Stempeluhr, Arbeitszeitkonto, Dienstplan. ArbZG-konform, auch offline.
Kommen, Gehen, Pausen: im Browser oder am Handy, mit optionalem GPS-Stempel und Offline-Puffer, der sich später sauber synchronisiert. Das System rechnet daraus Tagesarbeitszeiten mit Arbeitszeitgesetz-Prüfung, führt das Überstundenkonto, plant Schichten und exportiert den abgeschlossenen Monat fürs Lohnbüro, DATEV-orientiert oder als CSV. Alles als Teil deines Betriebssystems, statt als eigene App neben allem anderen.
Arbeitszeit und Dienstplan im laufenden System. 32 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Backoffice und Steuerung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Pflicht ist da, das System nicht
Seit EuGH- und BAG-Rechtsprechung ist die systematische Arbeitszeiterfassung Pflicht. In vielen Betrieben läuft sie trotzdem auf Zetteln, in Excel oder gar nicht. Bei einer Prüfung wird das unangenehm, spätestens beim Streit um Überstunden teuer.
Das Insel-Tool kennt deinen Betrieb nicht
Die Stempel-App weiß nichts von Urlaub, das Urlaubstool nichts vom Dienstplan, und fürs Lohnbüro tippt jemand alles dreifach ab. Jede Monatsabrechnung ist ein Abgleich-Marathon zwischen Systemen.
Überstunden als Bauchgefühl
"Ich hab da bestimmt noch 20 Stunden offen", sagt der Mitarbeiter. "Eher zehn", sagt der Chef. Ohne belastbares Arbeitszeitkonto ist jedes Gespräch über Ausgleich und Auszahlung eine Verhandlung ohne Zahlen.
Backoffice und Steuerung
Was Arbeitszeit und Dienstplan kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Stempeluhr: Kommen, Gehen, Pause, überall
Stempeln funktioniert im Browser und am Smartphone: Kommen, Gehen, Pause starten und beenden, mit Live-Anzeige des heutigen Netto. Das System kennt den aktuellen Zustand und bietet nur sinnvolle Aktionen an; ein doppelter Einstempel-Tipp oder ein Stempel in die Zukunft wird sauber abgefangen. Auf Wunsch wird zu jeder Stempelung ein GPS-Schnappschuss gespeichert. Eine optionale Einstellung, keine Dauerortung.
Offline-fähig: der Funkloch-Beweis
Baustelle, Lager, Keller-Serverraum: Wo kein Netz ist, stempelt das Gerät trotzdem. Die Stempelungen werden lokal gepuffert und später gesammelt synchronisiert. Jede Stempelung trägt eine eindeutige Kennung, sodass auch ein wiederholter Sync keine Duplikate erzeugt. Betroffene Tage werden nach dem Sync automatisch neu berechnet.
Tagesarbeitszeit & ArbZG-Compliance: Warnung statt böser Überraschung
Aus den Stempelungen entsteht automatisch die Tagesarbeitszeit: Brutto, Pausen, Netto. Verglichen wird mit dem Soll aus dem Arbeitszeitmodell der Person, teilzeit- und feiertagsbewusst. Gleichzeitig prüft das System die Regeln des Arbeitszeitgesetzes: Pausen bei mehr als 6 bzw. 9 Stunden, Höchstarbeitszeit von 10 Stunden, 11 Stunden Ruhezeit zur Vortagsschicht. Verstöße erscheinen als deutliche Hinweise am Tag, revisionssicher dokumentiert, aber ohne den Betrieb hart zu blockieren.
Freigabe & revisionssichere Korrektur: GoBD-Gedanke eingebaut
Die Führungskraft gibt Tage frei. Die eigene Anwesenheit kann bewusst niemand selbst freigeben. Muss etwas korrigiert werden, wird nie eine bestehende Stempelung verändert: Nachträge und Stornos laufen als Gegenbuchung mit Grund, Vorher-/Nachher-Wert und Verantwortlichem. So bleibt jede lohnrelevante Zahl bis zur Quelle nachvollziehbar.
Arbeitszeitkonto & Überstunden: der Saldo, dem alle glauben
Mit jeder Tages-Freigabe bucht das Konto: Soll runter, Ist rauf. Der Saldo zeigt Über- oder Minderstunden jederzeit aktuell. Genehmigte bezahlte Abwesenheiten aus dem HR-Modul gleichen den Soll-Anteil automatisch aus, halbtags-genau; ein Urlaubstag reißt also kein Loch ins Konto. Manuelle Konto-Korrekturen sind möglich, aber rechtegebunden und protokolliert.
