Vom Onboarding bis zum Lohn-Export: Personalarbeit ohne Zettelordner.
Mitarbeiter-Verwaltung mit digitaler Personalakte, On-/Offboarding-Checklisten und Abwesenheiten mit Konten und Genehmigungs-Workflow. Dazu Skill-Matrix, datierte Kostensätze, verschlüsselte Personaldokumente, Kalender-Sync und der fertige Export fürs Lohnbüro. Und weil alles in einem System lebt, arbeiten deine HR-Daten mit: Abwesenheit reduziert Kapazität, Kostensatz speist Marge.
Personal im laufenden System. 36 Einzelfunktionen in 9 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Backoffice und Steuerung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Urlaubsantrag lebt im Chat
Jemand schreibt "darf ich vom 12. bis 16. frei nehmen?", die Zusage steht in Slack, das Excel-Urlaubskonto wird zwei Wochen später (oder nie) nachgezogen. Beim Jahreswechsel weiß niemand mehr, wie viele Resttage wirklich übrig sind.
Onboarding aus dem Gedächtnis
Neue Kollegin, erster Tag. Und der Laptop ist nicht da, der Google-Account fehlt, die Einweisung findet "irgendwann diese Woche" statt. Beim Offboarding ist es schlimmer: Zugänge bleiben aktiv, Geräte verschwinden.
Personaldaten in fünf Ablagen
Vertrag im Ordner, Zeugnis im Mail-Anhang, AU-Bescheinigung im Scanner-Ordner, IBAN in einer Tabelle. Für DSGVO-sensible Daten ist das nicht nur unordentlich, sondern ein echtes Risiko.
Backoffice und Steuerung
Was Personal kann
Die wichtigsten 6 von 9 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Digitale Personalakte: ein Stammsatz statt Aktenordner
Jede Person hat genau eine Akte: Eintritt, Vertragsart, Wochenstunden mit Wochenverteilung, Personalnummer, Status im Lebenszyklus von "Onboarding" bis "ausgeschieden", inklusive Ruhend-Zustand (z. B. Elternzeit) und Reaktivierung beim Wiedereintritt. Private Kontaktdaten wie Adresse, Telefon, Notfallkontakt und IBAN liegen verschlüsselt und sind nur für Berechtigte sichtbar. Interne Mitarbeitende und Freelancer werden sauber unterschieden, weil für sie unterschiedliche Regeln gelten.
Abwesenheiten mit Konten, Arten und Genehmigung
Urlaubsantrag im Self-Service, Genehmigung durch die Führungskraft, automatische Kontobelastung. Beim Storno wird sauber zurückgebucht. Die Abwesenheitsarten sind frei konfigurierbar: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, unbezahlt, Fortbildung und mehr, jeweils mit eigener Regel, ob genehmigt werden muss, ein Nachweis nötig ist, die Abwesenheit bezahlt ist und ob sie Kapazität reduziert. Krankmeldungen laufen ohne Genehmigungsschleife, die AU-Bescheinigung hängst du verschlüsselt an.
On-/Offboarding-Checklisten: nichts vergessen, nichts liegen lassen
Beim Eintritt erzeugst du per Klick eine Onboarding-Checkliste aus einer Vorlage: Accounts, Hardware, Einweisungen, Verantwortliche und Fälligkeiten relativ zum ersten Tag. Einzelne Schritte lösen echte Aktionen aus: Benutzerkonto anlegen, Gerät aus der Asset-Verwaltung zuteilen, Aufgabe erstellen. Das Offboarding spiegelt das Ganze: Zugänge entziehen, Geräte einsammeln, dokumentiert und nachvollziehbar.
Skills & Skill-Matrix: wer kann was, auf welchem Level
Skills werden zentral gepflegt und je Person mit Level 1 bis 5 bewertet, inklusive Haupt-Skill-Kennzeichnung und Zertifizierungsdatum. Die Skill-Matrix zeigt das ganze Team als Heatmap; die Frage "Wer beherrscht diese Technik mindestens auf Stufe 3, auch unter den Freien?" beantwortet ein Filter. Die Ressourcenplanung nutzt genau diese Daten fürs Skill-Matching.
Kostensätze: datiert, geschützt, wirksam in der Marge
Der interne Kostensatz je Person ist die Grundlage jeder ehrlichen Projekt-Profitabilität. In Octibiz pflegst du ihn datiert: Ändert sich der Satz, behalten alte Zeitbuchungen ihren damaligen Wert, neue rechnen mit dem aktuellen. Sichtbar ist der Kostensatz nur für Rollen mit dem entsprechenden Spezialrecht, nicht für das ganze Team.
