Das kaufmännische Fundament: Preise, Steuern, Bestände und Belege einmal richtig.
Von PIM über Aufträge, Faktura, Versand und Einkauf bis zu den Preis-Modulen rechnet bei Octibiz alles auf demselben Kern: eine Preis-Pipeline, eine Steuer-Engine, eine Bestandsführung, eine Beleg-Engine. Deshalb stimmt die Summe im Angebot mit der in der Rechnung überein. Immer.
Commerce-Kernel im laufenden System. Im Grundpaket enthalten, nicht zubuchbar.
Auf einen Blick
- Was es ist
- Preis, Steuer, Bestand und Beleg als gemeinsames Fundament
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Buchbar
- nicht einzeln. Jede Instanz bringt sie mit
- Für wen
- Betriebe mit Warengeschäft
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Drei Tools, drei Summen
Das Angebot rechnet im CRM, der Auftrag in der Warenwirtschaft, die Rechnung im Faktura-Tool. Jedes rundet anders. Ein Cent Differenz klingt harmlos, bis die Buchhaltung jeden Monat Differenzlisten abklärt.
"Warum kostet das jetzt so viel?"
Der Kunde hat einen Sonderpreis, es gibt eine Staffel und eine Aktions-Preisliste. Niemand kann sagen, welche Regel am Ende gezogen hat. Preisdiskussionen werden zu Glaubensfragen.
Der Nummernkreis als GoBD-Risiko
Rechnungsnummern aus Excel-Logik, Lücken nach Stornos, je Marke ein anderes selbstgebautes Schema: Spätestens bei der Betriebsprüfung wird das teuer, mindestens aber sehr unangenehm.
Im Fundament
Was Commerce-Kernel leistet
Die wichtigsten 6 von 8 Bereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Preis-Pipeline mit Preis-Trace: nachvollziehbar statt Blackbox
Die Preisfindung läuft als klare Pipeline mit fester Prioritätsordnung: Individualpreis vor Kundengruppen-Preis vor Mengenstaffel vor Listenpreis. Einbezogen werden Produkt, Kunde, Menge, Datum und Marke. Das Besondere: Jede Auflösung liefert einen Preis-Trace. Du siehst schwarz auf weiß, welche Regel gezogen hat und welche übersprungen wurden. Preisdiskussionen enden mit einem Blick statt mit einer Vermutung.
Steuer-Engine: deutsche USt sauber gerechnet und ausgewiesen
Steuersätze sind in Octibiz zentrale Stammdaten, keine je Modul gepflegten Zahlen: 19 %, 7 % und 0 % mit den Kategorien regulär, ermäßigt und steuerfrei. Jeder Beleg gruppiert die Umsatzsteuer je Satz und weist sie korrekt aus; ob Preise brutto oder netto angezeigt werden, steuerst du je Kontext. Ändert der Gesetzgeber Sätze, pflegst du Daten, keinen Code.
Centgenau: eine Mathematik für alle Belege
Geldbeträge werden intern ausschließlich in ganzen Cent geführt und kaufmännisch gerundet, niemals mit Gleitkomma-Näherungen, die irgendwo in der dritten Nachkommastelle driften. Und es rechnet genau ein Rechenkern: Menge × Einzelpreis × Rabatt, Steuern je Satz, Summen. Identisch für Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift und Bestellung. Was der Kunde im Angebot sah, steht so auf der Rechnung.
Bestandsführung mit Reservierung: verkauft ist reserviert
Bestand ist in Octibiz mehr als eine Zahl: Der Auftrag reserviert die Ware, der Versand bucht sie ab, der Wareneingang bucht zu. Verfügbar ist, was nicht reserviert ist. Überverkauf durch parallele Aufträge wird systemisch verhindert statt organisatorisch gehofft. Das Standard-Lager ist eingebaut; wer mehrere Lagerorte braucht, erweitert auf das Multilager-Modul, ohne dass sich an Aufträgen oder Versand etwas ändert.
