Rechnungen aus dem System, GoBD-fest: lückenlose Nummern, Mahnwesen, Zahlungsabgleich.
Mit der Octibiz-Faktura schreibst du Rechnungen dort, wo die Leistung entstanden ist: Standard-, Anzahlungs-, Schluss- und Gutschrift-Belege mit lückenloser Nummernvergabe je Marke, elektronischer Rechnung (XRechnung), automatischen Mahnläufen und Zahlungseingangs-Abgleich. Unveränderbar ab Festschreibung, korrigiert wird per Storno und Gutschrift, genau so, wie es GoBD und dein Steuerberater erwarten.
Faktura im laufenden System. 48 Einzelfunktionen in 9 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Angebote, Verträge und Finanzen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Faktura außerhalb heißt: der Faden reißt
Die Leistung steht im Projekttool, die Rechnung im Rechnungsprogramm, die Zahlung im Online-Banking. Ob Rechnung 2026-0142 zum Meilenstein 3 gehört und ob sie bezahlt ist, weiß nur, wer in drei Systemen sucht.
Mehrere Marken, ein Nummernkreis-Risiko
Wer mit zwei, drei Geschäftsbereichen fakturiert, jongliert Briefköpfe, Nummernkreise und Bankverbindungen. Ein falsch gewähltes Briefpapier oder eine doppelt vergebene Nummer ist schnell passiert und schwer zu heilen.
Mahnen ist unangenehm, also passiert es zu spät
Überfällige Rechnungen fallen erst beim Kontoblick auf; dann folgt die manuelle Mahn-Mail nach Gefühl, ohne Stufen, ohne System, ohne Nachweis.
Angebote, Verträge und Finanzen
Was Faktura kann
Die wichtigsten 6 von 9 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Alle Rechnungstypen: inklusive sauberer Anzahlungslogik
Standard-Rechnung, Anzahlung, Schlussrechnung, wiederkehrende Rechnung, Gutschrift: Die Faktura kennt alle Belegtypen des Projektgeschäfts. Anzahlungen werden verkettet geführt, und die Schlussrechnung setzt jeden Abschlag einzeln mit Netto und Umsatzsteuer ab: so, wie §14 UStG es verlangt, nicht als grober Saldo. Sammelrechnungen bündeln mehrere Aufträge desselben Kunden in einem Beleg.
GoBD im Kern: lückenlose Nummern, Unveränderbarkeit, Storno statt Löschen
Beim Festschreiben zieht die Rechnung ihre Nummer aus dem lückenlosen Nummernkreis ihrer Marke, transaktional abgesichert, sodass auch zwei gleichzeitige Klicks keine Nummer verbrennen oder doppelt vergeben. Ab der Festschreibung ist der Beleg unveränderlich; korrigiert wird ausschließlich über Storno mit verknüpfter Gutschrift. Genau die Mechanik, die dein Steuerberater sehen will.
Positionen, Rabatte und Steuer-Darstellung: bis ins Detail richtig
Die Positionspflege lässt dir jede Freiheit, die ein Beleg braucht: Positionstypen, formatierte Langtexte, Rabatte auf Positions- und Belegebene. Dazu eine Steuer-Darstellung, die zwischen Netto- (B2B), Brutto- (B2C) und steuerfreiem Ausweis unterscheidet. Kleinunternehmer-Regelung und Steuerbefreiungen sind eingebaut, inklusive der Pflicht-Hinweistexte.
Rechnungen aus Quellen: Abrechnung, Auftrag, Retoure oder frei
Rechnungen entstehen dort, wo die Arbeit schon erfasst ist: aus der freigegebenen Abrechnungs-Vorschau, aus Aufträgen mit positionsgenauem Faktura-Fortschritt (Teil- und Restfaktura), automatisch als Gutschrift-Entwurf beim Retouren-Eingang, oder komplett frei mit Freitext-Positionen. Kein Modul-Zwang: Die Faktura läuft auch allein.