Self-Service & Team-Verfügbarkeit
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten, stellen Urlaubsanträge, prüfen ihren Resturlaub und finden ihre freigegebenen Dokumente, ohne HR-Rückfrage. Für Planende gibt es die Team-Verfügbarkeit: die berechnete Netto-Verfügbarkeit je Person und Tag aus Soll-Stunden minus genehmigter Abwesenheit minus Feiertagen. Vor dem Eintritt und nach dem Austritt ist die Verfügbarkeit automatisch null.
Alle Funktionen im Überblick
36 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Personalakte (6 Funktionen)
- Mitarbeiter-Stammdaten
- Eintritt, Austritt, Probezeit, Vertragsart, Wochenstunden, Personalnummer, Zeitzone.
- Lebenszyklus
- Onboarding → aktiv → austretend → ausgeschieden; ruhend (z. B. Elternzeit) und Reaktivierung.
- Intern vs. Freelancer
- Getrennte Führung; Freelancer optional mit Urlaubskonto (vertraglich vereinbart).
- Verschlüsselte Kontaktdaten
- Adresse, Telefon, Notfallkontakt und IBAN, nur für Berechtigte.
- Projekte-Tab
- Read-only-Übersicht der Projektmitgliedschaften mit Rolle und Zeitraum.
- Serverseitige Suche/Sortierung
- Listen filtern und sortieren über den Gesamtbestand, nicht nur die Seite.
Abwesenheiten (9 Funktionen)
- Urlaubsantrag Self-Service
- Zeitraum, Halbtage, Begründung; Live-Anzeige des Resturlaubs.
- Genehmigungs-Workflow
- Genehmigen/Ablehnen mit Begründung; Genehmigungs-Inbox mit Konto-Vorschau.
- Abwesenheitsarten
- Frei konfigurierbar inkl. Genehmigungs-, Nachweis-, Bezahlt- und Kapazitätsregel, Farbe.
- Urlaubskonto
- Anspruch (anteilig), Übertrag, Verfall (Standard 31.03.), genommen/verplant/Rest je Jahr.
- Jahreswechsel-Automatik
- Neue Konten, Übertragsberechnung und Verfalls-Hinweise, ohne Handarbeit.
- Krankmeldung
- Ohne Genehmigungsschleife; AU-Nachweis verschlüsselt anhängbar.
- Storno mit Rückbuchung
- Vor/nach Genehmigung; Konto, Kapazität und Kalender-Termin werden zurückgesetzt.
- Team-Kalender
- Monats-/Jahresansicht aller Abwesenheiten, farbig je Art.
- Doppelantrag-Schutz
- Überlappende Anträge derselben Person werden sicher verhindert.
On-/Offboarding (4 Funktionen)
- Checklisten-Vorlagen
- Wiederverwendbare Abläufe mit Kategorien, Verantwortlichen, relativen Fälligkeiten.
- Aktions-Schritte
- Benutzerkonto anlegen/deaktivieren, Asset zuteilen/einziehen, Aufgabe erstellen.
- Onboarding-Board
- Fortschritt je Person, Schritte abhaken/überspringen, protokolliert.
- Offboarding-Automatik
- Austritt erfasst → Checkliste startet, Zugänge und Geräte werden systematisch entzogen.
Skills (3 Funktionen)
- Skill-Katalog
- Zentrale Skills mit Kategorien, aktiv/inaktiv.
- Level je Person
- Skala 1-5, Haupt-Skill, Zertifizierungsdatum, Notiz.
- Skill-Matrix
- Heatmap Mitarbeitende × Skills mit Mindestlevel-Filter.
Kostensätze (2 Funktionen)
- Datierte Kostensatz-Historie
- Gültig-ab-Logik; alte Zeitbuchungen behalten ihren Satz.
- Zugriffs-Schutz
- Sichtbar nur mit Spezialrecht; jeder Zugriff auditiert.
Dokumente (2 Funktionen)
- Verschlüsselte Ablage
- Typen, Gültigkeit, Vertraulich-Flag.
- Aufbewahrungsfristen
- Frist je Dokument, Löschvorschlag nach Ablauf (DSGVO).
Self-Service & Verfügbarkeit (2 Funktionen)
- Self-Service
- Eigene Daten, Anträge, Resturlaub, Dokumente, Skills.
- Team-Verfügbarkeit
- Netto-Verfügbarkeit je Person/Tag (Soll − Abwesenheit − Feiertage).
Kalender & Feiertage (2 Funktionen)
- Feiertagskalender
- Je Bundesland/Region, je Mitarbeiter:in zugeordnet.
- Kalender-Sync
- Abwesenheiten als Ganztages-Termine im persönlichen Kalender (z. B. Google).
