Wer nutzt was, bis wann, für wie viel: dein Recurring-Geschäft im Griff.
Du verkaufst eigene Produkte, Plugins oder SaaS-Zugänge? Dann verwalte die Kundenlizenzen dort, wo auch Angebot, Abrechnung und Support leben: mit vollem Lebenszyklus von Aktivierung bis Kündigung, automatischen Verlängerungen, Lizenzschlüsseln und Freischaltungen. Dazu eine MRR-Übersicht, die sich aus echten Daten speist statt aus einer Excel-Liste.
Produkt- und Lizenzverwaltung im laufenden System. 31 Einzelfunktionen in 8 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Backoffice und Steuerung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Lizenzliste ist eine Tabelle, und sie lügt
Wer welche Plugin-Lizenz mit wie vielen Seats bis wann hat, steht in einer Excel-Datei, die seit dem letzten Vertriebs-Sprint niemand gepflegt hat. Der echte Bestand lebt verstreut in Mails, Rechnungen und Store-Backends.
Renewals passieren. Oder eben nicht
Ohne systematische Vorwarnung verlängert sich manches still (und wird nie neu verhandelt), anderes läuft unbemerkt aus, und der Kunde ruft erst an, wenn sein Zugang tot ist.
MRR ist eine Schätzung
Wie viel wiederkehrender Umsatz tatsächlich läuft, was durch Upgrades dazukam und was durch Kündigungen wegfiel: Für diese eine Kennzahl baut jemand jedes Quartal eine Auswertung von Hand.
Backoffice und Steuerung
Was Produkt- und Lizenzverwaltung kann
Die wichtigsten 6 von 8 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Lizenzverwaltung: ein Datensatz pro Kundenlizenz
Jede verkaufte Lizenz ist ein vollständiger Datensatz: Kunde, Produkt und Ausprägung, Anzahl der Seats, Laufzeit, Verlängerungsverhalten, Lizenzschlüssel und Marke. Damit beantwortet sich "Wer nutzt was, bis wann?" per Filter statt per Rundruf. Der Support sieht beim Kundenanruf sofort, welche Lizenz mit welchem Stand dahintersteht.
Der komplette Lebenszyklus: jede Änderung nachvollziehbar
Aktivieren, verlängern, hoch- oder herunterstufen, aussetzen, reaktivieren, kündigen, auslaufen lassen: Jede Statusänderung ist eine dokumentierte Aktion, die in der Lizenz-Zeitleiste landet, inklusive der Auswirkung auf den wiederkehrenden Umsatz. So siehst du nicht nur den heutigen Zustand, sondern die ganze Geschichte jeder Lizenz.
Verlängerungen und Fristen laufen automatisch
Ein täglicher Lebenszyklus-Lauf hält den Bestand aktuell: Lizenzen mit automatischer Verlängerung werden zum Termin fortgeschrieben, ohne Automatik gibt es rechtzeitig eine Erinnerung, ausgelaufene Lizenzen werden beendet, und bei Zahlungsproblemen greift eine konfigurierte Karenz mit anschließender Sperrung. Den Lauf kannst du jederzeit auch manuell oder per Schnittstelle anstoßen.
Freischaltungen: was eine Lizenz beinhaltet
Zu jeder Lizenz gehört, was sie freischaltet: Funktionsumfang, Limits, Seats. Diese Freischaltungen stehen als strukturierte Liste am Datensatz, damit Support und Vertrieb verbindlich beauskunften können, was im Paket des Kunden enthalten ist, ohne im Preisblatt zu blättern.
MRR und ARR: Kennzahlen aus echten Daten
Jede wiederkehrende Lizenz trägt ihren monatlich normalisierten Umsatzbeitrag; Jahresverträge werden auf Monatsbasis umgerechnet, Einmalerlöse bleiben sauber draußen. Die Summen stehen als Kachel über der Lizenzliste und als Kennzahl im Reporting, inklusive der Historie aus den protokollierten Änderungen.
