Buchungsseiten, die dein CRM schon kennen.
Veröffentliche Buchungsseiten, auf denen Kunden und Interessenten ohne Login freie Termine buchen. Minutengenau berechnet aus deinen Kalendern, Abwesenheiten und Feiertagen. Mit Team-Verteilung per Round-Robin, Routing-Formularen und automatischen Erinnerungen. Und jeder gebuchte Termin eines bekannten Kontakts landet als Aktivität in seiner CRM-Historie.
Terminplanung im laufenden System. 40 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Vertrieb und Marketing
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Terminfindung ist Ping-Pong
"Passt Dienstag 14 Uhr?" "Nein, Mittwoch?" Fünf Mails für einen 30-Minuten-Termin. Bei jedem Erstgespräch, jedem Kickoff, jedem Rückruf. Das kostet Abschlüsse, weil Interessenten unterwegs abspringen.
Das Buchungstool ist ein Insel-US-Dienst
Calendly kennt weder deine Kunden noch deine Deals. Gebuchte Demos musst du von Hand ins CRM tragen (oder per Zapier-Kleber). Und die Daten deiner Interessenten liegen bei einem US-Anbieter, was der Datenschutzbeauftragte deiner Kunden gar nicht gern liest.
"Verfügbar" stimmt nur halb
Das Buchungstool sieht einen Kalender, aber nicht den genehmigten Urlaub, den Feiertag in deinem Bundesland oder den zweiten Kalender des Kollegen. Ergebnis: Termine, die es nie hätte geben dürfen.
Vertrieb und Marketing
Was Terminplanung kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Termintypen & Buchungsseiten: dein Angebot, dein Link
Definiere buchbare Termintypen wie "30-Minuten-Erstgespräch" oder "60-Minuten-Beratung", mit Dauer, Ort (Video, Telefon, vor Ort), Puffern, Mindestvorlauf, Buchungshorizont und eigenen Fragen an den Buchenden. Bündle sie auf öffentlichen Buchungsseiten mit eigenem Namen, Begrüßungstext und Marken-Branding, und teile einfach den Link.
Verfügbarkeit, die wirklich stimmt: Wochenplan, Ausnahmen, alle Signale
Jede Person pflegt benannte Wochen-Verfügbarkeiten mit mehreren Zeitfenstern pro Tag, dazu Datums-Ausnahmen für Sondertage oder komplette Sperren. Daraus, und nur daraus, entstehen aber noch keine Slots: Octibiz verrechnet zusätzlich Feiertage, genehmigte Abwesenheiten aus dem HR-Modul, bereits gebuchte Termine und die Belegtzeiten aller verbundenen Fremdkalender. Was übrig bleibt, ist echte Verfügbarkeit, minutengenau und zeitzonensicher.
Öffentliche Buchung: drei Klicks, keine Anmeldung, sofort bestätigt
Interessenten sehen auf deiner Buchungsseite nur wirklich freie Slots, in ihrer eigenen Zeitzone (automatisch erkannt, manuell umstellbar). Gebucht wird in unter einer Minute, ganz ohne Konto. Die Bestätigung kommt sofort per E-Mail mit Kalender-Einladung; über den enthaltenen Verwaltungslink kann jeder Gast selbst verschieben oder stornieren. Doppelbuchungen sind technisch ausgeschlossen: Der Slot wird bei der Buchung transaktional erneut geprüft.
Team-Scheduling: Round-Robin, gemeinsame Termine, Gruppen-Events
Termine fürs Team verteilt Octibiz selbst: Round-Robin bietet einen Slot an, sobald irgendjemand aus dem Pool frei ist, und weist die Buchung fair der Person zu, die am längsten keinen Termin bekam. Collective-Termine finden nur Slots, in denen alle Pflicht-Teilnehmer frei sind, etwa Account-Manager plus Technik. Und Gruppen-Events (Webinare, Workshops) füllen einen Termin mit begrenzter Platzzahl, inklusive Restplatz-Anzeige.
Kalender-Anbindung: Google, Microsoft 365, CalDAV/iCloud, iCal
Jede Person verbindet ihre eigenen Kalender: Google und Microsoft 365 per Anmelde-Freigabe, iCloud und andere CalDAV-Server per App-Passwort (mit automatischer Adress-Erkennung), beliebige Kalender-Feeds als Abo. Fremdtermine blocken ab dann automatisch Slots; bestätigte Buchungen erscheinen umgekehrt im eigenen Kalender, bei Google mit Meet-Link, bei Microsoft mit Teams-Link, automatisch erzeugt.
