Das Wissen deiner Firma: auffindbar, gepflegt, am Prozess.
Artikel, Standard-Prozesse (SOPs), Vorlagen und Support-Lösungsbausteine in Bereichen organisiert, mit Versionen und Zugriffsrechten. Das Besondere: Dein Wissen hängt nicht in einer Doku-Insel, sondern genau dort, wo gearbeitet wird. Eine SOP erzeugt startfertige Aufgaben im Projekt, ein Lösungsbaustein wird zur Ticket-Antwort, und die KI beantwortet Fragen aus deinem eigenen Bestand.
Wissensdatenbank im laufenden System. 37 Einzelfunktionen in 8 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Service und Wissen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Anleitung fürs Kunden-Deployment liegt in Notion
Oder in Confluence. Oder war es das Google Doc von 2023? Drei Ablagen, drei halbgepflegte Versionen. Und im Zweifel fragt man doch wieder den einen Kollegen, der es im Kopf hat.
Genau dieser Kollege kündigt
Mit ihm gehen die Onboarding-Routine, die Server-Checkliste und das Wissen, warum Kunde Meier eine Sonderlocke hat. Der Bus-Faktor deiner Firma ist eins. Und niemand hat es aufgeschrieben, weil Dokumentieren "neben der Arbeit" nie passiert.
Der Support beantwortet dieselbe Frage zum fünften Mal, jedes Mal neu formuliert, mal besser, mal schlechter
Die gute Antwort von letzter Woche? Steht in einem geschlossenen Ticket, das keiner wiederfindet.
Service und Wissen
Was Wissensdatenbank kann
Die wichtigsten 6 von 8 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Bereiche mit Zugriffsrechten: Ordnung, die schützt
Wissen lebt in Bereichen: Technik, Vertrieb, Onboarding, was immer zu euch passt. Je Bereich vergibst du Zugriffsrechte für Rollen oder einzelne Personen in drei Stufen: lesen, beitragen, verwalten. So bleibt die Vertriebskalkulation beim Vertrieb, während die Server-Doku fürs ganze Team offen ist. Freelancer sehen nur explizit freigegebene Bereiche.
Artikel & Wiki: schreiben, versionieren, wiederherstellen
Artikel schreibst du in einem komfortablen Rich-Text-Editor, mit Überschriften, Listen, Tabellen, Bildern und Code-Blöcken, automatisch zwischengespeichert als Entwurf. Jede bewusste Speicherung erzeugt eine Version: Du siehst, wer wann was geändert hat, vergleichst Stände im Diff und stellst ältere Fassungen wieder her, ohne dass je etwas verloren geht. Veröffentlicht wird erst, wenn der Artikel so weit ist.
SOPs, die Aufgaben erzeugen, nicht nur PDFs
Eine Standard Operating Procedure ist in Octibiz kein totes Dokument, sondern ein ausführbarer Prozess: nummerierte Schritte mit Soll-Rolle, Zeitschätzung und Pflicht-Checkpoints. Per Klick wendest du die SOP auf ein Projekt oder ein Mitarbeiter-Onboarding an. Aus den Schritten werden startfertige Aufgaben mit Verantwortlichen und Schätzungen. Der Go-Live-Prozess läuft beim zehnten Mal genauso sauber wie beim ersten.
Vorlagen-Bibliothek: Textbausteine, die überall passen
Angebotsblöcke, E-Mail-Vorlagen, Standardtexte: zentral gepflegt statt in zwölf privaten Ordnern. Vorlagen tragen Platzhalter wie Kundenname oder Projekttitel, die beim Einsetzen automatisch aus dem Zielkontext gefüllt werden. So klingen Angebote und Mails immer gleich professionell, egal wer sie schreibt.
Lösungsbausteine: Support-Antworten aus dem Wissensschatz
Wiederkehrende Support-Probleme bekommen einen Lösungsbaustein: Problem, Lösung, fertig formulierte Antwort. Beim Beantworten eines Tickets steht der Baustein direkt im Editor bereit: konsistent, geprüft, schnell. Und umgekehrt: Aus einem gut gelösten Ticket erzeugt die KI per Klick einen Wissensartikel-Entwurf, damit die Lösung nicht im Ticket-Archiv verschwindet.
