XRechnung, deutsches E-Rechnungsformat

Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, kommt an XRechnung nicht vorbei. Eine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die Anforderung nicht, auch dann nicht, wenn sie schön aussieht: verlangt ist ein maschinenlesbarer Datensatz.

Hinter dem Namen steckt eine CIUS, also eine Einschränkung der europäischen Norm EN 16931 auf deutsche Vorgaben. Gepflegt wird sie von der KoSIT auf Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017. Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen, UBL oder CII. Gültig ist derzeit Version 3.0.2, in Kraft seit dem 2. Juli 2024. Im Sommer 2026 gab es laut XStandards Einkauf kein normatives Release, und Version 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Wer heute darauf baut, baut nicht auf Sand.

Zur Rechnung gehört die Leitweg-ID, die den Empfänger in der Verwaltung eindeutig adressiert. Sie steht im Feld BT-10, der Käuferreferenz, und besteht aus drei Teilen: einer Grobadressierung auf Basis des Amtlichen Gemeindeschlüssels, einer optionalen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, unabhängig davon, ob der Rest stimmt. Maschinell, ohne Rückfrage.

Im B2B ist die Pflicht gestuft. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer und Vereine eingeschlossen. Ausstellen muss ab dem

1. Januar 2027, wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte; ab dem 1. Januar 2028 gilt es für alle. Für Umsätze aus 2025 und 2026 darfst du noch Papier schicken, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 22. März 2024.

Was XRechnung NICHT ist: der einzige zulässige Weg. Im Geschäft zwischen Unternehmen zählt auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, weil es dieselbe Norm trägt; welches der beiden Formate es wird, klären Absender und Empfänger untereinander. Pflicht ist XRechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Und das Format sagt nichts darüber, wie die Datei zum Empfänger kommt und wie lange du sie aufbewahren musst. Das kommt aus den GoBD.

Octibiz erzeugt XRechnung 3.0 nach EN 16931 samt Leitweg-ID direkt aus dem Beleg, ohne Zwischenwerkzeug. ZUGFeRD steht als zweites Format zur Wahl, eingestellt wird es am Kunden. Die Käuferreferenz ist Pflichtfeld mit maximal 100 Zeichen, und ohne sie entsteht keine gültige XRechnung.