Bestellen, was fehlt, bevor es fehlt.
Der Waren-Einkauf schließt den Kreislauf deiner Warenwirtschaft: Meldebestands-Unterschreitungen werden automatisch zu Nachbestell-Vorschlägen, Vorschläge zu Bestellungen im Markendesign, und der Wareneingang bucht den Bestand zu. Auf Wunsch erst nach der Qualitätsprüfung aus dem Sperrlager. Dropship-Bestellungen aus Kundenaufträgen entstehen ganz von selbst.
Waren-Einkauf im laufenden System. 27 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Paket Handel und Versand
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Einkauf
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Nachbestellt wird nach Gefühl
Mal zu spät: Dann steht der Versand, weil der Bestseller fehlt. Mal zu viel: Dann bindet ein Regal voll Ware Kapital, das woanders fehlt. Der Meldebestand existiert, aber nur im Kopf des Einkäufers.
Die Bestellung lebt im Mail-Postfach
Bestellt wird per formloser Mail, bestätigt telefonisch, und beim Wareneingang rätselt das Lager, was eigentlich bestellt war. Ein Beleg mit Positionen und Nummern? Fehlanzeige.
Wareneingang heißt "irgendwann einbuchen"
Die Palette steht im Gang, der Bestand im System bleibt alt. Und der Vertrieb vertröstet Kunden für Ware, die längst da ist. Prüfpflichtige Ware landet ungeprüft im verkaufbaren Bestand.
Einkauf
Was Waren-Einkauf kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Bestellwesen: saubere Bestellungen statt formloser Mails
Bestellungen an Lieferanten erfasst du mit Positionen aus dem Produktkatalog oder als Freitext. Dazu kommen Mengen, Einkaufspreise und der erwartete Liefertermin. Jede Bestellung bekommt eine fortlaufende Nummer aus dem konfigurierbaren Nummernkreis und bleibt bis zum ersten Wareneingang bearbeitbar; danach ist sie geschützt.
Nachbestell-Vorschläge aus dem Meldebestand
Der tägliche Meldebestand-Check der Produktverwaltung meldet jeden Artikel, der unter seinen Nachbestellpunkt fällt. Daraus entstehen automatisch Nachbestell-Vorschläge im Einkauf. Du prüfst die Liste, verwirfst, was nicht bestellt werden soll, und erzeugst aus dem Rest mit einem Klick fertige Bestellungen, je Lieferant gebündelt.
Wareneingang: Teil oder voll, und der Bestand stimmt sofort
Beim Wareneingang buchst du je Bestellposition die tatsächlich eingegangene Menge, komplett oder in Teilen. Octibiz schreibt den Bestell-Status automatisch fort und bucht den Bestand im selben Moment zu. Über-Empfang ist ausgeschlossen, auch wenn zwei Kollegen gleichzeitig buchen.
Qualitätsprüfung & Sperrlager
Prüfpflichtige Ware landet beim Eingang nicht sofort im verkaufbaren Bestand, sondern im Sperrbestand: erfasst, aber gesperrt, bis die Qualitätsprüfung sie freigibt. Erst die Freigabe bucht die Ware in den verfügbaren Bestand, mit Bestätigungs-Schritt und sauberem Schutz gegen doppelte Freigaben.
Dropshipping: Bestellung mit Kundenadresse, ganz automatisch
Kennzeichnet der Vertrieb einen Kundenauftrag als Streckengeschäft, erzeugt Octibiz automatisch die passende Entwurfs-Bestellung an den Lieferanten, mit der Lieferadresse deines Kunden statt deines Lagers. Kein Abtippen, kein Zahlendreher, und die Bestellung bleibt mit dem Auftrag verknüpft.
Bestell-PDF im Markendesign, auch auf Englisch
Die Bestellung geht als sauberes PDF im Design deiner Marke an den Lieferanten. Sie entsteht über die zentrale Belegvorlagen-Verwaltung, mit Briefkopf, Positionstabelle und Empfangsbestätigungs-Hinweis. Die Belegsprache richtet sich automatisch nach dem Lieferanten: Ein englischsprachiger Lieferant bekommt seine Bestellung auf Englisch, inklusive korrekt formatierter Datums- und Geldangaben.
