Vom Deal zum unterschriebenen Angebot, und mit einem Klick zum Projekt.
Du baust Angebote aus Positionen und Textbausteinen im Design deiner Marke, dein Kunde gibt online frei, nachweisbar, mit Zeitstempel. Und nach dem "Ja" tippt niemand mehr etwas ab: Ein Klick macht aus dem Angebot einen Auftrag, einen Vertrag, eine Lizenz oder ein Projekt, inklusive aller Positionen.
Angebote im laufenden System. 41 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, mit 50 Prozent Nachlass auf die Lizenz
- Familie
- Angebote, Verträge und Finanzen
- Betrieb
- Auf dem eigenen Server des Kunden oder von uns in Deutschland betrieben. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Das Angebot lebt in Word
Die aktuelle Preisliste liegt woanders, der letzte Textbaustein in einer alten Datei, und ob Version 3 oder 4 beim Kunden ist, weiß nur das Postfach. Jedes Angebot ist Handarbeit mit Copy-Paste-Risiko.
Freigaben verschwinden im Mail-Verlauf
"Passt so, machen wir" steht irgendwo in einer Antwort-Mail, ohne Datum, ohne Bezug auf die Angebotsfassung, ohne Nachweis, welcher Umfang eigentlich beauftragt wurde. Wenn es später Diskussionen gibt, beginnt die Suche.
Nach dem Zuschlag beginnt die Doppelerfassung
Die Positionen aus dem PDF werden von Hand ins Projekttool übertragen, das Budget in eine Tabelle, der Auftrag in ein drittes System. Zwei Stunden Arbeit pro Auftrag, und jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
Angebote, Verträge und Finanzen
Was Angebote kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Angebote bauen wie Profis: Positionstypen statt Fließtext
Der Angebots-Editor arbeitet mit echten Positionstypen statt einer starren Tabelle. Du gliederst mit Überschriften und Zwischensummen, mischst Artikel- und Freitext-Positionen und markierst einzelne Posten als optional, dein Kunde wählt sie bei der Annahme selbst ab oder dazu. Das ersetzt das Word-Gefrickel mit manuell nachgerechneten Summen.
Preise, Rabatte und Steuern, sauber gerechnet
Preise kommen wahlweise aus deinem Produkt-/Leistungskatalog (mit Autocomplete und hinterlegter Preisfindung) oder du erfasst frei, das Angebotsmodul läuft auch komplett ohne Produktkatalog. Rabatte gibt es auf Positions- und auf Angebotsebene, die Umsatzsteuer wird je Satz gruppiert und in Cent exakt gerechnet.
Textbausteine und mehrsprachige Angebote
Einleitung und Schlusstext pflegst du einmal als Textbausteine, je Marke, mit Standard-Markierung und mehrsprachig. Das Angebot selbst erstellst du in der Sprache deines Kunden: Produkttexte werden in der Angebotssprache gezogen, das PDF erscheint komplett in der gewählten Sprache.
Marken-PDF aus dem Vorlagen-Editor
Jede Marke bekommt ihr eigenes Briefpapier. Die Angebots-PDFs laufen über den zentralen Belegvorlagen-Editor: Du gestaltest Vorlagen direkt in der Verwaltung, visuell per Drag-&-Drop oder im Quelltext-Modus, mit mehreren Logos, hinterlegtem Briefbogen-PDF und einem vollständigen Katalog einsetzbarer Angebots-Variablen. Ohne eigene Vorlage greift automatisch ein sauberes Standard-Layout im Marken-Design.
Versand, Gültigkeit und automatischer Nachfass
Beim Versand zieht das Angebot seine Nummer aus dem konfigurierbaren Nummernkreis deiner Marke und geht als PDF samt Portal-Link an den Kunden. Läuft die Gültigkeit ab, markiert Octibiz das Angebot automatisch als abgelaufen, und erinnert vorher ans Nachfassen. Abgelaufene Angebote erneuerst du mit einem Klick.
Online-Freigabe im Kundenportal, mit Teilannahme
Dein Kunde öffnet das Angebot im Kundenportal, wählt optionale Positionen ab oder dazu und nimmt an, oder lehnt ab. Jede Annahme wird mit Zeitstempel und technischem Nachweis revisionssicher festgehalten. Bei einer Teilannahme wird genau der gewählte Umfang verbindlich, mit neu berechneter Summe.
Alle Funktionen im Überblick
41 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Editor & Positionen (10 Funktionen)
- Positionstyp Artikel
- Bepreiste Position mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz.
- Positionstyp Freitext
- Freie Position ohne Katalogbezug. Angebote funktionieren auch ganz ohne Produktkatalog.
