Jede abrechenbare Stunde landet auf der Rechnung. Jede.
Timer und Stoppuhr direkt an Aufgabe oder Ticket, Timesheets mit Einreichen und Genehmigung, Rundungsregeln je Projekt oder Vertrag, dazu ein Kontingent-Wächter, der Retainer-Stunden live gegen den Vertrag zählt. Vom Timer-Klick bis zur Rechnung ist es ein Datenfluss, kein Export.
Zeiterfassung im laufenden System. 32 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Projekte und Leistung
- Ergebnis
- Genehmigte Stunden zählen sofort gegen das Vertragskontingent und stehen der Abrechnung bereit, ohne Export.
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kurz gefasst
- Genehmigte Stunden zählen sofort gegen das Vertragskontingent und stehen der Abrechnung bereit, ohne Export.
- Verkaufs- und Kostensatz werden beim Speichern fest im Eintrag verankert. Spätere Preiserhöhungen ändern alte Buchungen nicht.
- Nach der Genehmigung ist ein Eintrag schreibgeschützt. Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung und vollem Prüfpfad.
- Bei erschöpftem Kontingent warnt Octibiz oder blockiert die Buchung hart. Das entscheidest du je Kunde.
- Ehrliche Grenze: das ist nicht die gesetzliche Arbeitszeiterfassung. Kommen, Gehen und Pausen liegen im Modul Arbeitszeit.
Kommt dir das bekannt vor?
Freitagnachmittag, Gedächtnisprotokoll
Zeiten werden nicht erfasst, sondern rekonstruiert: Kalender auf, Slack durchscrollen, grob schätzen. Was dabei verloren geht, sind fast immer die kleinen abrechenbaren Blöcke: 20 Minuten hier, ein Telefonat da. Bei zehn Leuten summiert sich das auf Tausende Euro im Monat.
Erfasst heißt nicht abgerechnet
Zwischen Zeiterfassungstool und Rechnung liegen Exporte, Excel und Handarbeit. Eine Abrechnungsquote unter 95 % fällt niemandem auf, weil niemand sie misst.
"Ist das noch im Kontingent?"
Der Wartungsvertrag sagt 10 Stunden pro Monat, die Excel-Liste dazu ist vom 23. des Vormonats. Ob die nächste Buchung das Kontingent sprengt, weiß das Team erst, wenn der Kunde die Überschreitung reklamiert. Oder schlimmer: nie.
Projekte und Leistung
Was Zeiterfassung kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Timer & Stoppuhr: erfassen, ohne nachzudenken
Den Timer startest du überall dort, wo du gerade arbeitest: an der Aufgabe, am Ticket, in der Liste, im Board. Ein Timer-Widget in der Kopfleiste zeigt die laufende Zeit auf jeder Seite und lässt dich stoppen, pausieren oder den Bezug wechseln. Alle Timer laufen serverseitig weiter. Browser zu, Rechner gewechselt, Absturz: nichts geht verloren. Und wer mehrere Dinge parallel jongliert, führt einfach mehrere Timer gleichzeitig.
Manuell buchen & Schnellbuchung
Nicht jede Zeit entsteht am Timer. Vergessene oder unterwegs geleistete Arbeit trägst du manuell nach, mit Datum, Dauer, Tätigkeitsart und Notiz. Und für den kürzesten Weg gibt es die Schnellbuchung direkt am Arbeitsobjekt: ein Klick, 15/30/60 Minuten oder freie Eingabe, fertig. Dauer gibst du ein, wie du denkst: Minuten oder Dezimalstunden. 75 Minuten und 1,25 h sind dasselbe.
Timesheets: einreichen, prüfen, genehmigen
Die Wochenansicht zeigt jeder Person ihre Woche als Matrix aus Tagen und Arbeitsobjekten, mit Tages- und Wochensummen und einem Klick zum Einreichen. Die Projektleitung genehmigt eingereichte Wochen in einer eigenen Übersicht oder lehnt sie mit Begründung ab; einzelne strittige Einträge lassen sich zurückweisen, ohne die ganze Woche aufzuhalten. Erst genehmigte Zeit ist abrechenbar und kontingentwirksam. So kommt keine ungeprüfte Stunde auf eine Rechnung.
Tätigkeitsarten, Stundensätze & Kostensätze
Tätigkeitsarten (Entwicklung, Beratung, Meeting, Support …) machen Zeiten auswertbar und steuern die Vorbelegung "abrechenbar". Der Verkaufssatz wird beim Speichern automatisch aufgelöst, vom Projekt über den Kunden bis zum Standardsatz, und zusammen mit dem internen Kostensatz fest im Eintrag verankert. Spätere Preis- oder Gehaltsänderungen verändern alte Einträge nicht: deine Auswertungen bleiben auch rückwirkend stabil und nachvollziehbar.
