Ein Rabatt, der im Beleg, im Kanal und an der Kasse dasselbe bedeutet.
Eine Aktion ist bei Octibiz ein Zeitraum mit einem Namen, und darunter werden Artikel, ganze Kategorien oder das komplette Sortiment billiger. Verlängern heißt: ein Datum ändern, nicht 200 Artikel umpreisen. Gutscheine gibst du als Wert oder Prozentsatz aus, mit Restwert, Deckel und Mindest-Belegwert, und sie funktionieren am Auftrag genauso wie an der Ladenkasse.
Aktionen und Gutscheine im laufenden System. 56 Einzelfunktionen in 5 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Paket Handel und Versand
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Produkte und Preise
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Rabatt lebt im Shop, das System erfährt ihn als Überraschung
Die Aktion wird im Shop gepflegt, im Marktplatz noch einmal, an der Kasse steht ein Zettel. Am Ende kommen drei Preise für denselben Artikel heraus, und der Auftrag, der ins ERP läuft, hat wieder einen anderen.
Aktionen als Massenänderung
200 Artikel auf Aktionspreis setzen, zwei Wochen später zurücksetzen. Beim Zurücksetzen fehlen dann drei Artikel, und die verkaufst du bis zur nächsten Inventur zu billig, ohne dass es jemand merkt.
Gutscheine in der Zettelwirtschaft
Der 50-Euro-Gutschein aus der Reklamation wird auf 30 Euro eingelöst, den Restwert notiert jemand in Excel. Beim nächsten Mal ist die Datei nicht offen, und der Kunde löst freundlicherweise noch einmal 50 Euro ein.
Produkte und Preise
Was Aktionen und Gutscheine kann
Eine Aktion ist ein Zeitraum mit einem Namen
Statt jedem Artikel sein eigenes Datum zu verpassen, legst du eine Aktion an: Bezeichnung, Zeitraum, Zielgruppe, Priorität. Darunter hängen die Regeln, die sagen, was billiger wird. "Black Friday um einen Tag verlängern" ist damit eine Datumsänderung und keine Massenaktion über den halben Katalog.
Regeln: Artikel schlägt Kategorie schlägt Sortiment
Jede Regel sagt, was billiger wird und wie viel. Du wählst zwischen einem einzelnen Artikel, einer Kategorie samt Unterkategorien oder dem ganzen Sortiment, und dann zwischen festem Preis und prozentualem Abschlag. Die Reihenfolge steht fest: Der ausdrücklich gepflegte Artikel gewinnt gegen die Kategorie, die Kategorie gegen die Pauschale. Anders wäre das im Zweifelsfall niemandem zu erklären.
Die Aktion greift in derselben Preisfindung wie alles andere
Octibiz hat genau eine Preisfindung, und die Aktion ist eine Stufe darin. Sie gewinnt gegen Kundengruppen- und Staffelpreise, verliert aber gegen einen individuell vereinbarten Kundenpreis. Der Grund ist kaufmännisch und nicht technisch: Eine Aktion ist ein Angebot an alle, ein Individualpreis ist eine Zusage an einen. Eine Aktion, die eine Zusage überschreibt, könnte den Preis auch nach oben drehen, und das darf sie nicht.
Gutscheine ausstellen: Wert oder Prozent, mit klaren Grenzen
Ein Gutschein ist ein Code, der einen Beleg günstiger macht: entweder ein fester Wert mit Restwert oder ein Prozentsatz mit Deckel. Du legst fest, ab welchem Belegwert er greift, bis wann er gilt, wie oft er eingelöst werden darf und ob er an einen Kunden gebunden ist. Den Code erzeugt Octibiz auf Wunsch selbst, ohne Zeichen, die beim Abtippen oder am Telefon verwechselt werden.
Einlösen am Auftrag, mit korrekter Umsatzsteuer
Am Auftrag gibst du den Code in der Gutschein-Karte ein und siehst sofort, wie viel angerechnet wurde. Der Abzug erscheint als Position auf dem Beleg, nicht als stille Summenkorrektur, und bei mehreren Steuersätzen schreibt Octibiz je Satz eine eigene Zeile, cent-genau proportional verteilt. Nur so stimmt die Umsatzsteuer auf einem gemischten Beleg.