Vom Angebot zur wiederkehrenden Rechnung: durchgehend angeschlossen
Lizenzen entstehen ohne Doppelerfassung: Ein angenommenes Angebot mit Lizenzposition erzeugt die Kundenlizenz per Klick, auf Wunsch legt schon der gewonnene Deal den Entwurf an. Aktivierte Lizenzen speisen die wiederkehrende Abrechnung: Die Rechnung folgt dem Lebenszyklus automatisch.
Alle Funktionen im Überblick
31 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Lizenz-Stammdaten (6 Funktionen)
- Lizenz je Kunde × Produkt
- Datensatz mit Ausprägung, Seats, Laufzeit, Marke.
- Laufzeit-Modelle
- Monatlich, jährlich, unbefristet (Kauflizenz).
- Auto-Verlängerung je Lizenz
- Ein-/ausschaltbar; Kündigung zum Termin vormerkbar.
- Lizenzschlüssel
- Am Datensatz hinterlegt; Einsicht über eigenes Zugriffsrecht geschützt.
- Angebots-Herkunft
- Verknüpfung zur Quelle (Angebot/Deal).
- Marken-Scope
- Lizenz gehört einer Marke; Sichtbarkeit folgt dem Rechtesystem.
Lebenszyklus (6 Funktionen)
- Status-Aktionen
- Aktivieren, verlängern, Upgrade/Downgrade, aussetzen, reaktivieren, kündigen.
- Ereignis-Zeitleiste
- Lückenlose Historie jeder Änderung mit Zeitpunkt und Details.
- MRR-Delta je Ereignis
- Umsatzwirkung jeder Änderung protokolliert.
- Ablauf-Automatik
- Laufzeitende ohne Verlängerung beendet die Lizenz.
- Karenz & Sperrung
- Aussetzung nach Frist, Reaktivierung möglich.
- Statuskatalog anpassbar
- Status als Daten, Löschschutz für verwendete Status.
Automatische Läufe (3 Funktionen)
- Täglicher Lebenszyklus-Lauf
- Verlängerungen, Vorwarnungen, Abläufe, Karenz in einem idempotenten Lauf.
- Lauf per Klick/Schnittstelle
- Manueller Start mit Ergebnis-Zählern; Doppel-Läufe gesperrt.
- Verlängerungs-Vorwarnung
- Benachrichtigung vor Verlängerung/Ablauf.
Freischaltungen (1 Funktion)
- Freischaltungs-Liste je Lizenz
- Features, Limits, Kontingente strukturiert einsehbar.
Kennzahlen (3 Funktionen)
- MRR/ARR normalisiert
- Monatsbasis-Normalisierung; Einmalerlöse ausgeschlossen.
- MRR-Summen-Kachel
- Serverseitig aggregiert, markengenau.
- Reporting-Anschluss
- Lizenz-Kennzahlen im Reporting-Modul.
Anschlüsse (4 Funktionen)
- Lizenz aus Angebot
- Ein-Klick-Überführung aus angenommenem Angebot.
- Deal-Automatik
- Optionaler Lizenz-Entwurf bei Deal-Gewinn.
- Wiederkehrende Abrechnung
- Aktive Lizenzen speisen die Abrechnungs-Vorstufe.
- Produkt-/Preisbezug
- Katalog und Preise aus dem Produkte-Modul.
Shopware-Abgleich (3 Funktionen)
- Store-Import
- Lizenzdaten aus dem Shopware-Store übernehmen.
- Dubletten-Schutz
- Wiederholbarer Abgleich über Store-Referenzen.
- Läufe
- Täglich automatisch, UI-Button, Schnittstelle; Konfigurations-Check.
Überblick & Governance (5 Funktionen)
- Liste mit Suche/Filter/Sortierung
- Serverseitig über den ganzen Bestand (Status, Kunde, Produkt, Verlängerungstermin, Marke).
- Schnelle Namensauflösung
- Kunden-/Produktnamen performant auch bei großen Beständen.
