Retainer, die sich selbst überwachen: Kontingente, Verlängerungen, Unterschrift.
Du bildest Wartungsverträge, Retainer, Hosting-Pauschalen und Abos in einem System ab: mit Stundenkontingenten, gegen die jede Zeitbuchung live zählt, automatischen Verlängerungen samt Fristen-Warnung, Preisindexierung und Unterschrift im Kundenportal. Kein Excel-Blatt "Kontingente 2026" mehr, kein Renewal, das im Kalender verstaubt.
Verträge und Retainer im laufenden System. 45 Einzelfunktionen in 9 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, mit 50 Prozent Nachlass auf die Lizenz
- Familie
- Angebote, Verträge und Finanzen
- Betrieb
- Auf dem eigenen Server des Kunden oder von uns in Deutschland betrieben. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Vertrag steht im Ordner, das Kontingent in Excel
Ob beim Kunden noch vier oder schon minus sechs Stunden übrig sind, weiß niemand genau, bis die Monatsabrechnung kommt und die Diskussion beginnt. Überzogene Kontingente werden aus Kulanz verschenkt, weil der Nachweis fehlt.
Renewals leben im Kopf
Die Kündigungsfrist des Hosting-Vertrags läuft in drei Wochen ab, der Wartungsvertrag verlängert sich still um ein Jahr. Und die vereinbarte Preiserhöhung ab Jahr 2 hat noch nie jemand tatsächlich berechnet.
Support weiß nicht, was der Vertrag deckt
Bei jedem Ticket die gleiche Frage: "Ist das noch im Wartungsvertrag?" Die Antwort kostet Recherche in Mails und PDFs, oder wird geraten.
Angebote, Verträge und Finanzen
Was Verträge und Retainer kann
Die wichtigsten 6 von 9 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Der komplette Vertrags-Lebenszyklus: für fünf Vertragsarten
Vom Entwurf über die Aktivierung bis zu Kündigung oder Ablauf: Jeder Vertrag durchläuft einen klaren Lebenszyklus mit nachvollziehbaren Statuswechseln. Fünf Vertragsarten decken dein wiederkehrendes Geschäft ab, vom klassischen Stunden-Retainer bis zum Waren-Abo, das automatisch Lieferungen auslöst.
Kontingente mit Regeln: Extra, Übertrag oder Verfall, pro Vertrag
Jeder Vertrag entscheidet selbst, was mit Über- und Minderverbrauch passiert: Überstunden zusätzlich berechnen, Reststunden in die nächste Periode übertragen (mit Obergrenze und Verfallsfrist), oder verfallen lassen. Ein Vertrag kann sogar mehrere getrennte Kontingente führen, etwa Entwicklung und Design mit eigenen Stundentöpfen und eigenen Regeln.
Der Kontingent-Wächter sitzt in der Zeiterfassung
Verbrauch entsteht nicht durch Pflege-Rituale, sondern automatisch: Jede abrechenbare, freigegebene Zeitbuchung auf einem vom Vertrag gedeckten Projekt oder Ticket zählt live gegen das Kontingent. Prepaid-Guthaben wird zuerst abgebaut, dann das Periodenkontingent. Was darüber liegt, behandelt die Vertragsregel. Korrekturen an Zeitbuchungen rechnen die Periode automatisch nach.
Prepaid-Pakete: vorab gekaufte Stunden mit Restguthaben
Verkaufe Stundenpakete, die durch erfasste Zeit abgebaut werden, mit live sichtbarem Restguthaben, Warnschwelle für den Nachkauf-Anstoß und optionalem Verfallsdatum. Wenn ein Paket zur Neige geht, erfährst du es, bevor der Kunde es tut.
