Projektarbeit im Teams-Kanal. Ohne ein weiteres Tool einzuführen.
Wenn dein Haus auf Microsoft 365 läuft, ist Teams die Oberfläche, die alle täglich offen haben. Octibiz postet Projekt-Ereignisse in den Kanal des jeweiligen Projekts und nimmt dort Befehle entgegen: Aufgabe anlegen, kommentieren, Timer starten. Jeder Befehl läuft unter dem echten Benutzerkonto, mit den echten Rechten und mit Eintrag im Audit-Protokoll.
Microsoft Teams im laufenden System. 42 Einzelfunktionen in 6 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Anbindung und Migration
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Jedes neue Tool ist eine Diskussion mit der IT
Ihr habt Microsoft 365, Entra ID, Conditional Access und eine Freigabeliste. Ein Projekttool, das seinen eigenen Chat mitbringt, bedeutet: noch ein Login, noch ein Ort für Firmendaten, noch ein Punkt im nächsten Audit. Die Fachabteilung will das Werkzeug, die IT will keine weitere Baustelle. Meistens gewinnt die Baustellenvermeidung.
Die Belegschaft arbeitet in Teams, die Projektdaten liegen woanders
Alle sitzen den ganzen Tag im Kanal. Die Aufgabe dazu entsteht trotzdem nicht, weil dafür jemand ein anderes System öffnen müsste. Was besprochen wurde, bleibt im Verlauf und ist nach drei Wochen praktisch nicht mehr auffindbar.
Bei Bot-Anbindungen fragt die IT als Erstes: wer handelt da eigentlich?
Viele Integrationen schreiben unter einem technischen Sammelkonto. Damit ist im Nachhinein nicht mehr feststellbar, wer welche Änderung veranlasst hat, und Berechtigungskonzepte laufen ins Leere. In regulierten Häusern ist das ein K.-o.-Kriterium, und zwar zu Recht.
Anbindung und Migration
Was Microsoft Teams kann
Projekt-Ereignisse im Kanal des Projekts
Du verknüpfst ein Projekt mit genau einem Teams-Kanal. Ab dann landen die Ereignisse dieses Projekts dort: Zuweisungen, Statuswechsel, Kommentare, Fälligkeiten, Warnungen des Projekt-Autopiloten. Der Kanal des Relaunch-Teams bekommt nur, was zu diesem Relaunch gehört. Die Posts sind bewusst zuschaltbar statt vorbelegt, denn ein Projektkanal ist ein geteilter Raum, und niemand soll ungefragt die persönlichen Benachrichtigungen aller Kolleginnen mitlesen.
Der Bot, der mitarbeitet: @octibiz
Du sprichst den Bot im Kanal an, und er handelt in dem Projekt, das an diesem Kanal hängt. @octibiz add Bildrechte klären legt die Aufgabe an und weist sie dir zu. @octibiz comment hängt einen internen Kommentar an eine Aufgabe, im selben Nachrichten-Verlauf, den auch die Oberfläche zeigt. @octibiz link beantwortet, welches Projekt an diesem Kanal hängt. Die Erwähnung selbst schneidet Octibiz sauber weg, damit der erste "Befehl" nicht der Bot-Name ist.
Zeit erfassen, ohne die Oberfläche zu öffnen
@octibiz start beginnt die Zeitmessung, @octibiz stop beendet sie und bucht die Minuten. Gibst du eine Aufgabe mit an, hängt die Zeit direkt an ihr. Gibst du keine an, läuft der Timer erst ohne Bezug weiter, und du ordnest ihn später zu. Genau dieser kurze Weg entscheidet darüber, ob die 20-Minuten-Blöcke im Alltag erfasst werden oder freitags geschätzt.
Ein Eingang, den deine IT prüfen kann
Der Punkt, an dem Chat-Anbindungen üblicherweise unangenehm werden, ist der Rückweg: Irgendein Dienst darf plötzlich in dein System schreiben. Octibiz nimmt Nachrichten aus Teams nur an, wenn sie sich als echte Nachricht deines Mandanten ausweisen können, geprüft gegen Microsofts öffentliche Schlüssel, gegen die Kennung genau eurer Bot-App und gegen die Gültigkeitsdauer. Ist noch nichts eingerichtet, ist der Eingang zu und nicht offen. Ein "noch nicht konfiguriert" darf nie "alles durchlassen" heißen.