Suche & Wiederfinden: in Sekunden zur Antwort
Die Wissens-Suche durchsucht Artikel, SOPs, Vorlagen und Lösungsbausteine im Volltext, live beim Tippen, filterbar nach Typ und Bereich, und selbstverständlich zugriffsgefiltert: Jeder findet nur, was er sehen darf. Wissens-Treffer erscheinen auch in der globalen Suche des Systems; Favoriten und "Zuletzt geändert" bringen dich ohne Suche zu deinen wichtigen Inhalten.
Alle Funktionen im Überblick
37 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Bereiche & Zugriff (5 Funktionen)
- Bereiche (Spaces)
- Wissens-Container je Team/Thema mit Icon, Typ und Beschreibung.
- Zugriffsstufen
- Lesen/Beitragen/Verwalten je Rolle oder Person, je Bereich.
- Marken-Beschränkung
- Bereiche optional auf eine Marke begrenzen.
- Externe/Freelancer
- Sehen nur explizit freigegebene Bereiche.
- Archivieren & Lösch-Kaskade
- Bereiche archivieren; Löschen räumt Inhalte nachvollziehbar und revisionssicher mit auf.
Artikel & Versionen (8 Funktionen)
- Rich-Text-Editor
- Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder, Code; sichere, bereinigte Speicherung.
- Auto-Save + bewusste Versionen
- Entwurfs-Zwischenspeicherung; "Speichern + Version" mit Änderungszusammenfassung.
- Diff & Wiederherstellen
- Versionen vergleichen; Wiederherstellen erzeugt eine neue Version.
- Lebenszyklus mit Freigabe
- Entwurf → veröffentlicht → archiviert; Veröffentlichen als eigenes Recht.
- Artikel-Hierarchie
- Baumstruktur mit Sortierung.
- Interne Verlinkung
- Artikel untereinander verlinken.
- Anhänge & Tags
- Dateien aus dem zentralen DMS; zentrale Tags.
- Review-Erinnerungen
- Prüf-Intervalle je Artikel/SOP; Verantwortliche werden erinnert.
SOPs (5 Funktionen)
- SOP-Struktur
- Zweck, Geltungsbereich, nummerierte Schritte mit Rolle/Aufwand/Checkpoint.
- Schritt-Artikel-Verknüpfung
- Jeder Schritt kann auf einen Detail-Artikel zeigen.
- Anwenden auf Projekt/Onboarding
- Erzeugt echte Aufgaben/Checklisten mit Verantwortlichen und Schätzungen.
- Aufgabenvorlagen
- SOP generiert und aktualisiert Aufgabenvorlagen.
- Snapshot-Prinzip
- Erzeugte Aufgaben bleiben stabil, SOP-Änderungen wirken nicht rückwirkend.
Vorlagen (3 Funktionen)
- Vorlagen-Typen
- Dokument, E-Mail, Angebotsbaustein, Schnipsel.
- Platzhalter
- Automatische Befüllung aus Kunde/Projekt/Deal beim Einsetzen.
- Produkt-Kopplung
- Angebotsbausteine optional an Produkte/Leistungen gebunden.
Lösungsbausteine (3 Funktionen)
- Support-Bausteine
- Problem + Lösung, direkt im Ticket einsetzbar.
- Nutzungszähler
- Zeigt, welche Bausteine wie oft verwendet werden.
- Artikel aus Ticket
- KI-Entwurf aus gelöstem Ticket, mit Quell-Verknüpfung; ohne KI mit Roh-Verlauf.
Verknüpfung & Suche (6 Funktionen)
- Wissens-Verknüpfungen
- An Projekte, Tickets, Kunden, Verträge, beidseitig sichtbar.
- "Verknüpftes Wissen"-Panels
- Auf Ticket-, Projekt- und Aufgaben-Detailseiten.
- Volltextsuche
- Live, mit Typ-/Bereichs-Filter, zugriffsgefiltert.
- Globale Suche
- Wissens-Treffer in der systemweiten Suche.
- Favoriten & Zuletzt geändert
- Persönliche Lesezeichen und Änderungs-Feed.
- Dashboard-Widgets
- Wissens-Favoriten, zuletzt geänderte Artikel.