Dienst-/Schichtplanung: planen, prüfen, veröffentlichen
Schichtvorlagen definieren wiederkehrende Zeitfenster (Frühschicht, Spätschicht, auch über Mitternacht) mit Standard-Pause, Farbe und Arbeitsbereich. Im Wochen-Planner verteilst du Schichten per Dialog auf Mitarbeitende; das System prüft dabei live auf Überschneidungen und genehmigte Abwesenheiten und warnt bei Halbtags-Abwesenheit oder Feiertag. Veröffentlicht wird bewusst getrennt: Mitarbeitende sehen nur den freigegebenen Plan und werden automatisch benachrichtigt.
Alle Funktionen im Überblick
32 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Stempeluhr (5 Funktionen)
- Kommen/Gehen/Pausen
- Stempeln im Browser/Smartphone mit Zustandslogik und Live-Netto.
- GPS-Schnappschuss
- Optional je Stempelung; per Einstellung aktivierbar oder verpflichtend.
- Doppel-Stempel-Schutz
- Zwei Stempel im selben Moment werden nacheinander verarbeitet, nie widersprüchlich.
- Zukunfts-Sperre
- Vordatiertes Stempeln wird abgelehnt (Live und Sync).
- Offline-Puffer & Sync
- Lokal gepufferte Stempelungen später duplikatfrei synchronisieren.
Tagesarbeitszeit & ArbZG (4 Funktionen)
- Automatische Aggregation
- Brutto/Pause/Netto je Tag aus den Stempelungen, Nachtschicht am Starttag.
- Soll-Berechnung
- Aus Wochenstunden + Wochenverteilung, feiertagsbewusst je Region.
- ArbZG-Hinweise
- Pausenschwellen, 10-h-Höchstgrenze, 11-h-Ruhezeit. Einstellbare Parameter, dokumentierte Flags.
- Mehrtages-Schichten
- Vergessenes Ausstempeln wird über bis zu drei Kalendertage korrekt aufgelöst.
Freigabe & Korrektur (4 Funktionen)
- Tages-Freigabe
- Durch die Führungskraft; keine Selbst-Freigabe (Vier-Augen).
- Gegenbuchungs-Korrektur
- Nachtrag/Storno statt Ändern; Grund + Vorher/Nachher protokolliert.
- Stempel-Beleg
- Roh-Stempelungen je Tag einsehbar, Stornos gekennzeichnet.
- Sichtbarkeits-Stufen
- Eigene Zeiten / Team / alle, rechte- und markenbewusst.
Arbeitszeitkonto (4 Funktionen)
- Automatische Buchung
- Soll/Ist je freigegebenem Tag; Saldo = Überstunden.
- Abwesenheits-Gutschrift
- Bezahlter Urlaub/Krankheit gleicht Soll automatisch aus, halbtags-genau.
- Kontoauszug
- Alle Buchungen mit Art und Herkunft im Dialog.
- Manuelle Korrektur
- Eigenes Recht, Grund, Protokoll; im gesperrten Monat abgelehnt.
Dienstplanung (5 Funktionen)
- Schichtvorlagen
- Zeitfenster (auch über Mitternacht), Pause, Farbe und Arbeitsbereich, anlegbar und änderbar in der Oberfläche.
- Wochen-Planner
- Mitarbeitende × Tage, Chips in Vorlagen-Farbe, Entwurfs-Badge.
- Konflikt-Prüfung
- Überschneidung/Abwesenheit hart blockiert; Halbtag/Feiertag als Warnung.
- Veröffentlichen
- Zeitraum-/personenweise, mit automatischer Benachrichtigung.
- Meine Schichten
- Kommende veröffentlichte Schichten in der Stempeluhr.
Monatsabschluss & Lohn (6 Funktionen)
- Zeitraum-Sperre
- Je Marke oder gesamt; sperrt alle lohnrelevanten Änderungen inkl. HR-Abwesenheiten.
- Entsperren als eigenes Recht
- Abschluss und Wiedereröffnung getrennt verantwortet, auditiert.
- Lohn-Export DATEV/CSV
- Lohnart-Zeilen je Person/Monat: Stunden, Konto-Delta, Abwesenheitstage.
- Vergütungsmodell
- Stundenlohn vs. Gehalt aus der Vertragsart, konfigurierbar.
- Lohnarten-Mapping
- Einstellbare Lohnart-Nummern, mit dem Lohnbüro abstimmbar.
- Export-Vorschau & Warnungen
- Vorschau vor dem Export, Hinweis bei noch offenem Monat, Schutz vor manipulierten Tabellenformeln.