Rechte, Gesellschaften und Kanal-Grenzen gelten unverändert
Jeder Befehl handelt unter dem Octibiz-Konto der Person, die ihn getippt hat. Ist ein Teams-Konto nicht mit einem Octibiz-Konto verknüpft, passiert nichts, denn es gibt bewusst kein technisches Sammelkonto. Geprüft wird das echte Recht, und zwar in der Marke des betroffenen Projekts. Wer nur für Gesellschaft A schreiben darf, legt im Kanal eines Projekts von Gesellschaft B nichts an. Und ein Kanal erreicht ausschließlich Vorgänge seines eigenen Projekts, nie fremde.
Einrichtung im Microsoft-365-Umfeld
Ihr registriert die Bot-App einmal in eurem Microsoft-Mandanten und hinterlegt Kennung und Passwort in Octibiz, verschlüsselt und in derselben Ablage wie alle anderen Anbindungen. Danach verknüpfst du Projekt und Kanal und sprichst den Bot dort einmal an. Aus dieser ersten Nachricht merkt sich Octibiz die Antwort-Adresse eures Mandanten, statt sie euch abzufragen. Sie hängt an Mandant und Region, sie zu erraten wäre für einen Teil der Kunden schlicht falsch, und sie ändert sich gelegentlich.
Alle Funktionen im Überblick
42 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Ereignis-Posts (6 Funktionen)
- Projekt-Kanal-Posts
- Ereignisse eines Projekts erscheinen im verknüpften Teams-Kanal, mit Titel, Text und Direktlink.
- Eigener Benachrichtigungs-Kanal
- "Projekt-Teams" als eigene Spalte in den Benachrichtigungs-Einstellungen, je Person und Ereignisart schaltbar.
- Bewusst zuschaltbar
- Standardmäßig aus, weil ein Projektkanal ein geteilter Raum ist.
- Projektbezug-Erkennung
- Bezug direkt aus dem Ereignis oder über die betroffene Aufgabe.
- Zusatzweg, kein Ersatz
- Die Benachrichtigung in Octibiz bleibt die verbindliche Zustellung.
- Posts pausieren
- Aktiv-Schalter aus, Posts ruhen, Verknüpfung bleibt.
Bot-Befehle (9 Funktionen)
- @octibiz add
- Legt eine Aufgabe im Projekt des Kanals an und weist sie dem Aufrufer zu.
- @octibiz comment
- Hängt einen internen Kommentar an eine Aufgabe, im selben Verlauf wie in der Oberfläche.
- @octibiz link
- Zeigt, welches Projekt an diesem Kanal hängt.
- @octibiz start
- Startet den Timer, wahlweise direkt an einer Aufgabe.
- @octibiz stop
- Stoppt den Timer und bucht die Minuten.
- @octibiz help
- Listet alle Befehle mit Syntax.
- Erwähnung wird abgeschnitten
- Die @octibiz-Erwähnung wird sauber entfernt, bevor der Befehl gelesen wird.
- Ruhiges Verhalten
- Beitritte, Reaktionen und normale Nachrichten lösen nichts aus.
- Sprechende Fehlermeldungen
- Nennen die Ursache: nicht verknüpft, kein Recht, Aufgabe unbekannt.
Zeiterfassung aus dem Kanal (4 Funktionen)
- Timer an einer Aufgabe
- Zeit hängt direkt am Vorgang und fließt in Budget, Marge und Abrechnung.
- Timer ohne Bezug
- Läuft weiter, Zuordnung erfolgt später in der Zeiterfassung.
- Mehrfach-Stopp unschädlich
- Ohne laufenden Timer wird nichts gebucht, die Antwort sagt es.
- Ohne Zeit-Modul
- Die Timer-Befehle antworten "nicht verfügbar" statt zu scheitern.
Sicherheit & Governance (14 Funktionen)
- Geprüfter Eingang
- Jede eingehende Nachricht wird gegen Microsofts öffentliche Schlüssel geprüft.
- Schlüsselwechsel
- Unbekannte Schlüssel lösen ein einmaliges Nachladen aus, danach wird abgewiesen.
- Verfahrens-Prüfung
- Nur das vorgesehene Signaturverfahren wird akzeptiert, Abweichungen werden hart abgewiesen.
