EN 16931, die Norm der E-Rechnung

Die Norm beschreibt die Bedeutung der Felder, nicht das Dateiformat. Deshalb gibt es mehrere Ausprägungen: XRechnung als reines XML, ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML. Beide bilden dieselbe Semantik ab.

Geschrieben hat sie das Technische Komitee CEN/TC 434, und sie ist eine achtteilige Reihe. Teil 1 legt das semantische Datenmodell der Kernelemente fest. Jedes Feld trägt eine Kennung, BT für Business Term und BG für Business Group. Die Käuferreferenz ist BT-10, die Leitweg-ID steckt genau dort. Diese Nummern tauchen in jeder Fehlermeldung eines Prüfwerkzeugs wieder auf. Wer sie kennt, liest ein Validierungsprotokoll wie eine Landkarte statt wie einen Vorwurf.

Erlaubte Syntaxen: genau zwei. CEN/TS 16931-2 listet sie auf, CEN/TS 16931-3-2 bindet UBL 2.1 an, festgeschrieben als ISO/IEC 19845, und CEN/TS 16931-3-3 die Cross Industry Invoice D16B von UN/CEFACT. Alles andere ist keine EN-16931-Syntax, auch kein hauseigenes CSV. XRechnung lässt beide zu, ZUGFeRD setzt im Profil EN 16931 auf CII und legt die Datei in ein PDF.

Der rechtliche Anker ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Seit dem 18. April 2019 müssen die zentralen öffentlichen Auftraggeber aller Mitgliedstaaten Rechnungen in diesen Formaten annehmen. Für die deutsche B2B-Pflicht ist die Norm der Maßstab: Was ihr nicht entspricht, ist keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, sondern eine sonstige Rechnung.

Seit 2026 gibt es eine überarbeitete Fassung, die EN 16931-1:2026. Sie löst die alte Kopplung „eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung“ auf, damit Sammelrechnungen und Teillieferungen sauber abbildbar sind, richtet das Datenmodell an den EU-Meldepflichten aus ViDA aus und bringt eine Extension Component Library für nationale und branchenspezifische Ergänzungen. Ein neues Rechnungsformat ist das nicht. XRechnung und ZUGFeRD ziehen in kommenden Versionen nach, ein Pflichtdatum dafür steht noch nicht.

Was die Norm NICHT regelt: den Übertragungsweg, die Archivierung und die Aufbewahrungsfrist. Die kommen aus den GoBD, aus Paragraf 147 AO und Paragraf 257 HGB. Nationale Einschränkungen lässt sie ausdrücklich zu, die sogenannten CIUS. EN-16931-konform heißt deshalb nicht automatisch XRechnung-konform: Die deutschen Zusatzregeln prüft erst das Schematron der KoSIT, und dort fällt auch eine Rechnung durch, die europäisch tadellos ist.

Für dich heißt das: Wenn eine Software EN 16931 beherrscht, ist der Weg zu weiteren nationalen Formaten kurz. Wenn sie nur ein hübsches PDF erzeugt, ist er lang. Octibiz erzeugt XRechnung 3.0 auf dieser Basis, dazu ZUGFeRD. Eine Semantik, zwei Ausgaben.