Alle Funktionen im Überblick
27 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Bestellwesen (5 Funktionen)
- Bestellungen je Lieferant
- Katalog- oder Freitext-Positionen, EK-Preise, Wunschtermin.
- Bestellnummernkreis
- Muster/Format je Marke konfigurierbar (z. B. WB-2026-0034).
- Status-Flow
- Entwurf → bestellt → teilweise eingegangen → eingegangen / storniert.
- Senden & Stornieren
- Klare Statuswechsel, abgesichert gegen Doppelklick/Parallelzugriff.
- Editierbar bis Wareneingang
- Auch abgesendete Bestellungen ohne Eingang noch korrigierbar; Marke ab Versand fixiert.
Nachbestell-Vorschläge (4 Funktionen)
- Meldebestand-Anbindung
- Unterschreitungen aus der Produktverwaltung erzeugen Vorschläge.
- Vorschlagsmenge
- Aus Nachbestellmenge/Bedarf je Artikel.
- Verwerfen
- Vorschläge einzeln als "nicht bestellen" schließbar.
- Bestellungen erzeugen
- Ein Klick, je Lieferant gebündelt, in einem konsistenten Lauf.
Wareneingang (5 Funktionen)
- Teil-/Voll-Eingang
- Je Position mit Soll/Ist; Status wandert automatisch.
- Automatische Zubuchung
- Bestand + Journal im Moment des Eingangs.
- Über-Empfangs-Schutz
- Mengen-Deckel, auch bei gleichzeitigen Buchungen.
- Einheiten-Normalisierung
- Mengen in der Basis-Einheit; Stückware ganzzahlig.
- Zustands-Filter
- Sperrbestand / freigegeben / direkt zugebucht.
Qualität & Sperrlager (3 Funktionen)
- Sperrlager-Kennzeichen
- Prüfware erfasst, aber nicht verfügbar.
- Freigabe-Workflow
- Bestätigte Freigabe bucht in den verfügbaren Bestand.
- Doppel-Freigabe-Schutz
- Parallele Freigaben werden erkannt und abgewiesen.
Dropshipping (3 Funktionen)
- Auto-Bestellung aus Auftrag
- Entwurfs-Bestellung mit Kundenlieferadresse.
- Beleg-Verknüpfung
- Auftrag ↔ Bestellung in beide Richtungen sichtbar.
- Dropship-Hinweis im PDF
- Strecken-Bestellungen entsprechend gekennzeichnet.
Belege (2 Funktionen)
- Bestell-PDF
- Markendesign über Belegvorlagen, Standard-Vorlage automatisch.
- Belegsprache je Lieferant
- Deutsch/Englisch automatisch aus dem Lieferantenstamm, Formate landesgerecht.
Verwaltung (5 Funktionen)
- Serverseitige Listen
- Suche/Filter/Sortierung in Bestell- und Wareneingangs-Listen.
- Rechte-Trennung
- Sehen, verwalten, Wareneingang: getrennt und markenbewusst.
- Automations-Auslöser
- Einkaufs-Ereignisse im Automations-Katalog wählbar.
- Audit-Protokoll
- Jede Aktion nachvollziehbar, auch von Automation/KI.
- Ohne Produktkatalog nutzbar
- Freitext-Bestellungen; Bestand/Vorschläge mit Produkte-Modul.
Was hier anders ist
Der geschlossene Regelkreis
Meldebestand, Vorschlag, Bestellung, Wareneingang und Bestand sind ein Datenfluss im selben System. Kein Export, kein Abgleich, keine "Bestell-Excel". Unterschreitet ein Artikel die Schwelle, steht der Vorschlag schon im Einkauf.
Sperrlager mit Disziplin
Prüfware ist bei Octibiz technisch gesperrt, nicht per Zettel "bitte noch nicht verkaufen". Erst die dokumentierte Freigabe macht sie verfügbar. Das ist gelebte Qualitätssicherung statt Hoffnungsprinzip.
