Vom Auftrag bis zur letzten Teillieferung, mit Bestand, Anzahlung und Dropshipping.
Der Auftrag ist das Belegglied zwischen Angebot und Rechnung: aus dem angenommenen Angebot per Klick erzeugt oder von Hand erfasst. Die Bestätigung reserviert Bestand, Vorkasse sperrt die Lieferung bis zum Zahlungseingang. Und je Position siehst du jederzeit, was geliefert und was berechnet ist.
Aufträge im laufenden System. 33 Einzelfunktionen in 8 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Aufträge, Lager und Fertigung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Zwischen "bestellt" und "bezahlt" liegt Blindflug
Der Kunde hat drei Positionen bestellt, zwei sind raus, eine ist im Rückstand, die Hälfte ist berechnet. Und wer den Stand wissen will, gräbt in Mails, Excel und Lieferschein-Ordnern.
Teillieferungen sprengen jedes einfache Tool
Rechnungsprogramme kennen nur "offen" oder "erledigt". Sobald Position 2 in zwei Tranchen kommt und Position 3 storniert wird, beginnt die Zettelwirtschaft.
Vorkasse wird zum Vertrauensrisiko
"Nicht liefern, bevor das Geld da ist" steht als Haftnotiz am Bildschirm, bis einer im Stress doch versendet. Und die Anzahlungsrechnung baut die Buchhaltung von Hand.
Aufträge, Lager und Fertigung
Was Aufträge kann
Die wichtigsten 6 von 8 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Auftragserfassung: aus dem Angebot per Klick oder frei von Hand
Aus einem angenommenen Angebot wird per Klick ein Auftrag: Positionen, Kunde, Adressen und die verhandelten Preise werden übernommen und eingefroren. Genauso gut erfasst du Aufträge von Hand, sogar ganz ohne Produktkatalog mit reinen Freitext-Positionen. Doppelklicks und wiederholte Übertragungen erzeugen dabei nie versehentlich zwei Aufträge.
Professionelle Positionen: Struktur, Rabatte, optionale Posten
Auftragspositionen können mehr als Artikel und Menge: Überschriften, Zwischensummen, Trennlinien und Seitenumbrüche gliedern den Beleg wie bei einem professionellen Angebotsdokument. Rabatte gibst du je Position (prozentual oder als Betrag) oder auf den ganzen Beleg. Die Umsatzsteuer wird dabei immer korrekt aufgeschlüsselt.
Bestätigen heißt reservieren, mit Rückstand statt Überverkauf
Mit der Bestätigung wird der Auftrag verbindlich: Octibiz reserviert je Position den Bestand. Reicht der Vorrat nicht, entsteht automatisch ein Rückstand (Backorder), sichtbar je Position und inklusive Signal an den Einkauf. Änderungen an bestätigten Aufträgen reservieren sauber um, ein Storno gibt alle Reservierungen frei.
Teillieferung & Rechnungsfortschritt, positionsgenau
Der Kern echter Warenwirtschaft: Je Position weiß der Auftrag, wie viel bestellt, geliefert und berechnet ist. Der Versand schreibt den Lieferfortschritt automatisch fort, die Faktura den Rechnungsfortschritt. Abgeschlossen ist ein Auftrag erst, wenn beides vollständig ist. Wird eine Rechnung storniert, rechnet der Auftrag automatisch zurück und bleibt korrekt neu fakturierbar.
Zahlung im Griff: Vorkasse, Anzahlung, Zahlungsstatus
Zahlart und Zahlungsbedingungen stehen am Auftrag, der Zahlungsstatus wird live aus der Faktura gespiegelt. Bei Vorkasse sperrt der Auftrag die Lieferung, bis das Geld da ist. Die Sperre hebt sich automatisch auf, sobald die zugehörige Rechnung als bezahlt verbucht wird. Anzahlungen hinterlegst du als Prozentsatz oder Betrag und rechnest sie über Anzahlungsrechnungen ab.
