Kontoauszug rein, Zahlungen zugeordnet, Eingangsrechnungen im Workflow. DATEV-fertig.
Octibiz holt die Bank-Realität in dein System: Du importierst Kontoauszüge (CAMT.053/MT940), der Abgleich ordnet Zahlungseingänge automatisch deinen Rechnungen zu, Eingangsrechnungen laufen durch einen sauberen Prüf- und Freigabe-Workflow, und am Ende steht der DATEV-Buchungsstapel für deinen Steuerberater. Vorbereitende Buchhaltung, bewusst ohne Fibu-Anspruch: lexoffice und DATEV bleiben das Buchhaltungs-Backend.
Banking und vorbereitende Buchhaltung im laufenden System. 42 Einzelfunktionen in 6 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Angebote, Verträge und Finanzen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Zahlungsabgleich ist ein Fenster-Wechsel-Marathon
Online-Banking auf, Rechnungsliste daneben, Verwendungszwecke lesen, Beträge vergleichen, Status von Hand pflegen. Jede Woche aufs Neue. Und bei Teilzahlungen wird geraten.
Eingangsrechnungen wohnen im Postfach
Die Lieferantenrechnung hängt an einer Mail, die Freigabe passiert per Zuruf, bezahlt wird nach Bauchgefühl. Und beim Steuerberater-Termin beginnt die Belegsuche quer durch Ordner und Posteingänge.
Der Steuerberater bekommt einen Schuhkarton
Statt strukturierter Buchungsdaten wandern PDFs und Exporte in verschiedenen Formaten hin und her; Rückfragen kosten beide Seiten Stunden, den Mandanten Honorar.
Angebote, Verträge und Finanzen
Was Banking und vorbereitende Buchhaltung kann
Bankkonten: sicher angebunden, markenbewusst
Du legst deine Geschäftskonten mit Stammdaten und Eröffnungssaldo an, pro Marke oder markenübergreifend. Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert und in der Oberfläche nur maskiert angezeigt: Sicherheitsniveau wie bei Zugangsdaten, nicht wie bei einer Adresszeile.
Kontoauszugs-Import: CAMT.053 und MT940, dublettenfrei
Du exportierst den Kontoauszug aus deinem Online-Banking und lädst ihn in Octibiz. Das Format (CAMT.053 oder MT940) erkennt das System selbst. Der Import ist beliebig wiederholbar: Überlappende Auszüge und doppelte Dateien erzeugen keine Dubletten, echte Zwillingsbuchungen desselben Tages gehen trotzdem nicht verloren. Einmal erfasste Umsätze sind unveränderlich, wie es sich für Bankdaten gehört.
Auto-Abgleich: Zahlungen finden ihre Rechnungen selbst
Der Auto-Abgleich prüft Geldeingänge gegen deine offenen Ausgangsrechnungen, über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck plus Betragslogik, und verbucht Treffer direkt als Zahlung an der Rechnung, inklusive Teil- und Überzahlungserkennung. Abbuchungen laufen gegen freigegebene Eingangsrechnungen. Was der Automat nicht eindeutig zuordnen kann, bleibt ehrlich offen für deine Nacharbeit. Es wird nichts "ungefähr" verbucht.
Manuell zuordnen und ignorieren, mit klaren Regeln
Für alles ohne eindeutige Referenz gibt es die Nacharbeit-Ansicht: Du ordnest einen Umsatz gezielt einer oder mehreren Rechnungen zu, mit Teilbeträgen und automatischer Summen-Prüfung, oder markierst ihn als "ignoriert" (Privatentnahme, Bankgebühr), was jederzeit umkehrbar ist. Einmal zugeordnete Zahlungen bleiben dagegen bewusst stehen: Bankdaten-Radiergummi gibt es nicht.
