Dein Projekt redet mit. Genau dort, wo dein Team ohnehin sitzt.
Aufgaben anlegen, kommentieren und den Timer starten, ohne den Channel zu verlassen. Projekt-Ereignisse landen im richtigen Channel statt in einer Sammel-Mail, die niemand liest. Und weil jeder Befehl unter deinem verknüpften Octibiz-Konto läuft, gelten in Slack exakt dieselben Rechte wie in der Oberfläche.
Slack im laufenden System. 40 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Anbindung und Migration
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Kontextwechsel kostet mehr als die Aufgabe
Im Channel steht in drei Zeilen, was zu tun ist. Bis das im Projekttool gelandet ist, hast du den Tab gewechselt, das Projekt gesucht, die Liste gefunden und den Titel neu getippt. Zwei Minuten pro Vorgang klingt nach nichts. Bei 15 Vorgängen am Tag sind es zwei Stunden pro Woche und Person.
Was im Chat besprochen wurde, existiert nirgendwo sonst
Die Entscheidung steht in Slack, die Aufgabe entsteht nie. Drei Wochen später sucht jemand danach und findet stattdessen 400 Nachrichten. Chat ist ein hervorragender Ort zum Reden und ein miserabler zum Nachschlagen.
Die Zeit wird nicht erfasst, sie wird rekonstruiert
Der Timer läuft in einem anderen Tab, also läuft er meistens gar nicht. Freitags wird geschätzt. Verloren gehen fast immer die kleinen abrechenbaren Blöcke: 20 Minuten hier, ein Telefonat da.
Anbindung und Migration
Was Slack kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Ereignisse im richtigen Channel, nicht im Sammelbecken
Du verknüpfst jedes Projekt mit genau einem Slack-Channel. Ab dann landen die Ereignisse dieses Projekts dort: Zuweisungen, Statuswechsel, Kommentare, Fälligkeiten, Warnungen des Projekt-Autopiloten. Der Channel #projekt-relaunch-muster bekommt nur, was zu diesem Relaunch gehört, und das Team im Nachbarprojekt bleibt unbehelligt. Der Kanal ist bewusst zuschaltbar statt vorbelegt, weil ein Projekt-Channel ein geteilter Raum ist und niemand ungefragt die Benachrichtigungen aller Kolleginnen mitlesen soll.
Aufgaben und Kommentare per Befehl, ohne den Tab zu wechseln
/octi add Logo austauschen legt die Aufgabe im Projekt dieses Channels an, mit dem Standard-Status deiner Aufgaben-Kataloge, und weist sie dir zu. /octi comment hängt einen internen Kommentar an eine Aufgabe, und zwar in denselben Nachrichten-Verlauf, den auch die Oberfläche zeigt. /octi link beantwortet die Frage, welches Projekt an diesem Channel hängt. Die Antworten sieht nur, wer den Befehl getippt hat, damit aus Befehlsergebnissen kein Channel-Rauschen wird.
Timer starten und stoppen, ohne die Zeiterfassung zu öffnen
/octi start beginnt die Zeitmessung, /octi stop beendet sie und bucht die Minuten. Gibst du eine Aufgabe mit an, hängt die Zeit direkt an ihr. Gibst du keine an, läuft der Timer erst einmal ohne Bezug weiter, und du ordnest ihn später zu, genau wie mit dem Start-Knopf in der Oberfläche. Der Weg über den Chat senkt die Hemmschwelle so weit, dass die kleinen Blöcke tatsächlich erfasst werden, und genau die machen am Monatsende den Unterschied.
Ein Klick reicht: Buttons und die Aktion "Aufgabe daraus machen"
Unter jedem Ereignis-Post, der eine konkrete Aufgabe meint, stehen zwei Schaltflächen: "Erledigt" setzt die Aufgabe auf den ersten Erledigt-Status deiner Kataloge, "Übernehmen" trägt dich als Zuständige ein. "Übernehmen" ergänzt dich dabei, statt jemanden zu verdrängen, denn Aufgaben dürfen mehrere Zuständige haben. Und aus jeder beliebigen Slack-Nachricht machst du über das Nachrichten-Menü eine Aufgabe: die erste Zeile wird der Titel, der Rest die Beschreibung.