Auftragsbestätigung als Beleg: im Markendesign, per Mail
Die Auftragsbestätigung erzeugst du als PDF im Design deiner Marke, über die zentrale Belegvorlagen-Verwaltung, mit korrektem Briefbogen je Marke, Vorkasse-Hinweis und sauberem Summenblock. Auf Wunsch geht sie direkt aus dem System per Mail an den Kunden, mit protokolliertem Versandzeitpunkt.
Alle Funktionen im Überblick
33 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Erfassung (4 Funktionen)
- Auftrag aus Angebot
- Ein Klick, Positionen/Adressen/Preise übernommen, Preise eingefroren, doppelklick-sicher.
- Manueller Auftrag
- Freie Erfassung mit Katalog- oder Freitext-Positionen.
- Ohne Produktkatalog nutzbar
- Freitext-Aufträge funktionieren auch ohne aktives Produkte-Modul.
- Adressen & Termine
- Getrennte Rechnungs-/Lieferadresse, Wunschliefertermin.
Positionen (6 Funktionen)
- Positionstypen
- Artikel, Freitext, Überschrift, Zwischensumme, Trenner, Seitenumbruch.
- Positions-Langtext
- Formatierter Beschreibungstext je Position.
- Optionale Positionen
- Zählen erst nach Annahme; keine Reservierung/Lieferung vorher.
- Rabatte
- Je Position (% oder Betrag) und belegweit, steuerlich korrekt verteilt.
- Steuer-Darstellung
- Netto/Brutto/steuerfrei je Auftrag, aus Kundengruppe vorbelegt.
- Mengen-Schutz
- Lagergeführte Artikel nur ganzzahlig; Einheiten werden auf die Basis-Einheit normalisiert.
Bestätigung & Bestand (4 Funktionen)
- Bestandsreservierung
- Bei Bestätigung je Position, automatisch.
- Rückstand (Backorder)
- Fehlmengen sichtbar je Position + Nachbestell-Signal an den Einkauf.
- Änderung nach Bestätigung
- Umreservierung sauber; blockiert bei offenen Lieferscheinen.
- Storno
- Gibt Reservierungen frei; geschützt ab Teillieferung/Rechnung.
Fortschritt (4 Funktionen)
- Lieferfortschritt
- Automatisch aus dem Versand, je Position.
- Rechnungsfortschritt
- Automatisch aus der Faktura; Storno bucht zurück.
- Manuelle Faktura-Erfassung
- Für extern berechnete Mengen, mit Mengen-Deckel.
- Auftrags-Abschluss
- Erst bei voller Lieferung und voller Berechnung.
Zahlung (4 Funktionen)
- Zahlart & Bedingungen
- Je Auftrag hinterlegbar.
- Vorkasse-Liefersperre
- Kein Versand bis Zahlungseingang; automatische Freigabe bei Zahlung.
- Anzahlung
- Prozentsatz oder Betrag, Abrechnung über Anzahlungsrechnung (Faktura).
- Zahlungsstatus
- Offen/teilweise/bezahlt, live aus der Faktura gespiegelt.
Belege & Kommunikation (3 Funktionen)
- AB-PDF
- Markendesign über Belegvorlagen, Standard-Vorlage je Marke automatisch.
- AB-Mailversand
- Aus dem System, mit Mailvorlage (de/en) und Versand-Vermerk.
- Nummernkreise
- Belegnummern-Muster je Marke im Admin konfigurierbar.
Sonderprozesse (3 Funktionen)
- Dropshipping
- Je Auftrag/Position; automatische Lieferantenbestellung mit Kundenadresse.
- Sammellieferungs-Kennzeichen
- Aufträge für gebündelte Lieferung markierbar.
- Lieferschein aus dem Auftrag
- Direktaktion mit vorbefüllten offenen Mengen.
Verwaltung (5 Funktionen)
- Status-Katalog
- Eigene Status mit Farbe/Reihenfolge, Löschschutz.
- Editierbar bis Abschluss
- Kopf und Positionen änderbar, solange fachlich zulässig.