- Dashboard-Widget
- "Lizenzen" auf der Startseite.
- Getrennte Rechte
- Ansehen, Anlegen, Lebenszyklus-Aktionen, Schlüssel-Einsicht, Umsatz-Einsicht als eigene Rechte.
- Automations-Ereignisse
- Lizenz-Ereignisse als kuratierte Auslöser im Automations-Editor.
Was hier anders ist
Vom Angebot über die Lizenz zur wiederkehrenden Rechnung: durchgängig
Lizenz-Tools verwalten Listen; Octibiz verwaltet den Fluss: Angebot angenommen → Lizenz aktiv → Abrechnung läuft → MRR aktuell. Kein Datensatz wird zweimal angefasst.
MRR, dem du glauben kannst
Die Kennzahl entsteht aus dem tatsächlichen Lizenzbestand mit protokollierten Deltas je Änderung, nicht aus einer quartalsweise gepflegten Tabelle. Upgrade, Downgrade und Kündigung schlagen sofort und nachvollziehbar durch.
Der Store-Abgleich ist eingebaut
Shopware-Verkäufe landen per wiederholbarem Import im Bestand, täglich automatisch, ohne Dubletten. Dein System und dein Store erzählen dieselbe Geschichte.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Produkt- und Lizenzverwaltung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Angebote
Angenommene Angebote mit Lizenzposition erzeugen die Kundenlizenz per Klick, inklusive Kunde, Produkt und Laufzeit.
Mehr dazuCRM
Auf Wunsch legt ein gewonnener Deal den Lizenz-Entwurf automatisch an; die Lizenz-Historie ergänzt die 360°-Sicht auf den Kunden.
Mehr dazuAbrechnung
Aktive Lizenzen speisen die wiederkehrende Abrechnung; von dort geht es in die Faktura oder an lexoffice.
Mehr dazuProdukte & PIM
Produkte, Ausprägungen und Preise kommen aus dem zentralen Katalog. Die Lizenz referenziert, statt zu duplizieren.
Verträge
Klare Arbeitsteilung: Dienstleistungs-Retainer und Wartung laufen als Vertrag, verkaufte Produkt-/SaaS-Lizenzen hier. Beide speisen dieselbe Abrechnung.
Mehr dazuReporting
MRR/ARR und Lizenzbestand als Kennzahlen und Zeitreihen im Cockpit.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Produkt- und Lizenzverwaltung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Lizenzen verlängern sich in den nächsten 60 Tagen und mit welchem MRR?" Die KI listet Bestand, Termine und Beträge.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Lizenz in 30 Tagen zur Verlängerung ansteht und keine Automatik hat, dann erstelle eine Aufgabe für den Vertrieb.
- Wenn eine Lizenz gekündigt wird, dann benachrichtige den Account-Manager und starte die Feedback-Strecke.
- Wenn eine Lizenz per Upgrade wächst, dann poste das MRR-Delta in den Vertriebs-Kanal.
- Wenn der Shopware-Import neue Lizenzen anlegt, dann informiere das Backoffice mit der Zusammenfassung.
- Wenn eine Lizenz ausgesetzt wird, dann erstelle ein Ticket "Zahlungsklärung" am Kunden.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Kein technisches Lizenz-Enforcement (bewusst)
Octibiz prüft keine Lizenzschlüssel zur Laufzeit und betreibt keinen Aktivierungsserver. Das bleibt bei deiner Produkt-Infrastruktur. Die Anbindung externer Lizenzserver ist als Ausbau vorgesehen (Anbindung, kein Nachbau).
Schlüssel-Erzeugung (geplant)
Schlüssel werden gespeichert, nicht generiert; eine systemseitige Generierung ist als Option vorgesehen.
Lizenz-Sicht im Kundenportal (geplant)
Kunden sollen ihre Lizenzen, Laufzeiten und Schlüssel künftig selbst im Portal einsehen können; heute ist die Lizenzverwaltung eine interne Sicht.
