Ein Suchfeld über Kunden, Projekte, Tickets, Belege, Wissen: alles.
Die Suche sitzt auf jeder Seite oben und findet über alle Module hinweg: den Kunden, das Projekt, das Ticket von letztem Jahr, die Rechnung, sogar den Text im gescannten PDF. Und sie zeigt dir nur, was du sehen darfst.
Systemweite Suche im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- Modulübergreifend und nach deinen Rechten gefiltert
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- alle Betriebe, unabhängig von den gebuchten Zusatzmodulen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Fünf Tools, fünf Suchfelder
"War das jetzt im CRM, im Projekttool, im Helpdesk oder in einer Mail?" Wer die Antwort nicht weiß, sucht nacheinander in jedem Tool. Im Schnitt mehrfach täglich, pro Person.
Das Wissen steckt in Anhängen
Die entscheidende Klausel steht im Vertrags-PDF, die Spezifikation im gescannten Dokument. Normale Tool-Suchen finden Titel, nicht Inhalte. Also bleibt das Wissen unsichtbar.
Die Suche als Datenleck
In vielen Systemen findet die Suche mehr, als der Nutzer sehen dürfte: Gehaltsdaten im Suchvorschlag, fremde Mandanten im Treffer. Spätestens beim Datenschutz-Audit wird das zum Problem.
Im Fundament
Was Systemweite Suche leistet
Globale Suche über alle Module
Das Suchfeld im Kopfbereich ist auf jeder Seite da und durchsucht das ganze System: Kunden und Kontakte, Projekte und Aufgaben, Tickets, Angebote und Rechnungen, Verträge, Wissensseiten, Dateien. Die Ergebnisseite bündelt die Treffer mit Typ-Facetten, sodass du in einer Liste vom groben Begriff zum konkreten Objekt kommst. Ein Klick, und du bist im richtigen Datensatz.
Rechte-Filter: du findest nur, was du sehen darfst
Jeder Suchtreffer wird gegen deine Rechte und deinen Marken-Zugriff geprüft, und zwar serverseitig, bevor er dich erreicht. Wer ein Projekt, einen Mandanten oder eine Marke nicht sehen darf, bekommt auch keinen Treffer daraus, kein Snippet, keinen Titel. Ändern sich Rechte, wird der Suchindex nachgezogen. Die Suche ist damit kein Datenleck, sondern genauso abgesichert wie jede andere Ansicht.
Bis in den Dateiinhalt: Volltext + OCR
Die Suche endet nicht am Datei-Namen. PDF-Inhalte, Dokumente und sogar gescannte Unterlagen werden per Texterkennung erfasst und sind Teil des Index. Die Klausel im Vertrag, die Position im alten Angebot, der Fehlertext im Kunden-Screenshot-Protokoll: alles auffindbar, ohne Ordner zu öffnen.
Schnellzugriff & KI-Command-Bar
Für den schnellen Sprung brauchst du keine Maus: Suchfeld fokussieren, tippen, Enter, und du bist im Ergebnis. Und mit Cmd/Ctrl+K öffnest du die KI-Command-Bar: Dort formulierst du dein Anliegen in natürlicher Sprache und lässt die KI suchen, filtern, zusammenfassen oder direkt handeln.
Immer aktuell: ereignisgetriebener Index
Der Suchindex wird nicht nächtlich neu gebaut, sondern reagiert auf Ereignisse: Wird ein Objekt angelegt, geändert oder gelöscht, aktualisiert sich der Index im Hintergrund. Neue Tickets sind auffindbar, sobald sie da sind, nicht morgen früh.
Skalierbare Such-Backends: integriert oder Meilisearch
Ab Werk läuft die Suche auf der integrierten Volltext-Engine deiner Datenbank: null Zusatzbetrieb, für die meisten Teams dauerhaft ausreichend. Wachsen Datenbestand oder Ansprüche an die Trefferqualität, schaltest du auf Meilisearch als Such-Backend um, mit gleicher Suche, gleicher Rechte-Filterung und besserer Skalierung. Besonders für Self-Hosted-Betreiber eine saubere Ausbaustufe.
