Abrechnungsreif per Knopfdruck und sauber an lexoffice übergeben.
Octibiz sammelt alles Abrechenbare zu einer prüfbaren Abrechnungs-Vorschau je Kunde und Periode: freigegebene Zeiten, Retainer-Pauschalen, Mehrverbrauch, Meilensteine, Abos, gelieferte Ware und Nutzung. Du prüfst, gibst frei, und die Übergabe läuft: an lexoffice oder an die hauseigene Faktura. Wiederkehrende Abrechnungen laufen nach Plan, auf Wunsch vollautomatisch.
Abrechnung im laufenden System. 32 Einzelfunktionen in 6 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Angebote, Verträge und Finanzen
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Monatsabrechnung heißt: zwei Tage Excel
Zeiten aus dem Zeiterfassungstool exportieren, nach Kunde sortieren, gegen Verträge prüfen, Pauschalen ergänzen, alles ins Rechnungsprogramm tippen. Jeden Monat. Und jedes Mal die Angst, etwas zu übersehen.
Abrechenbares fällt durchs Raster
Die Überstunden aus dem Retainer, der abgenommene Meilenstein von vor drei Wochen, die zwei Beratungsstunden am Ticket: Verteilt auf drei Systeme merkt niemand, was noch nicht berechnet wurde. Eine Abrechnungsquote unter 95 % ist stilles, verlorenes Geld.
Wiederkehrende Rechnungen sind Copy-Paste
Die gleichen Pauschalen, jeden Monat neu angelegt, mit gelegentlichen Zahlendrehern und einem vergessenen Kunden pro Quartal.
Angebote, Verträge und Finanzen
Was Abrechnung kann
Die Abrechnungs-Vorschau: alles Abrechenbare je Kunde und Periode
Statt Belege aus Exporten zusammenzubauen, erzeugst du je Kunde und Periode eine Abrechnungs-Vorschau: eine Sammelaufstellung aller offenen abrechenbaren Posten, nach Quelle gekennzeichnet. Du prüfst, passt an, gibst frei. Erst dann geht etwas raus. Das ersetzt den Excel-Zwischenschritt komplett.
Sechs Quellen, null Doppelabrechnung
Die Vorschau speist sich automatisch aus allen abrechnungsrelevanten Modulen, und nur aus freigegebenen Sachverhalten. Übernommene Zeiten werden fest an die Abrechnung gebunden und nach der Rechnungserstellung als abgerechnet markiert: Dieselbe Stunde kann systemisch nicht zweimal berechnet werden. Das gilt genauso für wiederkehrende Pauschalen und Nutzungsdaten.
Wiederkehrende Abrechnung nach Plan, mit wählbarem Automatik-Grad
Retainer und Abos laufen über wiederkehrende Abrechnungspläne: Zyklus, Stichtag, Positionsvorlage: fertig. Zum Stichtag entsteht automatisch die Abrechnung der Periode, garantiert nur einmal. Und du entscheidest je Plan, ob eine Freigabe-Vorschau dazwischen liegt oder alles vollautomatisch durchläuft.
Anzahlungen, anteilige Perioden, nutzungsbasierte Modelle
Die Abrechnung beherrscht mehr als "Stunden mal Satz": Anzahlungs- und Abschlagspläne mit Fälligkeiten in Prozent oder Betrag, anteilige Berechnung angebrochener Perioden und nutzungsbasierte Abrechnung nach erfasstem Verbrauch. So bildest du Festpreis-Projekte mit Zahlungsplan genauso ab wie ein Seat-basiertes Abo.
Übergabe an lexoffice: Buchhaltung bleibt Buchhaltung
Wenn deine Rechnungen in lexoffice entstehen, übergibt Octibiz die freigegebene Abrechnung mit sauber aufbereiteten Positionen und Kontakten dorthin, nachvollziehbar protokolliert, mit sichtbarem Status und automatischer Wiederholung bei Übertragungsfehlern. Octibiz baut die Buchhaltung nicht nach; es füttert sie richtig.