Routing-Formulare: erst qualifizieren, dann buchen
Nicht jede Anfrage gehört in denselben Kalender. Routing-Formulare stellen Besuchern vorab Fragen (Teamgröße, Anliegen, aktueller Stack) und leiten sie regelbasiert zum passenden Termintyp oder Team weiter; wer nicht passt, wird freundlich ausgesteuert. Genau so funktioniert die Demo-Buchung auf der Octibiz-Website.
Alle Funktionen im Überblick
40 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Termintypen & Seiten (6 Funktionen)
- Termintypen
- Dauer, Ortsart (Video/Telefon/vor Ort/individuell), Beschreibung, Farbe, aktiv/inaktiv.
- Buchungsregeln
- Puffer vor/nach, Mindestvorlauf, Horizont, Slot-Taktung, Tageslimit (teamweit je Termintyp).
- Buchungs-Fragen
- Eigene Pflicht-/Optionalfragen; Antworten am Termin (bei Gruppen je Teilnehmer).
- Sichtbarkeit
- Öffentlich oder geheim (nicht erratbarer Link).
- Preisauszeichnung
- Preis je Termintyp, auf der öffentlichen Seite ausgewiesen.
- Buchungsseiten
- Kurzlink, Titel, Begrüßung, Termintyp-Reihenfolge, Öffentlich-Schalter, Link kopieren.
Verfügbarkeit (6 Funktionen)
- Wochen-Verfügbarkeiten
- Benannte Pläne je Person, mehrere Zeitfenster pro Tag, Zeitzonen-Auswahl.
- Datums-Ausnahmen
- Sonderzeiten oder Ganztags-Sperre je Datum, mit Grund, bearbeitbar.
- Feiertags-Sperre
- Feiertage der Region sperren automatisch.
- Abwesenheits-Sperre
- Genehmigte, kapazitätsmindernde HR-Abwesenheiten sperren automatisch.
- Fremd-Belegtzeiten
- Termine aller verbundenen Kalender blocken Slots.
- Zeitzonen-Sicherheit
- Sommerzeit-feste Berechnung; Anzeige in der Zeitzone des Gasts.
Öffentliche Buchung (6 Funktionen)
- Login-freie Buchung
- Slot wählen, Formular ausfüllen, bestätigt. Ohne Konto.
- ICS-Einladung
- Bestätigung mit Kalender-Einladung; saubere Update-/Absage-Ketten für Kalender-Clients.
- Gast-Selbstverwaltung
- Einsehen/Verschieben/Stornieren per signiertem Link aus der Mail.
- Doppelbuchungs-Schutz
- Transaktionale Slot-Endprüfung: zwei Gäste können nie denselben Slot bekommen.
- Spam-/Missbrauchs-Schutz
- Unsichtbare Falle, Raten-Begrenzung, Eingabegrenzen am öffentlichen Endpunkt.
- Abschaltbarkeit
- Öffentliche Buchung zentral deaktivierbar (Anti-Ausforschung: neutrale Antwort).
Team-Modi (4 Funktionen)
- Round-Robin
- Vereinigte Team-Verfügbarkeit, faire automatische Gastgeber-Zuweisung.
- Collective
- Slots nur bei Verfügbarkeit aller Pflicht-Gastgeber; belegt alle Kalender.
- Gruppen-Events
- Ein Termin mit Sitzplatz-Kapazität, Restplatz-Anzeige, Beitritt weiterer Gäste.
- Teilnehmer-Verwaltung
- Eigener Verwaltungslink je Gruppen-Teilnehmer; Einzelabsage gibt Platz frei.
Kalender-Anbindungen (6 Funktionen)
- Google Kalender
- Zwei-Wege-Sync inkl. automatischem Meet-Link.
- Microsoft 365/Outlook
- Zwei-Wege-Sync inkl. automatischem Teams-Link.
- CalDAV/iCloud
- Lesen und Schreiben per App-Passwort; automatische Adress-Erkennung ("URL finden").
- iCal-/ICS-Feed
- Nur-Lese-Abo als Belegtzeit-Quelle, inkl. Serientermine.
- Verbindungs-Verwaltung
- Verbinden/Trennen/Status je Person, in der Oberfläche und per API.
- Sicherheit
- Verschlüsselte Zugangsdaten, abgesicherte Server-Abrufe, keine Tokens im Klartext.
Routing, Workflows & Verwaltung (6 Funktionen)
- Routing-Formulare
- Fragen + Regel-Editor → passender Termintyp oder freundliche Aussteuerung.
