Freelancer, Subunternehmer, Fremdleistungen: Einkauf mit Überblick.
Dienstleister und Lieferanten mit Konditionen und Bewertung, Bestellungen mit Budget, Liefertermin und Freigabe-Workflow, Bestell-PDF im Markendesign. Und jede Fremdleistung landet dort, wo sie hingehört: als Kostenblock in der Projekt-Marge. Der Beschaffungsprozess für alles, was keine Handelsware ist.
Fremdleistung und Beschaffung im laufenden System. 33 Einzelfunktionen in 8 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Einkauf
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Beauftragt per Mail, vergessen im Postfach
Der Freelancer wird mit drei Sätzen im Mail-Thread beauftragt: ohne Budget, ohne Liefertermin, ohne Ablage. Drei Monate später weiß niemand mehr, was eigentlich vereinbart war und was es kosten durfte.
Die Marge kennt die Fremdkosten nicht
Das Projekt sah profitabel aus, bis die Rechnungen der Subunternehmer eintrudelten. Fremdleistungen tauchen in keiner Projektauswertung auf, weil sie nur in der Buchhaltung leben.
Freigaben nach Gutsherrenart
Ob eine 8.000-€-Beauftragung erst der Geschäftsführung vorgelegt wird, hängt davon ab, wer gerade fragt. Ein verbindlicher Schwellenwert mit Vier-Augen-Prinzip existiert nur als guter Vorsatz.
Einkauf
Was Fremdleistung und Beschaffung kann
Die wichtigsten 6 von 8 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Dienstleister- & Lieferantenverwaltung: ein Stamm für alle Externen
Freelancer, Subunternehmer, Agenturen, Tool-Anbieter: Alle externen Leistungserbringer stehen mit Konditionen, Zahlungszielen, USt-ID und verschlüsselten Bankdaten im System, kategorisiert nach Leistung (Entwicklung, Design, Text, Hosting …), damit du den passenden Partner in Sekunden findest. Arbeitet ein Freelancer auch aktiv im System mit, verknüpfst du den Lieferanten-Stamm mit seinem Personaleintrag: eine Person, zwei sauber getrennte Rollen.
Bestellungen & Beauftragungen: verbindlich statt Zuruf
Jede Fremdleistung wird als Bestellung mit Positionen, Budget, Konditionen und Lieferfrist erfasst, pro Position dem Projekt und optional der Aufgabe zugeordnet, damit die Kosten in der richtigen Marge landen. Die Bestellnummer zieht aus einem konfigurierbaren Nummernkreis je Marke; bis zum Versand bleibt der Beleg voll bearbeitbar, danach ist der Inhalt fixiert. So gibt es für jede Beauftragung genau ein verbindliches Dokument.
Freigabe-Workflow: Vier-Augen ab Schwellenwert
Ab einem konfigurierbaren Schwellenwert, je Marke einstellbar, braucht eine Bestellung die Freigabe der Geschäftsführung, bevor sie versendet werden kann. Wird eine bereits freigegebene Bestellung noch einmal geändert, fällt sie automatisch auf "Entwurf" zurück und durchläuft die Freigabe erneut: Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich nicht durch nachträgliches Editieren umgehen. Jede Freigabe ist protokolliert.
Bestell-PDF & Versand: im Markendesign, in der Sprache des Lieferanten
Die Bestellung geht als PDF im Design der jeweiligen Marke direkt aus dem System an den Lieferanten, mit korrektem Briefpapier, Positionen, Summen und Konditionen. Das Layout gestaltest du über die zentrale Belegvorlagen-Engine; die Dokumentsprache folgt automatisch der Einstellung des Lieferanten (z. B. Englisch für internationale Partner). Der Versand nutzt die Absender-Adresse der Marke und eine anpassbare Mailvorlage.
Leistungs-/Wareneingang & Ist-Kosten: Soll trifft Ist
Ist die Leistung (teilweise) erbracht, erfasst du den Eingang direkt an der Bestellung. Der Status wandert nachvollziehbar über "teilgeliefert" bis "abgeschlossen". Die tatsächlichen Kosten kommen aus der Buchhaltung: Die Eingangsrechnung wird in lexoffice bzw. im Finanzen-Modul erfasst, die Ist-Beträge stehen der Bestellung als Soll-Ist-Vergleich gegenüber. So siehst du je Beauftragung, ob Budget und Realität zusammenpassen, ohne im Einkauf eine zweite Buchhaltung zu führen.
