Welcher Laptop, welche Lizenz, welche Kostenstelle: Inventar ohne Inventur-Panik.
Hardware, Domains, Hosting und selbst genutzte Software-Abos in einem Register: mit Lebenszyklus, Zuordnung zu Mitarbeitenden, wiederkehrenden Kosten je Marke und Kostenstelle und Erinnerungen, bevor Verträge sich ungewollt verlängern. Beim Onboarding wird zugeteilt, beim Offboarding automatisch eingesammelt.
Interne Assets und Lizenzen im laufenden System. 32 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Service und Wissen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Inventarliste ist eine Excel-Legende
Irgendwo gibt es eine Tabelle "Geräte 2023 final v4". Wer den MacBook von der Kollegin hat, die letztes Jahr gegangen ist, weiß niemand. Und bei der nächsten Versicherungs- oder Steuerfrage beginnt die Archäologie.
Das Abo verlängert sich schneller, als du kündigst
Das Design-Tool kostet 3.600 € im Jahr, die Kündigungsfrist lief vor drei Wochen ab, und der Reminder dafür existierte nur im Kopf. Nächste Chance: in zwölf Monaten.
Seats, die niemand nutzt
Zehn Lizenzen bezahlt, sechs im Einsatz. Aber weil niemand weiß, wer welchen Platz hat, wird sicherheitshalber ein elfter gekauft. Tool-Kosten wachsen leise und dauerhaft.
Service und Wissen
Was Interne Assets und Lizenzen kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Inventar mit Lebenszyklus: vom Kauf bis zur Ausmusterung
Jedes Betriebsmittel bekommt eine Inventar-Nummer und eine Akte: Hardware mit Seriennummer, Hersteller und Garantie, dazu Domains, Hosting/Server und sonstige Geräte. Der Lebenszyklus ist geführt: bestellt, im Bestand, zugewiesen, in Reparatur, ausgemustert. Er lässt nur sinnvolle Übergänge zu: Ausmustern ohne Rückgabe geht nicht. So stimmt das Register auch nach zwei Jahren noch.
Interne Lizenzen & SaaS-Abos: Seats, Laufzeiten, Kündigungsfristen
Alles, was ihr selbst nutzt und bezahlt, also Design-Tools, Entwicklungsumgebungen, Google Workspace und KI-Abos, steht mit Anbieter, Tarif, Seats, Laufzeit und Kündigungsfrist im System. Den spätesten Kündigungstermin rechnet Octibiz selbst aus: Verlängerungsdatum minus Kündigungsfrist. Bei aktivierter Auto-Verlängerung warnt das System rechtzeitig davor. Ungewollte Vertragsjahre passieren hier nicht mehr.
Zuordnung zu Personen: wer hat was, mit Quittung
Geräte und Lizenz-Plätze werden Mitarbeitenden zugewiesen, mit Datum, Zustand und optionaler Übernahme-Quittung in der App. Ein Gerät hat immer höchstens eine aktive Zuweisung, die Historie bleibt vollständig erhalten. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Geräte und Seats; Kosten und fremde Zuweisungen bleiben verborgen.
On-/Offboarding-Anschluss: ausgeben, einsammeln, nichts vergessen
Beim Eintritt teilt die HR-Onboarding-Checkliste Laptop und Seats direkt aus dem Bestand zu: ein Schritt in der Checkliste, eine Buchung im Inventar. Beim Austritt dreht sich das um: Für jede offene Zuweisung entsteht automatisch eine Einzugs-Aufgabe, und das Gerät bleibt so lange als "zugewiesen" geführt, bis die Rückgabe wirklich dokumentiert ist. Kein Gerät verlässt still das Unternehmen.
Kosten & Kostenstellen: der Fixkostenblock, endlich beziffert
Je Asset und Abo erfasst du wiederkehrende oder einmalige Kosten, ob monatlich, quartalsweise oder jährlich, zugeordnet zu Marke und Kostenstelle. Octibiz normalisiert alles auf Monats- und Jahresbasis und liefert den Fixkostenblock je Marke, Kostenstelle und Kategorie ans Controlling. Gebucht wird dabei nichts doppelt: Die Belege bleiben in der Buchhaltung (lexoffice), hier lebt die betriebswirtschaftliche Übersicht mit optionaler Beleg-Referenz.