Eingangsrechnungen: erfassen, freigeben, bezahlen
Lieferantenrechnungen bekommen einen echten Workflow: erfassen mit Original-Beleg und Lieferant aus dem Stammverzeichnis, prüfen und freigeben mit separatem Recht (Vier-Augen-Prinzip), bezahlt durch den Bank-Abgleich oder per Klick. Doppelt erfasste Lieferantenrechnungen fängt das System ab. Und Fälligkeiten sind endlich sichtbar statt im Postfach begraben.
DATEV-Export: der Buchungsstapel für den Steuerberater
Statt Belege-Schuhkarton bekommt dein Steuerberater einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Format): Ausgangsrechnungen aus der Faktura und freigegebene Eingangsrechnungen über einen frei wählbaren Zeitraum, mit Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen SKR 03 oder 04 und deinen Standard-Konten. Vor dem Download prüfst du die Vorschau mit Summen und Warnhinweisen.
Alle Funktionen im Überblick
42 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Bankkonten (3 Funktionen)
- Konten-Verwaltung
- Mehrere Konten mit Bank, BIC, Währung, Eröffnungssaldo/-datum.
- IBAN-Verschlüsselung
- Verschlüsselte Speicherung, maskierte Anzeige, explizites Ändern/Entfernen.
- Marken-Zuordnung
- Konto je Marke oder markenübergreifend, Sichtbarkeit per Rechtesystem.
Import (9 Funktionen)
- CAMT.053-Import
- ISO-20022-XML inkl. gängiger Versions-Varianten; Sammelbuchungen werden je Einzelposten erfasst.
- MT940-Import
- SWIFT-Format inkl. deutscher Feld-Konventionen (Verwendungszweck, Referenzen), Mehrfach-Auszüge je Datei.
- Format-Auto-Erkennung
- Upload ohne Format-Angabe möglich.
- Dubletten-Schutz
- Wiederholter/überlappender Import erzeugt keine Doppel-Umsätze; echte Zwillingsbuchungen bleiben erhalten.
- Zeichensatz-Normalisierung
- Ältere Bank-Kodierungen (Umlaute) werden automatisch korrekt verarbeitet.
- Fehler-Toleranz
- Defekte Einzelzeilen werden gezählt, der Import läuft weiter.
- Import-Ergebnis
- Importiert/übersprungen/fehlerhaft je Lauf ausgewiesen.
- Unveränderliche Umsätze
- Kein Bearbeiten/Löschen erfasster Bankumsätze.
- Manuelle Buchung
- Einzelumsatz von Hand erfassen (Sonderfälle).
Zahlungsabgleich (9 Funktionen)
- Auto-Abgleich Geldeingänge
- Rechnungsnummer im Verwendungszweck + Betragslogik; Voll-/Teil-/Überzahlung.
- Split-Zuordnung
- Mehrere Rechnungen in einem Umsatz bei exakter Summendeckung.
- Auto-Abgleich Abbuchungen
- Freigegebene Eingangsrechnungen werden als bezahlt fortgeschrieben.
- Ein Zahlungs-Ledger
- Zahlungen entstehen im Faktura-Zahlungssystem (Quelle "Bank"), kein Parallelbestand.
- Schutzregeln
- Keine Auto-Zuordnung auf Gutschriften oder Fremdwährungs-Umsätze.
- Manuelles Zuordnen
- Ein/mehrere Rechnungen mit Teilbeträgen, Summen-Validierung; Eingangsrechnung mit Betragsgleichheits-Prüfung.
- Ignorieren/Wiederaufnehmen
- Reversibles Ausklammern mit Notiz (Gebühren, Privatentnahmen).
- Kein Ent-Matchen
- Zugeordnete Zahlungen bleiben bestehen (revisionssichere Historie).
- Lauf-Steuerung
- Auto-Abgleich per Klick/Schnittstelle, parallel-lauf-sicher, Ergebnis-Zähler.
Eingangsrechnungen (10 Funktionen)
- Status-Workflow
- Erfasst → freigegeben → bezahlt; Bearbeiten/Löschen nur im Erfassungs-Status.