GoBD-Nummernkreise: lückenlos, je Marke, frei komponierbar
Belegnummern definierst du als Muster aus Bausteinen: Markenkürzel, Jahr, Monat, laufende Nummer mit führenden Nullen, freie Präfixe. Das Muster gilt pro Belegart und wahlweise pro Marke, mit jährlichem, monatlichem oder ohne Zähler-Neustart. Für Rechnungen und Gutschriften gilt Lückenlosigkeit: Die Nummer wird erst beim verbindlichen Festschreiben gezogen, konkurrenzsicher, sodass keine Lücken durch verworfene Entwürfe entstehen. Und dieselbe Nummern-Engine versorgt auch Stammdaten: Kunden-, Lieferanten- und Partnernummern folgen deinem Schema.
Geschäftspartner einmal pflegen: ein Stammsatz, mehrere Rollen
Derselbe Betrieb kann Kunde, Lieferant und Vertriebspartner zugleich sein. In getrennten Tools pflegst du ihn dreimal. In Octibiz gibt es einen Partner-Stammsatz mit Adressen, Kontakten, USt-ID und Bankverbindung, an dem Rollen hängen: als Kunde mit Kundennummer, Preisgruppe und Zahlungsziel, als Lieferant mit Lieferantennummer und Konditionen, als Partner mit Partnernummer. Jede Rolle bekommt ihre eigene Nummer aus der Nummern-Engine, die Stammdaten bleiben eine einzige Wahrheit.
Alle Funktionen im Überblick
37 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Preisfindung (4 Funktionen)
- Preis-Pipeline
- Auflösung Individual > Gruppe > Staffel > Liste mit fester Priorität.
- Preis-Trace
- Je Position sichtbar, welche Regel angewendet wurde.
- Preis-Kontext
- Produkt/Variante, Kunde+Gruppe, Menge, Datum, Marke.
- Erweiterbare Preisregeln
- Preis-Module klinken sich ohne Umbau in die Pipeline ein.
Steuern (4 Funktionen)
- Steuersatz-Katalog
- 19/7/0 % als zentrale Stammdaten, ein Katalog für alle Module.
- Steuerkategorien
- Regulär, ermäßigt, steuerfrei je Produkt/Position.
- USt-Gruppierung
- Ausweis je Steuersatz auf jedem Beleg.
- Brutto/Netto-Anzeige
- Preisdarstellung je Kontext steuerbar.
Rechenkern (3 Funktionen)
- Cent-Arithmetik
- Ganze Cent, kaufmännische Rundung, kein Gleitkomma.
- Positionsrechnung
- Menge × Einzelpreis × Rabatt, Summen und Steuern konsistent.
- Ein Kern für alle Belege
- Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Bestellung rechnen identisch.
Bestand (5 Funktionen)
- Verfügbar vs. reserviert
- Getrennte Bestandssichten je Produkt/Variante.
- Reservierung im Auftrag
- Verkauft ist reserviert, kein Überverkauf.
- Bewegungsarten
- Reservieren, freigeben, abbuchen (Versand), zubuchen (Wareneingang).
- Standard-Lager eingebaut
- Ein Lagerort ohne Zusatzmodul.
- Multilager aufschaltbar
- Lagerorte und Umlagerungen per Modul, ohne Prozessänderung.
Nummernkreise (7 Funktionen)
- Komponierbare Muster
- Bausteine: Marke, Jahr/Monat/Tag, Typ, Zähler mit Stellenzahl, freie Präfixe.
- Je Belegart & Marke
- Getrennte Kreise je Marke und Dokumenttyp.
- Reset-Politik
- Zähler-Neustart nie/jährlich/monatlich.
- Lückenlosigkeit (GoBD)
- Rechnungen/Gutschriften lückenlos, Nummer erst beim Festschreiben.
- Konkurrenzsicher
- Parallele Vorgänge erzeugen keine Doppel- oder Sprungnummern.
- Stammdaten-Nummern
- Kunden-/Lieferanten-/Partnernummern aus derselben Engine.
- Nummern-Vorschau
- Nächste Nummer je Kreis im Admin sichtbar.
Beleg-Engine (8 Funktionen)
- Alle Belegarten
- Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Bestellung.
- Visueller Editor + Quelltext
- Zwei gleichwertige Bearbeitungs-Modi, umschaltbar.