Oder: Übergabe an die hauseigene Faktura
Wächst du aus der lexoffice-Faktura heraus, wechselst du nicht das System, sondern das Ziel: Aus derselben freigegebenen Vorschau entsteht per Klick eine Rechnung in der hauseigenen, GoBD-festen Faktura von Octibiz. Beide Ziele existieren gleichberechtigt und sind je Instanz und Arbeitsweise wählbar.
Alle Funktionen im Überblick
32 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Abrechnungs-Vorschau (6 Funktionen)
- Sammelabrechnung je Kunde/Periode
- Alle offenen abrechenbaren Posten eines Kunden in einer prüfbaren Aufstellung.
- Herkunfts-Kennzeichnung
- Jede Position zeigt ihre Quelle (Zeit/Meilenstein/Vertrag/Lizenz/Auftrag/Nutzung).
- Anpassen vor Freigabe
- Beschreibungen, Mengen und Preise in der Vorschau editierbar.
- Freigabe-Schritt
- Übergabe nur aus freigegebenen Vorschauen (außer Automatik-Modus).
- Vorschau-Erinnerung
- Hinweis auf offene Vorschauen vor dem Stichtag.
- Dirty-Schutz
- Ungespeicherte Eingaben gehen nicht durch Fehlklicks verloren.
Quellen (7 Funktionen)
- T&M aus Zeiterfassung
- Nur abrechenbare + freigegebene Zeiten; Bindung verhindert Doppelabrechnung.
- Retainer/Verträge
- Pauschalen vorschüssig, Mehrverbrauch regelkonform (Extra/Übertrag/Verfall).
- Meilensteine
- Abgenommene Festpreis-Meilensteine aus Projekten.
- Lizenzen/Abos
- Wiederkehrende Lizenzerlöse als Quelle.
- Aufträge/Ware
- Gelieferte, abrechenbare Auftragspositionen.
- Nutzung
- Verbrauchsdaten je Kennzahl, nach Abrechnung als berechnet markiert.
- Steuerfreie Kundengruppen
- 0 %-Behandlung statt Standardsteuersatz, automatisch.
Wiederkehrende Abrechnung (6 Funktionen)
- Abrechnungspläne
- Zyklus (monatlich/quartalsweise/jährlich), Stichtag, Positionsvorlage, Preisindex-Notiz.
- Lauf-Modus je Plan
- Freigabe-Vorschau oder vollautomatisch.
- Idempotenter Lauf
- Genau eine Abrechnung je Plan und Periode; Stichtag driftet nicht.
- Pause/Fortsetzen/Beenden
- Saubere Status-Übergänge mit Schutz vor Reaktivierung beendeter Pläne.
- Vertrags-Kopplung
- Vertrags-Ereignisse (Kündigung, Pause, Indexierung, Markenwechsel) wirken auf den Plan.
- MRR-Kachel
- Serverseitig aggregierter wiederkehrender Umsatz, markengenau.
Abrechnungsmodelle (3 Funktionen)
- Anzahlung/Abschlag
- Zahlungspläne mit Fälligkeiten in % oder Betrag → Anzahlungsvorgaben für die Faktura.
- Pro-rata
- Anteilige Berechnung angebrochener Perioden.
- Nutzungsbasiert
- Abrechnung nach erfasstem Verbrauch.
Übergabe (4 Funktionen)
- lexoffice-Übergabe
- Positionen + Kontakte an lexoffice; Protokoll mit Status/Fehler/Retry.
- Doppel-Beleg-Schutz
- Einzelbestätigung je Vorgang; überlappende Pauschal-Übergaben werden abgewiesen.
- Faktura-Übergabe
- Rechnung aus der Vorschau in der hauseigenen Faktura (bei aktivem Modul).
- Angebots-Weitergabe
- Angenommene Angebote gehen an lexoffice.
Läufe & Steuerung (6 Funktionen)
- Lauf-Aktionen in der UI
- "Fälligen Lauf starten" / "Alle an lexoffice übergeben" per Klick, rechtegebunden.
- Zeitgesteuerte Läufe
- Tägliche Hintergrund-Läufe; parallele Ausführung gesperrt.
- Schnittstellen-Auslösung
- Beide Läufe auch per REST-API/MCP startbar (z. B. Monatsabschluss-Automatisierung).