Gutschein an der Kasse: eine Zahlart, kein Rabatt
An der Ladenkasse gibt es keinen Auftrag, und dort ist ein Wertgutschein auch keine Position, sondern eine Zahlart. Er begleicht einen Bruttobetrag und rührt die Umsatzsteuer des Bons nicht an. Verbraucht wird nur, was der Bon hergibt: Ein Gutschein über 20 Euro auf einem Bon über 12 Euro gibt 12 Euro her, der Rest bleibt als Guthaben stehen.
Alle Funktionen im Überblick
56 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Aktionen (16 Funktionen)
- Aktions-Kopf
- Bezeichnung, Beschreibung, Zeitraum, Priorität, Aktiv-Schalter.
- Gültigkeitsfenster
- "Gültig ab" und "Gültig bis", beides optional, auch ohne Befristung möglich.
- Zielgruppe
- Alle Kunden oder eine Kundengruppe.
- Marken-Bezug
- Nur in einer Marke gültig oder markenübergreifend.
- Priorität
- Entscheidet, welche Aktion gewinnt, wenn zwei gleichzeitig laufen.
- Zustands-Filter
- Läuft, Geplant, Aktiv, Inaktiv in der Liste.
- Regel: Artikel
- Genau dieser Artikel wird billiger.
- Regel: Kategorie
- Kategoriebaum inklusive Unterkategorien und Zusatzkategorien.
- Regel: ganzes Sortiment
- Pauschalregel für jeden Artikel der Aktion.
- Rechenart fester Preis
- Fester Stückpreis statt Listenpreis.
- Rechenart Prozent
- Abschlag auf den Listenpreis.
- Auflösungsreihenfolge
- Artikel schlägt Kategorie schlägt Sortiment, fest verdrahtet.
- Ohne Listenpreis
- Prozent-Regel greift nicht, die nächste Regel kommt zum Zug.
- Regelsatz als Ganzes
- Regeln werden gemeinsam gepflegt, keine Teil-Zustände.
- Automatischer Rückfall
- Nach Ablauf gilt wieder die nächste Preisstufe, ohne Zurücksetzen.
- Sofortiges Löschen
- Gelöschte Aktion ist sofort aus der Preisfindung.
Preisfindung (7 Funktionen)
- Eine Pipeline
- Aktion ist eine Stufe der zentralen Preisfindung, kein Sonderweg.
- Rangfolge
- Individualpreis vor Aktion vor Kundengruppe vor Staffel vor Listenpreis.
- Preis-Trace
- Zeigt, welche Stufe gezogen hat und welche Aktion dahinterstand.
- Beleg-Editoren
- Angebot und Auftrag ziehen den Preis bei Produktwahl und Mengenänderung.
- Kanal-Listings
- Kanal-Preise kommen aus derselben Preisfindung.
- Kasse
- Die Ladenkasse rechnet mit demselben Preis wie der Beleg.
- Modul-Abhängigkeit sichtbar
- Gruppen-Aktion greift nur bei aktivem Kundengruppen-Modul.
Gutscheine (13 Funktionen)
- Wertgutschein
- Fester Betrag mit mitlaufendem Restwert.
- Prozent-Gutschein
- Abschlag auf den Belegwert, optional gedeckelt.
- Höchstbetrag je Einlösung
- Deckel für Prozent-Gutscheine.
- Mindest-Belegwert
- Schwelle, ab der überhaupt angerechnet wird.
- Personalisierung
- Bindung an einen Kunden oder frei einlösbar.
- Marken-Bezug
- Gutschein nur in einer Marke oder markenübergreifend.
- Gültigkeitsfenster
- "Gültig ab" und "Gültig bis", beides optional.
- Einlöse-Kontingent
- Höchstzahl an Einlösungen, sonst begrenzt der Restwert.
- Code-Erzeugung
- Server erzeugt Codes ohne verwechselbare Zeichen aus kryptografischer Quelle.
- Serien-Erzeugung
- Bis zu 500 eigene Codes in einem Durchgang.
- Code-Normalisierung
- Immer groß, ohne Rand-Leerzeichen, damit ein Code eindeutig bleibt.
- Code-Sperre nach Einlösung
- Nach der ersten Einlösung nicht mehr änderbar.
- Zustands-Filter
- Einlösbar, Verbraucht, Aktiv, Gesperrt.
Einlösen (14 Funktionen)
- Einlösen am Auftrag
- Gutschein-Karte am Auftrag mit Code-Eingabe und Rückmeldung.