Budgets & Fremdkosten in der Projekt-Marge
Fremdleistungen sind neben den internen Stunden der zweite große Kostenblock jedes Projekts. Hier wird er sichtbar. Bestell-Budgets und Ist-Kosten fließen automatisch in die Projekt-Profitabilität; nähert sich eine Bestellung ihrem Budget, warnt das System, bevor es teuer wird. Für mitarbeitende Freelancer gilt: Entweder ihre erfasste Zeit zählt als Kosten (Mitarbeits-Pfad) oder die Rechnung über die Beauftragung (Fremdleistungs-Pfad). Nie beides, damit die Marge stimmt.
Alle Funktionen im Überblick
33 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Dienstleister & Lieferanten (8 Funktionen)
- Stammdaten
- Firma/Einzelperson, Lieferantennummer, Adresse, USt-ID, Notizen.
- Bankdaten verschlüsselt
- IBAN & Co. nur für Office/GF sichtbar, verschlüsselt gespeichert.
- Kategorien
- Mehrfach-Kategorisierung (Entwicklung, Design, Text …) mit Multiselect-Filter.
- Status-Katalog
- Frei konfigurierbare Lieferanten-Status mit Löschschutz.
- Dokumentsprache
- Bevorzugte Sprache je Lieferant, steuert das Bestell-PDF (de/en).
- Mitarbeiter-Verknüpfung
- Lieferant ↔ Personaleintrag mitarbeitender Freelancer, sichtbar als Badge.
- lexoffice-Kontakt
- Zentrale Kontakt-Verknüpfung, keine Doppelpflege.
- Zusatzfelder
- Eigene Felder für Lieferanten und Bestellungen.
Bestellungen (6 Funktionen)
- Positionen
- Menge, Einheit (Std/Pauschale/Stück), Einzelpreis, Steuersatz, Live-Summe.
- Projekt-/Aufgaben-Zuordnung
- Je Position: Grundlage der Fremdkosten in der Marge.
- Budget & Lieferfrist
- Je Bestellung; Verzugs-Erinnerung automatisch.
- Nummernkreis je Marke
- Bestellnummern-Muster im Editor konfigurierbar (z. B. BE-2026-0031).
- Editierbarkeit
- Voll bearbeitbar bis Versand; danach Inhalt fixiert, nur Notizen; Storno statt Löschen.
- Negative Positionen
- Gutschrift-/Korrekturzeilen mit korrekter Steuerrechnung.
Freigabe (3 Funktionen)
- Schwellenwert je Marke
- Ab Betrag X Freigabe durch GF nötig; global vorbelegt.
- Vier-Augen-Schutz
- Änderung nach Freigabe → zurück auf Entwurf; kein Umgehen per Nachbearbeitung.
- Status-Verlauf
- Entwurf → freigegeben → versendet → teilgeliefert → abgeschlossen/storniert.
PDF & Versand (3 Funktionen)
- Belegvorlagen-Engine
- Bestell-PDF je Marke gestaltbar; Standardvorlage je Marke; CI-Fallback.
- Mehrsprachiges PDF
- Sprache aus Lieferanten-Profil, Beträge/Daten lokalisiert.
- Mail-Versand
- Marken-Absender, anpassbare Mailvorlage.
Eingang & Ist-Kosten (3 Funktionen)
- Leistungs-/Wareneingang
- Teil-/Voll-Eingang je Bestellung (sachliche Prüfung, ohne Lagerbuchung).
- Ist-Kosten aus Buchhaltung
- Tatsächliche Beträge je Bestellung aus lexoffice-Anbindung.
- Soll-Ist-Vergleich
- Budget/bestellt vs. Ist je Bestellung/Projekt, Abweichungs-Hinweise.
Budgets & Marge (3 Funktionen)
- Fremdkosten in der Marge
- Automatischer Fluss in die Projekt-Profitabilität.
- Budget-Warnungen
- Bei Annäherung/Überschreitung, lokalisiert je Empfänger.
- Doppelkosten-Schutz
- Ein Kostenpfad je Freelancer/Projekt (Zeit ODER Rechnung).