- Listen & Suche
- Serverseitige Suche/Filter/Sortierung in allen Abrechnungs-Listen.
- Automations-Ereignisse
- Abrechnungs-Ereignisse als kuratierte Auslöser im Automations-Editor.
- Rechte & Marken-Scope
- Vorbereiten, Freigeben, Pläne verwalten, lexoffice-Übergabe als getrennte Rechte je Marke.
Was hier anders ist
Nichts Abrechenbares fällt mehr durchs Raster
Weil Zeiten, Verträge, Meilensteine, Lizenzen und Aufträge im selben System leben, sieht die Abrechnung alles Offene automatisch und bindet Übernommenes fest, sodass nichts doppelt und nichts gar nicht berechnet wird.
Zusammenarbeit statt Konkurrenz zur Buchhaltung
Octibiz baut lexoffice nicht nach, sondern übergibt geprüfte, sauber strukturierte Abrechnungsdaten. Dein Steuerberater behält sein gewohntes Backend; du sparst dir den Excel-Zwischenschritt.
Automatik mit Handbremse
Vollautomatische Abrechnung ist möglich, aber je Plan wählbar. Kritische Kunden laufen mit Freigabe-Vorschau, Standard-Retainer vollautomatisch. Du bestimmst den Automatisierungsgrad, nicht das Tool.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Abrechnung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Zeiterfassung
Abrechenbare, freigegebene Zeiten fließen als T&M-Positionen ein und werden nach Fakturierung als abgerechnet zurückgemeldet. Der Kreis schließt sich automatisch.
Mehr dazuVerträge
Retainer-Pauschalen und regelkonformer Mehrverbrauch kommen zum Stichtag als fertige Vorgabe; Vertrags-Ereignisse steuern den Abrechnungsplan mit.
Mehr dazuProjekte
Abgenommene Meilensteine melden sich selbst zur Abrechnung: Festpreis-Teilzahlungen ohne Zuruf-Pflege.
Lizenzen
Aktivierte und verlängerte Lizenzen speisen die wiederkehrende Abrechnung.
Mehr dazuAufträge
Gelieferte, abrechenbare Auftragspositionen werden zur Rechnung vorbereitet.
Mehr dazuFaktura
Freigegebene Vorschauen werden per Klick zur GoBD-festen In-House-Rechnung.
Mehr dazuInternational
Wiederkehrende Abrechnungen erzeugen Rechnungen, die dieselbe Steuerermittlung durchlaufen wie jede andere, auch bei EU-Kunden.
Mehr dazulexoffice
Alternativ-Ziel der Übergabe, mit Positionen, Kontakten, Protokoll und Wiederholung.
Reporting
Abrechnungs- und Erlösdaten fließen in Kennzahlen und Auswertungen.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Abrechnung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Was ist bei der Musterfirma GmbH aktuell noch nicht abgerechnet?" Die KI listet offene abrechenbare Posten je Quelle mit Beträgen.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Abrechnungs-Vorschau freigegeben wird, dann benachrichtige die Buchhaltung mit der Summenübersicht.
- Wenn der Monatserste erreicht ist, dann starte den fälligen Abrechnungslauf und poste das Ergebnis in den Finanz-Kanal.
- Wenn eine lexoffice-Übergabe fehlschlägt, dann erstelle eine Aufgabe für das Backoffice mit Fehlerdetails.
- Wenn ein Meilenstein abgenommen wird, dann erinnere den Projektleiter an die Abrechnungs-Vorschau des Kunden.
- Wenn eine Vorschau drei Tage vor Stichtag noch nicht freigegeben ist, dann eskaliere an die Geschäftsführung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Keine Beleg-Erzeugung im Modul selbst (bewusst)
Die Abrechnung erstellt keine Rechnungen. Das tun Faktura oder lexoffice. Diese Rollentrennung ist Architekturprinzip, kein fehlendes Feature.
Keine Finanzbuchhaltung (bewusst)
Buchungen, Steuer und Jahresabschluss bleiben bei lexoffice/DATEV bzw. beim Steuerberater. Octibiz bereitet vor und übergibt sauber.
Kein Mahnwesen hier
Zahlungsüberwachung und Mahnläufe liegen in der Faktura bzw. in lexoffice.