E-Rechnung: XRechnung nach EN 16931
Öffentliche Auftraggeber und immer mehr B2B-Kunden verlangen elektronische Rechnungen. Die Faktura erzeugt zu jeder festgeschriebenen Rechnung eine XRechnung (Version 3.0, Norm EN 16931), mit Käuferreferenz/Leitweg-ID, korrekten Steuerkategorien je Zeile, Steuerbefreiungsgründen, Rabatt-Abbildung und genormten Einheiten. Einmal erzeugt, bleibt die Datei unverändert reproduzierbar. Ein einmal erzeugter Beleg wird nie überschrieben, sondern bleibt, wie er ist.
Mahnwesen: Stufen, Läufe, Mahnbriefe
Überfällige Rechnungen erkennt Octibiz selbst und mahnt stufengerecht: Du konfigurierst je Marke die Mahnstufen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) mit Fristen, Gebühren und Verzugszins. Der tägliche Mahnlauf erzeugt die Mahnungen, das Mahnschreiben geht als PDF per E-Mail raus, und die komplette Mahnhistorie steht am Beleg.
Alle Funktionen im Überblick
48 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Belegtypen (7 Funktionen)
- Standard-Rechnung
- Einzelrechnung aus Quelle oder frei erstellt.
- Anzahlungsrechnung
- Abschlag mit Bezug zum Vorgang; mindert den Rest.
- Schlussrechnung
- Setzt referenzierte Abschläge je Anzahlung mit Netto + USt ab (§14 UStG).
- Wiederkehrende Rechnung
- Aus der wiederkehrenden Abrechnung erzeugte Belege.
- Gutschrift
- Eigenständig oder als automatisches Storno-Gegenstück, verknüpft mit dem Original.
- Sammelrechnung
- Mehrere Aufträge desselben Kunden derselben Marke in einem Beleg, Herkunft je Position.
- Typ-Validierung
- Unbekannte Belegtypen werden abgewiesen.
GoBD & Nummern (5 Funktionen)
- Lückenlose Nummern je Marke
- Transaktional beim Festschreiben gezogen; abgesichert gegen Parallel-Zugriffe.
- Konfigurierbare Nummernkreise
- Muster/Padding/Zurücksetzen je Marke im Nummernkreis-Editor.
- Unveränderbarkeit ab Festschreibung
- Keine Änderungen, kein Löschen; Bearbeitung nur im Entwurf.
- Storno und Gutschrift
- Der Storno läuft ganz oder gar nicht durch, ein zweiter Klick erzeugt keinen zweiten Beleg. Alle Positionsdetails wandern mit.
- Faktura-Fortschritt-Rückbuchung
- Storno macht Auftragsmengen wieder fakturierbar.
Positionen & Steuern (7 Funktionen)
- Positionstypen
- Artikel/Freitext/Überschrift/Zwischensumme/Trenner/Seitenumbruch; optionale Positionen.
- Positions-Langtext
- Formatierter Beschreibungstext je Position.
- Rabatte
- Positionsrabatt %/Betrag + belegweiter Rabatt, steuersatz-korrekt verteilt, gedeckelt.
- Steuer-Darstellung
- Netto (B2B) / Brutto (B2C) / steuerfrei je Rechnung, aus Kundengruppe vorbelegt.
- §19 / §4 UStG
- Kleinunternehmer und Steuerbefreiung ohne USt-Ausweis, mit Pflichthinweis.
- Leistungsdatum/-zeitraum
- Am Beleg; Zeitraum-Pflicht bei Zeit-/Sammelabrechnung.
- Cent-genaue Rechnung
- USt je Satz gruppiert; alle Beträge in Cent.
Quellen (5 Funktionen)
- Aus Abrechnungs-Vorschau
- Ein-Klick-Rechnung als Alternative zur lexoffice-Übergabe.
- Aus Auftrag
- Positionsgenauer Faktura-Fortschritt, Teil-/Restfaktura ohne Doppelfaktura.
- Retouren-Auto-Gutschrift
- Gutschrift-Entwurf bei Retouren-Wareneingang (wahlweise automatisch oder mit Freigabe).
- Freie Rechnung
- Direkt/Freitext ohne weitere Module.
- T&M-Rückmeldung
- Fakturierte Zeiten werden als abgerechnet markiert.