- Serverseitige Listen
- Suche, Filter (Mehrfach-Status), Sortierung.
- Rechte je Marke
- Sehen/anlegen/ändern/bestätigen/stornieren getrennt, markenscharf.
- Audit-Protokoll
- Jede Aktion nachvollziehbar, auch von KI und Automationen.
Was hier anders ist
Positionsgenauer Fortschritt statt Beleg-Status
"Teilweise geliefert, zu 60 % berechnet, Rest im Rückstand". Diese Wahrheit je Position ist der Unterschied zwischen Rechnungsprogramm und Warenwirtschaft. In Octibiz entsteht sie automatisch aus Versand und Faktura, nicht aus manueller Pflege.
Vorkasse, die sich selbst durchsetzt
Die Liefersperre ist kein Merkzettel, sondern Systemzustand: Der Versand kommt nicht an ihr vorbei, und der Zahlungseingang löst sie automatisch. Das schützt Marge und Nerven.
Ein Beleg, eine Kette
Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung ist in Octibiz eine durchgehende Datenlinie im selben System, inklusive CRM-Historie, Verträgen und Support-Tickets desselben Kunden. Das bietet in dieser Breite kein reines Warenwirtschafts-Tool.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Aufträge zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Angebote
Das angenommene Angebot wird per Klick zum Auftrag: Preise eingefroren, Herkunft verlinkt.
Mehr dazuProdukte und PIM
Positionen ziehen Artikel und Preise aus dem Katalog; die Bestätigung reserviert dort den Bestand.
Mehr dazuVersand und Retouren
Lieferscheine entstehen aus dem Auftrag; jeder Versand schreibt den Lieferfortschritt je Position zurück.
Mehr dazuFaktura
Rechnungen aus dem Auftrag; Festschreiben und Storno halten den Rechnungsfortschritt automatisch aktuell, Zahlungseingang löst die Vorkasse-Sperre.
Mehr dazuWaren-Einkauf
Dropship-Aufträge erzeugen automatisch die Lieferantenbestellung mit Kundenadresse; Rückstände speisen die Nachbestell-Vorschläge.
Mehr dazuMultilager
Reservierungen ziehen aus dem richtigen Lagerort, sobald das Multilager-Modul aktiv ist.
Mehr dazuEinheiten und Gebinde
Mengen in Verkaufseinheiten werden an der Lagergrenze automatisch auf die Basis-Einheit umgerechnet.
Mehr dazuCRM
Der Auftrag hängt am Kunden, mit kompletter Historie aus Deals, Tickets und Verträgen im selben System.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Aufträge
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Lege für Muster GmbH einen Auftrag mit 10 × TF-750 an und bestätige ihn." Die KI erfasst und bestätigt den Auftrag unter deinen Rechten; die Reservierung läuft automatisch.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Auftrag bestätigt wird, dann benachrichtige das Lager und erstelle die Versand-Aufgabe.
- Wenn ein Auftrag in den Vorkasse-Wartezustand geht, dann sende dem Kunden die Zahlungsaufforderung mit Anzahlungsrechnung.
- Wenn ein Auftrag vollständig geliefert und berechnet ist, dann informiere den Vertrieb und starte die Zufriedenheits-Abfrage.
- Wenn ein Auftrag storniert wird, dann benachrichtige Einkauf und Lager (Reservierungen wurden freigegeben).
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Shop-Import (Shopware/Shopify): geplant
Aufträge aus dem Shop kommen mit dem Kanal-Abgleich. Heute legst du sie über die API an.
Wiederkehrende Aufträge (Abo/Vertrag): geplant
Die automatische periodische Erzeugung ist in Planung. Wiederkehrende Abrechnung gibt es heute schon über das Abrechnungs-Modul.
Rahmen-/Abrufaufträge: geplant
Heute gibt es den Einzelauftrag mit Teillieferung. Das deckt die meisten Handelsfälle; Rahmenaufträge mit Abrufen folgen laut Planung.