Querschnitt (4 Funktionen)
- Revisionssicherheit
- Stempelungen werden nie verändert, nur ergänzt oder gegengebucht.
- Mandanten-Trennung
- Sichtbarkeit, Freigabe, Planung und Export je Marke rechtegebunden.
- Automation-Anschluss
- Ereignisse wie Tages-Freigabe und Plan-Veröffentlichung als Auslöser nutzbar.
- Benachrichtigungen
- Schichtplan veröffentlicht u. a., über die zentrale Benachrichtigungs-Pipeline.
Was hier anders ist
Anwesenheit und Projektzeit: bewusst getrennt, sauber verbunden
Anwesenheit ist Lohn- und ArbZG-Thema, Projektzeit ist Abrechnungs-Thema. Octibiz vermischt beides nicht (der klassische Konstruktionsfehler vieler Tools), verbindet sie aber im selben System: ein Personalstamm, ein Urlaubskonto, ein Lohn-Export-Weg.
Revisionssicher statt editierbar
Stempelungen werden nie überschrieben. Jede Korrektur ist eine dokumentierte Gegenbuchung, jeder Monat lässt sich wirklich abschließen, und rückwirkende Änderungen im abgerechneten Zeitraum werden systemweit abgelehnt. Das ist der Unterschied zwischen "Zeiterfassungs-App" und lohnrelevantem System.
Vom Stempel bis zur Lohnart: ein Weg
Eine reine Stempel-App ersetzt den Zettel, aber danach beginnt das Abtippen. Hier fließt der freigegebene Tag automatisch ins Konto, das Konto in den Monatsabschluss und der Monat als DATEV-orientierte Lohnart-Zeilen oder CSV zum Lohnbüro.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Arbeitszeit und Dienstplan zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Personal & HR
Genehmigte bezahlte Abwesenheiten erzeugen automatisch Konto-Gutschriften; der Dienstplan warnt bei geplanten Schichten auf Abwesenheitstagen; die Zeitraum-Sperre friert auch rückwirkende Urlaubsänderungen im abgerechneten Monat ein. Arbeitszeitmodelle und Feiertagskalender kommen aus dem Personalstamm.
Mehr dazuZeiterfassung
Bewusste Abgrenzung: dort projektbezogene, abrechenbare Stunden für Kunden und Rechnungen, hier Anwesenheit für Lohn und Arbeitszeitgesetz. Beide nutzen denselben Mitarbeiterstamm, keine Doppelpflege.
Mehr dazuReporting
Anwesenheits- und Überstunden-Kennzahlen stehen im zentralen Cockpit zur Verfügung. Rechtegeschützt, weil personenbezogen.
Mehr dazuMulti-Brand
Sichtbarkeit, Schichtplanung, Sperren und Lohn-Export arbeiten je Marke. Eine Unternehmensgruppe schließt jede Marke getrennt ab.
Kundenportal
Arbeitszeitdaten bleiben intern und erscheinen dort nicht.
Automation, API und KI
So bedient die KI Arbeitszeit und Dienstplan
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Wie ist der aktuelle Überstunden-Saldo im Team Lager?" Die KI liest die Konten der sichtbaren Mitarbeitenden und fasst zusammen.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Schichtplan veröffentlicht wird, dann benachrichtige alle betroffenen Mitarbeitenden (In-App, optional Mail/Slack).
- Wenn ein Anwesenheitstag freigegeben wird, dann buche das Arbeitszeitkonto und stoße nachgelagerte Auswertungen an.
- Wenn ein Tag einen ArbZG-Hinweis trägt, dann informiere die Führungskraft, bevor aus Einzelfällen ein Muster wird.
- Wenn der Monat gesperrt wurde, dann erinnere die Lohnverantwortlichen an den Export.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Lohnabrechnung
Export/Vorbereitung fürs Lohnbüro statt Nachbau der Lohnbuchhaltung. Eine bewusste Arbeitsteilung. Das DATEV-LODAS-Format ist praxisorientiert dokumentiert; die finale Abstimmung der Lohnarten und Mandanten-Daten erfolgt mit deinem Lohnbüro (CSV als sicherer Start).
Native Mitarbeiter-App (geplant)
iOS-/Android-App mit Offline-Erfassung und Push (die Web-Stempeluhr ist heute der offizielle mobile Weg).
Plan-Ist-Abgleich (geplant)
Auswertung "geplante Schichten vs. tatsächliche Anwesenheit" als eigener Bericht; heute sind Plan und Ist bewusst getrennt geführt.
Kein Terminal-/Kiosk-Modus
ein geteiltes Wand-Tablet als Stempelstation ist derzeit nicht enthalten; die Architektur lässt einen solchen Erfassungskanal später zu.