- Freigabe-Recht
- Prüfen/Freigeben als eigenes Zugriffsrecht (Vier-Augen-Prinzip).
- Beleg-Upload
- Original-PDF am Datensatz, authentifizierter Download.
- Lieferanten-Anbindung
- Auswahl aus dem Lieferantenstamm; Namens-Snapshot bleibt am Beleg.
- Beträge & Konten
- Netto/Steuer/Brutto in Cent; optional Sachkonto und Kostenstelle; Bezug zu Einkaufs-Bestellungen.
- Doppelerfassungs-Schutz
- Sperre je Lieferant + Rechnungsnummer, auch bei gleichzeitiger Erfassung.
- Interne Referenznummer
- Fortlaufende ER-Nummer aus dem Nummernkreis-System.
- Als bezahlt markieren
- Explizite Aktion zusätzlich zum Bank-Abgleich, mit Notiz.
- Lieferanten-Gutschriften
- Negative Eingangsrechnungen korrekt geführt und exportiert.
- Fälligkeiten sichtbar
- Beträge und Zahlstatus in Liste und Detail.
DATEV-Export (6 Funktionen)
- EXTF-Buchungsstapel
- DATEV-übliches CSV-Format mit korrekter Kodierung und Kopfzeile.
- Scope & Zeitraum
- Ausgangs-/Eingangsrechnungen/beides; Wirtschaftsjahr-Prüfung.
- Export-Vorschau
- Zeilen, Summen, Warnungen vor dem Download.
- DATEV-Einstellungen
- Berater-/Mandantennummer, SKR 03/04, Standard-Konten, Debitoren-/Kreditoren-Logik, Festschreibungs-Kennzeichen.
- Gutschrift-Behandlung
- Korrekte Buchungsrichtung für ausgehende und eingehende Gutschriften.
- Export-Härtung
- Schutz vor manipulierten Tabellenformeln in Excel und Calc; der Export ist ein eigenes Recht.
Bereich & Governance (5 Funktionen)
- Bereich "Finanzen"
- Eigener Navigationsbereich inkl. der Abrechnungs-Links.
- Feingranulare Rechte
- Konten, Umsätze, Eingangsrechnungen (sehen/verwalten/freigeben), Export als getrennte Rechte je Marke.
- Serverseitige Listen
- Suche, Filter (Konto/Status/Zeitraum), Sortierung über den ganzen Bestand.
- Automations-Ereignisse
- Auszug importiert, Umsatz zugeordnet u. a. als Auslöser im Automations-Editor.
- Nebenläufigkeits-Schutz
- Keine Doppelzahlung derselben Eingangsrechnung, keine Doppel-Belege bei paralleler Erfassung.
Was hier anders ist
Vorbereitende Buchhaltung, bewusst so
Octibiz will lexoffice und DATEV nicht ersetzen, sondern sauber beliefern: strukturierte Umsätze, geprüfte Eingangsrechnungen, ein sauberer Buchungsstapel. Dein Steuerberater bekommt Daten statt Schuhkarton und bleibt in seinem System.
Der Abgleich schreibt ins echte Zahlungssystem
Bank-Treffer erzeugen reguläre Zahlungen an der Rechnung, mit demselben Prüfprotokoll wie manuelle Buchungen und ohne Parallel-Datenbestand. Offene Posten, Mahnstopp und Status stimmen automatisch überein.
GoBD-Gedanke bis ins Detail
Bankumsätze sind nach Erfassung unveränderlich, zugeordnete Zahlungen kennen kein "Radieren", der Export ist standardmäßig festgeschrieben. Wer prüft, findet eine nachvollziehbare Kette. Kein nachträglich frisiertes Excel.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Banking und vorbereitende Buchhaltung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Faktura
Geldeingänge werden direkt den offenen Ausgangsrechnungen zugeordnet. Zahlungen, offene Beträge und Status laufen im Faktura-Zahlungssystem zusammen; festgeschriebene Rechnungen fließen in den DATEV-Export.