Deine Rechte gelten auch aus Slack heraus
Jeder Befehl und jeder Klick handelt unter dem Octibiz-Konto der Person, die ihn ausgelöst hat. Ist ein Slack-Konto nicht mit einem Octibiz-Konto verknüpft, passiert schlicht nichts, denn es gibt bewusst kein technisches Sammelkonto, unter dem sonst alle handeln würden. Geprüft wird zusätzlich das echte Recht, und zwar in der Marke des betroffenen Projekts. Wer nur in Marke A schreiben darf, legt über einen Channel der Marke B nichts an, auch nicht über den Umweg Chat.
Einrichtung per Zustimmung statt Abtippen von Geheimnissen
Du klickst auf "Zu Slack hinzufügen", bestätigst die Installation in deinem Workspace, fertig. Octibiz holt sich das Zugangs-Token selbst und legt es verschlüsselt ab, niemand muss Schlüssel aus dem Slack-Admin abschreiben. Die Einstellungsseite zeigt anschließend, mit welchem Workspace du verbunden bist. Fehlt für den Rückweg noch etwas, sagt sie das offen, statt eine halbe Einrichtung wie eine fertige aussehen zu lassen.
Alle Funktionen im Überblick
40 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Ereignis-Posts (6 Funktionen)
- Projekt-Channel-Posts
- Ereignisse eines Projekts erscheinen im verknüpften Channel, mit Titel, Text und Direktlink.
- Eigener Benachrichtigungs-Kanal
- "Projekt-Slack" als eigene Spalte in den Benachrichtigungs-Einstellungen, je Person und Ereignisart schaltbar.
- Bewusst zuschaltbar
- Standardmäßig aus, weil ein Projekt-Channel ein geteilter Raum ist.
- Projektbezug-Erkennung
- Bezug direkt aus dem Ereignis oder über die betroffene Aufgabe.
- Zusatzweg, kein Ersatz
- Die Benachrichtigung in Octibiz bleibt die verbindliche Zustellung.
- Posts pausieren
- Aktiv-Schalter aus, Posts ruhen, Verknüpfung bleibt.
Befehle (8 Funktionen)
- /octi add
- Legt eine Aufgabe im Projekt des Channels an und weist sie dem Aufrufer zu.
- /octi comment
- Hängt einen internen Kommentar an eine Aufgabe, im selben Verlauf wie in der Oberfläche.
- /octi link
- Zeigt, welches Projekt an diesem Channel hängt.
- /octi start
- Startet den Timer, wahlweise direkt an einer Aufgabe.
- /octi stop
- Stoppt den Timer und bucht die Minuten.
- /octi help
- Listet alle Befehle mit Syntax.
- Private Antworten
- Befehlsergebnisse sieht nur der Aufrufer.
- Sprechende Fehlermeldungen
- Nennen die Ursache: nicht verknüpft, kein Recht, Aufgabe unbekannt.
Interaktionen (4 Funktionen)
- Button "Erledigt"
- Setzt die Aufgabe auf den ersten Erledigt-Status der Kataloge.
- Button "Übernehmen"
- Ergänzt den Klickenden als Zuständigen, ersetzt niemanden.
- Buttons nur wo sinnvoll
- Erscheinen nur an Posts, die eine konkrete Aufgabe meinen.
- Nachrichten-Aktion
- "Aufgabe daraus machen": erste Zeile wird Titel, Rest wird Beschreibung.
Zeiterfassung aus dem Chat (4 Funktionen)
- Timer an einer Aufgabe
- Zeit hängt direkt am Vorgang und fließt in Budget, Marge und Abrechnung.
- Timer ohne Bezug
- Läuft weiter, Zuordnung erfolgt später in der Zeiterfassung.