Anteilige Upgrade-Abrechnung
Die kaufmännische Behandlung anteiliger Perioden übernimmt die Abrechnungs-Vorstufe; das Lizenz-Modul liefert dafür die protokollierten Änderungs-Deltas.
Häufige Fragen zu Produkt- und Lizenzverwaltung
Worin unterscheidet sich das Lizenz-Modul vom Vertrags-Modul?
Die Faustregel: Dienstleistung → Vertrag, Produkt → Lizenz. Das Vertrags-Modul bildet Retainer, Wartung und Hosting mit Stundenkontingenten ab; das Lizenz-Modul verwaltet verkaufte Instanzen deiner eigenen Produkte, Plugins und SaaS-Angebote, mit Seats, Schlüsseln, Freischaltungen und MRR. Beide speisen dieselbe wiederkehrende Abrechnung, du kombinierst sie beim selben Kunden beliebig.
Ist das auch für unsere intern genutzten Software-Lizenzen gedacht?
Nein, hier geht es um Lizenzen, die du verkaufst (Erlösseite). Die Verwaltung intern genutzter Software und Hardware (Kostenseite, Seats, Ablauf-Erinnerungen) übernimmt das Assets-Modul. Die Trennung hält Erlöse und Kosten sauber auseinander.
Erzeugt das Lizenz-Modul selbst Rechnungen?
Nein, bewusst nicht. Aktive Lizenzen speisen die wiederkehrende Abrechnung; dort entsteht die Abrechnungsvorgabe, die in die hauseigene Faktura oder an lexoffice geht. So bleibt die Kennzahlen- und Bestandsführung von der Belegerstellung getrennt, und du kannst das Rechnungs-Backend frei wählen.
Generiert Octibiz Lizenzschlüssel?
Nein. Schlüssel werden dort erzeugt, wo deine Software sie prüft (dein Lizenzserver, der Store), und in Octibiz am Kundendatensatz sicher hinterlegt. Die Einsicht ist über ein eigenes Zugriffsrecht geschützt, sodass z. B. der Support Schlüssel sehen darf, der Vertrieb aber nicht zwingend. Eine systemseitige Schlüssel-Erzeugung ist als möglicher Ausbau vorgesehen.
Wie funktioniert der Shopware-Abgleich genau?
Octibiz liest deine Store-Lizenzdaten über die konfigurierte Anbindung ein und gleicht sie mit dem Bestand ab: Neue Lizenzen werden angelegt, bestehende über die Store-Referenz erkannt. Der Lauf ist beliebig wiederholbar, ohne Dubletten zu erzeugen. Er startet täglich automatisch und lässt sich jederzeit per Klick oder Schnittstelle anstoßen; ohne konfigurierte Anbindung bekommst du eine klare Meldung statt stiller Fehlversuche.
Wie belastbar ist die MRR-Zahl?
Sehr belastbar, weil sie keine Eingabe ist, sondern eine Ableitung: Jede wiederkehrende Lizenz trägt ihren monatlich normalisierten Betrag (Jahresverträge ÷ 12), Einmalerlöse bleiben draußen, und jede Änderung (Upgrade, Downgrade, Kündigung) protokolliert ihr Delta in der Ereignis-Historie. Die Summen-Kachel und das Reporting rechnen über den echten Bestand, markengenau.
In welchem Paket ist die Lizenzverwaltung enthalten?
Im Grundpaket. Sie richtet sich an Teams mit eigenem Produkt- und Recurring-Geschäft, du buchst sie aber nicht einzeln dazu: Wer sie nicht braucht, lässt sie liegen. Was das Grundpaket für deine Betriebsgröße bedeutet, steht auf der Preisseite.
Mach aus der Lizenz-Excel ein System, das verlängert, erinnert und deinen MRR kennt, vom Angebot bis zur wiederkehrenden Rechnung.
Wir zeigen dir Produkt- und Lizenzverwaltung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
