Wer hat nächste Woche noch Luft, und wer brennt gerade aus?
Octibiz rechnet Kapazität aus echten Daten: Wochenstunden und genehmigte Abwesenheiten aus HR, Bedarf aus deinen Projekten, Ist-Stunden aus der Zeiterfassung. Auf dem Planungsboard siehst du Auslastung und Engpässe, bevor sie Liefertermine reißen. Und du spielst "Was wäre, wenn wir das Projekt annehmen?" gefahrlos durch.
Ressourcen- und Einsatzplanung im laufenden System. 28 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Projekte und Leistung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Auslastungs-Excel altert stündlich
Jemand pflegt eine Tabelle "Wer macht was", die beim Speichern schon veraltet ist: Der Urlaub von nächster Woche fehlt, das neue Projekt auch, und die Ist-Stunden sowieso. Geplant wird trotzdem danach.
Überbuchung fällt auf, wenn es zu spät ist
Dass dieselbe Entwicklerin in KW 34 für zwei Projekte zu je 80 % verplant ist, merkt ihr, wenn der erste Liefertermin wackelt. Nicht sechs Wochen vorher, als man noch hätte umplanen können.
Ausbrennen sieht man in Excel nicht
Dauerhafte 110 % bei einer Person, monatelange Unterlast bei einer anderen. Ohne systematische Auslastungssicht bleibt beides unsichtbar, bis es kündigt oder frustriert.
Projekte und Leistung
Was Ressourcen- und Einsatzplanung kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Das Planungsboard: Wer macht was, wann
Das Planungsboard zeigt dein Team als Timeline: Zeilen für Mitarbeitende, Spalten für Zeiträume, Balken für die Projekt-Zuweisungen. Du planst eine Person mit Stunden auf ein Projekt für einen Zeitraum, siehst live die resultierende Auslastung und unterscheidest verbindliche von vorläufigen Planungen. Das Raster wählst du frei: Tag, Woche oder Monat.
Kapazität aus echten Daten: Wochenstunden, Abwesenheiten, Feiertage
Verfügbarkeit wird nicht geschätzt, sondern berechnet: vertragliche Wochenstunden minus genehmigte Abwesenheiten aus HR, minus Feiertage, minus eine konfigurierbare interne Reserve für Meetings und Administration. Wird ein Urlaub genehmigt, sinkt die Kapazität der betroffenen Wochen automatisch, ohne dass jemand eine Tabelle anfasst. Teilzeitkräfte werden anteilig korrekt gerechnet.
Auslastungs-Heatmap: Überlast und Leerlauf auf einen Blick
Die Heatmap zeigt je Person und Woche drei Zahlen im Verhältnis: geplant, verfügbar und tatsächlich gebucht. Überlast leuchtet rot, Leerlauf bleibt blass. Die Schwellen legst du selbst fest. Und weil die Ist-Stunden aus der Zeiterfassung kommen, siehst du auch die Plan/Ist-Abweichung: Wo weicht die Realität systematisch von deiner Planung ab?
Forecast & Engpass-Frühwarnung, auch mit Vertriebs-Pipeline
Der Forecast projiziert Zuweisungen und Kapazität über die kommenden Wochen und meldet Engpässe, bevor sie eintreten: "Team Frontend ist in KW 34 zu 130 % verplant." Vorläufige Planungen gehen gewichtet ein, und auf Wunsch rechnet der Forecast die Vertriebs-Pipeline mit: Gewichtete CRM-Deals werden zur wahrscheinlichen Zukunftslast. Bei Über- oder Unterlast über der Schwelle geht automatisch eine Warnung an Projektleitung und Geschäftsführung, in der Sprache des Empfängers.
Skill-Matching: Wer kann das, und wer hat Zeit?
Für ein Projekt brauchst du nicht irgendwen, sondern jemanden, der es kann und Zeit hat. Du erfasst den Skill-Bedarf eines Projekts oder Meilensteins (welcher Skill, welches Mindest-Level, wie viele Stunden, wann), und Octibiz schlägt passende Personen vor, gerankt nach Skill-Level und freier Kapazität im Zeitraum, ergänzt um einen KI-Besetzungsvorschlag. Aus dem Vorschlag heraus planst du direkt ein.
Was-wäre-wenn-Szenarien: planen ohne Risiko
Die Frage "Können wir das Projekt annehmen?" beantwortest du im Szenario statt im produktiven Plan: eine isolierte Kopie deiner Planung zum Stichtag, in der du das neue Projekt einplanst, Zuweisungen verschiebst oder eine Neueinstellung simulierst. Du vergleichst Szenario und Realität nebeneinander und übernimmst das Szenario mit einem Klick vollständig oder verwirfst es folgenlos.
Alle Funktionen im Überblick
28 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Planen (7 Funktionen)
- Zuweisungen (Allokationen)
- Person × Projekt × Zeitraum mit geplanten Stunden, Notiz und Rollen-Hinweis.
- Verteilungsmodus
- Stunden gleichmäßig oder wochenscharf über den Zeitraum verteilen.
