Retainer, Leistungskontingent
Ein Retainer ist eine wiederkehrende Vereinbarung, in der ein Kunde regelmäßig für ein festes Kontingent an Zeit oder Leistung zahlt, unabhängig vom einzelnen Auftrag.
Das Geschäftsmodell ist bequem, die Verwaltung ist es nicht. Wer sein Kontingent nicht laufend gegen die erfasste Leistung rechnet, erfährt erst beim Jahresgespräch, dass ein Kunde seit Monaten deutlich darüber liegt. Die Tabelle, die das verhindern soll, pflegt jemand einmal im Monat. Meistens.
Was bei Mehrverbrauch passiert, entscheidet eine Regel im Vertrag, und die wählst du je Vertrag und sogar je Kontingent. Bei Extra rechnet Octibiz die Mehrstunden zum hinterlegten Satz ab. Bei Übertrag wandert der Rest gedeckelt in die Folgeperiode, auf Wunsch mit Verfallsfrist. Bei Verfall verfällt er. Das ist ein Schalter, keine Sonderprogrammierung. Und ein Vertrag darf mehrere getrennte Töpfe führen, etwa Entwicklung und Design mit eigenem Soll und eigener Regel.
Der Wächter sitzt in der Zeiterfassung, nicht im Monatsreport. Jede freigegebene, abrechenbare Stunde auf einem gedeckten Projekt oder Ticket zählt sofort gegen die richtige Periode: Prepaid-Guthaben zuerst, dann das Periodenkontingent, dann die Vertragsregel. Korrigiert jemand eine Zeitbuchung, rechnet Octibiz die offene Periode neu. Bei 80 Prozent meldet sich das System von selbst, und ob eine Buchung bei erschöpftem Kontingent nur warnt oder hart blockiert, stellst du je Kunde ein.
Dieselbe Mechanik trägt Laufzeit und Rechnung. Vor dem Kündigungs-Stichtag kommt die Fristen-Warnung, ohne Kündigung verlängert der Vertrag sich automatisch und protokolliert das. Zum Stichtag erzeugt er seine Abrechnungsvorgabe: die Pauschale vorschüssig, der Mehrverbrauch mit der Folgeperiode. Die Rechnung selbst schreibt das Vertragsmodul bewusst nicht, das übernehmen Abrechnung und Faktura oder lexoffice.
Verträge, Kontingente und Abrechnung stecken im Grundpaket. Der Preis hängt an der Größe deines Betriebs, nicht an der Zahl deiner Verträge und nicht an Nutzerlizenzen. Ein Retainer-Geschäft bucht deshalb keine Zusatzmodule, solange keine physische Ware durchs Lager geht.
Die Grenze ist ehrlich zu benennen: Kontingente rechnen gegen erfasste Zeit. Wer keine Zeit erfasst, bekommt auch keine Warnung. Das lässt sich nicht abkürzen. Zwei Dinge macht das Modul absichtlich nicht. Es mahnt nicht, dafür sind Faktura oder lexoffice zuständig. Und es importiert keine historischen Perioden aus deinem alten Werkzeug: Aktive Verträge legst du neu an, Restguthaben bildest du als Übertrag oder Prepaid-Paket ab, die Historie beginnt sauber ab Stichtag.
Auch bekannt als: Wartungsvertrag, Leistungskontingent.
So sieht das in Octibiz aus
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