Kundenportal-Auftragssicht: geplant
Kunden sehen ihre Aufträge künftig read-only im Portal; heute informierst du per AB-Mail und Automationen.
Häufige Fragen zu Aufträge
Brauche ich das Auftrags-Modul, oder reicht Angebot → Rechnung?
Für reines Dienstleistungsgeschäft reicht oft die Kette Angebot → Projekt/Vertrag → Abrechnung, die Octibiz ebenfalls beherrscht. Sobald Ware im Spiel ist, also Bestand, Teillieferungen, Vorkasse oder Streckengeschäft, brauchst du das Belegglied Auftrag: Es reserviert Bestand und hält Liefer- und Rechnungsfortschritt je Position auseinander. Beides koexistiert im selben System; du entscheidest je Geschäftsvorfall.
Was passiert, wenn der Bestand bei der Bestätigung nicht reicht?
Der Auftrag wird trotzdem bestätigt, die Fehlmenge bleibt als Rückstand (Backorder) je Position sichtbar, und der Einkauf bekommt ein Nachbestell-Signal. Sobald die Ware eingeht, ist die Menge wieder lieferbar. Der Auftrag zeigt dir jederzeit, was noch fehlt. Einen stillen Überverkauf gibt es nicht: Reserviert ist reserviert.
Kann ich Aufträge ohne gepflegten Produktkatalog erfassen?
Ja. Aufträge funktionieren mit reinen Freitext-Positionen: Bezeichnung, Menge, Preis, Steuersatz. Bestandsreservierung und Katalog-Preisfindung gibt es dann naturgemäß nicht; sie kommen automatisch dazu, sobald du das Produkte-Modul nutzt. So kannst du klein starten und später ausbauen, ohne Belege zu migrieren.
Wie kommen Bestellungen aus meinem Onlineshop in Octibiz?
Ein direkter Shop-Import (Shopware/Shopify) ist geplant, aber noch nicht gebaut. Ehrliche Ansage. Heute erreichst du die komplette Auftragserfassung über die offene REST-API, über die sich Shop-Bestellungen bereits automatisiert anlegen lassen; jede Fähigkeit der Oberfläche ist auch per API verfügbar. Wenn der Shop-Import für dich entscheidend ist, sprich uns auf den Zeitplan an.
Wie geht Octibiz mit Vorkasse und Anzahlungen um?
Vorkasse setzt du als Liefersperre am Auftrag: Er wechselt in einen Wartezustand, aus dem kein Versand möglich ist. Sobald die zugehörige Rechnung als bezahlt verbucht wird, hebt sich die Sperre automatisch auf. Anzahlungen hinterlegst du als Prozentsatz oder Betrag und rechnest sie über Anzahlungsrechnungen in der Faktura ab, verkettet bis zur Schlussrechnung.
Was unterscheidet Octibiz hier von anderen Warenwirtschaften?
Reservierung, Teillieferung und Fortschritt beherrscht jede Warenwirtschaft. Der Unterschied liegt im Drumherum: Bei Octibiz hängt der Auftrag am selben Kunden wie CRM-Deals, Support-Tickets, Verträge und Projekte. Ein Datenmodell statt Modul-Inseln. Dazu kommen komplette API-/KI-Steuerbarkeit mit Audit-Trail, Multi-Marken-Nummernkreise und Hosting in Deutschland oder auf deinem eigenen Server.
Sind Auftragsdaten revisionssicher?
Jedes Anlegen, Ändern, Bestätigen und Stornieren landet im Audit-Protokoll mit Akteur, Zeitpunkt und Vorher/Nachher-Stand, auch wenn Automationen oder die KI handeln. Belegnummern kommen aus konfigurierbaren, je Marke fortlaufenden Nummernkreisen. Die GoBD-strenge Unveränderlichkeit gilt für Rechnungen (Faktura-Modul); Aufträge bleiben als Arbeitsbelege bewusst bis zum Abschluss bearbeitbar.
Aufträge im echten Betrieb sehen
Wir zeigen dir Aufträge an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