- Abzug als Position
- Sichtbar auf Beleg und Ausdruck, keine stille Summenkorrektur.
- Eine Zeile je Steuersatz
- Cent-genau proportional verteilt, damit die Umsatzsteuer stimmt.
- Schutz vor Doppelrabatt
- Gutschein-Zeilen bleiben aus der Bemessungsgrundlage des Belegrabatts heraus.
- Einlöse-Prüfung
- Zeitraum, Kundenbindung, Marke, Kontingent, Mindest-Belegwert.
- Rücknahme am Auftrag
- Entfernt genau die geschriebenen Zeilen und gibt den Wert zurück.
- Zahlart an der Kasse
- Wertgutschein begleicht einen Bruttobetrag, ohne die Umsatzsteuer zu berühren.
- Teilverbrauch
- Verbraucht wird nur, was der Bon braucht.
- Prozent an der Kasse
- Wird abgewiesen statt umgerechnet.
- Gegenbon-Reihenfolge
- Erst Guthaben zurück, dann Bargeld.
- Getrennte Belegarten
- Kassenbon und Auftrag werden nicht vermischt.
- Doppel-Einlösung ausgeschlossen
- Sperre plus Datenbank-Regel, auch bei gleichzeitigen Anfragen.
- Einlösungs-Historie
- Beleg, angerechneter Betrag, Zeitpunkt je Einlösung.
- Rücknahme bleibt sichtbar
- Zurückgenommen statt gelöscht, erklärt den Restwert-Verlauf.
Ort & Rechte (6 Funktionen)
- Einstellungs-Kacheln
- "Aktionspreise" und "Gutscheine" unter Produkte & Preise.
- Getrennte Rechte
- Aktionen und Gutscheine jeweils für Lesen und Pflegen.
- Einlöse-Recht
- Hängt am Bearbeiten-Recht des Auftrags.
- Modul-Schalter
- Ohne aktives Modul erscheinen weder Kacheln noch Gutschein-Karte.
- Suche & Filter
- Aktionen über den Namen, Gutscheine über Code oder Bezeichnung.
- API-Steuerung
- Aktionen und Gutscheine vollständig über die REST-API pflegbar.
Was hier anders ist
Ein Rabatt, eine Preisfindung
Shop-eigene Aktionslogiken wirken genau dort, wo sie gepflegt werden, und nirgendwo sonst. Bei Octibiz ist die Aktion eine Stufe der zentralen Preisfindung, und dieselbe Stufe bedient Angebot, Auftrag, Kanal-Listing und Kasse. Du pflegst einmal und musst danach nicht mehr prüfen, ob der Marktplatz noch den alten Preis zeigt.
Die Umsatzsteuer ist mitgedacht, nicht nachgereicht
Ein Gutschein auf einem Beleg mit 19 und 7 Prozent wird proportional auf beide Steuergruppen verteilt, cent-genau, mit einer eigenen Zeile je Satz. Das ist der Unterschied zwischen einem Rabatt, der hübsch aussieht, und einem, der eine Prüfung übersteht.
Wir bilden lieber weniger ab als etwas Falsches
Den vom Kunden gekauften Wertgutschein gibt es hier bewusst nicht, weil seine Einlösung eine Zahlung ist und kein Rabatt. Ihn als Rabatt zu buchen würde die Umsatzsteuer gleich zweimal verkehren. Diese Lücke ist benannt statt still falsch gefüllt, und genau das ist die Zusage, die für den Rest des Systems auch gilt.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Aktionen und Gutscheine zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Produkte & PIM
Artikel, Listenpreise und der Kategoriebaum sind die Grundlage der Regeln. Kategorie-Regeln folgen dem Baum inklusive Unterkategorien und Zusatzkategorien, du musst also keine Artikellisten pflegen. Siehe Produkte & PIM.
Staffelpreise
Die Aktion gewinnt gegen den Staffelpreis, weil sie zeitlich befristet und bewusst gesetzt ist. Läuft sie aus, greift die Staffel wieder, ohne dass jemand etwas anfasst. Siehe Staffelpreise.
Mehr dazuIndividualpreise
Der vereinbarte Kundenpreis bleibt unangetastet, weil eine Zusage nicht von einem Angebot an alle überschrieben wird. Siehe Individualpreise.