Lohn & Verwaltung (6 Funktionen)
- Lohn-Export
- Stunden, Abwesenheiten, Stammdaten je Periode als Datei fürs Lohnbüro (CSV).
- Export-Härtung
- Schutz gegen eingeschleuste Tabellen-Formeln in Exportdateien.
- Dashboard-Widgets
- "Anstehende Abwesenheiten" und "Offene Onboardings" für die Startseite.
- Feingranulare Rechte
- Getrennte Rechte für Sehen, Verwalten, Kostensätze, Dokumente, Genehmigen, Lohn-Export.
- Benachrichtigungen
- Antrag eingegangen, entschieden, Nachweis fällig, jeweils in der Sprache des Empfängers.
- Audit-Protokoll
- Jede schreibende Aktion mit Wer/Wann/Was, auch für KI- und Automations-Zugriffe.
Was hier anders ist
HR-Daten, die arbeiten
In reinen HR-Tools enden HR-Daten in der Personalverwaltung. In Octibiz reduziert eine genehmigte Abwesenheit sofort die Planungs-Kapazität, der Kostensatz speist die Projekt-Marge und die Skill-Matrix besetzt Projekte, ohne Export, ohne Schnittstelle, ohne Doppelpflege.
Onboarding, das wirklich provisioniert
Die Checkliste ist keine To-do-Liste, sondern löst Aktionen aus: Benutzerkonto anlegen, Gerät aus dem Inventar zuteilen, beim Offboarding Zugänge entziehen. Der Unterschied zwischen "daran gedacht" und "erledigt und protokolliert".
Datenschutz als Bauprinzip, nicht als Checkbox
Private Kontaktdaten, Kostensätze und Personaldokumente sind verschlüsselt, nur mit Spezialrechten sichtbar und jeder Zugriff wird protokolliert. Aufbewahrungsfristen mit Löschvorschlag sind eingebaut, und das Hosting läuft in Deutschland oder auf deinem Server.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Personal zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Arbeitszeit
Genehmigte bezahlte Abwesenheiten gleichen automatisch das Arbeitszeitkonto aus; ein abgeschlossener Lohn-Monat friert auch rückwirkende Abwesenheits-Änderungen ein. Anwesenheit und Personalakte greifen ineinander, bleiben aber getrennte Disziplinen.
Mehr dazuRessourcenplanung
Kapazitätsprofile rechnen mit echten Abwesenheiten und Soll-Stunden aus HR; das Skill-Matching nutzt die Skill-Matrix.
Zeiterfassung
Der datierte Kostensatz bewertet jede Projektstunde, die Basis der Profitabilität; genehmigte Stunden fließen in den Lohn-Export.
Mehr dazuAssets & interne Lizenzen
On-/Offboarding-Schritte teilen Geräte und Lizenz-Plätze zu bzw. erzeugen Einzugs-Aufgaben beim Austritt.
Reporting
Auslastung, Abwesenheitsquoten und Kostensatz-basierte Margen erscheinen im Cockpit, mit Rechte-Schutz für personenbezogene Kennzahlen.
Mehr dazuWissensdatenbank
Onboarding-Checklisten verweisen auf Einarbeitungs-SOPs: Wissen dort, wo der neue Kollege es braucht.
Mehr dazuKundenportal
bewusst kein Zugriff, Personaldaten sind rein intern.
Automation, API und KI
So bedient die KI Personal
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Wer aus dem Dev-Team ist nächste Woche abwesend?" Die KI liest den Team-Kalender und listet die Abwesenheiten mit Zeiträumen.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Abwesenheitsantrag eingeht, dann benachrichtige die Führungskraft in ihrer Genehmigungs-Inbox (und optional per Slack).
- Wenn eine Abwesenheit genehmigt wird, dann aktualisiere die Kapazität und lege den Kalender-Termin an.
- Wenn das Eintrittsdatum näher rückt, dann erzeuge die Onboarding-Checkliste aus der Vorlage und informiere IT und HR.
- Wenn ein Austritt erfasst wird, dann starte das Offboarding und terminiere Rechte- und Geräte-Entzug.
- Wenn Übertrags-Urlaub zu verfallen droht oder die Probezeit endet, dann erinnere HR automatisch.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Lohnabrechnung
bewusst Export/Vorbereitung statt Nachbau. Die Abrechnung gehört zum Lohnbüro/Steuerberater (gleiches Prinzip wie die lexoffice-Arbeitsteilung in der Buchhaltung).
Self-Service-Änderungsanträge (geplant)
Adresse/IBAN-Änderungen durch Mitarbeitende mit HR-Freigabe als Antrag (heute pflegt HR diese Felder).