Rundungsregeln je Projekt und Vertrag
Abgerechnet wird, wie es vereinbart ist: Rundungsregeln legst du global fest und überschreibst sie je Projekt oder je Vertrag, etwa der 15-Minuten-Takt für den Wartungsvertrag. Wichtig dabei: Gerundet wird nur die abrechenbare Menge. Die tatsächlich erfasste Dauer bleibt erhalten, damit Auslastung und Marge mit echten Zahlen rechnen. Zwei Sichten, beide korrekt.
Der Kontingent-Wächter: Zeit zählt live gegen den Vertrag
Das ist der Kern des Retainer-Geschäfts und der Grund, warum Zeiterfassung und Vertragsverwaltung in ein System gehören: Hängt ein Ticket oder eine Aufgabe an einem Vertrag mit Stundenkontingent, zählt jede genehmigte Zeit automatisch gegen die richtige Kontingent-Periode. Bei 80 und 100 % wird gewarnt. Und ob ein aufgebrauchtes Kontingent die Buchung nur meldet oder hart blockiert, entscheidest du pro Kunde. Dasselbe gilt für harte Budgets: Der Stopp greift in der Zeitbuchung selbst, nicht Wochen später im Report.
Alle Funktionen im Überblick
32 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Erfassen (9 Funktionen)
- Timer an Aufgabe & Ticket
- Start/Pause/Stop direkt am Arbeitsobjekt, eine Zeiterfassung für Projekt- und Support-Arbeit.
- Timer-Widget
- Persistente Anzeige in der Kopfleiste, überall sichtbar und steuerbar.
- Mehrere parallele Timer
- Beliebig viele gleichzeitige Timer je Person, einzeln steuerbar.
- Serverseitige Persistenz
- Timer und Einträge überleben Browser-/Gerätewechsel und Abstürze.
- Geparkter Timer
- Start ohne Zuordnung; Stop parkt statt zu buchen, Zuordnung nachholbar.
- Manuelles Nachtragen
- Datum, Dauer, Tätigkeitsart, Notiz, Bezug.
- Schnellbuchung
- +15/30/60 Minuten oder freie Eingabe direkt am Arbeitsobjekt.
- Minuten & Dezimalstunden
- Beide Eingabeformate; Anzeigeformat pro Person.
- Zeitzonen-/DST-Sicherheit
- Kalendertag in der Zeitzone der Person; Dauer bleibt bei Zeitumstellung korrekt.
Klassifizieren & Bewerten (4 Funktionen)
- Tätigkeitsarten
- Frei definierbarer Katalog mit Abrechenbar-Vorbelegung und Sortierung.
- Abrechenbar-Logik
- Vorbelegung aus Tätigkeitsart und Projekttyp, je Eintrag überschreibbar.
- Satz-Schnappschuss
- Verkaufssatz automatisch aufgelöst (Projekt > Kunde > Standard) und fest im Eintrag verankert.
- Kostensatz-Schnappschuss
- Interner Kostensatz je Eintrag festgehalten, rückwirkend stabile Marge.
Timesheet & Genehmigung (3 Funktionen)
- Wochenmatrix
- Tage × Arbeitsobjekte, editierbare Zellen, Summen.
- Einreichen/Genehmigen
- Wochenweise mit Begründung bei Ablehnung; einzelne Einträge zurückweisbar.
- Genehmigungspflicht je Projekttyp
- Pflicht z. B. für Aufwandsprojekte, optional für interne.
Regeln & Schutz (7 Funktionen)
- Rundungsregeln
- Keine/5/6/15 Minuten, auf/ab/kaufmännisch, einstellbar global, je Projekt, je Vertrag.
- Kontingent-Wächter
- Genehmigte Zeit zählt live gegen Vertrags-Kontingente; Warnen oder harte Sperre je Kunde.
- Budget-Stopp
- Harte Budgets (Kunde/Projekt/Aufgabe) blockieren die Buchung direkt (mit Budgets-Modul).
- Sperr-Logik
- Abgerechnet = schreibgeschützt; nach Rechnung endgültig gesperrt.
- Storno + Gegenbuchung
- Korrektur ohne Löschen, doppelstorno-sicher, mit Audit-Trail.
- Buchungsschluss
- Rückwirkende Buchungen nach Stichtag nur mit Sonderrecht + Protokoll.
- Validierung
- Nur offene Arbeitsobjekte bebuchbar, Dauer > 0, genau ein Bezug je Eintrag.
