DATEV-EXTF, Format für Buchungsstapel
DATEV-EXTF ist das CSV-basierte Austauschformat, mit dem ein Vorsystem seine Buchungsstapel an die Finanzbuchhaltung bei DATEV übergibt; das Kennzeichen EXTF weist die Datei als Lieferung aus einer Fremdanwendung aus.
EXTF steht im ersten Feld der ersten Zeile und sagt der Gegenseite, woher die Datei kommt: EXTF für eine Fremdanwendung, DTVF für ein DATEV-Programm selbst. Was du von außen lieferst, ist immer EXTF. Dahinter folgen die Versionsnummer des DATEV-Formats, aktuell 700, und die Datenkategorie, 21 für den Buchungsstapel. Dann Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahrs, Sachkontenlänge und der Zeitraum von und bis. Stimmt hier ein Wert nicht, scheitert nicht eine Zeile, sondern der ganze Import.
Ein Buchungsstapel ist ein Bündel Buchungssätze für einen Zeitraum: Betrag, Soll- und Habenkonto, Belegdatum, Belegfeld, BU-Schlüssel, Buchungstext. Belegbilder sind nicht drin. Die Kanzlei liest den Stapel in Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen online ein, prüft die Kontierung und bucht damit die Periode.
Nicht zu verwechseln mit den DATEV-Datenservices. Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Rechnungsbilder samt Belegdaten nach DATEV Unternehmen online, gebucht wird dort weiterhin von der Kanzlei. Der Buchungsdatenservice schiebt Rechnungen und Buchungsstapel zusammen bis ins Kanzlei-Rechnungswesen. EXTF ist der Dateiweg, die Datenservices sind der Online-Weg. Welcher gilt, entscheidet die Kanzlei, nicht die Software.
Octibiz bucht nicht, und das ist eine Entscheidung, keine Lücke. Das System schreibt Rechnungen, liest Kontoumsätze ein (camt.053 und MT940) und gleicht Zahlungen ab. Der Buchungsstapel geht per EXTF-Export an die Kanzlei oder über die Brücke zu lexoffice.
Der Export läuft über einen Zeitraum und nimmt Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit. Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 und die Standardkonten stehen in den Einstellungen. Ein Beleg erzeugt so viele Buchungssätze, wie er fachlich trägt, zerlegt nach Erlöskonto, Steuersatz, Kostenstelle, Kostenträger und BU-Schlüssel. Eine Rechnung mit 19 Prozent Ware und 7 Prozent Buch meldet damit nicht mehr beides als Regelsatz. Die Kontierung wird beim Festschreiben eingefroren, sonst verschöbe jede spätere Stammdatenänderung die Buchungssätze schon ausgestellter Rechnungen. Die Vorschau zeigt Kontierungslücken, bevor du die Datei ziehst.
Der Grund für diesen Schnitt: eine zweite Finanzbuchhaltung neben der des Steuerberaters erzeugt zwei Wahrheiten über dieselben Zahlen. Wer beides parallel führt, verbringt den Jahresabschluss mit Abstimmung. Ehrliche Grenze: Das Format gehört final mit der Kanzlei abgestimmt. Abweichungen fallen erst beim Einlesen auf, und bis zu dieser Abnahme ist der Export eine dokumentierte Annahme.
Auch bekannt als: EXTF.
So sieht das in Octibiz aus
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Quelle: DATEV, Format-Dokumentation
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