- Mehrfach-Stopp unschädlich
- Ohne laufenden Timer wird nichts gebucht, die Antwort sagt es.
- Ohne Zeit-Modul
- Die Timer-Befehle antworten "nicht verfügbar" statt zu scheitern.
Sicherheit & Rechte (8 Funktionen)
- Konto-Verknüpfung
- Slack-Konto und Octibiz-Konto in beide Richtungen eindeutig, ohne Verknüpfung passiert nichts.
- Rechteprüfung je Aktion
- Anlegen, Ändern und Zeitbuchen werden einzeln geprüft.
- Marken-Grenze
- Geprüft wird in der Marke des Ziel-Objekts, nicht über alle Zugehörigkeiten hinweg.
- Channel-Grenze
- Aus einem Channel erreichst du nur Aufgaben seines Projekts.
- Geprüfter Eingang
- Jede Anfrage aus Slack wird kryptografisch geprüft, Wiederholungen werden abgewiesen.
- Erst vollständig, dann offen
- Ohne vollständige Einrichtung bleibt der Eingang zu.
- Modul-Rechte
- "Verknüpfungen sehen" und "Verknüpfungen verwalten" als eigene Berechtigungen.
- Audit-Protokoll
- Jede Aktion aus Slack erscheint mit Person, Zeitpunkt und Herkunft im Verlauf.
Einrichtung & Verwaltung (8 Funktionen)
- Installation per Zustimmung
- "Zu Slack hinzufügen", Bestätigung im Workspace, Token wird verschlüsselt abgelegt.
- Installations-Status
- Zeigt verbundenen Workspace und ob der Rückweg aus Slack scharf ist.
- Neu verbinden
- Erneute Installation jederzeit möglich.
- Verknüpfungs-Verwaltung
- Projekt, Channel-Id, Anzeigename und Aktiv-Schalter in einer Liste.
- Eindeutigkeit 1:1
- Ein Projekt, ein Channel, in beide Richtungen, mit verständlicher Konfliktmeldung.
- Einstellungs-Kachel
- In der Gruppe "Kommunikation", auffindbar über die Einstellungs-Suche.
- Deutsch und Englisch
- Oberfläche und Chat-Antworten in beiden Sprachen.
- Rückstandsfreie Deinstallation
- Modul abschaltbar und entfernbar, Rechte und Verknüpfungen werden mit abgeräumt.
Immer dabei (Plattform) (2 Funktionen)
- API, Automation, KI/MCP
- Verknüpfungen und Installations-Status per REST-API und per KI-Kommando abrufbar, rechte- und markenbewusst.
- Automations-Anschluss
- Chat-Posts als Aktion in Wenn-dann-Regeln der Automation.
Was hier anders ist
Slack schreibt nicht an deinen Rechten vorbei
Viele Chat-Anbindungen hängen an einem technischen Zugang, unter dem dann alle handeln. Bei Octibiz handelt immer die verknüpfte Person, mit ihren echten Rechten, in der Marke des betroffenen Projekts, mit Eintrag im Audit-Protokoll. Ein Slash-Befehl kann also nichts, was dieselbe Person in der Oberfläche nicht auch dürfte.
Der Chat ist ein zweiter Eingang, kein zweites System
Die Aufgabe aus Slack ist dieselbe Aufgabe wie im Board, der Kommentar landet im selben Verlauf, die gebuchte Zeit im selben Budget. Nichts wird synchronisiert, nichts läuft auseinander, es gibt keinen zweiten Datenbestand, den irgendwann jemand abgleichen muss.
Ereignisse gehen dorthin, wo sie hingehören
Ein globaler Benachrichtigungs-Channel wird nach einer Woche stummgeschaltet. Deshalb postet Octibiz projektbezogen: jedes Projekt in seinen Channel, zuschaltbar statt vorbelegt, und mit einem Link, der direkt an die richtige Stelle führt.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Slack zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Projekte
Der Channel hängt an genau einem Projekt. Aufgaben aus Slack landen in dessen Board, tragen dessen Marke und erscheinen in Gantt, Suche und Auswertungen wie jede andere Aufgabe.