Fristen-Cockpit: Warnungen, bevor es teuer wird
Alle Fristen an einem Ort: Verlängerungen, Kündigungs-Stichtage, Garantieenden und Laufzeitenden, sortiert nach Fälligkeit, mit konfigurierbarem Vorlauf. Der tägliche Fristen-Lauf erzeugt die Warnungen zuverlässig und ohne Duplikate; abgelaufene Abos werden automatisch als beendet markiert. Aus "das hätten wir kündigen können" wird "das haben wir rechtzeitig entschieden".
Alle Funktionen im Überblick
32 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Inventar (7 Funktionen)
- Asset-Akte
- Inventar-Nr., Typ, Kategorie, Seriennummer, Hersteller/Modell, Standort, Notizen.
- Anschaffung & Garantie
- Kaufdatum, Kaufpreis (informativ), Garantieende mit Erinnerung.
- Lebenszyklus
- Bestellt → Bestand → zugewiesen → Reparatur → ausgemustert; nur erlaubte Übergänge.
- Eindeutigkeit
- Inventar-Nr. eindeutig; Seriennummer eindeutig je Hersteller.
- Listen & Filter
- Serverseitige Suche/Sortierung, Filter nach Typ/Status/Marke/Person/Garantie.
- Status-Kataloge
- Asset- und Lizenz-Status anpassbar, mit Löschschutz gegen verwaiste Referenzen.
- Benutzerdefinierte Felder
- Eigene Zusatzfelder für Assets definierbar.
Lizenzen & Abos (5 Funktionen)
- Abo-Stammdaten
- Anbieter, Tarif, Typ (SaaS/Kauf/Open Source), Laufzeit, Start/Ende.
- Kündigungs-Rechner
- "Kündigen bis" = Verlängerung − Kündigungsfrist, automatisch berechnet.
- Auto-Renewal-Warnung
- Vorwarnung vor dem letztmöglichen Kündigungstermin.
- Seat-Verwaltung
- Seats gesamt/genutzt, Zuteilung je Person, Übernutzungs-Warnung.
- Abo-Status
- Aktiv, gekündigt, abgelaufen, pausiert; Ablauf-Automatik.
Zuordnung (4 Funktionen)
- Zuweisung & Rückgabe
- Mit Datum, Zustand, Notiz; höchstens eine aktive Zuweisung je Gerät.
- Übernahme-Quittung
- In-App-Bestätigung mit Zeitstempel.
- Historie
- Vollständige Zuweisungs-Historie je Asset und Person.
- Eigene Sicht
- Mitarbeitende sehen nur eigene Geräte/Seats, keine Kosten, keine fremden Daten.
On-/Offboarding (2 Funktionen)
- Onboarding-Zuteilung
- Aktions-Schritt in der HR-Checkliste teilt Asset/Seat zu.
- Offboarding-Einzug
- Automatische Einzugs-Aufgaben je offener Zuweisung.
Kosten (5 Funktionen)
- Kostenpositionen
- Einmalig/monatlich/quartalsweise/jährlich, gültig von/bis, Steuersatz informativ.
- Normalisierung
- Alles auf Monats-/Jahresbasis; Einmalkosten getrennt ausgewiesen.
- Kostenstellen
- Eigener Stamm, je Marke; Basis des Fixkostenblocks.
- Kostenverteilung
- Organisationsweite Kosten im Reporting nach Schlüssel verteilt (rein analytisch).
- Beleg-Referenz
- Optionaler Verweis auf den lexoffice-Beleg, keine Doppelbuchung.
Fristen (3 Funktionen)
- Fristen-Cockpit
- Verlängerung/Kündigung/Garantie/Laufzeitende, sortiert nach Fälligkeit.
- Vorlauf konfigurierbar
- Erinnerung X Tage vorher; wiederholungssicherer Tageslauf.