- Empfänger-Prüfung
- Angenommen wird ausschließlich, was an eure eigene Bot-App gerichtet ist.
- Aussteller-Prüfung
- Geschlossene Liste der Microsoft-Aussteller.
- Gültigkeitsfenster
- Ablauf und Startzeitpunkt mit einer Minute Toleranz.
- Erst eingerichtet, dann erreichbar
- Ohne hinterlegte App-Kennung wird jede Anfrage abgewiesen.
- Protokollierte Abweisungen
- Ungültige Anfragen werden mit Herkunft protokolliert.
- Kein technisches Sammelkonto
- Es handelt immer das verknüpfte Benutzerkonto.
- Rechteprüfung je Aktion
- Anlegen, Ändern und Zeitbuchen werden einzeln geprüft.
- Marken- und Gesellschaftsgrenze
- Geprüft wird in der Marke des Ziel-Objekts.
- Kanal-Grenze
- Aus einem Kanal erreichst du nur Vorgänge seines Projekts.
- Audit-Protokoll
- Jede Aktion aus Teams erscheint mit Person, Zeitpunkt und Herkunft.
- Modul-Rechte
- "Verknüpfungen sehen" und "Verknüpfungen verwalten" als eigene Berechtigungen.
Einrichtung & Verwaltung (7 Funktionen)
- Eigene Bot-App
- Registrierung im eigenen Microsoft-Mandanten, Zugangsdaten verschlüsselt hinterlegt.
- Gelernte Antwort-Adresse
- Wird aus der ersten geprüften Nachricht übernommen und bei Änderung nachgeführt.
- Verknüpfungs-Verwaltung
- Projekt, Kanal-Kennung, Anzeigename und Aktiv-Schalter in einer Liste.
- Eindeutigkeit 1:1
- Ein Projekt, ein Kanal, in beide Richtungen, mit verständlicher Konfliktmeldung.
- Einstellungs-Kachel
- In der Gruppe "Kommunikation", auffindbar über die Einstellungs-Suche.
- Deutsch und Englisch
- Oberfläche und Bot-Antworten in beiden Sprachen.
- Rückstandsfreie Deinstallation
- Modul abschaltbar und entfernbar, Rechte und Verknüpfungen werden mit abgeräumt.
Immer dabei (Plattform) (2 Funktionen)
- API, Automation, KI/MCP
- Verknüpfungen per REST-API und per KI-Kommando verwaltbar, rechte- und markenbewusst.
- Automations-Anschluss
- Kanal-Posts als Aktion in Wenn-dann-Regeln der Automation.
Was hier anders ist
Der Bot handelt als Mensch, nicht als Dienstkonto
Wenn deine IT fragt, wer eine Änderung veranlasst hat, lautet die Antwort ein Personenname, kein Systemkonto. Jeder Befehl läuft unter dem verknüpften Benutzerkonto, wird gegen dessen echte Rechte geprüft und landet mit Herkunft im Audit-Protokoll. Berechtigungskonzepte bleiben dadurch wirksam, statt am Chat vorbeizulaufen.
Kein neues Tool, kein neuer Ort für Firmendaten
Ihr behaltet Teams als Oberfläche und Octibiz als System. Es entsteht kein zweiter Chat, kein zweiter Datenbestand und kein zweites Archiv, das jemand später revisionssicher aufbewahren müsste. Für die IT ist das eine Anbindung mehr, nicht eine Plattform mehr.
Der Rückweg ist die geprüfte Stelle, nicht die Schwachstelle
Nachrichten aus Teams werden gegen Microsofts öffentliche Schlüssel geprüft, gegen die Kennung genau eurer Bot-App und gegen die Gültigkeitsdauer. Es gibt kein geteiltes Passwort, das jemand weiterreichen könnte. Und solange nichts eingerichtet ist, ist der Eingang zu.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Microsoft Teams zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Projekte
Der Kanal hängt an genau einem Projekt. Aufgaben aus Teams landen in dessen Board, tragen dessen Marke und erscheinen in Gantt, Suche und Auswertungen wie jede andere Aufgabe.
Zeiterfassung
@octibiz start und @octibiz stop steuern denselben Timer wie der Knopf in der Oberfläche. Gebuchte Minuten laufen durch Freigabe, Budget-Wächter, Marge und Abrechnung.