Deutsche Umsatzsteuer im Kern, Auslandsgeschäft per Modul
Ohne Zusatzmodul rechnet die Abrechnung rein deutsche Umsatzsteuer in Euro. Fremdwährung, Reverse-Charge und die OSS-Meldung liefert das Modul International, im Grundpaket enthalten, inklusive der dort offen benannten Grenzen.
Häufige Fragen zu Abrechnung
Brauche ich lexoffice, um mit Octibiz abzurechnen?
Nein, aber es wird bestens unterstützt. Du hast zwei Wege: Übergabe der freigegebenen Abrechnung an lexoffice (dort entsteht die Rechnung wie gewohnt) oder Rechnungserstellung in der hauseigenen Octibiz-Faktura mit GoBD-fester Nummernvergabe. Beide Ziele existieren gleichberechtigt; du kannst mit lexoffice starten und später wechseln, ohne die Abrechnungslogik anzufassen.
Wie verhindert Octibiz, dass eine Stunde doppelt berechnet wird?
Übernommene Zeiteinträge werden fest an die Abrechnung gebunden und nach Rechnungserstellung als abgerechnet markiert. Sie tauchen in keiner weiteren Vorschau mehr auf. Dasselbe gilt für Nutzungsdaten. Bei wiederkehrenden Pauschalen prüft das System zusätzlich auf überlappende, bereits übergebene Zeiträume und weist die zweite Übergabe ab. Doppelabrechnung ist damit kein Prozessrisiko mehr, sondern systemisch ausgeschlossen.
Kann die Abrechnung komplett automatisch laufen?
Ja, gezielt. Jeder wiederkehrende Plan hat einen Lauf-Modus: Mit Freigabe-Vorschau (Standard) entsteht zum Stichtag die Vorschau, die du prüfst und freigibst; im Automatik-Modus geht die Abrechnung ohne manuellen Schritt direkt in die Übergabe. So automatisierst du Standard-Retainer voll und behältst bei erklärungsbedürftigen Kunden die Kontrolle.
Was ist der Unterschied zwischen Abrechnung und Faktura?
Die Abrechnung beantwortet "was und wann wird berechnet": Sie sammelt Quellen, wendet Vertragsregeln an, erzeugt Vorschauen und Pläne. Die Faktura (bzw. lexoffice) beantwortet "wie wird der Beleg erstellt": Rechnungsnummer, PDF, Versand, Zahlungen, Mahnwesen. Diese Trennung sorgt dafür, dass du das Rechnungs-Backend wechseln kannst, ohne deine Abrechnungslogik zu verlieren.
Wie geht das System mit Anzahlungen und Festpreis-Zahlungsplänen um?
Du hinterlegst einen Anzahlungs-/Abschlagsplan mit Fälligkeiten in Prozent oder Betrag. Zu jedem Termin entsteht die entsprechende Anzahlungsvorgabe für die Faktura; die spätere Schlussrechnung verrechnet die Abschläge dort steuerlich korrekt. Angebrochene Perioden bei Vertragsstart werden anteilig berechnet.
Rechnet Octibiz die Umsatzsteuer korrekt?
Die Abrechnung nutzt denselben zentralen Rechenkern wie Angebote und Faktura: centgenaue Beträge, USt je Steuersatz (19/7/0 %) gruppiert, steuerfreie Kundengruppen automatisch berücksichtigt. Die Abrechnung selbst rechnet deutsche Umsatzsteuer in Euro. Fremdwährung, Reverse-Charge und die OSS-Meldung übernimmt das Modul International, im Grundpaket enthalten: Rechnungen aus der Abrechnung durchlaufen dann dieselbe Steuerermittlung wie jede andere, auch bei EU-Kunden.
In welchem Paket ist die Abrechnung enthalten?
In allen Paketen: Die Strecke "Zeit → Abrechnung → lexoffice/Faktura" gehört zum Kern von Octibiz. Details auf der Preisseite.
Mach aus zwei Tagen Monatsabrechnung einen Knopfdruck mit Prüfblick, und lass keine abrechenbare Stunde mehr liegen.
Wir zeigen dir Abrechnung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
