Betroffenenrechte sind bei uns ein Knopf, kein Projekt.
Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung laufen als Produktfunktion über alle 71 Module. Nicht als Ablaufbeschreibung im Ordner, sondern als Aktion am Datensatz.
Aus dem laufenden System, nicht nachgebaut.
Auf einen Blick
- Artikel 15, Auskunft
- Dossier per Klick über alle Module, nicht je Modul ein Export
- Artikel 16, Berichtigung
- Änderung am Datensatz, mit Protokolleintrag
- Artikel 17, Löschung
- personenbezogene Felder weg, aufbewahrungspflichtige Belege bleiben
- Artikel 18, Einschränkung
- Seal statt Löschen, gekoppelt an die Frist
- Artikel 20, Übertragbarkeit
- Export über die API und als Datei
- Nachweis
- jeder Schritt im Prüfprotokoll, mit Zeitstempel und Konto
Im Produkt
Wie die drei häufigsten Fälle ablaufen
Bei den meisten Anbietern ist jeder davon ein Ticket an den Support. Bei uns ein Knopf.
Auskunft erteilen
Du öffnest den Kontakt, klickst auf Auskunftsdossier und bekommst ein Dokument über alle Module: Kontaktdaten, Tickets, Projekte, Zeiten, Belege, Kommunikation. Ohne dass jemand vorher zusammenträgt, in welchen Modulen die Person überhaupt vorkommt.
Löschen, ohne die Buchhaltung zu zerlegen
Das System löscht personenbezogene Felder und lässt buchungsrelevante Belege stehen, weil die unter die Aufbewahrungspflicht fallen. Was stehen bleibt und warum, steht im Löschprotokoll.
Verarbeitung einschränken
Der Datensatz wird versiegelt: sichtbar für die Aufbewahrung, gesperrt für die Verarbeitung. Die Freigabe hängt an der Frist, nicht an einer Wiedervorlage im Kalender.
Ehrlich bleiben
Was wir hier nicht leisten
Wir schreiben dein Verarbeitungsverzeichnis nicht
Das bleibt Pflicht des Verantwortlichen. Wir liefern die Angaben, die du dafür brauchst, aber das Dokument gehört dir.
Keine Maskierung vor dem KI-Versand
Wer externe KI nutzt, überträgt Inhalte an den gewählten Anbieter. Eine automatische Maskierung personenbezogener Daten davor gibt es noch nicht.
Keine ISO-27001-Zertifizierung
Wir haben keine und behaupten auch nicht, dass unsere Maßnahmen einer entsprechen. Wenn dein Einkauf ein Zertifikat als Ausschlusskriterium führt, sind wir raus.
Häufige Fragen zu DSGVO und Betroffenenrechten
Wie lange dauert eine Auskunft nach Artikel 15?
Der Klick dauert Sekunden, das Dossier entsteht als Dokument über alle Module. Die Frist der DSGVO liegt bei einem Monat, in der Praxis scheitert die Einhaltung fast nie am Recht, sondern daran, dass niemand weiß, in welchen Systemen die Person überhaupt vorkommt. Genau das entfällt, wenn es nur ein System gibt.
Was passiert bei einem Löschersuchen mit meinen Rechnungen?
Die personenbezogenen Felder werden gelöscht, buchungsrelevante Belege bleiben stehen. Sie fallen unter die Aufbewahrungspflicht aus GoBD, Paragraf 257 HGB und Paragraf 147 AO. Was stehen bleibt und warum, steht im Löschprotokoll und nicht in der Erinnerung des Sachbearbeiters.
Was heißt Verarbeitungseinschränkung bei euch?
Artikel 18 verlangt, dass Daten aufbewahrt, aber nicht mehr verarbeitet werden. Löschen wäre falsch, Weiterarbeiten auch. Octibiz versiegelt den Datensatz: sichtbar für die Aufbewahrung, gesperrt für die Verarbeitung. Die Freigabe hängt an der Aufbewahrungsfrist, nicht an einer Wiedervorlage im Kalender.
Führt ihr ein Verarbeitungsverzeichnis für mich?
Nein, das bleibt deine Pflicht als Verantwortlicher. Wir liefern die Angaben, die du dafür brauchst: welche Daten in welchem Modul entstehen, wie lange sie bleiben, wer sie sieht und an wen sie fließen. Das Verzeichnis selbst schreibst du oder dein Datenschutzbeauftragter.
Können Mitarbeitende sehen, was mit ihren eigenen Daten passiert?
Ja, und das ist bei Beschäftigtendaten der häufigere Fall. Auch für Personaldaten greifen dieselben Werkzeuge: Auskunftsdossier, Berichtigung, Löschung, Einschränkung. Der Unterschied liegt nur in den Aufbewahrungsfristen.
Modul im Detail ansehenWas ist eure größte offene Baustelle beim Datenschutz?
Die KI. Wer externe KI-Anbieter nutzt, überträgt Inhalte in ein Drittland, und eine automatische Maskierung personenbezogener Daten vor dem Versand gibt es noch nicht. Wir liefern die Checkliste dazu und die Möglichkeit, die KI komplett abzuschalten. Beschönigen tun wir es nicht.
KI und DatenschutzSchick uns deinen Fragebogen
Wir füllen ihn aus und schreiben ein Nein hin, wo eins hingehört. Bei größeren Verfahren nehmen wir auch an einem Termin mit deinem Datenschutzbeauftragten teil.