Ein Cockpit statt zwölf Excel-Exporte.
Dashboards und Kennzahlen mit Zielen und Zeitreihen, ein Auswertungs-Baukasten mit Export und Zeitplänen. Dazu KI-Insights, die Auffälligkeiten erklären statt nur anzeigen. Weil CRM, Projekte, Zeiten, Verträge und Support in einem Datenmodell leben, ist "Marge je Kunde über alles" hier eine Kennzahl und kein Wochenend-Projekt. Markenübergreifend, rechte-bewusst, auf Knopfdruck.
Reporting und Controlling im laufenden System. 33 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, mit 50 Prozent Nachlass auf die Lizenz
- Familie
- Backoffice und Steuerung
- Betrieb
- Auf dem eigenen Server des Kunden oder von uns in Deutschland betrieben. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Jedes Tool hat sein eigenes Reporting
Das CRM zeigt Pipeline, das PM-Tool Aufgaben, die Zeiterfassung Stunden, die Buchhaltung Umsatz. Aber die eine Frage "Verdienen wir an Kunde X über Projekte, Support und Vertrag hinweg Geld?" beantwortet keins davon.
Der Monatsreport ist Handarbeit
Jeden Monatsanfang exportiert jemand vier Systeme nach Excel, verknüpft per SVERWEIS, formatiert Charts und verschickt ein PDF. Zwei Tage Arbeit für Zahlen, die bei Ankunft schon alt sind.
Ziele ohne Zahlenkontakt
"95 % Abrechnungsquote" steht im Jahresplan. Gemessen wird sie nie, weil die Datenbasis fehlt. Abweichungen fallen auf, wenn das Quartal vorbei ist.
Backoffice und Steuerung
Was Reporting und Controlling kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Dashboards & Cockpits: je Rolle, je Marke, je Person
Jedes Dashboard ist eine frei zusammengestellte Widget-Fläche: Kennzahl-Kacheln, Linien- und Balkendiagramme, Tabellen, Soll-Ist-Anzeigen. Geteilte Rollen-Cockpits ("GF-Cockpit", "PM-Steuerung", "Vertrieb") gibst du zentral vor, jede Person kann zusätzlich eigene Dashboards bauen. Der globale Marken- und Zeitraum-Filter oben wirkt auf alle Widgets gleichzeitig. Ein Klick, und dasselbe Cockpit zeigt die andere Marke.
KPI-Katalog: Kennzahlen aus allen Modulen, zentral definiert
Umsatz und Marge je Marke/Kunde/Projekt, Auslastung je Person und Team, Abrechnungsquote, Projekt-Profitabilität, Retainer- und Lizenz-MRR, Pipeline-Forecast, offene Posten: Der Kennzahlen-Katalog speist sich aus allen Modulen, mit einheitlichen, zentral dokumentierten Definitionen. Jede Kennzahl ist nach Dimensionen schneidbar (Marke, Kunde, Projekt, Person) und über die Zeit vergleichbar, weil historische Werte unveränderlich festgehalten werden.
Ziele & Soll-Ist: Ampeln statt Jahresmeeting
Für jede Kennzahl hinterlegst du Zielwerte je Dimension und Periode: Umsatzziel je Marke und Quartal, Auslastungsziel je Team, die 95-%-Abrechnungsquote fürs Jahr. Cockpits und Auswertungen zeigen Soll, Ist und Abweichung mit Ampel; bei Zielverletzung schlägt das System Alarm und kann Automationen auslösen, etwa eine Slack-Nachricht an die Verantwortlichen.
Auswertungs-Baukasten: speichern statt jedes Mal neu bauen
Der Report-Builder führt dich vom Datenbestand über Dimensionen, Kennzahlen und Filter zur fertigen Auswertung, mit Gruppierung, Sortierung und Zeitvergleich. Gespeicherte Auswertungen rufst du jederzeit wieder auf, teilst sie im Team und nutzt sie als Grundlage für Widgets und geplante Exporte. Per Drill-down klickst du von der Marke zum Kunden zum Projekt. Und aus jeder Zeile in den echten Beleg.