Rahmen & Bewertung (2 Funktionen)
- Rahmenvereinbarungen
- Sätze, Laufzeit, Konditionen, Obergrenze; Bestellung daraus ableiten.
- Lieferantenbewertung
- Qualität/Termin/Preis, projektbezogen möglich, Historie am Stamm.
Auswertung & Querschnitt (5 Funktionen)
- Einkaufs-Report
- Kennzahlen + Zeitreihen der Beschaffung.
- Dashboard-Widget
- "Bestellungen" auf der Startseite.
- Rechte & Marken
- Getrennte Rechte für Stammdaten/Bestellen/Freigeben; markenbewusst inkl. IDOR-Schutz.
- Automation-Anschluss
- Bestell-Ereignisse (freigegeben, versendet, Budget-Schwelle) als Auslöser.
- Audit-Protokoll
- Alle Freigaben und Änderungen nachvollziehbar.
Was hier anders ist
Fremdkosten landen automatisch in der Marge
In den meisten Setups leben Beauftragungen im Mail-Postfach und Fremdkosten nur in der Buchhaltung; die Projekt-Marge erfährt es zuletzt. Hier ist jede Bestellposition einem Projekt zugeordnet und die Profitabilität rechnet Fremdleistungen von Anfang an mit.
Vier-Augen, das sich nicht austricksen lässt
Freigabe ab Schwellenwert je Marke, und jede nachträgliche Änderung schickt den Beleg zurück in die Freigabe. Compliance als Systemeigenschaft, nicht als Bitte.
Ehrliche Arbeitsteilung mit der Buchhaltung
Eingangsrechnungen werden nicht nachgebaut. Sie leben in lexoffice bzw. im Finanzen-Modul, die Ist-Beträge fließen zurück in den Soll-Ist-Vergleich. Eine Buchhaltungswahrheit, keine Schatten-Belege.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Fremdleistung und Beschaffung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Waren-Einkauf, die wichtigste Abgrenzung
Dieses Modul kauft Leistungen (Freelancer, Subunternehmer, Services) ohne Lagerbezug; der Waren-Einkauf kauft Handelsware mit Wareneingang, Bestand und Nachbestell-Vorschlägen. Beide Seiten verlinken einander. Wer beides braucht, nutzt beide.
Mehr dazuProjekte
Jede Bestellposition kann Projekt und Aufgabe zugeordnet werden; Fremdkosten erscheinen sofort in der Projekt-Profitabilität und aktualisieren sie bei jeder Änderung.
Finanzen / lexoffice
Die Eingangsrechnung des Dienstleisters wird dort erfasst, geprüft und bezahlt; die Ist-Kosten stehen hier der Bestellung gegenüber. Der Lieferant ist mit dem Buchhaltungs-Kontakt verknüpft.
Personal & HR
Mitarbeitende Freelancer werden als Person im HR geführt (Skills, Verfügbarkeit) und mit ihrem Lieferanten-Stamm verknüpft. Mitarbeit und Fremdleistung bleiben sauber getrennte Kostenpfade.
Mehr dazuReporting
Bestellvolumen, Fremdkosten und Soll-Ist-Abweichungen fließen in Cockpits und Auswertungen.
Mehr dazuKundenportal
kein Bezug, denn Einkaufsdaten sind rein intern.
Automation, API und KI
So bedient die KI Fremdleistung und Beschaffung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Bestellungen warten auf Freigabe?" Ergibt eine Liste mit Beträgen, Lieferanten und Projekten.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Bestellung den Schwellenwert überschreitet, dann benachrichtige die Geschäftsführung zur Freigabe.
- Wenn eine Bestellung freigegeben wird, dann versende sie automatisch als PDF an den Lieferanten.
- Wenn ein Bestell-Budget zu 80 % ausgeschöpft ist, dann warne die Projektleitung: vor der Überschreitung, nicht danach.
- Wenn die Lieferfrist überschritten ist, dann erinnere den Verantwortlichen und markiere die Bestellung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Eingangsrechnungs-Verwaltung und keine Zahlungen
Erfassung, Buchung und Bezahlung laufen in lexoffice bzw. im Finanzen-Modul. Hier leben Beauftragung, Budget und Soll-Ist (bewusste Arbeitsteilung, keine Schatten-Buchhaltung; deshalb auch kein Rechnungs-OCR in diesem Modul).