Auswerten (4 Funktionen)
- Zeit-Report
- Erfasst/abrechenbar/fakturiert je Person/Projekt/Kunde/Marke/Zeitraum.
- Abrechnungsquote
- Fakturiert ÷ abrechenbar als Kennzahl.
- Reporting-Kennzahlen
- Zeit-KPIs inkl. Zeitreihen im zentralen Reporting.
- Dashboard-Widgets
- "Letzte Zeiteinträge" und "Timesheet-Status".
Rechte & Datenschutz (3 Funktionen)
- Eigene vs. fremde Zeiten
- Bearbeiten nur eigener Entwürfe; Projektleitung sieht/genehmigt ihre Projekte; Korrektur-Sonderrechte getrennt.
- Externe/Freelancer
- Nur eigene Zeiten auf zugewiesene Objekte, ohne Sätze und Kosten.
- Marken-Trennung
- Jeder Eintrag gehört über sein Arbeitsobjekt eindeutig zu einer Marke; Sichtbarkeit folgt dem Rechtesystem.
Immer dabei (Plattform) (2 Funktionen)
- API, Automation, KI/MCP
- Buchen, Genehmigen, Auswerten per REST-API, in Automationen und per KI-Kommando; audit-protokolliert.
- Automations-Trigger
- Zeit-Ereignisse (gebucht, genehmigt, eingereicht …) als auswählbare Auslöser im Automations-Editor.
Was hier anders ist
Zeit → Kontingent → Abrechnung ist ein Datenfluss
Kein Export, kein Sync, keine Zapier-Brücke: Die genehmigte Stunde baut das Vertrags-Kontingent ab und steht der Abrechnung bereit, im selben System, in derselben Sekunde. Das kann kein Stand-alone-Tracker, egal wie hübsch er ist.
Eine Zeiterfassung für Aufgabe und Ticket
Weil Aufgaben und Support-Tickets in Octibiz dasselbe Arbeitsobjekt sind, gibt es keine zweite Zeitwelt im Helpdesk. Jede Stunde, ob Projekt oder Support, landet in derselben Auswertung, demselben Kontingent, derselben Rechnung.
Projektzeit hier, Anwesenheit dort, ehrlich getrennt
Abrechenbare Projektzeit und gesetzliche Arbeitszeiterfassung sind verschiedene Fragen. Octibiz vermischt sie nicht: Stempeluhr, Arbeitszeitkonto und Dienstplan leben im Modul Arbeitszeit. Beides greift ineinander, aber keiner der beiden Zwecke verbiegt den anderen.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Zeiterfassung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Projekte
Jede Zeit hängt an einer Aufgabe oder einem Ticket im Projektkontext; genehmigte Zeiten speisen Budget-Wächter, Marge und die Aufwands-Abrechnung.
Tickets
Timer und Schnellbuchung direkt am Ticket. Support-Zeit fließt in dieselben Kontingente und Reports wie Projektzeit.
Mehr dazuVerträge
Der Kontingent-Wächter zählt genehmigte Zeit live gegen Retainer-Kontingente; Überziehung folgt der Vertragsregel.
Mehr dazuBudgets
Harte Budgets auf Kunde, Projekt oder Aufgabe stoppen die Buchung direkt im Dialog.
Mehr dazuAbrechnung / Faktura
Genehmigte, abrechenbare Zeiten fließen in die Abrechnungs-Vorschau und weiter an lexoffice oder die eigene Faktura; abgerechnete Einträge werden automatisch gesperrt.
Mehr dazuRessourcenplanung
Ist-Zeiten machen die Plan/Ist-Abweichung je Person und Woche sichtbar.
Reporting
Zeit-Kennzahlen mit Zeitreihen und Zielwerten im zentralen Cockpit.
Mehr dazuArbeitszeit
bewusste Abgrenzung: Anwesenheit, Pausen und Arbeitszeitkonto laufen dort; hier läuft die abrechenbare Projektzeit.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Zeiterfassung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Buch mir 45 Minuten auf das Ticket ‚Serverumzug' mit Notiz ‚Abstimmung Hosting'": die KI legt den Zeiteintrag über dasselbe Rechte- und Audit-System an wie du selbst (dafür gibt es ein eigens kuratiertes KI-Kommando).
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Timesheet eingereicht wird, dann die zuständige Projektleitung benachrichtigen.
- Wenn Zeit genehmigt wird, dann Kontingent-Verbrauch aktualisieren und bei 80 % Kontingent-Warnung an den Kundenbetreuer senden.
- Wenn am Freitagnachmittag noch Entwurfs-Zeiten offen sind, dann Erinnerung "Timesheet einreichen" an die betroffene Person.