Mehr dazuAbrechnung
Beide Module teilen sich den Bereich "Finanzen": von der Abrechnungs-Vorschau bis zum Zahlungseingang eine Strecke.
Mehr dazuWaren-Einkauf
Eingangsrechnungen können sich auf Bestellungen beziehen. Wareneingang und Rechnungsprüfung greifen ineinander.
Mehr dazuLieferanten
Der Lieferantenstamm liefert die Auswahl bei der Erfassung; der Beleg bleibt auch bei Stammdaten-Änderungen aussagekräftig.
Mehr dazuBeschaffung
Fremdleistungs-Einkauf und Eingangsrechnungs-Workflow ergänzen sich für den kompletten Kreditoren-Blick.
Mehr dazulexoffice / DATEV
Bewusst als Ziel, nicht als Konkurrenz: Der Buchungsstapel geht an den Steuerberater bzw. das Buchhaltungs-Backend.
Automation, API und KI
So bedient die KI Banking und vorbereitende Buchhaltung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Bankumsätze der letzten 30 Tage sind noch nicht zugeordnet?" Die KI listet offene Umsätze mit Betrag, Gegenpartei und Verwendungszweck.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Kontoauszug importiert wurde, dann starte den Auto-Abgleich und poste das Ergebnis in den Finanz-Kanal.
- Wenn ein Umsatz automatisch zugeordnet wurde, dann benachrichtige die Buchhaltung bei Überzahlung.
- Wenn eine Eingangsrechnung erfasst wird, dann erstelle eine Freigabe-Aufgabe für die Geschäftsführung.
- Wenn eine Eingangsrechnung freigegeben wird und ihre Fälligkeit naht, dann erinnere das Backoffice an die Zahlung.
- Wenn der Monat endet, dann erinnere an den DATEV-Export für den abgeschlossenen Zeitraum.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Finanzbuchhaltung (bewusst)
Keine Kontenführung, keine UStVA, keine Bilanz. Octibiz bereitet vor, lexoffice/DATEV buchen. Diese Grenze ist das Konzept.
Keine direkte Bankverbindung (geplant)
Der Import läuft heute über Auszugs-Dateien; FinTS-/EBICS-/API-Anbindungen sind als Anbindungs-Adapter geplant, ebenso ein zusätzlicher lexoffice-Zahlungsdaten-Abgleich.
Beleg-Automatik (geplant)
OCR-/E-Mail-Eingang und E-Rechnungs-Empfang (XRechnung/ZUGFeRD) für Eingangsrechnungen stehen auf der Roadmap.
Kein Zahllauf (geplant)
SEPA-Zahlungsauslösung für freigegebene Eingangsrechnungen sowie Skonto-Logik und Kostenstellen-Auswertung sind spätere Ausbaustufen.
Steuerberater-Abstimmung vorgesehen
Das DATEV-Export-Format ist auf die finale Abnahme durch den Steuerberater ausgelegt (Kontenzuordnung, Steuerschlüssel). Die Vorschau macht die Abstimmung einfach.
Wo dieses Modul heute steht
JungGebaut und benutzbar, aber noch frisch. Wir sagen dir vorher, was es heute kann und was noch nicht.
Als Founding-Partner bekommst du es ohne Aufpreis und bestimmst mit, wie es am Ende funktioniert. So läuft das Programm.
Häufige Fragen zu Banking und vorbereitende Buchhaltung
Ersetzt Octibiz damit lexoffice oder DATEV?
Nein, bewusst nicht. Octibiz macht die vorbereitende Buchhaltung: Bank-Import, Zahlungsabgleich, Eingangsrechnungs-Workflow und die strukturierte Übergabe. Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Bilanz und Jahresabschluss bleiben bei lexoffice bzw. deinem Steuerberater mit DATEV. Diese Arbeitsteilung ist Positionierung, kein Provisorium. Sie erspart dir Doppelpflege und deinem Steuerberater Systemwechsel-Diskussionen.
