Budgets, die sich wehren: warnen, deckeln, stoppen.
Lege Budgets in Stunden oder Euro auf Kunde, Projekt oder einzelne Aufgabe, einmalig oder je Monat, Quartal, Jahr. Der Verbrauch kommt live aus der Zeiterfassung, Warnschwellen melden sich rechtzeitig, und wenn du es willst, blockiert ein hartes Budget die Überbuchung direkt beim Speichern. Nicht im Report nächste Woche, jetzt.
Budgets im laufenden System. 20 Einzelfunktionen in 5 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Projekte und Leistung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Überschreitung fällt beim Rechnungsschreiben auf
Das Projektbudget war seit Wochen durch, aber gemerkt hat es niemand, bis die Monatsabrechnung den Schaden beziffert. Jetzt bleibt nur: intern schlucken oder ein unangenehmes Kundengespräch führen.
"Maximal 3 Stunden Support im Monat" steht nur im Vertrag
Vereinbart ist ein Deckel, aber kein System setzt ihn durch. Das Team bucht guten Gewissens weiter, und am Quartalsende diskutiert ihr über 11 nicht abrechenbare Stunden.
Ein Budget pro Projekt reicht nicht
Der Kunde hat ein Jahresbudget, das Projekt ein eigenes, und die Wartungsaufgabe einen Monatsdeckel, drei Ebenen, die zusammenhängen. In Excel heißt das: drei Tabellen, die keiner abgleicht.
Projekte und Leistung
Was Budgets kann
Budgets auf jeder Ebene: Kunde, Projekt, Aufgabe
Ein Budget legst du dort an, wo die Vereinbarung lebt: auf dem Kunden ("maximal 20.000 € pro Quartal über alles"), auf dem Projekt ("120 Stunden für den Relaunch") oder auf einer einzelnen Aufgabe ("Support: 3 Stunden pro Monat, keine Minute mehr"). Alle Ebenen funktionieren unabhängig, oder du verschachtelst sie, sodass ein Eltern-Budget die Summe seiner Kind-Budgets begrenzt.
Stunden oder Euro, einmalig oder je Periode
Jedes Budget rechnet in der Einheit, in der ihr denkt: Stunden oder Geld. Und es gilt so lange, wie es vereinbart ist, einmalig für die gesamte Laufzeit oder rollierend je Monat, Quartal oder Jahr. Periodenbudgets setzen sich automatisch zurück: Der 3-Stunden-Deckel im März ist im April wieder frisch, ohne dass jemand etwas zurückstellt.
Drei Härtegrade: sanft, warnend, hart
Nicht jedes Budget verdient dieselbe Strenge. Deshalb wählst du je Budget den Modus: sanft (Verbrauch wird sichtbar mitgeführt), warnend (Schwellen lösen Benachrichtigungen aus) oder hart, dann blockiert Octibiz die Zeitbuchung, die das Budget sprengen würde, direkt beim Speichern. Der Stopp greift in der Zeiterfassung selbst, nicht in einem Report, den jemand nächste Woche liest.
Verbrauch live, und die Übersicht dazu
Die Budget-Übersicht zeigt alle Budgets mit Soll, Ist und Rest auf einen Blick, mit Kennzahlen über den gesamten Bestand: Wie viel Budget ist insgesamt vergeben, wie viel verbraucht, wie viele Budgets sind über dem Limit? Der Verbrauch speist sich aus denselben Zeitdaten wie Marge und Abrechnung, es gibt genau eine Wahrheit.
Ein Wächter für alles, auch für Retainer-Kontingente
Derselbe Budget-Wächter, der deine Projekt- und Aufgabenbudgets schützt, prüft auch die Stunden-Kontingente aus dem Modul Verträge: Ein Retainer-Kontingent ist technisch eine Budget-Ausprägung mit Vertragsregeln obendrauf. Für dich heißt das: eine Logik, ein Verhalten, eine Stelle, an der Grenzen durchgesetzt werden, egal ob die Grenze aus einem Projektbudget oder einem Wartungsvertrag kommt.