Zwei Einkäufe, bewusst getrennt
Handelsware mit Lagerbezug läuft hier; Freelancer, Subunternehmer und Fremdleistungen laufen im Modul Einkauf & Beschaffung mit Projekt-Kostenbezug. Beide nutzen denselben Lieferantenstamm, aber jede Disziplin bekommt ihren passenden Prozess statt eines Einheitsbreis.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Waren-Einkauf zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Lieferanten
Bestellungen laufen gegen den zentralen Lieferantenstamm mit Konditionen und lieferantenabhängigen Einkaufspreisen. Ein Stammsatz, keine Doppelpflege.
Mehr dazuProdukte & PIM
Meldebestände aus dem Produktstamm speisen die Nachbestell-Vorschläge; der Wareneingang bucht auf denselben zentralen Bestand zu.
Aufträge
Dropship-Aufträge erzeugen automatisch die Lieferanten-Bestellung mit Kundenadresse; eingehende Ware macht Rückstands-Aufträge wieder lieferbar.
Mehr dazuMultilager
Mit aktivem Multilager landet der Wareneingang im richtigen Lagerort.
Mehr dazuEinheiten & Gebinde
Eingangs-Mengen werden automatisch auf die Basis-Einheit normalisiert.
Chargen, MHD & Seriennummern
Chargen und Serieneinheiten entstehen beim Wareneingang; fehlt die Chargennummer, das Haltbarkeitsdatum oder eine Seriennummer, wird der Zugang abgewiesen statt still gebucht.
Finanzen & Banking
Eingangsrechnungen deiner Lieferanten erfasst, prüfst und bezahlst du im Finanzen-Modul, inklusive Freigabe-Workflow und DATEV-Export.
Einkauf & Beschaffung
Das Schwester-Modul für Dienstleistungs- und Fremdleistungs-Einkauf ohne Lagerbezug. Beide Seiten verlinken einander.
Automation, API und KI
So bedient die KI Waren-Einkauf
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Erzeuge aus den offenen Nachbestell-Vorschlägen Bestellungen." Die KI bündelt die Vorschläge je Lieferant und legt die Entwurfs-Bestellungen an, unter deinen Rechten.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Bestellung gesendet wird, dann lege eine Erinnerungs-Aufgabe zum erwarteten Liefertermin an.
- Wenn Ware eingeht, dann benachrichtige Vertrieb und Versand: Rückstands-Aufträge sind wieder lieferbar.
- Wenn ein Nachbestell-Vorschlag entsteht, dann informiere den Einkauf mit Artikel, Fehlmenge und Lieferant.
- Wenn Sperrbestand freigegeben wird, dann melde die verfügbare Menge an die Lagerleitung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Eingangsrechnungsprüfung mit Drei-Wege-Abgleich (Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung) und E-Rechnungs-Empfang (ZUGFeRD/XRechnung) im Einkauf: geplant
Heute laufen Eingangsrechnungen über das Finanzen-Modul (Erfassung, Freigabe, Zahlung, DATEV-Export); gebucht wird bewusst beim Steuerberater. Octibiz baut keine Fibu nach.
Rahmenbestellungen mit Abrufen: geplant
Heute gibt es die Einzelbestellung mit Teil-Wareneingang.
Automatische Bestellprüfung auf Mindestbestellwert und Gebinde-Rundung: geplant
Die Konditionen (Mindestbestellwert, Bestelleinheiten) liegen bereits im Lieferanten-Modul; die harte Prüfung beim Absenden folgt.
Lieferantenkatalog-/EDI-Import und automatische Lieferantenbewertung aus Liefertreue: geplant
Einkaufspreise pflegst du heute im Lieferanten-Modul, Bewertungen erfasst du dort manuell.
Chargen-, MHD- und Seriennummern-Pflicht beim Wareneingang: übernimmt das Modul Chargen, MHD & Seriennummern
Chargen und Serieneinheiten entstehen dort beim Wareneingang; fehlt die Chargennummer, das Haltbarkeitsdatum oder eine Seriennummer, wird der Zugang abgewiesen statt still gebucht. Ehrlich dazugesagt: Das Modul ist gebaut und benutzbar, aber noch frisch.
Häufige Fragen zu Waren-Einkauf
Was ist der Unterschied zwischen Waren-Einkauf und Einkauf & Beschaffung?