Abrechnung angeschlossen: vorschüssig, regelkonform, automatisch
Zum Stichtag jedes Abrechnungszyklus erzeugt der Vertrag seine Abrechnungsvorgabe: die Pauschale vorschüssig zum Periodenbeginn, Mehrverbrauch nach der Extra-Regel mit der Folgeperiode. Die Vorgaben laufen ins Abrechnungsmodul. Dort prüfst du sie in der Vorschau oder lässt sie je Vertrag vollautomatisch durchlaufen. Waren-Abos erzeugen zum Zyklus zusätzlich Aufträge samt Lieferung, nutzungsbasierte Verträge rechnen erfassten Verbrauch ab.
Überblick und Steuerung: Liste, Kennzahlen, Kundendetail
Die Vertragsliste zeigt dir das laufende Geschäft: Typ, Status, aktuelle Perioden-Auslastung, Restguthaben, nächste Abrechnung, Kündigungsfrist. Der monatlich wiederkehrende Umsatz (MRR) wird serverseitig aggregiert und steht als Kachel und im Reporting bereit. Am Kundendetail siehst du alle Verträge des Kunden im eigenen Tab.
Alle Funktionen im Überblick
45 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Lebenszyklus & Stammdaten (7 Funktionen)
- Fünf Vertragsarten
- Retainer/Kontingent, Wartung/SLA, Hosting/Pauschale, Waren-Abo, nutzungsbasiert.
- Status-Lebenszyklus
- Entwurf → aktiv → gekündigt/beendet/abgelaufen, plus Pause; Statuskatalog als Daten anpassbar mit Löschschutz.
- Gemischte Verträge
- Pauschale + Kontingent(e) + Prepaid in einem Vertrag kombinierbar.
- Vertrag aus Angebot
- Übernahme von Positionen, Kunde, Marke, Kontingent aus dem angenommenen Angebot.
- Automatischer Vertrag bei gewonnenem Deal
- Auf Wunsch entsteht aus einem gewonnenen Deal direkt ein Vertrags-Entwurf. Zuschaltbar.
- Vertragspositionen
- Positionen der Arten Pauschale, Kontingent, Prepaid, Verbrauch; optional mit Produktbezug.
- Konfigurierbare Vertragsnummern
- Muster je Marke im Nummernkreis-Editor (Standard VT-JJJJ-Zähler).
Kontingente (8 Funktionen)
- Kontingent-Regel je Vertrag
- Mehrarbeit extra berechnen, ins nächste Fenster übertragen oder verfallen lassen. Jede Regel wirkt spürbar anders.
- Mehrere Kontingente je Vertrag
- Getrennte Töpfe (z. B. Dev/Design) mit eigenem Soll/Ist und eigener Regel.
- Perioden mit Soll/Ist/Rest
- Automatische Periodenführung je Abrechnungszyklus, live einsehbar.
- Übertrag mit Deckel & Verfall
- Maximale Übertragshöhe und Verfallsfrist in Perioden konfigurierbar.
- Überstunden-Satz
- Eigener Stundensatz für Mehrverbrauch bei der Extra-Regel.
- Periodenabschluss-Automatik
- Täglicher Lauf schließt fällige Perioden, wendet Übertrag/Verfall an, schreibt Historie, doppelgesichert.
- Schwellwert-Warnungen
- Benachrichtigung bei z. B. 80 % und bei Überschreitung.
- Kontingent-Routing über Kategorien
- Zeit auf kategorisierten Tickets findet das passende Kontingent, sonst das Standard-Kontingent.
Verbrauch & Zeiterfassung (4 Funktionen)
- Live-Abbau durch Zeitbuchungen
- Abrechenbare, freigegebene Zeiten auf gedeckten Projekten/Tickets zählen automatisch.
- Prepaid-zuerst-Reihenfolge
- Guthaben-Pakete werden vor dem Periodenkontingent abgebaut.
- Korrektur-Nachrechnung
- Geänderte/gelöschte Zeiten berechnen die offene Periode neu.
- Deckungs-Auskunft
- Projekte/Tickets wissen, welcher Vertrag sie deckt, Grundlage der Ticket-Triage.