Exporte & Report-Zeitpläne: der Montagmorgen-Report kommt von selbst
Jede Auswertung exportierst du als CSV, Excel oder PDF, oder du planst sie: "Monatsbericht je Marke am 1. um 7 Uhr an die Geschäftsführung" läuft dann automatisch, erzeugt die Datei und verschickt sie per Mail. Jeder Lauf ist dokumentiert und die erzeugten Dateien bleiben abrufbar. Exporte sind gegen eingeschleuste Tabellen-Formeln gehärtet, ein Detail, das man erst vermisst, wenn es fehlt.
KI-Insights: Antworten und Auffälligkeiten statt Diagramm-Deutung
Du fragst in normaler Sprache, etwa "Wie war Q2 je Marke?", und bekommst die Antwort aus deinen echten Kennzahlen. Das System erzeugt außerdem Zusammenfassungen in Textform ("Umsatz +8 % zum Vormonat, Treiber: Projektgeschäft Marke A") und erkennt Anomalien: Kennzahlen, die aus ihrem üblichen Verlauf ausbrechen, werden gemeldet, bevor jemand das Diagramm studiert. Die KI arbeitet dabei unter deinen Rechten. Sie sieht nur, was du sehen darfst.
Alle Funktionen im Überblick
33 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Dashboards (6 Funktionen)
- Widget-Dashboards
- Kennzahl-Kacheln, Linien/Balken, Tabellen, Soll-Ist-Anzeigen frei kombinierbar.
- Rollen-Cockpits
- Geteilte Vorgabe-Dashboards je Rolle (GF, PM, Vertrieb …).
- Persönliche Dashboards
- Eigene Boards zusätzlich zu den geteilten.
- Globaler Filter
- Marke + Zeitraum wirken auf alle Widgets gleichzeitig.
- Widget-Katalog
- Jedes aktive Modul liefert seine Widgets in den Auswahl-Katalog.
- Verwaltungs-Rechte
- Löschen/Ändern je Dashboard geregelt (Eigentümer bzw. Verwaltungs-Recht).
Kennzahlen (7 Funktionen)
- Finanz-KPIs
- Umsatz, Marge, Projekt-Profitabilität, offene Posten, Zahlungsdauer.
- Leistungs-KPIs
- Auslastung, Abrechnungsquote, Zeit-Kennzahlen.
- Recurring-KPIs
- Retainer-MRR, Produkt-/Lizenz-MRR/ARR, getrennt ausgewiesen.
- Vertriebs-KPIs
- Gewichteter Pipeline-Forecast, Conversion, Annahmequote.
- Dimensionen
- Gesamt / Marke / Kunde / Projekt / Mitarbeiter:in.
- Historisierung
- Unveränderliche Zeitwerte für ehrliche Vergleiche; schnelle Zeitreihen-Berechnung.
- KPI-Zeitreihen-Ansicht
- Jede Kennzahl als Verlauf mit Dimensionswahl und Vergleich.
Ziele (3 Funktionen)
- Zielwerte
- Je Kennzahl, Dimension, Periode, mit Gültigkeit.
- Soll-Ist-Ampeln
- In Widgets und Reports.
- Abweichungs-Alarm
- Zielverletzung als Ereignis für Benachrichtigung/Automation.
Auswertungen (4 Funktionen)
- Report-Builder
- Datenbestand, Dimensionen, Kennzahlen, Filter, Gruppierung, Vergleich.
- Gespeicherte Auswertungen
- Persönlich/geteilt, markenbezogen, wiederaufrufbar.
- Drill-down
- Über Dimensionsebenen bis in den Quellbeleg (rechtegeprüft).
- Zeitvergleiche
- Vormonat, Vorjahr, Verlauf.
Exporte & Zeitpläne (4 Funktionen)
- Formate
- CSV, Excel (XLSX), PDF.
- Geplante Reports
- Zeitplan + Empfänger, automatischer Mail-Versand.
- Lauf-Historie
- Status je Lauf, erzeugte Dateien abrufbar.
- Export-Härtung
- Schutz gegen Formel-Einschleusung in Tabellen-Dateien.
KI-Insights (3 Funktionen)
- Frage in Sprache
- Natürlichsprachige Kennzahlen-Abfragen.
- Narrative
- Automatische Text-Zusammenfassungen.
- Anomalie-Erkennung
- Ausreißer in Kennzahlen-Verläufen werden gemeldet.