- Logos
- Ein oder mehrere Logos je Vorlage.
- Briefbogen-PDF
- Vorhandener Briefbogen als Hintergrund-Overlay.
- Variablen-Katalog
- Alle Felder je Belegtyp auswählbar, inkl. eigener Felder.
- Mehrsprachig & marken-scoped
- Vorlage je Marke × Belegart × Sprache mit Fallback.
- Sichere Vorlagen
- Vorlagen laufen abgeschottet, kein Zugriff auf Systeminterna.
- PDF-Erzeugung im Hintergrund
- Rendering asynchron, ohne die Bedienung zu blockieren.
Geschäftspartner (4 Funktionen)
- Ein Stammsatz, mehrere Rollen
- Kunde/Lieferant/Partner am selben Datensatz.
- Rollen-Nummern
- Eigene Nummer je Rolle aus der Nummern-Engine.
- Mehrere Adressen
- Rechnungs-, Liefer- und weitere Adressen.
- Ansprechpartner-Rollen
- Vertrieb/Buchhaltung/Einkauf/Technik je Kontakt pflegbar.
Grundsätze (2 Funktionen)
- Freitext-Positionen
- Belege funktionieren auch ohne Produktkatalog. Katalogbezug erscheint, sobald PIM aktiv ist.
- Modular ohne Bruch
- Warenwirtschafts-Module einzeln aktivierbar; das Fundament bleibt dasselbe.
Was darauf steht
Welche Module Commerce-Kernel tragen
Diese Fähigkeit arbeitet nicht für sich, sondern in jedem Modul, das du benutzt, ohne sie nachzubauen.
Produkte & PIM
liefert Katalog, Varianten und Listenpreise in die Preis-Pipeline; ohne PIM funktionieren Belege mit Freitext-Positionen.
Aufträge
rechnen mit dem Rechenkern, reservieren Bestand und ziehen ihre Nummern aus den konfigurierten Kreisen.
Mehr dazuFaktura & Rechnungen
ziehen die lückenlose Rechnungsnummer beim Festschreiben und rendern über die Beleg-Engine, inklusive elektronischer Rechnung (XRechnung) und Übergabe an lexoffice/DATEV.
Mehr dazuVersand & Einkauf
buchen gegen dieselbe Bestandsquelle ab bzw. zu. Der Kreis von Reservierung bis Wareneingang schließt sich.
Kundengruppen, Staffelpreise und Individualpreise
Sie erweitern die Pipeline, sichtbar im selben Preis-Trace.
Mehr dazuMulti-Brand
Nummernkreise und Belegvorlagen je Marke machen aus einer Instanz mehrere sauber getrennte Rechnungswelten.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Die Grenzen des Fundaments, bevor du sie im Betrieb findest.
International kommt als Modul dazu
Der Kern rechnet in Euro und deutscher USt. Fremdwährung, Reverse-Charge und OSS ergänzt das International-Modul aus dem Grundpaket, mit eigenen, offen benannten Grenzen auf seiner Modulseite.
Buchhaltung bleibt extern
FiBu, Jahresabschluss und Steuerberatung laufen über lexoffice/DATEV. Octibiz liefert saubere Belege und Exporte, keine eigene Finanzbuchhaltung.
Verkaufskanäle und Carrier: Endabnahme machen wir gemeinsam
Shop- und Marktplatz-Abgleich (Shopify, Shopware 6, WooCommerce, Amazon, eBay, Otto Market, Kaufland) und Versandetiketten (DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post) kommen mit dem Zusatzmodul Marktplätze und Carrier. Gebaut und buchbar. Scharf geschaltet wird an deinen echten Zugängen, und diesen Schritt machen wir gemeinsam mit den Founding-Partnern.
Häufige Fragen zu Commerce-Kernel
Ist Octibiz ein "Agentur-Tool mit Shop-Anbau" oder ein echtes ERP-Fundament?