Prepaid (3 Funktionen)
- Stundenpakete
- Gekaufte Stunden mit Preis, Kaufdatum, optionalem Verfall.
- Restguthaben live
- Fortschritt und Rest je Paket.
- Warnschwelle + Nachkauf
- Benachrichtigung bei Schwellwert; Nachkauf legt Folgepaket an.
Laufzeit & Verlängerung (5 Funktionen)
- Verlängerungs-Modi
- Auto-Renewal, feste Laufzeit, unbefristet.
- Kündigungsfristen-Warnung
- Fristgerechte Erinnerungen vor Stichtag und Laufzeitende (mehrsprachig je Empfänger).
- Auto-Verlängerung
- Fortschreibung ohne Kündigung, protokolliert.
- Kündigungs-Erfassung
- Vertrag endet zum Termin; keine Folgeabrechnung.
- Pause bei Zahlungsverzug
- Aussetzen und Wiederaufnehmen; keine Abrechnung/Lieferung während der Pause.
Preise (2 Funktionen)
- Jährliche Indexierung
- Regelbasierte Preisanpassung, doppelt abgesichert, historisiert.
- Stufenpreise
- Preis/Rabatt ab definiertem Vertragsmonat.
Dokument & Nachweis (4 Funktionen)
- Vertrags-PDF
- Über die Belegvorlagen-Engine, je Marke; Mandanten-Schutz.
- Portal-Unterschrift
- Beweissichere digitale Unterschrift durch den Kunden.
- Nachträge/Versionen
- Versionierte Vertragsänderungen mit Wirksamkeitsdatum.
- Änderungshistorie
- Unveränderliche Zeitleiste aller Vertragsereignisse.
Abrechnung & Anschluss (5 Funktionen)
- Wiederkehrende Abrechnungsvorgabe
- Je Zyklus zum Stichtag, vorschüssig; Mehrleistung mit Folgeperiode.
- Waren-Abo-Lauf
- Erzeugt je Zyklus Aufträge/Lieferungen, ohne Doppelauslösung.
- Nutzungsabrechnung
- Erfasster Verbrauch fließt in die Abrechnungs-Vorstufe.
- Pro-rata erste Periode
- Anteilige Pauschale/Soll-Stunden bei untermonatigem Start.
- Marken-Umzug konsistent
- Wechselt ein Vertrag die Marke, ziehen Abrechnungsplan und Nebendaten mit.
Überblick & Governance (7 Funktionen)
- Liste mit Suche/Filter/Sortierung
- Serverseitig über den ganzen Bestand.
- MRR-Kachel + Reporting
- Serverseitig aggregierter wiederkehrender Umsatz; Kennzahlen im Reporting.
- Kundendetail-Tab "Verträge"
- Alle Verträge des Kunden am Kundendatensatz (rechtegeprüft).
- Dashboard-Widget
- "Verträge" auf der Startseite.
- Zentrale Suche
- Verträge als Treffertyp mit Direktsprung.
- Getrennte Rechte
- Sehen, Anlegen, Ändern, Kündigen, Kontingent einsehen, Prepaid verwalten, Abrechnungslauf freigeben, je Marke.
- Automations-Ereignisse
- Aktiviert, verlängert, gekündigt, Schwellwert erreicht, Kontingent überschritten, Prepaid niedrig/aufgebraucht u. a. als Auslöser wählbar.
Was hier anders ist
Der Kontingent-Wächter sitzt in der Zeiterfassung, nicht im Monatsreport
Jede gebuchte Stunde zählt live gegen den Vertrag; Warnung und Überziehungs-Behandlung passieren im Moment der Buchung, nicht Wochen später beim Rechnungsschreiben. Genau das unterscheidet Octibiz von Vertragsverwaltung als Dokumentenablage.