KI (3 Funktionen)
- "Frag das Wiki"
- Antworten aus dem eigenen Bestand mit Quellenangabe, rechte-gefiltert.
- Degradation ohne KI
- Volle Nutzbarkeit auch ohne konfigurierte KI (Trefferliste statt Antwort).
- Drossel & Budget
- KI-Nutzung limitiert und budgetiert.
Portal & Plattform (4 Funktionen)
- Kunden-Hilfe-Center
- Ausgewählte Artikel im Kundenportal veröffentlichen (Details auf der Seite Kundenportal).
- Rechte & Audit
- Feingranulare Berechtigungen; jede Änderung im Audit-Protokoll.
- Automations-Anschluss
- Ereignis "Artikel veröffentlicht" als Auslöser für eigene Automationen.
- API/MCP
- Jede Funktion per REST-API und für KI-Agenten verfügbar.
Was hier anders ist
Wissen dort, wo gearbeitet wird
Confluence und Notion sind Ablagen neben dem Tagesgeschäft. In Octibiz hängt der Artikel am Projekt, der Lösungsbaustein steckt im Ticket-Editor, die SOP erzeugt echte Aufgaben. Wissen wird benutzt, nicht nur abgelegt. Deshalb bleibt es auch aktuell.
SOPs sind ausführbar
Ein Prozess-Dokument, das per Klick zu einer Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Schätzungen wird, im Projekt wie im Mitarbeiter-Onboarding. Das kann keine reine Wiki-Software.
Die KI kennt eure Rechte
"Frag das Wiki" beantwortet Fragen aus eurem eigenen Bestand und sieht dabei exakt das, was der Fragende sehen darf. Keine Antworten aus Bereichen, für die jemand keinen Zugriff hat; jede KI-Nutzung ist protokolliert und budgetiert.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Wissensdatenbank zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Tickets & Support
Lösungsbausteine stehen direkt im Antwort-Editor; aus gelösten Tickets entstehen per KI Wissensartikel-Entwürfe mit Verknüpfung zum Quell-Ticket.
Projekte
SOPs erzeugen Projekt-Aufgabenstrukturen; das "Verknüpftes Wissen"-Panel bringt die passende Doku auf die Projektseite; Lessons Learned werden am Projekt gesichert.
Personal & HR
Onboarding-SOPs werden zu HR-Checklisten; das Onboarding-Handbuch führt neue Mitarbeitende strukturiert durch alle Themen.
Mehr dazuAngebote
Angebots- und Textbausteine aus der Vorlagen-Bibliothek fließen in die Angebotserstellung, mit automatisch gefüllten Platzhaltern.
Mehr dazuPages & Workspaces
Bewusste Arbeitsteilung: Pages ist der freie Arbeitsraum für Konzepte, Notizen und Team-Datenbanken. Die Wissensdatenbank ist der kuratierte Ort für geprüfte Artikel, SOPs und Vorlagen mit Review-Pflicht und Freigabe. Beide Seiten verlinken einander (siehe FAQ).
Kundenportal
Ausgewählte Artikel werden als Hilfe-Center für Kunden veröffentlicht (Details auf der Seite Kundenportal).
Automation, API und KI
So bedient die KI Wissensdatenbank
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Wie richten wir das Staging für einen Shopware-Kunden ein?" Die Funktion "Frag das Wiki" antwortet aus dem eigenen Bestand mit Quellen-Links.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, dann erstelle eine Aufgabe "Lessons Learned dokumentieren" für die Projektleitung.
- Wenn ein Wissensartikel veröffentlicht wird, dann benachrichtige das Team im Slack-Kanal und informiere die Bereichs-Abonnenten.
- Wenn ein Artikel sein Prüf-Intervall überschreitet, dann erinnere den Verantwortlichen (eingebauter täglicher Veralterungs-Check).
- Wenn ein Ticket gelöst und als "häufiges Problem" markiert wird, dann erstelle eine Aufgabe "in Wissensartikel überführen".
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Kein CMS für Kundenwebsites
Die Wissensdatenbank ist internes Betriebswissen plus Kunden-Hilfe-Center im Portal, bewusst kein Werkzeug, um öffentliche Websites zu bauen.