Querschnitt (6 Funktionen)
- Marken-Konsolidierung
- Alle Marken nebeneinander/als Summe, nur mit Recht.
- Kennzahlen-Rechte
- Finanz- und personenbezogene KPIs separat geschützt, sonst maskiert.
- Strikt lesend
- Reporting verändert nie Quelldaten.
- Nur-Anzeigen echter Daten
- Kennzahlen entstehen aus den Modulen, kein Parallel-Datenbestand zum Pflegen.
- Automation-Anschluss
- Ziel-Abweichung u. a. als Auslöser für eigene Automationen.
- Audit & Frische
- Läufe und Zugriffe protokolliert; Kennzahlen tragen ihren Berechnungszeitpunkt.
Was hier anders ist
Ein Datenmodell statt eines Datenprojekts
Auswertungswerkzeuge beginnen mit Anbindung, Feldzuordnung und einem Berater. Hier liegen CRM, Projekte, Zeiten, Verträge, Support und Faktura bereits in einem Modell. "Marge je Kunde über alles" ist eine eingebaute Kennzahl, verfügbar ab dem ersten Tag.
Controlling mit Rechte-Gewissen
Konsolidierte Zahlen für die Führung, maskierte Finanz- und Personen-Kennzahlen für alle anderen, Beleg-Absprünge nur mit Quell-Recht. Auswertungs-Komfort ohne das übliche BI-Datenleck.
Vom Anzeigen zum Erklären
Ziele mit Ampeln, Alarm bei Abweichung und KI-Insights, die Verläufe zusammenfassen und Ausreißer melden. Das Cockpit sagt nicht nur "was", sondern hilft beim "warum".
Ein System, kein Flickwerk
Womit Reporting und Controlling zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Projekte & Zeiterfassung
Ist-Stunden × Kostensätze gegen Erlöse: Projekt-Profitabilität und Auslastung entstehen direkt aus dem Tagesgeschäft, ohne Export.
Mehr dazuCRM & Vertriebsziele
Gewichteter Pipeline-Forecast und Conversion aus echten Deals; Vertriebsziele erscheinen als Soll-Ist im Cockpit.
Mehr dazuVerträge & Lizenzen
Retainer-MRR und Produkt-MRR/ARR aus aktiven Verträgen und Lizenzen, wiederkehrendes Geschäft als eigene Kennzahlen-Familie.
Tickets
Support-Aufwand fließt in die Kundenbetrachtung. Die Marge je Kunde kennt auch die Ticket-Seite.
Mehr dazuFaktura & Finanzen
Umsatz-Ist, offene Posten und Zahlungsdauer kommen aus der Rechnungs- und Zahlungswelt. Das Reporting zeigt operative Steuerungszahlen, die Buchhaltung bleibt die steuerliche Wahrheit.
Mehr dazuAssets & Beschaffung
Fixkostenblock und Fremdkosten ergänzen die Kostenseite der Marge.
Kundenportal
kein direkter Bezug, Cockpits und Auswertungen sind intern; kundenfähige Berichte verschickst du als PDF-Export.
Automation, API und KI
So bedient die KI Reporting und Controlling
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Wie war Q2 je Marke: Umsatz, Marge, Auslastung?" Die Antwort kommt konsolidiert aus dem Kennzahlen-Katalog, nur über Marken mit Sichtrecht.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Kennzahl ihr Ziel verletzt (z. B. Abrechnungsquote unter 95 %), dann benachrichtige die Verantwortlichen per Slack/Mail.
- Wenn der Monat beginnt, dann erzeuge den Monatsbericht je Marke als PDF und versende ihn an die Geschäftsführung.
- Wenn ein geplanter Report fehlschlägt, dann informiere den Ersteller mit dem Lauf-Status.
- Wenn eine Anomalie auf einer Kern-Kennzahl erkannt wird, dann lege eine Aufgabe zur Klärung an.
Die KI bedient das ganze System unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Buchhaltung, keine BWA/GuV
operative Steuerungszahlen statt steuerlicher Abschluss. Der bleibt bei lexoffice/DATEV (bewusste Arbeitsteilung).
Kein freies Abfrage-Bauen / keine Fremdquellen-BI
Auswertungen laufen über den definierten Kennzahlen-Katalog, nachvollziehbar und getestet statt beliebig; neue Kennzahlen kommen mit den Modulen.