Alle Funktionen im Überblick
20 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Suche & Ergebnis (6 Funktionen)
- Globales Suchfeld
- Auf jeder Seite im Kopfbereich, tastaturfreundlich.
- Modulübergreifende Treffer
- Kunden, Kontakte, Projekte, Aufgaben, Tickets, Belege, Verträge, Wissen, Dateien u. a.
- Typ-Facetten
- Ergebnisseite filtert nach Objekttyp.
- Text-Snippets
- Fundkontext direkt im Treffer.
- Absprung ins Objekt
- Ein Klick vom Treffer in die Detailansicht.
- Erweiterbare Suchtypen
- Zusatzmodule registrieren ihre Objekte in der globalen Suche.
Rechte & Datenschutz (4 Funktionen)
- Rechte-Filter je Treffer
- Serverseitige Prüfung gegen Berechtigungen und Marken-Zugriff.
- Kein Titel-/Snippet-Leak
- Unberechtigte Objekte sind vollständig unsichtbar.
- Re-Index bei Rechteänderung
- Der Index folgt den Berechtigungen.
- Vertrauliche Projekte
- Explizite Zugriffslisten wirken auch in der Suche.
Inhalte (2 Funktionen)
- Datei-Volltext
- PDF- und Dokumentinhalte durchsuchbar.
- OCR
- Texterkennung für Scans und Bild-PDFs.
Bedienung (2 Funktionen)
- Tastatur-Workflow
- Fokus, tippen, Enter, ohne Maus zum Treffer.
- KI-Command-Bar (Cmd/Ctrl+K)
- Natürlichsprachlich suchen, filtern, handeln.
Backend & Aktualität (4 Funktionen)
- Integriertes Backend
- Datenbank-Volltext als wartungsfreier Standard.
- Meilisearch-Option
- Skalierbares Backend für große Bestände.
- Ereignisgetriebener Index
- Aktualisierung bei jeder Änderung, asynchron.
- Identische Treffer je Backend
- Backend-Wechsel ändert nichts an Rechten/Ergebnismenge.
API & Automation (2 Funktionen)
- Suche per API
- Programmatische Suchanfragen über die REST-API.
- Suche per MCP/KI
- KI-Agenten suchen unter denselben Rechten.
Was darauf steht
Welche Module Systemweite Suche tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
Dateien & DMS
Datei-Inhalte inkl. OCR-Text speisen den Suchindex; Treffer springen direkt zur Datei am Vorgang.
Rollen & Rechte
Dieselben Berechtigungen, die Ansichten schützen, filtern jeden Suchtreffer, inklusive Marken-Scope.
KI & MCP
Die Command-Bar und externe KI-Agenten nutzen die Suche als Werkzeug, rechte-gebunden und auditiert.
Wissen
Wissensartikel und Seiten sind Teil der globalen Treffer. Dokumentation, die man findet, wird auch gelesen.
Mehr dazuTickets & Support
Alte Vorgänge samt Kommunikation sind durchsuchbar. Die Lösung von vor acht Monaten ist drei Sekunden entfernt.
Kundenportal
Die interne Suche ist vom Portal getrennt. Portal-Nutzer durchsuchen nur ihren eigenen, freigegebenen Bereich.
Automation, API und KI
Systemweite Suche und die KI
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter denselben Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Finde alle offenen Tickets von Kunde Müller GmbH mit drohender SLA-Verletzung." Die KI kombiniert Suche und Filter und liefert die Liste mit Links.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein neues Objekt entsteht oder sich ändert, dann aktualisiert sich der Suchindex automatisch im Hintergrund (eingebaut, keine Konfiguration nötig).
- Wenn eine wiederkehrende Auswertung läuft, dann kann sie per API-Suche z. B. alle Vorgänge mit bestimmtem Stichwort einsammeln und als Report zustellen.