Zwei bewusst getrennte Disziplinen: Der Waren-Einkauf (diese Seite) beschafft Handelsware mit Lager- und Bestandsbezug, also Bestellung, Wareneingang, Zubuchung und Meldebestand. Einkauf & Beschaffung beauftragt Dienstleister, Freelancer und Fremdleistungen. Projektbezogen, mit Kosten-, aber ohne Lagerbezug. Beide nutzen denselben Lieferantenstamm, sodass ein Partner nie doppelt gepflegt wird. Wer beides hat (z. B. Hersteller mit externen Entwicklern), nutzt beide Module nebeneinander.
Wie entstehen die Nachbestell-Vorschläge?
Am Artikel pflegst du Meldebestand und Nachbestellmenge. Ein täglicher Check meldet die Unterschreitung, und jede Bestandsbewegung unter die Schwelle tut das ebenfalls. Im Einkauf erscheint der Vorschlag dann mit Artikel, Fehlmenge und Lieferantenbezug. Du entscheidest: verwerfen oder per Klick in Bestellungen überführen, je Lieferant gebündelt. Das System bestellt nie ungefragt von selbst.
Bucht der Wareneingang den Bestand wirklich automatisch?
Ja. Im Moment der Eingangs-Buchung wird der Bestand zugebucht und ein Journal-Eintrag geschrieben. Bei Sperrlager-Ware passiert das erst mit der Qualitäts-Freigabe. Über-Empfang (mehr einbuchen als bestellt) und Doppel-Buchungen bei gleichzeitigen Zugriffen sind technisch ausgeschlossen. Teileingänge schreiben den Bestell-Status automatisch fort.
Wo erfasse und bezahle ich die Eingangsrechnungen meiner Lieferanten?
Im Finanzen-Modul: Dort erfasst du Eingangsrechnungen, führst sie durch den Freigabe-Workflow (Prüfung → Freigabe → Zahlung) und exportierst sie vorbereitend an DATEV bzw. deinen Steuerberater. Ein automatischer Drei-Wege-Abgleich (Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung) direkt im Einkauf ist geplant. Heute prüfst du gegen die verlinkte Bestellung.
Funktioniert Dropshipping wirklich ohne Handarbeit?
Der Auslöser ist der Kundenauftrag: Kennzeichnet ihn der Vertrieb als Streckengeschäft, legt Octibiz automatisch die Entwurfs-Bestellung an den Lieferanten an, mit der Lieferadresse des Endkunden. Du prüfst und sendest sie; das Bestell-PDF trägt den Dropship-Hinweis. Bewusst bleibt ein menschlicher Blick vor dem Absenden: automatisch erzeugt, kontrolliert versendet.
Kann ich bestellen, ohne den Produktkatalog zu pflegen?
Ja. Bestellungen funktionieren mit Freitext-Positionen komplett ohne Produkte-Modul. Ohne Katalog gibt es dann keine Bestandszubuchung und keine Meldebestand-Vorschläge; beides kommt automatisch dazu, sobald der Produktstamm aktiv ist. So lässt sich der Einkauf schrittweise einführen.
Was deckt der Waren-Einkauf ab, und wo endet er?
Heute deckt er die Einzelbestellung, den Teil-Wareneingang, das Sperrlager und Dropshipping ab. Wenn du mit Rahmenverträgen und Abrufen oder mit EDI-Katalogen arbeitest, brauchst du dafür heute noch etwas anderes: beides ist geplant, aber noch nicht da. Was der Waren-Einkauf dafür mitbringt, ist der Zusammenhang: Der Dropship-Auftrag, der die Bestellung auslöst, hängt am selben Kunden wie CRM, Tickets und Faktura; die Eingangsrechnung läuft im integrierten Finanzen-Modul; und alles ist per API und KI steuerbar, mit Audit-Trail und Hosting in Deutschland oder self-hosted.
Waren-Einkauf im echten Betrieb sehen
Wir zeigen dir Waren-Einkauf in einer laufenden Octibiz-Instanz mit realistischen Handelsdaten. 30 Minuten, keine Folien.