Mehr dazuKundengruppen
Eine Aktion kann auf eine Kundengruppe zielen, etwa Händler oder Stammkunden. Ohne aktives Kundengruppen-Modul greift sie bewusst gar nicht, statt sich für alle zu öffnen. Siehe Kundengruppen.
Mehr dazuAufträge
Die Gutschein-Karte hängt am Auftrag, der Abzug entsteht als Position und geht mit dem Beleg in Lieferschein und Rechnung. Siehe Aufträge.
Mehr dazuKasse
An der Ladenkasse wird der Wertgutschein zur Zahlart, mit Teilverbrauch und geordneter Rückgabe beim Gegenbon. Siehe Kasse.
Mehr dazuFaktura
Aus dem rabattierten Auftrag wird die Rechnung mit denselben Zeilen und derselben Steueraufteilung, ohne Nachrechnen. Siehe Faktura.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Aktionen und Gutscheine
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Aktionen laufen gerade und auf welche Kategorien?" Die KI listet die laufenden Kampagnen mit Zeitraum, Zielgruppe und Regeln.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Aktion in drei Tagen endet, dann erinnere den Vertrieb per Aufgabe an Verlängern oder Auslaufen.
- Wenn ein Auftrag gewonnen wurde, dann stelle dem Kunden über die Schnittstelle einen personalisierten Gutschein aus und schicke ihn per E-Mail.
- Wenn ein Ticket als Reklamation geschlossen wird, dann erzeuge einen Wertgutschein und lege ihn dem Antwortschreiben bei.
- Wenn montags früh eine geplante Aktion startet, dann melde Start, Zeitraum und Regelanzahl in den Vertriebs-Kanal.
- Wenn ein Gutschein verbraucht ist, dann informiere die Kundenbetreuung, damit sie beim nächsten Kontakt Bescheid weiß.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Kein gekaufter Wertgutschein (bewusst)
Mehrzweckgutscheine, die der Kunde bezahlt, gehören an den Zahlungseingang und nicht in die Rabattlogik. Sie fehlen hier absichtlich, weil eine falsche Buchung teurer wäre als eine offene Lücke. Ob und wie das später abgebildet wird, entscheidet sich mit dem Zahlungs- und Kassenweg, nicht hier.
Kein Rabatt auf Rabatt und keine Aktionsstapelung
Es gewinnt genau eine Aktion, entschieden über die Priorität. Zwei Aktionen addieren sich nicht, und ein Artikel bekommt nicht nacheinander Aktions- und Staffelrabatt. Das ist kalkulierbar, aber weniger flexibel als frei kombinierbare Regelwerke.
Keine Bedingungen wie "3 für 2" oder Warenkorb-Schwellen (geplant)
Aktionen wirken heute auf den Stückpreis von Artikeln, Kategorien oder dem Sortiment. Mengen- und Warenkorb-Bedingungen sowie Gratis-Zugaben sind als spätere Ausbaustufe vorgesehen.
Gutscheine sind kein Kundenkonto (geplant)
Es gibt Codes mit Restwert, aber kein Guthaben-Konto, das ein Kunde im Portal einsehen kann. Eine Portal-Sicht auf eigene Gutscheine steht auf der Roadmap.
Einlösung im fremden Shop-Checkout (geplant)
Heute wird am Auftrag und an der Kasse eingelöst. Die Einlösung direkt im Webshop-Checkout kommt mit dem weiteren Ausbau der Shop-Anbindung.
Wo dieses Modul heute steht
JungGebaut und benutzbar, aber noch frisch. Wir sagen dir vorher, was es heute kann und was noch nicht.
Als Founding-Partner bekommst du es ohne Aufpreis und bestimmst mit, wie es am Ende funktioniert. So läuft das Programm.
Häufige Fragen zu Aktionen und Gutscheine
Wie verhält sich eine Aktion zu Staffel-, Gruppen- und Individualpreisen?
Es gibt eine feste Rangfolge, und die ist bewusst so gewählt: Der individuell vereinbarte Kundenpreis gewinnt, danach kommt der Aktionspreis, danach Kundengruppe, danach Staffel, zuletzt der Listenpreis. Eine Aktion überschreibt also Gruppen- und Mengenrabatte, aber keine Zusage an einen einzelnen Kunden. Soll ein Kunde mit Individualpreis trotzdem die Aktion bekommen, hinterlegst du ihm eine eigene Aktion über die Zielgruppe. Im Preis-Trace siehst du zu jeder Position, welche Stufe gezogen hat.