Alle Funktionen im Überblick
20 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Anlegen & Strukturieren (6 Funktionen)
- Budget-Ebenen
- Kunde, Projekt oder einzelne Aufgabe/Ticket als Budget-Ziel.
- Verschachtelung
- Optionales Eltern-Budget begrenzt die Summe der Kind-Budgets.
- Einheit
- Stunden oder Euro je Budget.
- Periode
- Einmalig, monatlich, quartalsweise, jährlich, mit automatischem Periodenwechsel (deutsche Zeitrechnung).
- Aktiv-Schalter
- Budgets pausieren statt löschen.
- Namen & Mehrfach-Budgets
- Beliebig viele benannte Budgets je Ziel (z. B. "Jahresbudget" + "Sonderetat").
Überwachen & Durchsetzen (6 Funktionen)
- Cap-Modus
- Sanft / warnen / harter Stopp je Budget.
- Harter Stopp
- Blockiert die überschreitende Zeitbuchung direkt beim Speichern.
- Warnschwellen
- Frei konfigurierbar (Standard 80/90/100 %) mit Benachrichtigung.
- Automation-Anschluss
- Schwellen-Überschreitung als Auslöser für Automationen (Eskalation, Aufgabe, Nachricht).
- Live-Verbrauch
- Ist-Werte aus den erfassten Zeiten und ihren Sätzen, keine Doppelpflege.
- Kontingent-Vereinheitlichung
- Retainer-Kontingente aus dem Vertragsmodul laufen über denselben Wächter.
Übersicht & Auswertung (3 Funktionen)
- Budget-Übersicht
- Alle Budgets mit Soll/Ist/Rest und Ampel, serverseitig durchsuch-/sortierbar.
- Bestands-Kennzahlen
- Gesamtsumme, verbraucht, Rest, Anzahl, "über Limit" auf einen Blick.
- Reporting-Anschluss
- Budget-Auslastung in den zentralen Auswertungen.
Rechte & Betrieb (3 Funktionen)
- Getrennte Rechte
- Budgets ansehen vs. verwalten als eigene Berechtigungen.
- Marken-Trennung
- Budget-Sichtbarkeit folgt der Marke des Ziels und dem Rechtesystem.
- Sauberes An/Aus
- Modul deaktivierbar; der Budget-Stopp in der Zeitbuchung entfällt dann kontrolliert.
Immer dabei (Plattform) (2 Funktionen)
- API, Automation, KI/MCP
- Budgets anlegen, ändern, auswerten per REST-API und KI-Kommando; audit-protokolliert.
- Automations-Trigger
- Budget-Ereignisse als auswählbare Auslöser im Automations-Editor.
Was hier anders ist
Der Stopp greift beim Buchen, nicht im Nachhinein-Report
Die meisten Tools melden Budgetüberschreitungen. Octibiz verhindert sie: Ein hartes Budget blockiert die Zeitbuchung in dem Moment, in dem sie das Limit sprengen würde. Zwischen "Budget durch" und "gemerkt" liegen null Tage.
Drei Ebenen, ein System
Kundenbudget, Projektbudget und der Monatsdeckel auf der Support-Aufgabe existieren nebeneinander und auf Wunsch verschachtelt, gerechnet aus denselben Zeitdaten wie Marge und Abrechnung. Keine drei Excel-Tabellen, die keiner abgleicht.
Härte ist eine Einstellung, keine Weltanschauung
Vom stillen Mitzählen über Warnstufen bis zum harten Stopp wählst du das Verhalten je Budget, und je Kunde entscheidest du, ob erschöpfte Kontingente blocken oder nur melden. Das System ist so streng, wie eure Vereinbarung es verlangt.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Budgets zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Zeiterfassung
Hier wird der Wächter wirksam. Warnhinweise und harter Stopp erscheinen direkt im Buchungsdialog, gespeist aus jeder gebuchten Minute.
Mehr dazuProjekte
Projekt- und Aufgabenbudgets ergänzen den eingebauten Projekt-Budget-Wächter um harte Grenzen und die Kunden-Ebene; Budgets erscheinen im Projektkontext.
Verträge
Retainer-Kontingente laufen über denselben Wächter, eine Durchsetzungslogik für Budgets und Vertragskontingente.