Häufige Fragen zu Arbeitszeit und Dienstplan
Erfüllt das die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (EuGH/BAG)?
Das Modul liefert genau die Bausteine, die dafür gefordert sind: systematische Erfassung von Beginn, Ende und Pausen, manipulationssichere Speicherung (Korrekturen nur als dokumentierte Gegenbuchung), Prüfung gegen Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeitregeln sowie einen abschließbaren Monat. Die konkrete Ausgestaltung, etwa wer stempelt und welche Toleranzen gelten, bleibt eine betriebliche Regelung; die Prüf-Parameter sind einstellbar. Rechtsberatung ersetzt Software nicht, aber sie gibt dir die belastbare Datengrundlage.
Ist die GPS-Erfassung mit Datenschutz und Betriebsrat vereinbar?
GPS ist eine optionale Einstellung und bewusst als Schnappschuss zum Stempel-Zeitpunkt gebaut. Es gibt keine laufende Ortung und kein Bewegungsprofil. Ihr könnt GPS komplett deaktivieren, empfehlen oder verpflichtend machen; Koordinaten werden validiert und nur am Stempel-Ereignis gespeichert. Damit habt ihr eine saubere Grundlage für eine Betriebsvereinbarung: Zweck (Nachweis des Stempel-Orts), Umfang (nur beim Stempeln) und Zugriff (rechtegebunden) sind technisch klar begrenzt.
Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst oder offline war?
Beides ist ein Normalfall, kein Sonderfall. Offline-Stempelungen werden gepuffert und später duplikatfrei synchronisiert. Ein vergessenes Ausstempeln lässt den Tag als "offen" erkennbar; die Führungskraft trägt das Gehen als dokumentierten Nachtrag nach, mit Grund und Protokoll, ohne die Original-Stempelungen anzutasten. Auch Schichten über Mitternacht und mehrtägig offene Schichten werden korrekt dem Starttag zugerechnet.
Kann ein Mitarbeiter seine eigenen Zeiten freigeben oder nachträglich schönen?
Nein. Die eigene Anwesenheit kann grundsätzlich nicht selbst freigegeben werden, Korrekturen erfordern ein eigenes Recht und hinterlassen immer eine Spur (Gegenbuchung, Grund, Vorher/Nachher). Nach dem Monatsabschluss lehnt das System rückwirkende Änderungen komplett ab, inklusive rückdatierter Stempelungen über den Offline-Sync und rückwirkender Urlaubsänderungen. Entsperren können nur Personen mit dem separaten Freigabe-Recht.
Macht Octibiz damit die Lohnabrechnung?
Nein, bewusst nicht. Das Modul liefert dem Lohnbüro die abgeschlossenen, geprüften Bewegungsdaten: Stunden, Über-/Minderstunden und bezahlte Abwesenheitstage je Lohnart, als DATEV-LODAS-orientierte Datei oder CSV. Lohnarten-Nummern und DATEV-Kopfdaten stimmt ihr einmalig mit eurem Lohnbüro ab; bis zur finalen Abstimmung ist das CSV der sichere Übergabeweg. Die Abrechnung selbst, also Steuer, Sozialversicherung und Bescheinigungen, bleibt beim Lohnbüro.
Worin unterscheidet sich das von der Zeiterfassung?
Die Zeiterfassung beantwortet "Welche Stunden stellen wir wem in Rechnung?": Timer an Aufgabe oder Ticket, Rundungsregeln, Kontingente. Die Arbeitszeit beantwortet "Wer war wann da, und ist das gesetzeskonform?": Stempeluhr, ArbZG, Konto, Lohn. Ein Entwickler kann 8 Stunden anwesend sein und davon 6,5 abrechenbar buchen; beide Zahlen haben verschiedene Adressaten (Lohnbüro vs. Kunde) und leben deshalb in getrennten Modulen desselben Systems.
Gibt es eine native Mitarbeiter-App?
Die Stempeluhr läuft heute im Browser, auch mobil, mit Offline-Puffer und Sync. Eine native App für iOS und Android (App Store/Play Store, mit Push-Benachrichtigungen) ist geplant. Die Grundlage dafür steht: Erfassung auch ohne Netz, Übertragung ohne Doppeleinträge, sicherer Zugang. Bis dahin ist die mobile Browser-Nutzung der offizielle Weg.
Arbeitszeiterfassung, die eine Prüfung übersteht, ein Konto, dem alle glauben, und ein Monatsabschluss, der wirklich abschließt. Ohne Insellösung neben deinem System.
Wir zeigen dir Arbeitszeit und Dienstplan an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