Zeiterfassung
/octi start und /octi stop steuern denselben Timer wie der Knopf in der Oberfläche. Gebuchte Minuten laufen durch Freigabe, Budget-Wächter, Marge und Abrechnung.
Mehr dazuTickets
Der Support-Kanal ist eine eigene Sache. Kundennachrichten aus einem Slack-Kanal werden im Ticketmodul zu Tickets mit SLA-Uhr. Dieses Modul kümmert sich um die interne Projektarbeit, beides lässt sich parallel betreiben.
Mehr dazuKommunikation & Benachrichtigungen
Kommentare aus Slack landen im einheitlichen Nachrichten-Verlauf des Vorgangs, die Posts nutzen denselben Benachrichtigungs-Weg wie Mail und In-App.
Integrationen
Zugangsdaten liegen verschlüsselt in der zentralen Integrations-Ablage, gemeinsam mit allen anderen Anbindungen und mit denselben Rechten geschützt.
Automation
Ereignisse aus Projekten und Zeiten lassen sich als Auslöser nutzen und in einen Chat-Post münden, etwa bei 80 % Budgetverbrauch.
Microsoft Teams
Wer statt Slack mit Teams arbeitet, nimmt das Schwester-Modul. Beide liegen im Grundpaket, lassen sich einzeln aktivieren und in gemischten Häusern nebeneinander betreiben.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Slack
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Projekte haben noch keinen Slack-Channel?" Die KI liest die Verknüpfungen und die Projektliste und nennt die Lücken.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Aufgabe dir zugewiesen wird, dann poste sie in den Projekt-Channel, inklusive Buttons "Erledigt" und "Übernehmen".
- Wenn ein Projektbudget 80 % erreicht, dann melde das im Channel des Projekts und benachrichtige die Projektleitung.
- Wenn ein Meilenstein vom Kunden abgenommen wurde, dann poste die Abnahme im Projekt-Channel und stoße die Abrechnungs-Vorbereitung an.
- Wenn eine Aufgabe überfällig wird, dann erinnere im Channel und eskaliere nach zwei Tagen an die Leitung.
- Wenn ein neues Projekt aus einem gewonnenen Deal entsteht, dann lege eine Aufgabe "Slack-Channel verknüpfen" für die Projektleitung an.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Kein Chat-Archiv, keine Volltext-Übernahme
Octibiz liest keine Channel-Verläufe mit und spiegelt keine Nachrichten. Übernommen wird, was du bewusst überträgst: Aufgaben, Kommentare, Zeiten. Ein zweites Chat-Archiv wäre teuer, rechtlich heikel und für niemanden nützlich.
Kommentare aus dem Chat sind intern
Was über /octi comment entsteht, ist ein interner Vermerk am Vorgang und erscheint nicht im Kundenportal. Kundensichtbare Antworten schreibst du bewusst dort, wo der Kunde sie erwartet.
Aufgaben werden über ihre Kennung angesprochen: Auswahl per Namen ist geplant
Für Kommentare und den Start eines Timers an einer bestimmten Aufgabe brauchst du heute deren Kennung, die im Ereignis-Post und in der Oberfläche steht. Eine Auswahl im Chat ist als Ausbau vorgesehen.
Selbstbedienung für die Konto-Verknüpfung: geplant
Heute richten wir die Zuordnung Slack-Konto zu Octibiz-Konto im Onboarding ein und pflegen sie über die Administration. Eine Seite im eigenen Profil, auf der sich jede Person selbst verknüpft, ist vorgesehen.
Termine, Angebote und Belege gehören nicht in den Chat
Das Modul deckt Projektarbeit ab: Aufgaben, Kommentare, Zeiten, Ereignisse. Für alles andere ist die Oberfläche der bessere Ort, und wir bauen bewusst keine Chat-Bedienung für Bereiche, in denen ein Tippfehler Geld kostet.