- Überschrift / Zwischensumme / Trenner / Seitenumbruch
- Gliederungszeilen ohne Preiswirkung; Zwischensummen werden automatisch berechnet.
- Optionale Positionen
- Vom Kunden wählbar; zählen erst nach Annahme zur Summe.
- Positions-Langtext
- Formatierter Beschreibungstext je Position (Rich-Text).
- Positionsrabatt % / absolut
- Rabatt je Position wahlweise prozentual oder als Betrag.
- Angebotsweiter Rabatt/Zuschlag
- Prozent oder Betrag auf den Beleg, steuersatz-korrekt verteilt, gedeckelt.
- Live-Summen
- Netto, USt je Satz, Brutto bei jeder Änderung sofort.
- Bearbeitbar bis Abschluss
- Kopf und Positionen änderbar, solange das Angebot nicht angenommen/umgewandelt/abgelehnt/abgelaufen ist.
- Editier-Schutz
- Warnung bei ungespeicherten Änderungen (Dialog + Seitenwechsel).
Preise & Steuern (4 Funktionen)
- Katalog-Autocomplete
- Produktwahl übernimmt Preis, Einheit, Steuer (bei aktivem Produkte-Modul).
- Preisfindung
- Preise aus dem zentralen Preissystem (Preislisten, Staffeln, Kundengruppen, je nach aktiven Modulen).
- Netto-/Brutto-Darstellung
- Je Angebot; wirkt in Editor und PDF, inkl. "darin enthaltene USt".
- Steuerfrei-Kennzeichnung
- Steuerfreie Vorgänge ohne USt-Ausweis, mit Hinweistext im PDF.
Texte & Sprache (3 Funktionen)
- Textbausteine intro/footer
- Je Marke, mehrsprachig, mit Standard-Markierung; eigene Verwaltung.
- Angebotssprache
- Angebot inkl. PDF in der Kundensprache.
- Zahlungs-/Lieferbedingungen
- Zahlungsziel, Anzahlung %, Lieferzeit am Angebot; werden bei Umwandlung übernommen.
PDF & Marke (4 Funktionen)
- Belegvorlagen-Editor
- Drag-&-Drop + Quelltext, mehrere Logos, Briefbogen-PDF, Variablen-Katalog, je Marke × Sprache.
- Marken-Standardvorlage
- Greift automatisch; Fallback-Layout im Marken-Design immer vorhanden.
- Vorlagen-Markenschutz
- Fremde Marken-Vorlagen sind am Angebot nicht wählbar.
- PDF-Vorschau
- Vorschau vor dem Versand direkt aus dem Editor.
Versand & Lebenszyklus (6 Funktionen)
- Konfigurierbare Nummernkreise
- Muster und Zählweise je Marke im Nummernkreis-Editor, änderbar im laufenden Betrieb.
- Mail-Versand mit Portal-Link
- Anpassbare Mailvorlage; PDF im Anhang.
- Gültigkeit + Ablauf-Automatik
- Täglicher Ablauf-Lauf; zusätzlich manuell/per Schnittstelle auslösbar.
- Nachfass-Erinnerung
- Erinnerung nach X Tagen ohne Kundenreaktion.
- Erneuern
- Abgelaufenes Angebot mit neuer Gültigkeit klonen.
- Statuskatalog anpassbar
- Angebots-Status als Daten pflegbar; Löschschutz für verwendete Status.
Freigabe & Umwandlung (6 Funktionen)
- Portal-Annahme/-Ablehnung
- Online-Entscheid mit revisionssicherem Nachweis (Zeitstempel/IP/Prüfsumme).
- Teilannahme
- Kunde wählt (optionale) Positionen; der gewählte Umfang wird verbindlich.
- One-Click-Umwandlung
- Auftrag / Vertrag / Lizenz / Projekt aus dem angenommenen Umfang, ohne Doppelerfassung.
- Auto-Projekt bei Annahme
- Optional: Projekt-Entwurf entsteht automatisch bei Annahme.
- Deal-Verknüpfung
- Angebot aus Deal; Annahme kann den Deal automatisch auf "gewonnen" setzen.
- Nachträge/Versionen
- Neufassung mit Versionsbezug; Vorfassung wird geschlossen.
Überblick & Anschluss (8 Funktionen)
- Liste mit Suche/Filter/Sortierung
- Serverseitig über den gesamten Bestand.
- Offene-Summen-Kachel
- Aggregierte offene Angebotssumme, markengenau.
- Dashboard-Widget
- "Angebote" auf der Startseite.