- Wenn sich Rechte einer Rolle ändern, dann wird der Index nachgezogen, ohne Admin-Eingriff.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
Keine Websuche, kein externes Crawling
Die Suche deckt dein Octibiz-System ab. Sie indexiert keine externen Websites, Laufwerke oder Fremd-Tools. Was gefunden werden soll, gehört ins System (oder wird per Integration hereingeholt).
Volltext, keine semantische Vektor-Suche
Die Treffer basieren auf Volltext-Matching (plus optional Meilisearch-Ranking). Eine "bedeutungsähnliche" KI-Vektor-Suche ist nicht Teil des heutigen Produkts. Für natürlichsprachliche Fragen ist die KI-Command-Bar der passende Weg, denn sie kombiniert Suche mit echtem Systemzugriff.
Die spezialisierte Suchmaschine ist eine Betriebsentscheidung
Sie läuft als eigener Dienst, betreut von uns oder bei Self-Hosted von dir, lohnt sich ab großen Beständen und ist nie Pflicht.
Häufige Fragen zu Systemweite Suche
Kann die Suche Dinge anzeigen, die ich eigentlich nicht sehen darf?
Nein, die Prüfung sitzt tief im System, nicht als Filter in der Oberfläche. Rechte und Marke gehören zu jedem Eintrag im Suchverzeichnis, und gefiltert wird, bevor überhaupt etwas an den Bildschirm geht. Unberechtigte Objekte erscheinen weder als Titel noch als Snippet. Ändern sich deine Rechte, wird der Index entsprechend aktualisiert.
Brauche ich eine zusätzliche Suchmaschine, um gut zu suchen?
Nein. Standard ist die eingebaute Volltextsuche, ohne dass du irgendetwas zusätzlich betreiben musst. Eine spezialisierte Suchmaschine lässt sich für sehr große Bestände oder besonders hohe Ansprüche an Tippfehler-Toleranz und Ranking. Der Umstieg ist Konfiguration, keine Migration.
Werden auch PDF-Inhalte und Scans gefunden?
Ja. Datei-Inhalte werden für den Index aufbereitet; bei Scans und Bild-PDFs übernimmt eine Texterkennung (OCR) die Extraktion. Du suchst nach der Vertragsklausel und findest das Vertrags-PDF am Kunden, inklusive Fundstellen-Snippet. Datei-Rechte und die Sensibel-Markierung gelten dabei uneingeschränkt.
Wie aktuell sind die Suchergebnisse?
Der Index wird ereignisgetrieben aktualisiert: Jede Anlage, Änderung oder Löschung stößt im Hintergrund ein Index-Update an. In der Praxis sind neue Objekte innerhalb von Augenblicken auffindbar. Es gibt keinen nächtlichen Batch-Lauf, auf den du warten musst.
Können wir mit der Suche auch über mehrere Marken hinweg suchen?
Ja, genau so weit, wie deine Rechte reichen. Wer Zugriff auf mehrere Marken hat, bekommt markenübergreifende Treffer in einer Liste; wer nur eine Marke sieht, findet nur deren Objekte. Für Gruppen und Holdings heißt das: ein Suchfeld über die ganze Gruppe, ohne die Mandanten-Trennung aufzuweichen.
Ist die Suche auch per API und für KI-Agenten nutzbar?
Ja. Die Suche ist eine normale API-Operation und steht damit auch der Automation und KI-Agenten (per MCP) zur Verfügung, unter denselben Rechten und mit demselben Audit wie menschliche Nutzer. "Finde alle offenen Tickets von Kunde X mit SLA-Risiko" ist damit nicht nur ein Suchfeld-Feature, sondern ein Baustein für Automationen und Assistenten.
Die beste Antwort auf "Wo finde ich…?" ist ein Suchfeld, das wirklich alles kennt. Sieh es dir live an.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