- Termin-Erinnerung
- Eingebaut, Vorlauf einstellbar, garantiert einmalig, verschiebungsfest.
- Workflows
- E-Mails bei Buchung/Absage/Verschiebung sowie zeitversetzt vor Beginn/nach Ende.
- Mail-Vorlagen
- Bucher-Mails als anpassbare Vorlagen je Marke (de/en).
- Admin-Terminliste
- Filter (Zeitraum/Typ/Gastgeber/Status), Kalender-Ansicht, Verschieben/Absagen.
- Sichtbarkeits-Rechte
- Eigene/alle Termine, verwalten, absagen, verschieben, je Marke durchgesetzt.
Plattform (immer dabei) (6 Funktionen)
- CRM-Anschluss
- Buchung bekannter Kontakte erzeugt Meeting-Aktivität in der CRM-Timeline.
- Automation
- Termin-Ereignisse als kuratierte Auslöser im Automations-Baukasten.
- API & KI/MCP
- Alle Verwaltungs- und Termin-Operationen per REST-API und als KI-Werkzeug.
- DSGVO
- Auskunft/Anonymisierung für Gäste, konfigurierbare Aufbewahrung, Audit-Trail.
- Multi-Brand
- Termintypen, Seiten, Mails und Rechte je Marke.
- Modul-Schalter
- Deaktivieren blendet Oberfläche, Schnittstellen und Hintergrundjobs vollständig aus.
Was hier anders ist
Der Termin kennt den Kunden
Bei Calendly endet die Buchung im Kalender. Hier beginnt sie im CRM: Meeting-Aktivität am Kontakt, Termin-Ereignisse in der Automation, alles auditiert und rechte-gebunden. Scheduling ist hier Vertriebs- und Service-Werkzeug, kein Insel-Tool.
Verfügbarkeit aus allen Signalen
Calendly sieht verbundene Kalender. Octibiz sieht zusätzlich genehmigte Abwesenheiten, Feiertage und jede weitere Kalenderquelle. Slots, die es nicht geben dürfte, gibt es nicht.
DSGVO ohne Sternchen
EU-Hosting (oder dein eigener Server), verschlüsselte Kalender-Zugangsdaten, Betroffenenrechte und Aufbewahrungsregeln für Gast-Daten eingebaut. Eine Terminbuchung, die du dem Datenschutzbeauftragten deiner Kunden gern zeigst.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Terminplanung zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
CRM & Vertrieb
Bucht ein bekannter Kontakt, entsteht die Meeting-Aktivität in seiner Timeline. Der Termin steht im Deal-Kontext, Verschiebungen und Absagen ziehen mit.
Mehr dazuMarketing
Die Demo-Buchung ist die Conversion am Ende deiner Kampagnen und Formulare. Routing-Formulare qualifizieren vor, die Buchungsseite schließt ab.
Mehr dazuPersonal & HR
Genehmigte Abwesenheiten und Feiertagskalender sperren Slots automatisch. Urlaubspflege ist zugleich Verfügbarkeitspflege.
Mehr dazuTickets
"Rückruf buchen" statt Telefon-Ping-Pong: Beratungs- und Support-Termine laufen über dieselben Buchungsseiten.
Mehr dazuVertriebsziele
Mehr gebuchte Demos, mehr gewonnene Deals. Die Wirkung deiner Buchungsstrecke wird in den Zielen sichtbar.
Mehr dazuKundenportal
Die öffentliche, login-freie Buchungs- und Selbstverwaltungs-Strecke deckt den Gast-Selbstservice ab; eine eigene Portal-Terminansicht ist geplant.
Automation, API und KI
So bedient die KI Terminplanung
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Welche Termine hat unser Team nächste Woche, und wer hat noch freie Demo-Slots?" Die KI liest Terminliste und Verfügbarkeiten.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Termin gebucht wird, dann benachrichtige den zugewiesenen Gastgeber und poste die Buchung in den Vertriebs-Kanal.
- Wenn ein Termin abgesagt wird, dann erzeuge eine Aufgabe "Neu-Terminierung anbieten" beim Deal-Verantwortlichen.
- Wenn ein Termin verschoben wird, dann aktualisiere die Wiedervorlage am Deal auf den neuen Zeitpunkt.
- Wenn ein Gast einem Gruppen-Event beitritt, dann schreibe ihn in die Follow-up-Strecke des Webinars ein.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Zahlungsabwicklung für Bezahl-Termine: geplant
Preise lassen sich heute ausweisen; die Online-Bezahlung als Bestätigungsbedingung folgt mit der Anbindung an die Zahlungs-Infrastruktur.