Muss ich die Aktion nach dem Ende wieder zurücksetzen?
Nein, und das ist einer der praktischen Vorteile. Läuft das Gültigkeitsfenster ab, liefert die Aktion einfach keinen Preis mehr, und die Preisfindung geht eine Stufe tiefer. Es gibt keinen Zustand am Artikel, den jemand vergessen könnte. Genauso schnell geht das Verlängern: ein Datum ändern, fertig.
Wirkt der Aktionspreis auch in meinem Shop und auf Marktplätzen?
In den Verkaufskanälen, die Octibiz bespielt, ja: Die Kanal-Listings holen ihren Preis aus derselben Preisfindung, in der die Aktion greift. Ehrlich dazugesagt: Pflegst du parallel Aktionen im Shop-Backend selbst, hat Octibiz darauf keinen Einfluss, und dann hast du wieder zwei Wahrheiten. Der Nutzen entsteht, wenn die Preishoheit an einer Stelle liegt. Gutscheincodes werden dagegen im Beleg und an der Kasse eingelöst, nicht im fremden Shop-Checkout.
Was passiert bei einem Gutschein auf einem Beleg mit 19 und 7 Prozent?
Octibiz verteilt den Gutscheinbetrag proportional auf die Netto-Summen der Steuergruppen und schreibt je Satz eine eigene negative Zeile, cent-genau. Eine einzige Zeile würde den ganzen Abzug einer Steuergruppe zuschlagen, und die Umsatzsteuer wäre falsch. Zusätzlich bleiben Gutschein-Zeilen aus der Bemessungsgrundlage eines Belegrabatts heraus, damit sich Rabatte nicht gegenseitig kleinrechnen.
Kann ich Gutscheine verkaufen, die der Kunde bezahlt?
Nein, und das ist eine bewusste Grenze. Dieses Modul bildet Rabattgutscheine ab, die du ausgibst: Aktions-Codes, Entschuldigungs-Gutscheine, Newsletter-Codes. Ihre Einlösung mindert die Bemessungsgrundlage. Ein vom Kunden gekaufter Wertgutschein ist umsatzsteuerlich etwas anderes, seine Einlösung ist eine Zahlung und kein Rabatt. Ihn hier abzubilden würde die Umsatzsteuer zweimal verkehren, deshalb ist der Fall ausgelassen statt still falsch gebucht.
Wie verhindert ihr, dass ein Gutschein zweimal eingelöst wird?
Auf zwei Ebenen. Die Einlösung läuft unter einer Sperre auf dem Gutschein, sodass zwei gleichzeitige Vorgänge nicht beide den Restwert lesen und beide "reicht" sagen. Zusätzlich weist die Datenbank eine zweite offene Einlösung desselben Gutscheins auf demselben Beleg ab, auch wenn zwei Anfragen exakt zeitgleich ankommen. An der Kasse gilt dasselbe, wenn zwei Kassen denselben Code tippen.
Wie kommen bestehende Gutscheine und laufende Aktionen ins System?
Beides legst du in den Einstellungen an oder spielst es über die Schnittstelle ein. Für Gutscheine kannst du bestehende Codes übernehmen, statt neue erzeugen zu lassen, und den Restwert direkt setzen. Bei größeren Beständen übernehmen wir den Import im Onboarding. Serien für neue Kampagnen erzeugt Octibiz selbst, bis zu 500 Codes in einem Durchgang.
Kann ich das Modul einzeln nutzen?
Es setzt den Produktkatalog voraus, denn ohne Artikel und Kategorien gibt es nichts zu bepreisen. Alles andere ist frei kombinierbar: Ohne Kundengruppen-Modul funktionieren Aktionen für alle Kunden, ohne Kasse funktioniert die Einlösung am Auftrag, und ohne Verkaufskanäle bleibt die Wirkung eben auf Belege und Kasse beschränkt. Die Preisfindung selbst ist Teil des Systems und nicht Teil dieses Moduls.
Pflege deine Rabatte einmal, statt sie in Shop, Marktplatz und Kasse dreimal zu erklären. Und lass den Restwert eines Gutscheins dort mitlaufen, wo er hingehört, nicht in einer Excel-Datei.
Wir zeigen dir Aktionen und Gutscheine in einer laufenden Octibiz-Instanz mit realistischen Handelsdaten. 30 Minuten, keine Folien.