Drei Überziehungs-Regeln, pro Vertrag wählbar
"Extra berechnen", "Rest übertragen" und "Rest verfällt" sind keine Sonderprogrammierung, sondern ein Schalter im Vertrag, inklusive Übertrags-Deckel, Verfallsfrist und eigenem Überstunden-Satz. Deine Verträge müssen sich nicht der Software anpassen.
Vom Vertrag bis zur Rechnung ohne Medienbruch
Der Vertrag erzeugt seine Abrechnungsvorgabe selbst: vorschüssig, regelkonform, markengenau. Übergeben wird an Abrechnung und Faktura bzw. lexoffice. Kein Kopieren von Pauschalen in ein Rechnungsprogramm.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Verträge und Retainer zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Zeiterfassung
Freigegebene, abrechenbare Zeiten bauen Kontingente und Prepaid-Pakete live ab; der Wächter warnt beim Buchen, Korrekturen rechnen die Periode nach.
Mehr dazuTickets
Bei der Ticket-Triage beantwortet der Vertrag die Frage "Ist das gedeckt?" automatisch, inklusive Kontingent-Routing über Ticket-Kategorien und SLA-Bezug aus dem Vertrag.
Mehr dazuAngebote
Angenommene Wartungs-/Retainer-Angebote werden per Klick zum Vertrag, Positionen und Kontingent inklusive.
Mehr dazuAbrechnung
Der Vertrag speist die wiederkehrende Abrechnung (Pauschale, Überstunden, Nutzung); Lauf mit Freigabe-Vorschau oder vollautomatisch je Vertrag.
Mehr dazuFaktura / lexoffice
Aus den Vorgaben entstehen Rechnungen im Haus oder via lexoffice; Zahlungsverzug kann den Vertrag pausieren.
Mehr dazuAufträge
Waren-Abos erzeugen je Zyklus automatisch Aufträge und damit Lieferungen.
Mehr dazuReporting
MRR, Retainer-Ertrag und Kontingent-Auslastung als Kennzahlen und Zeitreihen.
Mehr dazuKundenportal
Kunde sieht Vertrag und Verbrauch live und unterschreibt online (Details auf der Seite Kundenportal).
Automation, API und KI
So bedient die KI Verträge und Retainer
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Verträge haben ihr Kontingent in diesem Monat überzogen?" Die KI listet Verträge mit Mehrverbrauch, Stunden und Regel.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Kontingent 80 % erreicht, dann benachrichtige den Account-Manager und hinterlege eine Notiz am Kunden.
- Wenn ein Kontingent überschritten wird, dann erstelle eine Aufgabe "Upsell-Gespräch Kontingent-Erweiterung".
- Wenn ein Prepaid-Paket zur Neige geht, dann sende dem Kunden den Nachkauf-Vorschlag per E-Mail.
- Wenn die Kündigungsfrist eines Vertrags in 30 Tagen abläuft, dann informiere Buchhaltung und Geschäftsführung.
- Wenn ein Vertrag verlängert wurde, dann poste eine Zusammenfassung in den Team-Kanal.
Die KI bedient das ganze System unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Kein Mahnwesen im Vertragsmodul (bewusst)
Zahlungserinnerungen und Mahnungen laufen in der Faktura bzw. in lexoffice. Der Vertrag reagiert auf Zahlungsverzug mit Pause/Sperre der Leistung, mahnt aber nicht selbst.
SLA-Messung liegt bei den Tickets (bewusst)
Der Vertrag referenziert die SLA; gemessen und eskaliert wird im Ticket-Modul, wo Reaktions- und Lösungszeiten entstehen.
Qualifizierte E-Signatur: als Integration vorgesehen, ohne Termin
Die Portal-Unterschrift ist mit Zeitpunkt und Nachweis beweissicher dokumentiert, aber keine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS; die ist heute nicht enthalten.
Vertragsvorlagen (geplant)
Verträge aus Vorlagen ("Standard-Retainer 10 h/Monat") sind als Ausbau vorgesehen; heute beschleunigt die Übernahme aus dem Angebot die Anlage.