E-Rechnung (4 Funktionen)
- XRechnung 3.0 (EN 16931)
- Erzeugung + Download je festgeschriebener Rechnung, idempotent.
- Leitweg-ID/Käuferreferenz
- Pflichtfeld (BT-10), im Entwurf pflegbar; klare Fehlermeldung wenn leer.
- Norm-Details
- Steuerbefreiungsgründe, Rabatt-Abbildung je Steuergruppe, Zeilen-Steuerkategorien, genormte Einheiten, Zahlungsbedingungen.
- E-Rechnungs-Recht
- Eigene Berechtigung für Erzeugung/Abruf.
Mahnwesen (6 Funktionen)
- Mahnstufen je Marke
- Bezeichnung, Fristen, Gebühr, Verzugszins frei konfigurierbar.
- Mahnlauf
- Täglich automatisch + manuell/per Schnittstelle; parallel-lauf-sicher.
- Mahnbrief-PDF + Mahn-Mail
- Vorlagenbasiert (de/en), Aktionen versenden/als versendet markieren/erledigen.
- Eskalations-Logik
- Nächste vorhandene Stufe; Zahlung stoppt; Gutschriften ausgenommen.
- Mahnkosten-Behandlung
- Informativ im Schreiben, nicht im offenen Rechnungsbetrag.
- Stufen-Löschschutz
- Verwendete Mahnstufen nicht löschbar.
Zahlungen (5 Funktionen)
- Zahlungserfassung + Matching
- Voll/Teil/Überzahlung; Zuordnung zu einer oder mehreren Rechnungen.
- Bank-Zahlungen
- Automatisch aus dem Kontoauszugs-Abgleich des Finanzen-Moduls.
- Zahlungen-Tab
- Komplette Zahlungshistorie je Rechnung, serverseitig gefiltert.
- Nebenläufigkeits-Schutz
- Kein Verlust bei gleichzeitigen Buchungen; Summen-Plausibilität.
- Überfällig-Automatik
- Tägliche Markierung fälliger offener Belege.
PDF, Versand & Portal (4 Funktionen)
- Belegvorlagen-Engine
- Rechnung/Gutschrift/Mahnung je Marke gestaltbar; Fallback-Layout vorhanden.
- Vorlagen-Markenschutz
- Fremde Vorlagen blockiert; Re-Validierung beim Markenwechsel.
- Rechnungsversand
- Mail mit PDF, eigene Versand-Berechtigung, Vorlage anpassbar.
- Portal-Rechnungen
- Kunden sehen eigene festgeschriebene Rechnungen/Gutschriften + PDF (Portal-Berechtigung je Zugang).
Überblick & Governance (5 Funktionen)
- Rechnungsliste
- Status-Tabs, Typ-Filter, serverseitige Suche/Sortierung.
- Automations-Ereignisse
- Festgeschrieben/versendet/bezahlt/überfällig/Gutschrift/Mahnung als Auslöser.
- Reporting-Anschluss
- Erlös-/Zahlungsdaten je Kunde/Projekt/Marke.
- Feingranulare Rechte
- Ansehen/Anlegen/Bearbeiten/Festschreiben/Stornieren/Versenden/Mahnen/Zahlungen/E-Rechnung je Marke.
- Fehlermeldungen mehrsprachig
- Alle Ablehnungs-/Prüfmeldungen übersetzbar (de/en).
Was hier anders ist
Faktura im System der Leistungserbringung
Vom Timer über den Meilenstein bis zur bezahlten Rechnung ist es ein Datenfluss: Die Rechnung kennt ihre Quelle, die Zahlung ihre Rechnung, der Auftrag seinen Faktura-Fortschritt. Reine Rechnungsprogramme kennen nur den Beleg.
Multi-Brand ohne Nummernkreis-Risiko
Jede Marke hat eigenen lückenlosen Nummernkreis, eigenes Briefpapier, eigene Vorlagen, technisch gegeneinander abgeschottet. Eine Rechnung mit fremdem Briefkopf oder fremder Bankverbindung kann nicht entstehen.