Überstundenausgleich als Abwesenheitsart (geplant)
gespeist aus dem Arbeitszeitkonto-Saldo (heute liegt der Saldo im Modul Arbeitszeit).
Skill-Gap-Auswertung und Entwicklungsziele/Feedback (geplant)
Auswertung gefragter vs. vorhandener Skills für die Weiterbildungsplanung.
Häufige Fragen zu Personal
Wer kann Gehalts- bzw. Kostensatz-Daten und Personaldokumente sehen?
Nur Rollen mit dem jeweiligen Spezialrecht, typischerweise Geschäftsführung und Buchhaltung für Kostensätze, HR für Dokumente. Mitarbeitende sehen ausschließlich die eigenen, freigegebenen Dokumente. Private Kontaktdaten, Kostensätze und Dokumente sind zusätzlich verschlüsselt gespeichert, und jeder Zugriff landet im Audit-Protokoll. Das gilt identisch für Menschen, Automationen und KI-Zugriffe. Es gibt keinen Nebeneingang an den Rechten vorbei.
Ist das Modul mitbestimmungs- und DSGVO-tauglich?
Die Bausteine dafür sind eingebaut: Zweckbindung durch feingranulare Rechte, Verschlüsselung sensibler Felder, Audit-Protokoll über jeden Zugriff, Aufbewahrungsfristen mit Löschvorschlag und Hosting in Deutschland oder self-hosted. Welche Auswertungen ihr einführt und wie ihr sie mit dem Betriebsrat vereinbart, bleibt eine organisatorische Entscheidung. Die Software erzwingt keine Überwachung und personenbezogene Kennzahlen sind rechtegeschützt.
Worin unterscheidet sich Personal & HR von der Arbeitszeit und der Zeiterfassung?
Personal & HR verwaltet die Person: Akte, Urlaub, Skills, Kostensatz, Dokumente. Die Zeiterfassung erfasst projektbezogene, abrechenbare Stunden. Die Arbeitszeit stempelt Anwesenheit nach Arbeitszeitgesetz. Alle drei greifen ineinander: Abwesenheiten wirken in Kapazität und Arbeitszeitkonto, Stunden fließen in den Lohn-Export. Aber jede Disziplin bleibt sauber getrennt statt in einem Modul vermischt.
Können wir bestehende Urlaubskonten und Mitarbeiterdaten übernehmen?
Ja. Der empfohlene Weg: Mitarbeitende als Stammdaten importieren und die Urlaubskonten als Eröffnungsbestand zum Stichtag übernehmen (Anspruch, Übertrag, bereits genommen). Historische Abwesenheiten müssen nicht zwingend migriert werden. Ein Frischstart zum Stichtag ist der sauberste Weg. Beim Import prüft das System auf fehlende Zuordnungen und unplausible Salden, bevor etwas geschrieben wird.
Wie geht das System mit Teilzeit und Feiertagen um?
Jede Person hat ein Arbeitszeitmodell mit Wochenverteilung: Der freie Freitag einer Teilzeitkraft zählt bei einem Urlaubsantrag nicht als Urlaubstag. Feiertagskalender werden je Bundesland gepflegt und je Person zugeordnet; die Arbeitstage-Berechnung schließt Wochenenden und Feiertage automatisch aus und rechnet Halbtage als 0,5. Dieselbe Logik speist die Team-Verfügbarkeit.
Können Freelancer im System geführt werden?
Ja, als eigener Beschäftigungstyp. Freelancer haben standardmäßig kein Urlaubskonto (aktivierbar, falls vertraglich vereinbart), aber Skills und Verfügbarkeit für die Planung. Sie sehen im System ausschließlich ihre eigenen Daten. Die Einkaufs-/Kostenseite von Freelancern (Beauftragung, Budgets) lebt im Modul Einkauf & Beschaffung. Beide Sichten lassen sich verknüpfen.
Kann ich Personal & HR einzeln nutzen?
Das Modul läuft eigenständig als Personalverwaltung mit Akte, Abwesenheiten, Checklisten und Lohn-Export. Seinen vollen Wert spielt es im Verbund aus: mit Ressourcenplanung (Kapazität), Zeiterfassung (Kostensatz → Marge), Arbeitszeit (Konto-Ausgleich) und Assets (Onboarding-Zuteilung). Das Modul gehört zum Grundpaket; was das für deine Betriebsgröße kostet, steht auf der Preisseite.
Personalarbeit, die nicht im HR-Tool endet, sondern Planung, Marge und Lohn-Export speist. Und zwar mit dem Datenschutz, den Personaldaten verdienen.
Wir zeigen dir Personal an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