Wo dieses Modul heute steht
JungGebaut und benutzbar, aber noch frisch. Wir sagen dir vorher, was es heute kann und was noch nicht.
Als Founding-Partner bekommst du es ohne Aufpreis und bestimmst mit, wie es am Ende funktioniert. So läuft das Programm.
Häufige Fragen zu Slack
Kann jemand über Slack mehr, als er in Octibiz dürfte?
Nein, und das ist der Kern des Aufbaus. Jeder Befehl und jeder Button-Klick handelt unter dem Octibiz-Konto der verknüpften Person. Geprüft wird die echte Berechtigung, und zwar in der Marke des betroffenen Projekts. Ein nicht verknüpftes Slack-Konto bewirkt gar nichts, weil es bewusst kein technisches Sammelkonto gibt. Zusätzlich gilt die Channel-Grenze: aus einem Channel erreichst du nur Aufgaben des Projekts, das an diesem Channel hängt.
Sieht mein Kunde etwas davon, wenn er in einem gemeinsamen Channel sitzt?
Kommentare, die über /octi comment entstehen, sind interne Kommentare am Vorgang und für Kunden im Portal nicht sichtbar. Was im Channel selbst steht, sehen natürlich alle Channel-Mitglieder, das entscheidest du über die Wahl des Channels. Für Kundenkommunikation ist der Weg über das Kundenportal oder über Tickets der richtige, nicht der Projekt-Channel.
Wir haben 40 Projekte. Muss ich 40 Channels anlegen?
Nein. Du verknüpfst genau die Projekte, bei denen es sich lohnt, typischerweise die laufenden Kundenprojekte mit eigenem Channel. Projekte ohne Verknüpfung funktionieren vollständig, sie posten eben nur nicht. Ein Projekt hat höchstens einen Channel und ein Channel höchstens ein Projekt, weil die Zuordnung in beide Richtungen eindeutig sein muss.
Was passiert bei einem Slack-Ausfall oder wenn jemand den Channel löscht?
Nichts Kritisches. Die Zustellung nach Slack ist der Zusatzweg, verbindlich ist die Benachrichtigung in Octibiz. Schlägt ein Post fehl, wird das protokolliert, die eigentliche Benachrichtigung bleibt davon unberührt. Löscht jemand den Channel, laufen die Posts ins Leere, bis du die Verknüpfung anpasst.
Wie unterscheidet sich das vom Slack-Kanal im Ticketmodul?
Zwei verschiedene Aufgaben. Der Ticket-Kanal nimmt Kundennachrichten entgegen und macht daraus Tickets mit SLA-Uhr und Verlauf, beschrieben auf der Seite Tickets. Dieses Modul richtet sich nach innen: Projekt-Ereignisse, Aufgaben, Kommentare und Zeiten für dein eigenes Team. Beides läuft problemlos nebeneinander.
Wie aufwendig ist die Einrichtung wirklich?
Ein Klick auf "Zu Slack hinzufügen", die Bestätigung durch jemanden mit Installationsrecht in eurem Workspace, dann pro Projekt eine Verknüpfungszeile. Rechne mit einer Viertelstunde für die Installation und einer Minute je Projekt. Wir richten das im Onboarding gemeinsam ein, inklusive der Zuordnung eurer Slack-Konten zu den Octibiz-Konten.
Bleiben Nachrichten aus Slack in Octibiz erhalten?
Nur das, was du bewusst überträgst. Kommentare per Befehl und Aufgaben aus der Nachrichten-Aktion landen dauerhaft am Vorgang, mit Verlauf und Audit-Eintrag. Octibiz liest keine Channel-Verläufe mit und legt kein Chat-Archiv an. Wer eine vollständige Chat-Historie braucht, behält sie in Slack, dafür ist Slack da.
Du willst sehen, wie sich eine Aufgabe in zehn Sekunden aus einer Chat-Nachricht ergibt, samt laufendem Timer und Eintrag im Projektbudget? Wir zeigen es dir live an einem deiner Projekte.
Wir zeigen dir Slack an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