GoBD als Architektur, nicht als Checkbox
Lückenlose transaktionale Nummernvergabe, Unveränderbarkeit ab Festschreibung, Storno-Gutschrift-Verkettung, idempotente E-Rechnung. Die Regeln sind in die Abläufe eingebaut und halten auch gleichzeitigen Zugriffen stand.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Faktura zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Abrechnung
Die freigegebene Abrechnungs-Vorschau wird per Klick zur Rechnung; fakturierte Zeiten werden zurückgemeldet und nie doppelt berechnet.
Mehr dazuAufträge
Rechnung aus dem Auftrag mit positionsgenauem Fortschritt; Storni buchen den Fortschritt zurück; Anzahlung/Vorkasse und Schlussrechnung greifen ineinander.
Mehr dazuFinanzen
Kontoumsätze aus dem Bank-Import werden automatisch als Zahlungen zugeordnet; festgeschriebene Ausgangsrechnungen fließen in den DATEV-Export für den Steuerberater.
Verträge
Wiederkehrende Vertragsabrechnungen werden zu Rechnungen; Zahlungsverzug kann den Vertrag pausieren.
Mehr dazuVersand
Retouren-Wareneingänge erzeugen automatisch Gutschrift-Entwürfe.
Mehr dazuAngebote
Konditionen aus dem Angebot (Zahlungsziel, Anzahlung) begleiten den Vorgang bis in die Faktura.
Mehr dazuInternational
Mit aktivem International-Modul trägt die Rechnung Belegwährung, eingefrorenen Kurs und den passenden Pflichthinweis unter der Summe, und jede festgeschriebene Rechnung schreibt sich ins OSS-Meldebuch.
Mehr dazuReporting
Erlöse, offene Posten und Zahlungsverhalten als Kennzahlen.
Mehr dazuKundenportal
Kunden greifen selbst auf ihre Rechnungen und Gutschriften zu, mehr dazu im Abschnitt zum Kundenportal weiter unten.
Automation, API und KI
So bedient die KI Faktura
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Rechnungen sind mehr als 30 Tage überfällig und in welcher Mahnstufe?" Die KI liefert die Liste mit Beträgen, Stufen und letzter Mahnaktion.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Rechnung festgeschrieben wird, dann sende sie automatisch per E-Mail an den Rechnungsempfänger.
- Wenn eine Rechnung bezahlt wird, dann benachrichtige den Projektverantwortlichen und aktualisiere den Deal.
- Wenn eine Rechnung 14 Tage überfällig ist, dann informiere die Geschäftsführung mit Betrag und Historie.
- Wenn eine Mahnung der Stufe 2 versendet wird, dann erstelle eine Aufgabe "Anruf Buchhaltung Kunde X".
- Wenn eine Gutschrift erstellt wird, dann poste eine Zusammenfassung mit Grund in den Finanz-Kanal.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Finanzbuchhaltung (bewusst)
Octibiz bucht nicht: keine Konten, keine UStVA, keine Bilanz. Das bleibt bei lexoffice/DATEV und deinem Steuerberater; Octibiz liefert die vorbereiteten Daten (DATEV-Export im Finanzen-Modul).
Deutsche Umsatzsteuer im Kern, Auslandsgeschäft per Modul (bewusst)
Ohne Zusatzmodul rechnet die Faktura rein deutsche Umsatzsteuer in Euro. Fremdwährung mit festgeschriebenem Kurs, Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr und die OSS-Quartalsmeldung übernimmt das Modul International, im Grundpaket enthalten, inklusive der dort offen benannten Grenzen: Die Eingangsseite bleibt auch damit in Euro.
ZUGFeRD (geplant)
Die hybride E-Rechnung (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) steht auf der Roadmap; XRechnung ist verfügbar.
lexoffice-Zahlungsabgleich (geplant)
Zahlungseingänge kommen heute aus dem Bank-Import und manueller Erfassung; ein zusätzlicher automatischer Abgleich mit lexoffice-Zahlungsdaten ist vorgesehen.
Häufige Fragen zu Faktura
Ist die Octibiz-Faktura GoBD-konform?