Mehr dazuReporting
Budget-Auslastung und Überschreitungen fließen in die zentralen Auswertungen ein.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Budgets
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Budgets sind über 90 %?" Die KI wertet den Budget-Bestand live aus und listet die kritischen.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Budget 80 % erreicht, dann Benachrichtigung an die Projektleitung mit Restwert.
- Wenn ein Budget 100 % überschreitet, dann Eskalation an die Geschäftsführung und Aufgabe "Nachtrag mit Kunde klären" anlegen.
- Wenn ein Kundenbudget im Quartal zu 90 % verbraucht ist, dann den Kundenbetreuer erinnern, ein Erweiterungs-Angebot vorzubereiten.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Budgets steuern Zeitverbrauch, keine Fremdkosten-Belege
Der Verbrauch speist sich aus erfassten Zeiten und ihren Sätzen. Fremdkosten (z. B. Freelancer-Rechnungen) fließen in die Projekt-Profitabilität ein, werden aber nicht gegen Budgets geprüft. Ausbau vorgesehen.
Kein Forecast im Budget-Modul, bewusst
Budgets beantworten "Wo stehen wir gegen die Grenze?"; die Vorschau "Wie entwickelt sich die Auslastung?" gehört in die Ressourcenplanung, Trend-Auswertungen ins Reporting.
Keine Kunden-Sichtbarkeit, bewusst
Budgets sind intern. Für kundengerichtete Grenzen (Kontingente mit Portal-Anzeige) ist das Modul Verträge zuständig.
Häufige Fragen zu Budgets
Was ist der Unterschied zwischen einem Budget und einem Vertrags-Kontingent?
Ein Kontingent ist eine vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden (im Modul Verträge), mit Regeln für Überziehung, Übertrag und Verlängerung und mit Portal-Sichtbarkeit. Ein Budget ist dein internes Steuerungsinstrument auf Kunde, Projekt oder Aufgabe. Beide nutzen denselben Wächter in der Zeitbuchung; du brauchst also nicht zwei Systeme zu verstehen. Faustregel: Steht es im Vertrag, ist es ein Kontingent, willst du intern deckeln, ist es ein Budget.
Was zählt als Verbrauch?
Die erfassten Zeiten aus der Zeiterfassung: bei Stundenbudgets die gebuchten Stunden, bei Geldbudgets deren Bewertung über die hinterlegten Sätze. Weil das dieselbe Datenbasis ist wie für Marge und Abrechnung, gibt es keine Abweichung zwischen "Budget-Sicht" und "Abrechnungs-Sicht".
Was passiert beim harten Stopp konkret, verschwindet dann Arbeitszeit?
Nein. Die Buchung, die das Budget überschreiten würde, wird beim Speichern abgelehnt, mit klarer Meldung, wie viel Rest verfügbar ist. Das Team eskaliert dann an die Person, die entscheiden darf: Budget erhöhen, Modus lockern oder die Arbeit stoppen. Genau diese bewusste Entscheidung ist der Zweck des harten Stopps, statt stillschweigend nicht abrechenbarer Mehrarbeit.
Brauche ich das Projektmodul, um Budgets zu nutzen?
Ja, das Budgets-Modul setzt auf Projekten auf. Projekt- und Aufgabenbudgets brauchen ihre Ziele, und der Verbrauch kommt aus der Zeiterfassung. Im Gegenzug bekommst du Budgets, die mit echten Ist-Daten rechnen statt mit manuell gepflegten Zahlen.
Kann ich ein laufendes Budget nachträglich ändern?
Ja. Limit, Schwellen und Härtegrad sind jederzeit anpassbar, und jede Änderung ist im Prüfprotokoll nachvollziehbar. Üblich ist etwa, ein Projekt "warnend" zu starten und ab Budgetfreeze auf "hart" zu stellen. Periodenbudgets setzen sich außerdem automatisch je Monat/Quartal/Jahr zurück.
Die nächste Budgetüberschreitung passiert gerade, die Frage ist nur, ob dein System sie stoppt oder dein Monatsabschluss sie findet.
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