- Lokalisierte Benachrichtigung
- Fristen-Mails/-Hinweise in der Sprache des Empfängers.
Controlling & Querschnitt (6 Funktionen)
- Controlling-Ansicht
- KPI-Kacheln + Kosten je Marke/Kostenstelle/Kategorie, serverseitig aggregiert.
- Dashboard-Widget
- "Verlängerungen" auf der persönlichen Startseite.
- Reporting-Anschluss
- Fixkostenblock fließt in Cockpits/Auswertungen des Reporting-Moduls.
- Rechte & Marken-Scope
- Getrennte Rechte für Sehen/Verwalten/Zuweisen/Kosten/Fristen; markenbewusst.
- Automation-Anschluss
- Fristen- und Zuweisungs-Ereignisse als Auslöser für eigene Automationen.
- Audit-Protokoll
- Jede Änderung nachvollziehbar, auch über API/KI ausgelöste.
Was hier anders ist
Inventar mit Prozess-Anschluss
Reine Inventar-Tools verwalten Listen. Hier hängt das Register an den Abläufen: Onboarding teilt zu, Offboarding sammelt automatisch ein, und der Zustand "zugewiesen" endet erst mit dokumentierter Rückgabe. Deshalb stimmt die Liste auch noch in einem Jahr.
Der Kündigungs-Stichtag ist eine Systemfunktion, kein Kalendereintrag
"Kündigen bis" wird berechnet, überwacht und mit Vorlauf gemeldet, inklusive Extra-Warnung bei Auto-Verlängerung. Ein verhindertes Vertragsjahr bezahlt das Modul oft allein.
Kostenwahrheit statt Doppelbuchung
Fixkosten je Marke und Kostenstelle, normalisiert und ins Controlling gespeist, während die Belege sauber in der Buchhaltung bleiben. Übersicht hier, Buchung dort: die ehrliche Arbeitsteilung mit lexoffice/Steuerberater.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Interne Assets und Lizenzen zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Personal & HR
Onboarding-Checklisten teilen Geräte und Seats direkt zu; das Offboarding erzeugt Einzugs-Aufgaben für alles, was die Person noch hat. Die Personalakte zeigt "wer hat was".
Mehr dazuEinkauf & Beschaffung
Die Lieferanten-Stammdaten der Beschaffung lassen sich am Asset referenzieren. Herkunft und Ansprechpartner eines Geräts bleiben auffindbar.
Reporting
Der normalisierte Fixkostenblock je Marke/Kostenstelle/Kategorie fließt in Cockpits und Auswertungen: Betriebskosten neben Umsatz und Marge, ohne Excel-Brücke.
Mehr dazuFinanzen / lexoffice
Belege und Zahlungen bleiben in der Buchhaltung; Kostenpositionen tragen nur eine Referenz. Keine Doppelbuchung, keine Schatten-Fibu.
Kundenportal
kein Bezug, internes Inventar ist nie kundensichtbar.
Automation, API und KI
So bedient die KI Interne Assets und Lizenzen
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Abos können wir in den nächsten 60 Tagen kündigen?" Die KI liest das Fristen-Cockpit und listet Stichtage mit Jahreskosten.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Kündigungsfrist in 14 Tagen abläuft, dann benachrichtige Office/Buchhaltung per Mail und Slack.
- Wenn ein Offboarding startet, dann erzeuge Einzugs-Aufgaben für alle offenen Zuweisungen der Person.
- Wenn ein Abo mehr Seats zugeteilt hat als lizenziert, dann melde die Übernutzung an die Verantwortlichen.
- Wenn ein Garantieende naht, dann erinnere mit Vorlauf: Reparatur noch auf Garantie statt auf eigene Rechnung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Buchhaltung, keine AfA
Ausgaben, Belege und Abschreibungen bleiben bei lexoffice/Steuerberater. Hier lebt die betriebswirtschaftliche Übersicht mit Beleg-Referenz (bewusste Arbeitsteilung).