Die Faktura setzt die GoBD-Kernanforderungen technisch um: lückenlose, transaktional vergebene Rechnungsnummern je Marke, Unveränderbarkeit ab Festschreibung, Korrektur ausschließlich über Storno mit verknüpfter Gutschrift, vollständige Nachvollziehbarkeit inklusive Prüfprotokoll aller Aktionen. Wichtig für deine Compliance: GoBD betrifft immer auch deine Prozesse (Verfahrensdokumentation). Besprich den Einsatz mit deinem Steuerberater; die technische Belegführung von Octibiz gibt dir dafür die richtige Grundlage.
Brauche ich daneben noch lexoffice oder DATEV?
Für die Finanzbuchhaltung: ja, bewusst. Octibiz erstellt und verwaltet die Belege, bucht aber nicht. Fibu, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss bleiben bei lexoffice bzw. deinem Steuerberater. Dafür liefert das Finanzen-Modul den DATEV-Buchungsstapel-Export deiner Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Wenn du lieber komplett in lexoffice fakturierst, geht auch das: Die Abrechnung übergibt dann dorthin, und die Octibiz-Faktura bleibt einfach aus.
Kann ich XRechnungen an Behörden stellen?
Ja. Zu jeder festgeschriebenen Rechnung erzeugst du per Klick eine XRechnung 3.0 nach der europäischen Norm EN 16931, inklusive Leitweg-ID/Käuferreferenz, die du im Entwurf pflegst (ohne sie wird die Erzeugung mit klarer Meldung abgelehnt). Die Datei wird einmal erzeugt und bleibt unverändert reproduzierbar. Das ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem XML) ist geplant, aber noch nicht enthalten.
Wie funktionieren Anzahlungs- und Schlussrechnungen steuerlich korrekt?
Anzahlungsrechnungen werden als eigener Belegtyp geführt und mit dem Vorgang verkettet. Die Schlussrechnung setzt jeden geleisteten Abschlag einzeln ab: mit Netto-Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag je Anzahlung, wie §14 UStG es verlangt. Den Restbetrag weist sie separat aus. Genau die Darstellung, die Betriebsprüfer und Steuerberater sehen wollen.
Wie kommen Zahlungseingänge in die Faktura?
Zwei Wege: Automatisch über das Finanzen-Modul. Du importierst deine Kontoauszüge, der Abgleich erkennt Rechnungsnummern im Verwendungszweck und ordnet die Zahlung zu, inklusive Teil- und Überzahlung. Oder manuell direkt an der Rechnung. Beide Wege nutzen dieselbe abgesicherte Mechanik; offener Betrag, Status und Mahnstopp schreiben sich automatisch fort. Ein automatischer Abgleich mit lexoffice-Zahlungsdaten ist als Ausbau geplant.
Was passiert, wenn eine versendete Rechnung falsch ist?
Sie wird nicht "korrigiert", sondern GoBD-konform storniert: Ein Klick erzeugt die verknüpfte Gutschrift über den vollen Betrag mit Bezug auf den Original-Beleg. Danach stellst du die korrigierte neue Rechnung. Beruht die Rechnung auf einem Auftrag, wird dessen Faktura-Fortschritt automatisch zurückgebucht, sodass korrekt neu fakturiert werden kann.
Wir fakturieren mit mehreren Marken/Geschäftsbereichen, geht das in einer Instanz?
Ja, dafür ist Octibiz gebaut: Jede Marke hat ihren eigenen lückenlosen Nummernkreis, eigene Belegvorlagen mit Briefbogen und Bankverbindung sowie eigene Mahnstufen. Das Rechtesystem stellt sicher, dass markenbeschränkte Nutzer nur ihre Belege sehen. Und technische Schranken verhindern, dass eine Rechnung mit dem Briefkopf der falschen Marke entsteht.
Kann der Kunde seine Rechnungen selbst abrufen?
Ja. Im Kundenportal sieht jeder Kunde seine festgeschriebenen Rechnungen und Gutschriften mit PDF-Download, white-label im Design deiner Marke, je Portal-Zugang aktivierbar. Entwürfe und fremde Belege bleiben unsichtbar.
Hol die Faktura dorthin, wo deine Leistung entsteht, mit lückenlosen Nummern, E-Rechnung und einem Mahnwesen, das von selbst läuft.
Wir zeigen dir Faktura an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
