liegen und bleiben mit den Octibiz-Objekten verknüpft.
Wie sicher sind Uploads, auch die von Kunden über das Portal?
Jeder Upload durchläuft dieselbe Prüfung: Nur zugelassene Dateitypen werden akzeptiert, und der tatsächliche Datei-Inhalt muss zum deklarierten Typ passen. Eine als PDF getarnte Programmdatei wird abgewiesen. Gespeichert wird unter zufälligen Schlüsseln ohne erratbare Pfade, jeder Abruf wird einzeln autorisiert. Größenlimits verhindern Missbrauch.
Wo liegen die Dateien physisch?
Im Cloud-Betrieb auf deiner isolierten Instanz in einem deutschen Rechenzentrum, mit täglichem externem Backup. Optional in einem S3-kompatiblen Objektspeicher oder, für Kundendateien, in eurem eigenen Google Workspace via Drive-Anbindung. Bei Self-Hosted liegt alles auf deiner Infrastruktur; die Speicher-Optionen sind dieselben.
Was sehen Portal-Kunden, und was garantiert, dass sie nicht mehr sehen?
Kunden sehen ausschließlich Dateien mit explizit gesetzter Portal-Freigabe. Zusätzlich gilt eine harte zweite Sicherung: Als sensibel markierte Dateien erscheinen nie im Portal, selbst wenn jemand versehentlich die Freigabe setzt. Und jeder Portal-Abruf wird wie jeder interne Abruf einzeln gegen die Rechte geprüft und auditiert.
Wie funktioniert die Versionierung im Alltag?
Du lädst die neue Fassung einfach auf die bestehende Datei hoch. Sie wird automatisch Version 2, 3, 4 … mit Zeitpunkt und Person. Verlinkt und freigegeben ist immer "die Datei", nicht eine bestimmte Fassung, sodass Kunde und Team automatisch die aktuelle Version sehen. Ältere Fassungen bleiben in der Historie abrufbar.
Findet die Suche wirklich auch Text in gescannten PDFs?
Ja. Datei-Inhalte werden für die systemweite Suche aufbereitet, bei Scans und Bild-PDFs per Texterkennung (OCR). Gefunden wird selbstverständlich nur, was du laut deinen Rechten und deinem Marken-Scope sehen darfst. Die Suche ist kein Umweg um Berechtigungen.
Können wir bestehende Dateien aus Alt-Ablagen migrieren?
Ja, dafür gibt es Import-Werkzeuge: Bestandsdokumente werden in den Octibiz-Speicher übernommen und an die passenden Zielobjekte (Kunden, Projekte) gehängt; die Inhalts-Prüfung greift auch beim Import. Die sinnvolle Aufteilung (was wohin gehört) ist Teil des Onboardings bzw. eines Migrationspakets.
Wenn die Datei am Vorgang liegt, hört das Suchen auf. Probier es an deinem eigenen Beispielprojekt aus.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