Einbettungs-Widgets: geplant
Heute Link/verlinkte Buchungsseite; Inline- und Popup-Einbettung für Websites folgen.
SMS-Erinnerungen: geplant
Workflows versenden heute E-Mails; der SMS-Kanal folgt auf Basis der vorhandenen SMS-Anbindung der Plattform.
Ebenfalls geplant
Ressourcen-/Raum-Buchung als eigener Verfügbarkeits-Typ · No-Show-Erfassung mit Follow-up-Automatik · verwaltete Termintypen für Dritte (Assistenz-Modus) · Termin-Selbstservice im Kundenportal · Gruppen-Terminfinder (Umfrage-Stil) · automatische Lead-Anlage für unbekannte Bucher.
Häufige Fragen zu Terminplanung
Reicht die Terminplanung für öffentliche Buchungsseiten mit Verteilung im Team?
Ja: öffentliche Buchungsseiten mit minutengenauen Terminfenstern, Puffer- und Vorlaufzeiten, Zeitzonen, Bestätigung mit Kalender-Einladung, Umbuchung durch den Gast selbst, Verteilung im Team reihum oder als Gruppentermin, dazu Formulare, die den Gast zum richtigen Kollegen leiten. Dazu die CRM-Anbindung, die ein reines Buchungstool nicht leisten kann: Jede Buchung eines bekannten Kontakts landet als Aktivität in seiner Timeline. Ehrlich benannt: Website-Einbettungs-Widgets und die Zahlungsabwicklung für Bezahl-Termine sind in Arbeit; Buchungslinks und -seiten funktionieren heute vollständig.
Wie stellt ihr sicher, dass es keine Doppelbuchungen gibt?
Mehrfach: Die Slot-Berechnung berücksichtigt alle Belegtzeiten, Abwesenheiten und bestehenden Termine. Und bei der eigentlichen Buchung wird der Slot in der Transaktion noch einmal final geprüft und pro Gastgeber gesperrt. Zwei Gäste, die gleichzeitig denselben Slot anklicken, können nicht beide durchkommen; auch parallele Verschiebungen und Absagen sind gegeneinander abgesichert.
Was passiert mit den Daten meiner Gäste (DSGVO)?
Gast-Daten (Name, E-Mail, Antworten) liegen in deiner Octibiz-Instanz, gehostet in Deutschland oder auf deinem eigenen Server, nicht bei einem US-Dienst. Auskunft und Anonymisierung für Buchungsgäste sind eingebaut (inklusive Schwärzung der Formular-Antworten und Entwertung der Verwaltungslinks), und eine konfigurierbare Aufbewahrungsregel räumt Altdaten automatisch ab. Die öffentliche Strecke ist zudem gegen Ausforschung und Missbrauch gehärtet.
Können Termine automatisch fair im Team verteilt werden?
Ja. Round-Robin bietet einen Slot an, sobald mindestens eine Person aus dem Pool frei ist, und weist die Buchung automatisch derjenigen zu, die am längsten keinen Termin dieses Typs bekommen hat. Die Zuweisung ist deterministisch und nachvollziehbar, keine Blackbox. Für gemeinsame Termine (z. B. Vertrieb + Technik) gibt es Collective, für Webinare Gruppen-Events mit Platzverwaltung.
Kann ich Bezahl-Termine anbieten?
Teilweise: Du kannst je Termintyp einen Preis hinterlegen, der auf der Buchungsseite ausgewiesen wird, etwa für kostenpflichtige Beratungsstunden mit Rechnung im Nachgang. Die integrierte Zahlungsabwicklung vor der Terminbestätigung (Online-Bezahlung als Buchungsbedingung) ist geplant und noch nicht verfügbar. Das sagen wir lieber klar, als es klein zu drucken.
Kann ich die Buchung auf meiner Website einbetten?
Heute verlinkst du Buchungsseiten und Termintypen per Link (auch "geheim" nur für Eingeladene). Das deckt Signaturen, Kampagnen und Website-Buttons ab. Echte Einbettungs-Widgets (Inline, Popup) sind geplant. Das Routing-Formular als vorgeschaltete Qualifizierung ist bereits heute öffentlich verlinkbar. Genau so läuft die Demo-Buchung auf unserer eigenen Website.
Buch deine Demo über genau das Modul, das du gerade evaluierst. Und erlebe, wie sich Terminbuchung anfühlt, wenn sie Teil deines Systems ist statt ein weiteres Abo.
Wir zeigen dir Terminplanung an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