Kein technisches Geräte-Management (MDM)
Fernlöschung, Aktualisierungsstand und Richtlinien bleiben Sache eurer Geräteverwaltung. Eine Anbindung an deren Bestandsdaten ist denkbar, aber nicht terminiert.
Provider-Anbindung für Domains/Hosting (geplant)
automatischer Abgleich von Ablauf-/Statusdaten mit Registrar-/Cloud-Anbietern; heute werden diese Daten manuell gepflegt und vom Fristen-Radar überwacht.
Verknüpfung zu Kundenverträgen (geplant)
interne Hosting-/Domain-Assets den zugehörigen Wartungs-/Hostingverträgen gegenüberstellen (Eigenkosten vs. Kundenleistung).
Häufige Fragen zu Interne Assets und Lizenzen
Worin unterscheidet sich das von der Lizenzverwaltung für Kunden?
Die Richtung des Geldes. Dieses Modul verwaltet, was ihr selbst besitzt und bezahlt: Geräte, Domains, Hosting, Tool-Abos, also die Kostenseite. Das Modul Produkt- und Lizenzverwaltung führt die Lizenzen, die ihr an Kunden verkauft, also die Erlösseite mit Laufzeiten und wiederkehrenden Umsätzen. Beide bleiben bewusst getrennt, damit Kosten und Erlöse nie vermischt werden; beide Seiten treffen sich erst im Reporting.
Ersetzt das Modul die Anlagenbuchhaltung oder Abschreibung?
Nein, bewusst nicht. Anschaffungswert und Kaufdatum werden informativ geführt, damit die betriebswirtschaftliche Übersicht stimmt. Die steuerliche Abschreibung, Anlagenbuchhaltung und Belegbuchung bleiben bei lexoffice bzw. deinem Steuerberater. Kostenpositionen können auf den Buchhaltungs-Beleg verweisen, buchen aber nichts doppelt. So gibt es genau eine buchhalterische Wahrheit.
Können Mitarbeitende sehen, was ihre Geräte kosten?
Nein. Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Zuweisungen: welches Gerät, welcher Seat, seit wann. Kosten, Fristen und fremde Zuweisungen sind rechtegeschützt und typischerweise Office, Buchhaltung und Geschäftsführung vorbehalten. Die Rechte gelten identisch für Oberfläche, API und KI-Zugriffe.
Wie kommen unsere bestehenden Listen ins System?
Der praktikable Weg ist ein Stichtags-Import: Inventarliste, Abo-/Tool-Liste und die "Wer hat was"-Zuordnung werden übernommen, fehlende Inventar-Nummern vergeben, Kündigungs-Stichtage berechnet und die Fristen-Überwachung danach scharf geschaltet. Zur Kontrolle stimmst du die normalisierte Fixkosten-Summe einmal gegen deine bisherige Aufstellung ab. Danach pflegt sich das Register im Tagesgeschäft.
Funktioniert das mit mehreren Marken bzw. Firmen einer Gruppe?
Ja. Jedes Asset, Abo und jede Kostenposition kann einer Marke und Kostenstelle zugeordnet werden; Sichtbarkeit und Verwaltung folgen dem Rechtesystem je Marke. Organisationsweite Posten (etwa das zentrale Hosting) bleiben ohne feste Marke und werden im Reporting nach einem konfigurierbaren Schlüssel verteilt, rein analytisch, ohne buchhalterische Umlage.
Kann ich das Modul einzeln nutzen?
Als Inventar- und Abo-Register mit Fristen-Cockpit funktioniert es eigenständig. Seinen Mehrwert gegenüber einem Spezial-Tool entfaltet es im Verbund: On-/Offboarding-Automatik mit dem HR-Modul, Fixkostenblock im zentralen Reporting, Lieferanten-Bezug zur Beschaffung. Das Modul steckt im Grundpaket, es kommt also nichts extra dazu.
Ein Inventar, das im Tagesgeschäft mitläuft, Abos, die sich nicht mehr heimlich verlängern, und Fixkosten, die endlich einer Marke gehören.
Wir zeigen dir Interne Assets und Lizenzen an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