- Verbindlichkeit
- "vorläufig" vs. "zugesagt" je Zuweisung; gewichtet den Forecast.
- Vorbelegung aus Projekt
- Teamzuordnung/Budget-Stunden schlagen die Verteilung vor.
- Raster
- Tages-, Wochen-, Monatsraster frei wählbar.
- Laufzeit-Warnung
- Hinweis bei Zuweisungen außerhalb der Projektlaufzeit (keine harte Sperre).
- Marken-Ableitung
- Jede Zuweisung gehört automatisch zur Marke ihres Projekts; Sichtbarkeit folgt dem Rechtesystem.
Kapazität (5 Funktionen)
- Kapazitätsprofil
- Verfügbare Stunden je Person/Periode aus Wochenstunden − Abwesenheit − Feiertage − Reserve.
- Automatische Aktualisierung
- Genehmigte/stornierte Abwesenheiten und Stammdaten-Änderungen rechnen sofort nach.
- Interne Reserve
- Globaler Standard, pro Person überschreibbar; eigene Einstellungs-Seite.
- Kapazitäts-Aufschlüsselung
- Herleitung der verfügbaren Stunden transparent je Person.
- Teilzeit-Korrektheit
- Anteilige Rechnung nach vertraglichen Wochenstunden.
Auslastung & Forecast (6 Funktionen)
- Auslastungs-Heatmap
- Person × Woche, geplant/verfügbar/ist, farbcodiert.
- Schwellenwerte
- Warn-/Kritisch-Grenzen für Überlast, Untergrenze für Unterlast konfigurierbar.
- Plan/Ist-Vergleich
- Geplante vs. tatsächlich gebuchte Stunden je Person/Projekt/Woche.
- Rollierender Forecast
- Zukunftsprojektion je Person/Team/Marke mit Schweregraden.
- Pipeline-Gewichtung
- CRM-Deals × Wahrscheinlichkeit als künftige Last im Forecast.
- Engpass-Frühwarnung
- Automatische Benachrichtigung an Projektleitung/Geschäftsführung bei Schwellen-Überschreitung, mehrsprachig.
Skills & Besetzung (3 Funktionen)
- Skill-Bedarf
- Je Projekt/Meilenstein: Skill, Mindest-Level, Stunden, Zeitraum, Status offen/gedeckt.
- Kandidaten-Ranking
- Skill-Level × freie Kapazität, direkt einplanbar.
- KI-Besetzungsvorschlag
- KI-gestützter Staffing-Vorschlag zum Kandidatenkreis.
Szenarien (2 Funktionen)
- Was-wäre-wenn
- Isolierte Planungs-Kopien mit Stichtag, Vergleich, Übernahme in einem Zug oder Verwerfen.
- Szenario-Archiv
- Übernommene/verworfene Szenarien bleiben mit Name/Notiz pflegbar.
Rechte & Datenschutz (2 Funktionen)
- Abgestufte Sichtbarkeit
- Mitarbeitende sehen die eigene Planung; Team-/Gesamtsicht nur mit Berechtigung; Szenarien getrennt berechtigt.
- Keine Gehaltsdaten
- Kosten-/Gehaltsdaten tauchen in diesem Modul nirgends auf: bewusste Datentrennung.
Immer dabei (Plattform) (3 Funktionen)
- API, Automation, KI/MCP
- Zuweisungen, Kapazität, Forecast, Skills und Szenarien vollständig per REST-API und KI bedienbar; audit-protokolliert.
- Automations-Trigger
- Planungs-Ereignisse (Zuweisung angelegt/geändert, Engpass prognostiziert …) als auswählbare Auslöser im Automations-Editor.
- Serverseitige Listen
- Suche, Filter, Sortierung aller Planungs-Listen serverseitig, schnell auch bei großen Teams.
Was hier anders ist
Kein Parallel-Modell, sondern echte Daten
Klassische Ressourcen-Tools sind eine zweite Wahrheit neben Projekten und Urlaubsliste, die jemand synchron halten muss. Octibiz rechnet mit den Originaldaten: genehmigte Abwesenheiten aus HR, laufende Projekte, gebuchte Ist-Stunden. Die Planung veraltet nicht, weil sie nie kopiert wurde.
Frühwarnung statt Rückblick
Auslastung anzeigen können viele. Octibiz projiziert nach vorn, auf Wunsch inklusive gewichteter Vertriebs-Pipeline, und meldet den Engpass in KW 34, solange du noch sechs Wochen Handlungsspielraum hast.
Entscheiden im Szenario, nicht im Blindflug
"Nehmen wir das Projekt an?" beantwortest du mit einer isolierten Kopie deiner echten Planung: durchgespielt, verglichen, mit einem Klick übernommen oder verworfen. Die produktive Planung bleibt davon unberührt.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Ressourcen- und Einsatzplanung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Projekte
Projekte, Teams und Termine liefern den Bedarf; die Feinplanung einzelner Aufgaben bleibt bewusst im Projektmodul. Hier wird die Gesamtauslastung über alle Projekte geplant.