Wie kommen meine Kontoumsätze in das System?
Per Datei-Import: Du exportierst den Kontoauszug aus deinem Online-Banking als CAMT.053 oder MT940 (beides bieten praktisch alle deutschen Banken an) und lädst ihn am Konto hoch. Das Format wird automatisch erkannt. Der Import ist beliebig wiederholbar, ohne Dubletten zu erzeugen. Eine direkte Bankanbindung (FinTS/EBICS) ist als Ausbau über Anbindungs-Adapter geplant.
Was passiert beim doppelten Import derselben Datei?
Nichts Schlimmes, genau dafür ist der Dubletten-Schutz da: Jeder Umsatz wird über seine Merkmale eindeutig erkannt; bereits vorhandene Zeilen werden übersprungen und im Ergebnis ausgewiesen. Gleichzeitig gehen echte Zwillingsbuchungen (zwei identische Zahlungen am selben Tag) nicht verloren. Du kannst also bedenkenlos überlappende Zeiträume importieren.
Kann ich eine falsche Zahlungszuordnung rückgängig machen?
Ignorierte Umsätze kannst du jederzeit wieder aufnehmen. Eine bereits zugeordnete Zahlung lässt sich dagegen bewusst nicht "ent-matchen": das wäre ein Radiergummi in der Zahlungshistorie und GoBD-kritisch. Korrekturen laufen stattdessen über den geordneten Weg auf Belegseite (z. B. Gutschrift in der Faktura). Der Auto-Abgleich ist entsprechend konservativ gebaut: Im Zweifel bleibt ein Umsatz offen, statt falsch zugeordnet zu werden.
Was sagt mein Steuerberater zum DATEV-Export?
Er bekommt einen EXTF-Buchungsstapel im DATEV-üblichen Format, mit Berater-/Mandantennummer, Kontenrahmen SKR 03 oder 04, euren Standard-Konten und standardmäßig festgeschriebenen Buchungen (GoBD). Wichtig und ehrlich: Die finale Abstimmung von Kontenzuordnung und Steuerschlüssel-Behandlung gehört vor den ersten Echtlauf ins Gespräch mit dem Steuerberater. Die Export-Vorschau mit Summen und Warnhinweisen ist genau dafür gebaut.
Können Eingangsrechnungen automatisch eingelesen werden (OCR, E-Mail, E-Rechnung)?
Noch nicht: heute erfasst du Kopf- und Betragsdaten manuell und hängst das Original-PDF an; der Workflow (Freigabe, Zahlung, Export) ist dafür bereits komplett. Automatischer Beleg-Eingang per OCR, E-Mail-Postfach und E-Rechnungs-Empfang (XRechnung/ZUGFeRD) ist als nächste Ausbaustufe geplant.
Kann Octibiz auch Zahlungen auslösen (Überweisungen)?
Nein. Stufe heute ist der Abgleich eingehender und ausgehender Zahlungen, nicht die Zahlungsauslösung. Ein SEPA-Zahllauf für freigegebene Eingangsrechnungen ist als spätere Ausbaustufe vorgesehen. Bis dahin überweist du wie gewohnt im Banking; der nächste Auszugs-Import setzt die Rechnung automatisch auf "bezahlt".
Wie sicher sind die Bankdaten?
Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert und nur maskiert angezeigt, Kontoumsätze sind nach der Erfassung unveränderlich, jeder Zugriff läuft über feingranulare Rechte je Marke, und alle Aktionen sind protokolliert. Gehostet wird in Deutschland oder auf deinem eigenen Server.
Hol den Zahlungsabgleich aus dem Banking-Fenster und die Eingangsrechnungen aus dem Postfach. Und gib deinem Steuerberater endlich Daten statt Schuhkarton.
Wir zeigen dir Banking und vorbereitende Buchhaltung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