Mehr dazuTickets
Kundenanfragen gehören ins Ticketmodul mit SLA-Uhr und Verlauf, nicht in einen internen Projektkanal. Dieses Modul deckt die interne Projektarbeit ab, beides lässt sich parallel betreiben.
Mehr dazuKommunikation & Benachrichtigungen
Kommentare aus Teams landen im einheitlichen Nachrichten-Verlauf des Vorgangs, die Posts nutzen denselben Benachrichtigungs-Weg wie Mail und In-App.
Integrationen
Die Zugangsdaten der Bot-App liegen verschlüsselt neben euren übrigen Microsoft-Anbindungen, mit denselben Rechten geschützt.
Audit & DSGVO
Jede Aktion aus dem Kanal erscheint im lückenlosen Protokoll, inklusive Herkunft. Für Prüfungen und Betroffenenanfragen ist der Chat-Weg dadurch kein blinder Fleck.
Slack
Das Schwester-Modul für Häuser, die auf Slack laufen. Getrennt buchbar, gleiche Befehle, gleicher Sicherheitsaufbau, und in gemischten Gruppen nebeneinander betreibbar.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Microsoft Teams
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Projekte haben noch keinen Teams-Kanal?" Die KI liest die Verknüpfungen und die Projektliste und nennt die Lücken.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Aufgabe jemandem zugewiesen wird, dann poste sie in den Kanal des Projekts, mit Direktlink.
- Wenn ein Projektbudget 80 % erreicht, dann melde das im Projektkanal und benachrichtige die Projektleitung.
- Wenn ein Meilenstein vom Kunden abgenommen wurde, dann poste die Abnahme im Kanal und stoße die Abrechnungs-Vorbereitung an.
- Wenn eine Aufgabe überfällig wird, dann erinnere im Kanal und eskaliere nach zwei Tagen an die Leitung.
- Wenn ein Projekt auf "geliefert" wechselt, dann poste die Zusammenfassung in den Kanal und lege eine Retro-Aufgabe an.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Schaltflächen unter den Posts: geplant
Anders als beim Slack-Modul gibt es in Teams heute keine Knöpfe "Erledigt" und "Übernehmen" am Ereignis-Post und keine Nachrichten-Aktion "Aufgabe daraus machen". Der Funktionsumfang liegt bei den Befehlen, und die decken denselben Umfang ab. Der Ausbau auf klickbare Karten ist vorgesehen.
Antworten des Bots erscheinen im Kanal, nicht privat
In Slack sieht Befehlsergebnisse nur der Aufrufer. Teams kennt keine Antwort, die nur eine Person sieht, deshalb steht die Bestätigung sichtbar im Kanal. Für die meisten Teams ist das unkritisch, es soll aber niemand davon überrascht werden.
Keine geführte Installationsstrecke: geplant
Die Bot-App wird heute in eurem Microsoft-Mandanten registriert und die Zugangsdaten werden in Octibiz hinterlegt. Ein Ein-Klick-Weg wie bei Slack ist als Ausbau vorgesehen. Bis dahin begleiten wir die Erstinstallation, das dauert erfahrungsgemäß eine knappe Stunde.
Selbstbedienung für die Konto-Verknüpfung: geplant
Die Zuordnung Teams-Konto zu Octibiz-Konto richten wir im Onboarding ein und pflegen sie über die Administration. Eine Seite im eigenen Profil, auf der sich jede Person selbst verknüpft, ist vorgesehen.
Kundenanfragen aus Teams werden nicht zu Tickets
Der Ticket-Eingang deckt Mail, Portal, Slack, SMS und WhatsApp ab, Teams gehört heute nicht dazu. Dieses Modul ist für die interne Projektarbeit gebaut. Wer Kundenanfragen aus einem geteilten Teams-Kanal ins Ticketsystem holen will, spricht uns an, wir prüfen den Einzelfall.
Kein Chat-Archiv
Octibiz liest keine Kanal-Verläufe mit und legt kein zweites Chat-Archiv an. Übernommen wird, was du bewusst überträgst: Aufgaben, Kommentare, Zeiten. Die vollständige Historie bleibt in Teams, dort gehört sie hin und dort ist sie auch aufbewahrungsrechtlich zu Hause.
Wo dieses Modul heute steht
JungGebaut und benutzbar, aber noch frisch. Wir sagen dir vorher, was es heute kann und was noch nicht.