Die ehrliche Antwort: Octibiz kommt aus der Dienstleistungs-Welt, aber der Warenwirtschafts-Teil wurde nicht angebaut, sondern als eigenes Fundament konstruiert: Steuer-Engine, Rechenkern, Preis-Pipeline, Bestandsführung, Nummern- und Beleg-Engine sind eine gemeinsame Schicht, auf der alle Warenwirtschafts-Module laufen. Genau das unterscheidet ein Fundament von einem Anbau: Es gibt keine zweite Preislogik und keine zweite Steuerpflege im System. Prüf es in der Demo mit deinen eigenen Zahlen.
Wie verhindert Octibiz Rundungsfehler?
Beträge werden ausschließlich in ganzen Cent geführt und kaufmännisch gerundet, nie als Gleitkommazahlen, deren Näherungsfehler sich über Positionen aufsummieren. Dazu rechnet ein einziger Rechenkern für alle Belegarten: Was das Angebot ausweist, weist die Rechnung identisch aus.
Sind die Rechnungsnummern wirklich GoBD-konform lückenlos?
Ja, durch Konstruktion und nicht durch Disziplin: Die Nummer wird erst gezogen, wenn die Rechnung verbindlich festgeschrieben wird. Verworfene Entwürfe verbrauchen keine Nummern, parallele Vorgänge können sich keine Nummer streitig machen (technisch verriegelt), und je Marke läuft ein eigener, lückenloser Kreis. Angebote und Aufträge dürfen dagegen bewusst Lücken haben, genau wie Prüfpraxis und Alltag es verlangen.
Kann ich meine Belege selbst gestalten oder brauche ich dafür jedes Mal einen Dienstleister?
Du gestaltest selbst: Der visuelle Editor arbeitet mit Bausteinen (Logo, Adressfeld, Positionsblock, Summen, Fußzeile), der Quelltext-Modus gibt volle Kontrolle. Beides ist jederzeit umschaltbar, Änderungen wirken sofort. Deinen bestehenden Briefbogen hinterlegst du als PDF-Hintergrund. Der Variablen-Katalog zeigt dir je Belegtyp alle verfügbaren Felder zum Anklicken, inklusive deiner eigenen Felder.
Wir verkaufen ins EU-Ausland. Kann Octibiz Reverse-Charge und OSS?
Ja, über das International-Modul, und das steckt im Grundpaket. Es prüft USt-IdNrn. beim Bestätigungsverfahren der EU-Kommission mit Bestätigungsnummer als Nachweis, hält Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr als drei getrennte Rechtsgründe mit den richtigen Pflichthinweisen auseinander und erstellt die OSS-Quartalsmeldung mit Freigabe-Schritt. Die ehrliche Grenze: Die mitgelieferten Länder-Steuersätze sind ein Ausgangsstand, den du vor der ersten Meldung mit deinem Steuerberater prüfst. Details auf der International-Seite.
Brauche ich alle Warenwirtschafts-Module, damit das funktioniert?
Nein. Das Fundament ist immer da; die Module darauf sind einzeln aktivierbar. Belege funktionieren sogar ohne Produktkatalog, dann mit Freitext-Positionen; sobald PIM aktiv ist, kommen Katalog- und Preisbezug automatisch dazu. Du startest z. B. mit Angebot + Rechnung und ergänzt Aufträge, Versand, Einkauf oder Preis-Module, wenn du sie brauchst. Ohne Datenmigration, ohne Systemwechsel.
Ersetzt das meine Buchhaltung?
Nein, bewusst nicht. Octibiz erstellt die Belege GoBD-sauber, führt Nummernkreise und Bestände. Die Finanzbuchhaltung bleibt bei lexoffice bzw. deinem Steuerberater (DATEV-Übergabe). Diese Arbeitsteilung ist eine Grundsatzentscheidung: Wir bauen das Betriebssystem, die Buchhaltungs-Welt bleibt bei den Spezialisten. Details auf der Faktura-Seite und im Integrations-Katalog.
Bring deine Preisliste, deine Nummernlogik und deinen Briefbogen mit in die Demo. Wir bauen dein kaufmännisches Fundament live nach.
Dreißig Minuten am laufenden System, mit Prüfprotokoll statt Folien. Was dich an diesem Dienst interessiert, schauen wir uns zuerst an.