Kein eigener Dateispeicher
Anhänge liegen im zentralen Dokumentenmanagement des Systems: eine Ablage, eine Zugriffskontrolle, keine Datei-Inseln.
Keine Kommentar-Threads an Artikeln
Diskussion gehört an den Vorgang (Ticket, Aufgabe, Projekt), nicht an die Doku. Das ist eine bewusste Entscheidung gegen einen weiteren Benachrichtigungskanal. Für kollaboratives Schreiben mit Kommentaren ist Pages & Workspaces das richtige Werkzeug.
Geplant
Pflicht-SOPs mit Lesebestätigung (Pflichtlektüre nachweisbar), Volltextsuche auch in Datei-Inhalten (inkl. Texterkennung in PDFs/Scans) sowie ein struktur-bewusster Versions-Vergleich über den heutigen Text-Diff hinaus.
Häufige Fragen zu Wissensdatenbank
Können wir unsere Confluence- oder Notion-Inhalte übernehmen?
Ja. Wissensinhalte kommen als HTML oder Markdown über die offene REST-API ins System; die bewährte Strategie ist ein Bereich je Themenblock, Anhänge wandern ins zentrale Dokumentenmanagement, und der erste importierte Stand wird Version 1. Alte Bearbeitungshistorien werden bewusst nicht übernommen: der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen. Einen fertigen Ein-Klick-Importer für Confluence gibt es nicht; im Onboarding unterstützen wir bei der Übernahme. Für Notion-Exporte (Markdown + CSV) bringt übrigens das Pages-Modul einen eigenen Import mit.
Was unterscheidet die Wissensdatenbank von Pages & Workspaces?
Kurz: kuratiert vs. frei. Die Wissensdatenbank ist der geprüfte Bestand: Artikel mit Versionen und Veröffentlichungs-Workflow, SOPs mit Review-Intervallen, Vorlagen mit Platzhaltern, alles eng mit Tickets und Projekten verzahnt. Pages ist der freie Arbeitsraum für Konzepte, Meeting-Notizen und Team-Datenbanken: Seiten, die jeder anlegt, ohne Freigabe-Weg. Viele Teams nutzen beides: In Pages entsteht der Entwurf, in der Wissensdatenbank landet, was dauerhaft gilt.
Funktioniert das Modul ohne KI?
Vollständig. "Frag das Wiki" und die Artikel-Entwürfe aus Tickets sind KI-Funktionen mit sauberer Degradation: Ohne konfigurierte KI liefert die Frage-Ansicht eine normale Trefferliste, und der Artikel-Entwurf startet mit dem Ticket-Verlauf als Rohmaterial. Alle Kernfunktionen (Artikel, Versionen, SOPs, Vorlagen, Suche, Verknüpfungen) brauchen keine KI.
Wer sieht was, und wie sicher ist das?
Zugriff wird je Bereich vergeben (lesen/beitragen/verwalten für Rollen oder Personen) und serverseitig überall durchgesetzt: in Listen, in der Volltextsuche, in eingebetteten Panels und in KI-Antworten. Freelancer sehen nur freigegebene Bereiche, Kunden nur explizit ins Hilfe-Center veröffentlichte Artikel. Jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
Erfüllt die Versionierung Nachweis-Anforderungen?
Jede bewusste Speicherung erzeugt eine unveränderliche Version mit Autor, Zeitpunkt und Änderungszusammenfassung; Wiederherstellen legt eine neue Version an, statt Geschichte umzuschreiben. Zusammen mit dem Audit-Protokoll kannst du für jeden Artikel lückenlos belegen, wer wann was geändert hat, hilfreich etwa für QM-Dokumentation.
Ist die Wissensdatenbank einzeln nutzbar?
Ja. Bereiche, Artikel, SOPs, Vorlagen und Suche funktionieren für sich. Ihren vollen Wert spielt sie aber im Verbund aus: Lösungsbausteine brauchen das Ticket-Modul, SOP-Anwendung entfaltet sich mit Projekten und HR-Onboarding, das Hilfe-Center mit dem Kundenportal.
Wissensdatenbank im echten Betrieb sehen
Wir zeigen dir Wissensdatenbank an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