- Zentrale Suche
- Angebote als Treffertyp in der systemweiten Suche.
- Reporting-Zeitreihen
- Angebots-Kennzahlen im Reporting-Modul.
- lexoffice-Weitergabe
- Angenommene Angebote werden bei aktivem Abrechnungs-Modul an lexoffice übergeben.
- Automations-Ereignisse
- Erstellt / versendet / angenommen / abgelehnt / abgelaufen / umgewandelt als Auslöser im Automations-Editor.
- Rechte & Marken-Scope
- Sehen/Erstellen/Bearbeiten/Versenden/Umwandeln als getrennte Rechte, je Marke.
Was hier anders ist
Angenommen heißt angelegt
Bei Punkt-Lösungen endet das Angebot als PDF, danach beginnt die Doppelerfassung. In Octibiz ist die Annahme der Startschuss: Auftrag, Vertrag, Lizenz oder Projekt entstehen per Klick aus dem angenommenen Umfang, inklusive Positionen und Konditionen.
Freigabe mit Beweis, im eigenen Portal
Keine "passt so"-Mail, sondern eine nachweisbare Online-Annahme mit Zeitstempel, und dein Kunde kann optionale Positionen selbst wählen. Teilannahme inklusive, ohne dass du ein neues Angebot schreiben musst.
Ein Datenmodell statt Insellösung
Das Angebot kennt den Deal, aus dem es entstand, das Projekt, das daraus wird, und die Abrechnung, die folgt. Angebotssoftware, CRM und Projektmanagement streiten sich nie über den Datenstand, es ist derselbe.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Angebote zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
CRM
Aus einem Deal erstellst du das Angebot mit einem Klick; auf Wunsch entsteht bei "Deal gewonnen" automatisch ein Angebots-Entwurf, und eine Angebots-Annahme setzt den Deal auf "gewonnen".
Mehr dazuProjekte
Die Annahme kann automatisch einen Projekt-Entwurf anlegen. Festpreis-Positionen werden zu Meilensteinen, Stunden-Positionen zum Projektbudget.
Aufträge
Der Umwandlungs-Dialog legt aus dem Angebot direkt den Auftrag an. Startpunkt für Lieferung und Faktura in der Warenwirtschaft.
Mehr dazuVerträge
Wartungs- und Retainer-Angebote werden per Klick zum Vertrag mit Kontingenten und Laufzeit.
Mehr dazuLizenzen
Lizenz-Positionen erzeugen bei der Umwandlung die Kundenlizenz fürs Recurring-Geschäft.
Mehr dazuProdukte & PIM
Katalog, Preise und Steuersätze speisen die Angebotspositionen, optional; ohne Produkte-Modul arbeitest du mit Freitext.
Abrechnung
Angenommene Angebote werden an lexoffice weitergegeben, wenn du dort weiterarbeitest.
Mehr dazuInternational
Mit aktivem International-Modul ist das Angebot die Stelle, an der die Fremdwährung entsteht; von dort erben Auftrag, Rechnung und Storno Währung und Kurs.
Mehr dazuKundenportal
Dein Kunde sieht, prüft und akzeptiert seine Angebote selbst, inklusive Teilannahme, mehr dazu im Abschnitt zum Kundenportal weiter unten.
Automation, API und KI
So bedient die KI Angebote
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Erstelle ein Angebot für die Musterfirma GmbH über 20 Stunden Beratung zu je 120 €." Die KI legt den Entwurf mit Position, Preis und Steuersatz an; versendet wird erst nach deiner Prüfung.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Angebot angenommen wird, dann benachrichtige das Projektteam und lege den Projekt-Entwurf an.
- Wenn ein Angebot abläuft, dann erstelle eine Aufgabe "Nachfassen" für den Vertriebsverantwortlichen.
- Wenn ein Deal gewonnen wird, dann erzeuge automatisch einen Angebots-Entwurf mit den Deal-Daten.
- Wenn ein Angebot versendet wurde und 7 Tage keine Reaktion kommt, dann sende eine Erinnerung an den Kunden.
- Wenn ein Angebot abgelehnt wird, dann informiere die Geschäftsführung ab einem Angebotswert von 10.000 €.
Die KI bedient das ganze System unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine interne Freigabe-Hierarchie (bewusst)
Angebote werden frei erstellt und versendet, ein mehrstufiger interner Genehmigungs-Workflow ("Chef muss erst freigeben") ist als eigenes Erweiterungs-Plugin geplant.