HR
Wochenstunden, genehmigte Abwesenheiten, Feiertage und die Skill-Matrix speisen Kapazität und Skill-Matching. Eine Urlaubsgenehmigung senkt die Planbarkeit automatisch.
Zeiterfassung
Ist-Stunden fließen in Heatmap und Plan/Ist-Vergleich. Du siehst, ob deine Planung der Realität standhält.
Mehr dazuCRM
Gewichtete Deals machen den Forecast zur Vorschau auf die tatsächliche Zukunftslast.
Mehr dazuReporting
Auslastungs-Kennzahlen stehen im zentralen Cockpit neben Marge, Umsatz und Abrechnungsquote.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Ressourcen- und Einsatzplanung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Wer aus dem Team hat in den nächsten zwei Wochen mehr als 8 Stunden frei?" Die KI wertet Kapazität minus Verplanung live aus.
Automationen, die du damit baust
- Wenn der Forecast eine kritische Überlast prognostiziert, dann Benachrichtigung an Geschäftsführung und betroffene Projektleitung.
- Wenn eine Abwesenheit genehmigt wird, dann Kapazität neu berechnen und bei entstehender Überlast die Planung zur Prüfung melden.
- Wenn ein Skill-Bedarf kurz vor Projektstart unbesetzt ist, dann Erinnerung an die Projektleitung ("intern besetzen oder extern prüfen").
- Wenn eine Zuweisung angelegt oder geändert wird, dann Auslastung der Person aktualisieren und optional das Team informieren.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Task-genaue Planung, ganz bewusst
Geplant wird Person × Projekt × Zeitraum; die Aufgaben-Feinplanung lebt im Projektmodul. Zwei konkurrierende Planungsebenen wären doppelte Pflege ohne doppelten Nutzen.
Soft-Booking statt harter Reservierung, ganz bewusst
Überlast warnt und eskaliert, sperrt aber nicht. Über die Auslastung entscheidet ein Mensch, der den Zusammenhang kennt, nicht eine starre Regel.
Freie Mitarbeitende in der Auslastung: geplant
Sobald ihre Stammdaten aus der Beschaffung angebunden sind, erscheint ihre Kapazität mit, deutlich als extern gekennzeichnet.
Keine Kosten-/Gehaltssicht, ganz bewusst
Auslastung wird in Stunden geplant; was eine Stunde kostet, gehört in HR und die Projekt-Profitabilität, nicht auf das Planungsboard vor Teamaugen.
Häufige Fragen zu Ressourcen- und Einsatzplanung
Brauche ich andere Octibiz-Module, damit die Ressourcenplanung funktioniert?
Ja, und das ist ihr Vorteil. Die Planung setzt auf Projekten und der Zeiterfassung auf (Bedarf und Ist-Stunden) und bezieht Abwesenheiten, Feiertage und Skills aus HR. Genau deshalb rechnet sie mit echten Daten statt mit einer Kopie, die jemand pflegen muss. Ohne diese Quellen wäre sie ein weiteres Excel mit hübscherer Oberfläche. Das wollten wir ausdrücklich nicht bauen.
Plane ich hier einzelne Aufgaben oder ganze Projekte?
Bewusst Projekt-Ebene: Eine Person wird mit Stunden für einen Zeitraum auf ein Projekt geplant (im Tages-, Wochen- oder Monatsraster). Die Feinverteilung auf einzelne Aufgaben bleibt im Projektmodul. Diese Trennung hält die Kapazitätsplanung pflegbar. Task-genaue Ressourcenplanung sieht in der Demo gut aus und stirbt im Alltag an ihrem Pflegeaufwand.
Was passiert, wenn ich jemanden überbuche: Blockiert das System?
Nein, es warnt. Überlast wird sofort sichtbar (Heatmap, Forecast, Benachrichtigung), aber die Planung bleibt deine Entscheidung. Manchmal ist eine bewusste Überbuchung für zwei Wochen genau richtig. Die Schwellen, ab wann gewarnt und ab wann eskaliert wird, legst du selbst fest.
Sehen alle Mitarbeitenden die Auslastung aller Kollegen?
Nein. Jede Person sieht die eigene Planung; Team- und Gesamtsichten, Forecast und Szenarien sind eigene Berechtigungen für Projektleitung und Geschäftsführung. Gehalts- und Kostendaten tauchen in diesem Modul grundsätzlich nicht auf: Auslastungsplanung braucht Stunden, keine Gehälter.
Kann ich externe Freelancer mit einplanen?
Die Planung ist dafür vorbereitet, aber der integrierte Freelancer-Pool (externe Kapazität samt Skill-Vorschlag) ist noch nicht freigeschaltet. Er kommt zusammen mit den externen Stammdaten aus dem Beschaffungsmodul. Heute behilfst du dich, indem du feste Externe als reguläre Ressourcen führst.
Hol dir die Antwort auf "Passt das noch rein?" aus echten Zahlen statt aus dem Bauch. Wir zeigen dir das Planungsboard mit deinem Szenario.
Wir zeigen dir Ressourcen- und Einsatzplanung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
