GoBD, Grundsätze für elektronische Belege

Die GoBD sind kein Gesetz. Sie sind eine Verwaltungsanweisung, in der das Bundesfinanzministerium erklärt, wie es die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung in einer Software angewendet sehen will. Die geltende Fassung stammt aus dem BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und ist auf Zeiträume ab dem 1. April 2024 anzuwenden.

Für eine Faktura heißt GoBD vor allem dreierlei: Belege sind nach dem Festschreiben unveränderbar, Nummernkreise laufen lückenlos, und eine Korrektur passiert als Storno mit Gegenbuchung, nicht als stilles Überschreiben.

Die Unveränderbarkeit steht in Paragraf 146 Absatz 4 AO. Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das heißt nicht „nie wieder anfassen“, sondern „jede Änderung bleibt sichtbar“. Eine Software, die den Betrag im Datensatz überschreibt und die alte Zahl vergisst, erfüllt das nicht. Auch dann nicht, wenn das PDF danach tadellos aussieht.

Bei den Fristen wird es konkret. Steuerlich gilt Paragraf 147 AO, handelsrechtlich Paragraf 257 HGB. Für Buchungsbelege, also Rechnungen und Kostenbelege, hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt, und zwar für alle Belege, deren Frist Anfang 2025 noch lief. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Gezählt wird ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Eine Rechnung aus Januar 2026 darf deshalb erst 2035 in den Reißwolf, nicht acht Jahre nach dem Rechnungsdatum.

Dazu kommt die Verfahrensdokumentation: wie Belege ins System kommen, was dort mit ihnen passiert, wo sie am Ende liegen. Kein Nice-to-have. In der Prüfung wird sie verlangt, und wer keine hat, diskutiert über Formfehler statt über Zahlen.

Was die GoBD NICHT hergeben, ist ein Zertifikat. In den Randziffern 179 bis 181 steht ausdrücklich, dass die Finanzverwaltung keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit erteilt und dass Testate Dritter gegenüber dem Finanzamt keine Bindungswirkung haben. Wer „GoBD-zertifiziert“ auf die Preisliste schreibt, verkauft dir ein Gutachten, keine Rechtssicherheit.

Die Faktura in Octibiz ist nach diesen Anforderungen gebaut. Eine Nummer zieht der Beleg erst beim Festschreiben, ein Entwurf bekommt keine, und lückenlose Nummernkreise lassen sich nicht löschen. Storno erzeugt die Gutschrift automatisch, beide Belege bleiben stehen. Selbst die Verarbeitungseinschränkung nach DSGVO sperrt einen Datensatz nur, statt ihn zu löschen, weil die Aufbewahrungsfrist vorgeht. Das externe Testat durch einen Prüfer steht vor dem ersten Kunden-Go-live noch aus. Bis dahin lautet die Aussage: nach GoBD gebaut, nicht extern testiert.