Häufige Fragen zu Verträge und Retainer
Was passiert, wenn ein Kunde sein Stundenkontingent überzieht?
Das entscheidet die Regel, die du pro Vertrag (und sogar pro Kontingent) festlegst: Bei "Extra" werden die Mehrstunden zum hinterlegten Satz automatisch als Abrechnungsposition erzeugt, mit der Folgeperiode, weil der Retainer vorschüssig abgerechnet wird. Bei "Übertrag" und "Verfall" entsteht kein Mehrbetrag; beim Übertrag wandert der Rest gedeckelt in die Folgeperioden. In allen Fällen siehst du die Überziehung live, nicht erst in der Monatsabrechnung.
Kann ein Vertrag mehrere getrennte Kontingente haben?
Ja. Ein Vertrag kann z. B. ein Entwicklungs- und ein Design-Kontingent führen, jedes mit eigenem Soll, eigenem Verbrauch und eigener Überziehungs-Regel. Zeitbuchungen finden über das Kontingent-Routing (z. B. per Ticket-Kategorie) automatisch den richtigen Topf; ohne Zuordnung greift das Standard-Kontingent.
Woher weiß das System, welche Zeiten ins Kontingent zählen?
Aus der eingebauten Zeiterfassung: Abrechenbare, freigegebene Zeitbuchungen auf Projekten oder Tickets, die der Vertrag deckt, erzeugen automatisch Verbrauchsbuchungen: Prepaid-Guthaben zuerst, dann das Periodenkontingent. Es gibt keine Doppelpflege und keine Import-Routine; Zeit und Vertrag leben im selben System.
Erstellt das Vertragsmodul auch die Rechnungen?
Nein, bewusst nicht. Es erzeugt zum Stichtag die fertige Abrechnungsvorgabe (Pauschale, Überstunden, Nutzung) und übergibt sie an das Abrechnungsmodul. Von dort geht es wahlweise in die hauseigene Faktura oder an lexoffice. So bleibt sauber getrennt, was geschuldet ist (Vertrag) und wie fakturiert wird (Abrechnung/Faktura).
Wie funktioniert die automatische Verlängerung mit Kündigungsfrist?
Du hinterlegst Verlängerungszeitraum und Kündigungsfrist am Vertrag; Octibiz berechnet den letztmöglichen Kündigungs-Stichtag und warnt rechtzeitig davor (z. B. 30/14/7 Tage). Liegt zum Stichtag keine Kündigung vor, verlängert sich der Vertrag automatisch und das Ereignis wird protokolliert. Erfasste Kündigungen beenden den Vertrag zum Termin, ohne dass eine Folgeabrechnung entsteht.
Ist die Portal-Unterschrift rechtlich belastbar? Brauche ich zusätzlich DocuSign?
Die Unterschrift im Portal wird mit Zeitstempel und technischem Nachweis beweissicher dokumentiert. Für die im B2B üblichen Dienstleistungs- und Wartungsverträge ist diese dokumentierte Zustimmung gängige Praxis. Eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS ist heute nicht enthalten und als Integration vorgesehen, ohne Termin; wenn einzelne Verträge sie erfordern, nutzt du bis dahin ein Signatur-Werkzeug deiner Wahl und hinterlegst das Ergebnis am Vertrag.
Wie bekomme ich meine bestehenden Wartungsverträge ins System?
Bewusst per Frischstart statt Alt-Import: Aktive Verträge legst du neu an (bei typischen Beständen überschaubar, die Anlagestrecke führt durch alle Regeln), Eröffnungsbestände wie Restguthaben lassen sich als Übertrag oder Prepaid-Paket abbilden. Historische Perioden aus Alt-Tools werden nicht übernommen; die Historie beginnt sauber ab Stichtag.
Hol deine Retainer aus Excel und Ordner und lass Verträge, Kontingente und Verlängerungen sich selbst überwachen.
Wir zeigen dir Verträge und Retainer an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