Alternative Gesamtpakete (geplant)
Mehrere komplette Angebots-Varianten (A/B/C), aus denen der Kunde eine wählt, stehen auf der Roadmap. Heute löst du das über optionale Positionen innerhalb eines Angebots.
Qualifizierte E-Signatur (geplant)
Die Portal-Annahme ist nachweisbar dokumentiert; eine zusätzliche qualifizierte elektronische Signatur ist als Option vorgesehen, aber nicht eingebaut.
Deutsche Umsatzsteuer im Kern, Auslandsgeschäft per Modul
Ohne Zusatzmodul rechnet das Angebot mit deutscher USt (19/7/0 %) plus Kleinunternehmer- und Steuerfrei-Kennzeichnung in der Faktura. Fremdwährung, Reverse-Charge und die übrigen Auslandsfälle bringt das Modul International mit, im Grundpaket enthalten: Die Belegwährung entsteht im Angebot und vererbt sich über Auftrag und Rechnung bis zum Storno.
Häufige Fragen zu Angebote
Kann ich Angebote ohne gepflegten Produktkatalog schreiben?
Ja. Das Angebotsmodul funktioniert vollständig mit Freitext-Positionen. Beschreibung, Menge, Preis, Steuersatz erfasst du direkt im Editor. Sobald du das Produkte-Modul aktivierst, kommen Katalog-Autocomplete und automatische Preisfindung dazu. Du kannst also klein anfangen und den Katalog später aufbauen, ohne Angebote umzustellen.
Ist die Online-Annahme im Portal rechtlich belastbar?
Jede Annahme wird mit Zeitstempel, IP-Adresse und Prüfsumme revisionssicher gespeichert, du kannst also jederzeit nachweisen, wer wann welchen Angebotsstand mit welchem Umfang angenommen hat. Das ist eine dokumentierte Willenserklärung, wie sie im B2B-Alltag üblich und ausreichend ist. Eine qualifizierte elektronische Signatur (eIDAS) ist bewusst nicht eingebaut; falls du sie für einzelne Verträge brauchst, bleibt der klassische Weg daneben möglich.
Was passiert nach der Annahme, muss ich etwas abtippen?
Nein. Aus dem angenommenen Angebot erzeugst du per Klick Auftrag, Vertrag, Lizenz und/oder Projekt. Kunde, Positionen, Beträge und Zahlungsbedingungen werden übernommen, bei Teilannahme exakt der gewählte Umfang. Auf Wunsch entsteht der Projekt-Entwurf sogar automatisch im Moment der Annahme. Doppelte Umwandlungen verhindert das System.
Kann mein Kunde nur einen Teil des Angebots beauftragen?
Ja. Positionen, die du als optional markierst, wählt der Kunde bei der Annahme selbst ab oder dazu; die Summe rechnet live mit. Das Ergebnis ist eine Teilannahme: Verbindlich wird genau der gewählte Umfang, und nur dieser fließt in die Umwandlung. Du musst kein zweites Angebot schreiben.
Wie funktionieren Angebotsnummern bei mehreren Marken?
Jede Marke hat ihren eigenen Nummernkreis, dessen Muster (Präfix, Jahr, Zählerlänge, Zurücksetzen) du im Nummernkreis-Editor selbst konfigurierst. Die Nummer wird beim Versand gezogen. Angebotsnummern dürfen, anders als Rechnungsnummern, Lücken haben; das ist steuerlich unkritisch und so gewollt.
Sind Angebote mehrsprachig möglich?
Ja. Du wählst je Angebot die Sprache deines Kunden; Produkttexte werden in dieser Sprache aus dem Katalog gezogen, freie Texte erfasst du direkt in der Angebotssprache, und das PDF erscheint durchgängig übersetzt, inklusive deiner mehrsprachigen Textbausteine.
Kann ich meine bestehenden Angebote importieren?
Offene Angebote aus Alt-Systemen werden bewusst nicht migriert, sie laufen im Alt-Tool aus, neue Angebote entstehen ab Stichtag in Octibiz. Deine Stammdaten (Kunden, Marken, Katalog) übernimmst du vorher; so startet der Nummernkreis sauber und es gibt keine halb-migrierten Vorgänge.
In welchem Paket ist das Angebotsmodul enthalten?
In allen Paketen. Angebote gehören zur Grundstrecke Lead → Angebot → Auftrag/Projekt, die jede Octibiz-Instanz kann. Details und Add-ons findest du auf der Preisseite.
Schreib dein nächstes Angebot in Octibiz, und erlebe, wie aus dem "Ja" deines Kunden ohne einen einzigen Abtipp-Schritt ein Projekt wird.
Wir zeigen dir Angebote an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