Kein Lager
Wareneingang mit Beständen, Sperrlager und Nachbestellung gehört zum Waren-Einkauf.
Hinweis bei hohem Freelancer-Anteil (geplant)
eine Auswertungs-Warnung, wenn ein einzelner mitarbeitender Freelancer einen ungewöhnlich hohen Anteil eines Projekts trägt (als Frühwarnung zur Scheinselbständigkeit, abgestimmt mit steuerlicher/SV-Beratung).
Soll-Ist-Toleranz je Lieferant (geplant)
individuell überschreibbare Abweichungstoleranz zusätzlich zum globalen Standard.
Häufige Fragen zu Fremdleistung und Beschaffung
Worin unterscheidet sich dieses Modul vom Waren-Einkauf?
An dem, was gekauft wird. Dieses Modul beschafft Leistungen (Freelancer, Subunternehmer, Agentur-Subs, Services) mit Projekt-Zuordnung, Budgets und Fremdkosten in der Marge, aber ohne Lager. Der Waren-Einkauf beschafft Handelsware: mit Wareneingang, Sperrlager, Beständen und Nachbestell-Vorschlägen aus dem Meldebestand. Beide Module können parallel laufen; ein Handelsunternehmen mit externem Designer braucht schlicht beides.
Wo werden die Eingangsrechnungen der Dienstleister erfasst?
Bewusst nicht hier. Eingangsrechnungen werden in der Buchhaltung erfasst, geprüft und bezahlt: in lexoffice oder im Octibiz-Finanzen-Modul mit eigenem Freigabe-Workflow. Die Beschaffung hält die Bestellung als Soll (Budget, Positionen, Konditionen) und stellt die Ist-Beträge aus der Buchhaltung gegenüber. So gibt es keinen doppelten Belegbestand und dein Steuerberater behält eine einzige Wahrheit.
Wie verhindert das System doppelte Freelancer-Kosten in der Marge?
Es gibt zwei klar getrennte Kostenpfade: Entweder arbeitet der Freelancer im System mit und seine erfasste Zeit zählt mit hinterlegtem Satz als Projektkosten, oder er liefert als reiner Dienstleister gegen Bestellung, und die Kosten kommen aus Beauftragung plus Ist-Beträgen der Buchhaltung. Pro Projekt und Freelancer gilt ein Pfad; der Standard ist die Beauftragung, weil sie auch rechtlich die sauberere Form reiner Fremdleistung ist. So fließt dieselbe Leistung nie zweimal in die Marge.
Können wir Freigabe-Grenzen je Marke unterschiedlich setzen?
Ja. Der Genehmigungs-Schwellenwert ist je Marke konfigurierbar, mit einem globalen Standardwert. Oberhalb der Schwelle ist der Versand technisch erst nach Freigabe möglich, und jede nachträgliche inhaltliche Änderung setzt die Bestellung auf Entwurf zurück. Die erneute Freigabe ist erzwungen, nicht optional. Alle Freigaben stehen im Audit-Protokoll.
Sind Bankdaten und Konditionen der Lieferanten geschützt?
Ja. Bankverbindungen und USt-IDs sind verschlüsselt gespeichert und nur für Rollen mit Stammdaten-Recht sichtbar (typisch Office/GF). Mitarbeitende Freelancer haben grundsätzlich keinen Zugriff auf Beschaffungsdaten. Sie sehen nur ihre eigenen Aufgaben und Zeiten. Die Rechte gelten identisch für Oberfläche, API und KI-Zugriffe.
Was lässt sich aus Alt-Systemen übernehmen?
Lieferanten- und Freelancer-Stammdaten inklusive Konditionen importierst du aus Tabellen oder Buchhaltungs-Exporten; bestehende lexoffice-Kontakte werden verknüpft statt neu angelegt. Historische Bestellungen haben selten Migrationswert. Laufende Beauftragungen erfasst du einmalig nach, Kategorien und Status legst du als eigene Kataloge an. Danach entsteht die Historie im Tagesgeschäft.
Beauftragen mit System, freigeben mit Prinzip, und Fremdkosten, die in der Marge ankommen statt in der Ablage.
Wir zeigen dir Fremdleistung und Beschaffung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