Als Founding-Partner bekommst du es ohne Aufpreis und bestimmst mit, wie es am Ende funktioniert. So läuft das Programm.
Häufige Fragen zu Microsoft Teams
Was muss unsere IT freigeben, und wie tief greift das in den Mandanten ein?
Ihr registriert eine Bot-App in eurem eigenen Microsoft-Mandanten und tragt deren Kennung und Passwort in Octibiz ein. Der Bot ist ein Teilnehmer in den Kanälen, in denen ihr ihn haben wollt, und liest dort nur, was ihm direkt zugerufen wird. Es gibt keinen Zugriff auf Postfächer, Dateien oder Verzeichnisdaten und keine Berechtigung, die über den Kanal hinausreicht. Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt in Octibiz, nicht in einem Fremdsystem.
Unter welchem Konto schreibt der Bot in unser System?
Unter keinem eigenen. Jeder Befehl handelt unter dem Octibiz-Konto der Person, die ihn getippt hat, und wird gegen deren echte Rechte geprüft. Ist ein Teams-Konto nicht mit einem Octibiz-Konto verknüpft, passiert schlicht nichts. Ein technisches Sammelkonto gibt es bewusst nicht, denn es würde jedes Berechtigungskonzept aushebeln und die Nachvollziehbarkeit zerstören.
Wir sind eine Gruppe mit mehreren Gesellschaften in einem Mandanten. Bleibt die Trennung erhalten?
Ja. Die Rechteprüfung läuft in der Marke des betroffenen Projekts, nicht über alle Zugehörigkeiten einer Person hinweg. Wer nur für Gesellschaft A berechtigt ist, legt im Kanal eines Projekts von Gesellschaft B nichts an und kommentiert dort auch nichts. Aufgaben, die über den Kanal entstehen, erben die Marke ihres Projekts und tauchen dadurch nicht in den Listen anderer Gesellschaften auf.
Gehen mit dieser Anbindung Daten an Microsoft oder an Dritte?
Zu Microsoft geht genau das, was ihr in den Kanal postet: der Text der Ereignis-Posts und die Antworten des Bots. Umgekehrt kommt nur, was jemand dem Bot zuruft. Octibiz selbst läuft in Deutschland, alle Vorgänge, Zeiten und Kommentare bleiben dort. Wer in einem Kanal keine Projekttitel sehen möchte, schaltet die Posts für dieses Projekt ab, die Befehle funktionieren trotzdem.
Was passiert bei einem Ausfall, einem umbenannten Kanal oder einem Wechsel der Region?
Die Zustellung nach Teams ist der Zusatzweg, verbindlich ist die Benachrichtigung in Octibiz. Schlägt ein Post fehl, wird das protokolliert, ohne dass die eigentliche Benachrichtigung verloren geht. Kanäle adressiert Octibiz über ihre Kennung, ein neuer Name ändert also nichts. Die Antwort-Adresse eures Mandanten führt Octibiz automatisch nach, sobald sie sich ändert.
Was kann die Slack-Version, was Teams nicht kann?
Ehrlich gesagt drei Dinge: Slack hat Schaltflächen unter den Posts ("Erledigt", "Übernehmen"), eine Nachrichten-Aktion "Aufgabe daraus machen" und eine geführte Installation per Zustimmungsklick. In Teams läuft heute alles über Befehle, und die Einrichtung geht über eine App-Registrierung in eurem Mandanten. Befehlsumfang, Rechtemodell, Marken-Trennung und Ereignis-Posts sind identisch. Der Ausbau auf klickbare Karten und eine geführte Installation ist geplant.
Können wir Teams und Slack parallel betreiben?
Ja. Es sind zwei getrennte Module mit eigenen Verknüpfungen und eigenen Benachrichtigungs-Kanälen. In Gruppen, in denen eine Tochter mit Slack und der Rest mit Microsoft 365 arbeitet, ist das der Normalfall. Ein Projekt kann dabei an einen Slack-Channel oder an einen Teams-Kanal hängen, die Zuordnung ist je Modul eindeutig.
Du willst wissen, was deine IT bei dieser Anbindung prüfen wird, und wie eine Aufgabe in zehn Sekunden aus einer Kanal-Nachricht entsteht? Wir zeigen dir beides, technisch belastbar und ohne Verkaufsshow.
Wir zeigen dir Microsoft Teams an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