Historie ab Go-Live
kein Rückwirkend-Nachrechnen aus Alt-Tools; Ziele und Report-Strukturen lassen sich übernehmen.
Kennzahlen-Push an externe BI (geplant)
Übergabe ausgewählter Kennzahlen an externe BI-Systeme per Webhook, wenn eine Gruppe ihre Konzern-BI weiter betreiben will.
Häufige Fragen zu Reporting und Controlling
Ersetzt das eine BI-Lösung wie Power BI oder Looker?
Für die Steuerung deines Octibiz-Geschäfts: ja. Cockpits, Kennzahlen-Katalog, Ziele, Auswertungs-Baukasten, Exporte und Zeitpläne sind eingebaut und kennen deine Daten ohne Anbindungsprojekt. Was es bewusst nicht ist: eine freie BI-Engine mit beliebigen Fremdquellen und freiem Abfrage-Bau. Auswertungen laufen über definierte, getestete Kennzahlen. Das ist weniger "alles ist möglich", aber deutlich mehr "jede Zahl stimmt und ist erklärbar".
Woher kommen die Finanzzahlen, und was ist mit BWA und GuV?
Umsatz-Ist, offene Posten und Zahlungsdaten kommen aus der Rechnungs- und Zahlungswelt (Octibiz-Faktura bzw. lexoffice-Anbindung); Kosten aus Zeiten × Kostensätzen, Fremdleistungen und Fixkosten. Das Reporting zeigt operative Steuerungszahlen. BWA, GuV und der steuerliche Abschluss bleiben bewusst bei lexoffice/DATEV und deinem Steuerberater. So gibt es keine zweite, abweichende Finanz-Wahrheit.
Wer sieht welche Zahlen, Stichwort Gehälter und Einzelpersonen-Auslastung?
Kennzahlen-Zugriff ist mehrstufig geschützt: markenübergreifende Sicht, finanzielle Kennzahlen und personenbezogene Kennzahlen (z. B. Auslastung je Person, kostensatzbasierte Margen) erfordern jeweils eigene Rechte, ohne Recht werden Werte maskiert statt angezeigt. Der Drill-down in Quellbelege prüft zusätzlich die Rechte des Quellmoduls. Auswertungs-Komfort hebelt den Datenschutz also nicht aus, auch nicht über die KI, die unter denselben Rechten arbeitet.
Wie aktuell sind die Zahlen?
Kennzahlen entstehen direkt aus den operativen Daten; aufwendige Werte werden regelmäßig vorausberechnet und bei relevanten Ereignissen aktualisiert, leichte Werte live ermittelt. Jede Kennzahl trägt ihren Berechnungszeitpunkt, historische Werte sind unveränderlich. Zeitvergleiche rechnen also nie heimlich die Vergangenheit um. Für die tägliche Steuerung ist das faktisch "jetzt", nicht "Stand letzter Export".
Können wir historische Zahlen aus Alt-Tools übernehmen?
Ehrliche Antwort: Die Kennzahlen-Historie baut sich ab dem Go-Live auf. Bewegungsdaten aus Alt-Tools werden nicht rückwirkend nachgerechnet, weil zusammengestückelte Historien mehr Verwirrung als Erkenntnis stiften. Was du übernehmen kannst: Zielwerte (aus dem bisherigen Excel-Plan) und die Struktur deiner wichtigsten Auswertungen als gespeicherte Reports. Nach wenigen Monaten hast du eine konsistente, belastbare eigene Historie.
Funktioniert das über mehrere Marken bzw. Firmen einer Gruppe?
Ja, das ist einer der Hauptgründe für dieses Modul. Jede Kennzahl ist je Marke filterbar und mit dem entsprechenden Recht als Gruppen-Summe konsolidierbar; dasselbe Cockpit zeigt per Klick die einzelne Marke oder alles. Da alle Marken in einer Instanz mit einem Rechtesystem leben, ist die Konsolidierung eine Ansichtsfrage, kein Integrationsprojekt zwischen getrennten Systemen.
Das Konsolidierungs-Versprechen, eingelöst: Kennzahlen über alle Module aus einem Datenmodell, mit Zielen, Zeitplänen und einer KI, die erklärt statt nur anzeigt.
Wir zeigen dir Reporting und Controlling an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