- Wenn ein Zeiteintrag storniert wird, dann Info an die Buchhaltung zur Prüfung der laufenden Abrechnung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Rechnungserstellung hier, bewusst so
Die Zeiterfassung liefert die abrechenbare Datenbasis; Belege entstehen in Abrechnung/Faktura bzw. lexoffice. Eine zweite Rechnungslogik im Zeitmodul gäbe nur Widersprüche.
Kein Lohn-Export aus der Projektzeit, bewusst so
Lohnrelevante Zeiten (Anwesenheit, Überstunden, Zuschläge) gehören ins Modul Arbeitszeit mit seinem Lohn-Export; abrechenbare Projektzeit ist dafür die falsche Quelle.
Erinnerungs-Komfort wie "Timer läuft noch?" nach langer Inaktivität: geplant
Heute deckst du Erinnerungen (z. B. "Timesheet einreichen") flexibel über die Automations-Engine ab.
Soll-Stunden, Urlaub und Abwesenheiten
pflegst du in HR. Sie fließen von dort in die Ressourcenplanung ein, nicht in die Zeitbuchung.
Häufige Fragen zu Zeiterfassung
Wir nutzen Harvest/Toggl/Clockify. Was macht Octibiz anders?
Stand-alone-Tracker erfassen Zeit und exportieren sie dann in andere Systeme. Bei Octibiz ist die Zeiterfassung Teil desselben Datenmodells wie Projekte, Tickets, Verträge und Abrechnung: Die genehmigte Stunde zählt sofort gegen das Vertragskontingent, warnt beim Budget und steht der Abrechnung bereit, ohne Export, ohne Integrations-Pflege. Dazu kommen Dinge, die Tracker selten können: Genehmigungs-Workflow, Rundungsregeln je Vertrag, Storno mit Gegenbuchung und ein harter Buchungsstopp bei erschöpftem Kontingent.
Ist das die gesetzliche Arbeitszeiterfassung (Stempeluhr-Pflicht)?
Nein, bewusst nicht. Dieses Modul erfasst abrechenbare Projekt- und Ticketzeit. Für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung (Kommen/Gehen, Pausen, Höchstarbeitszeiten, Arbeitszeitkonto, Dienstplan) gibt es das eigene Modul Arbeitszeit. Die Trennung ist Absicht: Anwesenheit und abrechenbare Leistung sind unterschiedliche Fragen mit unterschiedlichen Regeln. Wer beides in ein Formular presst, bekommt beides nur halb.
Was passiert, wenn ein Retainer-Kontingent aufgebraucht ist?
Das entscheidest du, und zwar pro Kunde. Entweder warnt Octibiz nur (die Buchung geht durch und läuft als Überziehung nach Vertragsregel: zusätzlich abrechnen, in die Folgeperiode übertragen oder verfallen), oder die Buchung wird hart blockiert, bis jemand mit entsprechender Berechtigung entscheidet. Die Warnstufen bei 80 und 100 % kommen in beiden Fällen automatisch.
Können Mitarbeitende alte Einträge nachträglich ändern, Stichwort Nachvollziehbarkeit?
Eigene Einträge sind nur im Entwurfsstatus änderbar. Nach Genehmigung, spätestens nach Übernahme in die Abrechnung, ist der Eintrag schreibgeschützt; Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung und vollem Prüfpfad. Ein Buchungsschluss verhindert zusätzlich stille rückwirkende Buchungen in abgeschlossene Zeiträume. Ausnahmen erfordern ein Sonderrecht und werden protokolliert. Das ist die Logik, die Steuerberater und Prüfer sehen wollen.
Was passiert mit alten Zeiten, wenn wir Stundensätze erhöhen?
Nichts, und das ist gewollt. Verkaufs- und Kostensatz werden beim Speichern fest im Eintrag verankert. Preiserhöhungen wirken auf neue Einträge; bestehende Buchungen, Auswertungen und bereits gestellte Rechnungen bleiben unverändert nachvollziehbar.
Sehen Kunden oder externe Freelancer unsere Stundensätze?
Nein. Kunden sehen im Portal nur den aggregierten Kontingent-Verbrauch. Externe Mitarbeitende erfassen ausschließlich eigene Zeiten auf ihnen zugewiesene Aufgaben und sehen dabei weder Verkaufs- noch Kostensätze.
Rechne einmal ehrlich nach, was 5 % verlorene abrechenbare Stunden im Jahr kosten. Und dann schau dir an, wie Octibiz sie einsammelt.
Wir zeigen dir Zeiterfassung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
