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Angebote, Verträge und Finanzen Im Grundpaket

Auslandsgeschäft, das einer Prüfung standhält: Fremdwährung, Reverse-Charge, OSS.

Mit dem International-Modul fakturierst du in fremder Währung mit einem Kurs, der am Beleg festgeschrieben wird, prüfst USt-IdNrn. beim Bestätigungsverfahren der EU-Kommission und bekommst dafür eine Bestätigungsnummer als Nachweis. Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr bleiben drei getrennte Rechtsgründe mit drei verschiedenen Pflichthinweisen, und die OSS-Quartalsmeldung verlässt das System erst, wenn ein Mensch mit dem passenden Recht sie freigegeben hat.

OSS-Verfahren mit Steuersätzen je Land und Meldezeitraum

International im laufenden System. 68 Einzelfunktionen in 9 Bereichen.

Auf einen Blick

Im Founding-Programm
Enthalten, ohne Aufpreis
Familie
Angebote, Verträge und Finanzen
Betrieb
In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.

Kommt dir das bekannt vor?

Der erste EU-B2B-Kunde, und plötzlich ist Fakturieren Vertrauenssache

Die USt-IdNr. steht im Kundenstamm, geprüft hat sie irgendwann irgendwer, einen Nachweis gibt es nicht. Stellt sich die Nummer im Nachhinein als ungültig heraus, schuldest du die Umsatzsteuer selbst, und zwar aus dem Betrag, den du nie kassiert hast.

Fremdwährung heißt: dreimal derselbe Beleg, dreimal ein anderer Wert

Der Auftrag wurde in USD geschrieben, die Rechnung mit dem Kurs von heute umgerechnet, der Buchhalter nimmt den Monatsdurchschnitt. Welcher Wert stimmt, merkt man beim Jahresabschluss.

OSS ist ein Quartalsthema, das im Alltag niemandem gehört

Der Shop verkauft nach Österreich, Frankreich und Polen, die Lieferschwelle läuft still voll, und die Frage "mit welchem Satz haben wir eigentlich fakturiert?" stellt sich zum ersten Mal, wenn die Meldung fällig ist.

Angebote, Verträge und Finanzen

Was International kann

Die wichtigsten 6 von 9 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.

In fremder Währung fakturieren, mit einem Kurs der stehen bleibt

Angebot, Auftrag und Rechnung bekommen ein Währungsfeld, sobald das Modul aktiv ist und mindestens ein Kurs im Kursbuch steht. Der Kurs wird beim Anlegen des Belegs festgeschrieben und ändert sich danach nie wieder, denn sonst hätte derselbe Beleg jeden Tag einen anderen Buchwert und dein Buchungsstapel vom Dienstag andere Zahlen als der vom Montag. Währung und Kurs vererben sich über die ganze Kette vom Angebot bis zum Storno.

Kursbuch: EZB-Kurse automatisch, Handkurse bleiben unangetastet

Die Kurse holt sich Octibiz selbst. Ein täglicher Lauf zieht die Euro-Referenzkurse der Europäischen Zentralbank ins Kursbuch, wiederholte Läufe ändern nichts doppelt. Weil die EZB an Wochenenden und Feiertagen nichts veröffentlicht, bekommt ein Beleg immer den letzten Kurs an oder vor seinem Belegdatum, so wie die Buchhaltung rechnet. Und wenn du mit deinem Steuerberater einen Monatsdurchschnitt vereinbart hast, trägst du ihn von Hand ein und findest ihn am nächsten Morgen unverändert wieder.

USt-IdNr. prüfen, mit Nachweis statt Bauchgefühl

Die Prüfung läuft gegen das Bestätigungsverfahren der EU-Kommission, und zwar als qualifizierte Abfrage: Hinterlegst du deine eigene USt-IdNr., liefert die Antwort eine Bestätigungsnummer, und nur die ist im Streitfall dein Nachweis der Sorgfaltspflicht. Jede Abfrage wird als Zeile festgehalten, mit Ergebnis, gemeldetem Firmennamen und Zeitpunkt. Das ist ein Protokoll, kein Zwischenspeicher.

Drei Rechtsgründe statt einem pauschalen "steuerfrei"

Ob ein Beleg ohne Umsatzsteuer rausgeht, ist die eine Frage; warum er es tut, ist die zweite, und sie entscheidet über den Pflichthinweis unter der Summe. Octibiz hält Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhrlieferung als getrennte Rechtsgründe auseinander, weil sie drei verschiedene Hinweistexte auf den Beleg bringen und drei verschiedene Steuercodes in die E-Rechnung. Ein Sammelposten "steuerfrei" liest sich harmlos und wird vom strengen Prüfprogramm eines Empfängers abgelehnt.

Bestimmungsland-Steuersätze als Stammdaten, nicht als Code

Für Fernverkäufe an Privatkunden in der EU brauchst du den Satz des Bestimmungslandes, und der ändert sich durch nationale Gesetzgebung, oft mitten im Jahr. Octibiz liefert einen Ausgangskatalog aller 27 Mitgliedstaaten mit Normalsatz und ermäßigtem Satz, jeder Eintrag mit Gültigkeitsfenster. Du änderst ihn selbst, ohne auf ein Software-Update zu warten. Und fehlt ein Satz, bricht der Beleg ab, statt still den Inlandssatz zu nehmen.

Einstellungen und Rechte: wer darf was erklären

Die Stellschrauben des Moduls sind wenige und sie stehen dort, wo sie hingehören: dein Ansässigkeitsland, deine eigene USt-IdNr., ob steuerfrei nur mit bestätigter Nummer geht, und ob du am OSS-Verfahren teilnimmst. Die Rechte sind nach Tragweite geschnitten, nicht nach Tabelle. Der Vertrieb darf prüfen, weil das zum Anlegen eines EU-Geschäftskunden gehört. Kurse pflegen und Meldungen freigeben darf ab Werk niemand außer der Geschäftsführung.

Alle Funktionen im Überblick

68 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.

Belegwährung (8 Funktionen)
Währung am Beleg
Angebot, Auftrag und Rechnung tragen eine eigene Belegwährung.
Selbstausblendende Auswahl
Das Währungsfeld erscheint erst, wenn Mehrwährung aktiv ist und ein Kurs vorliegt.
Kurs eingefroren
Der Kurs wird beim Anlegen festgeschrieben und danach nie neu gerechnet.
Vererbung der Kette
Währung und Kurs wandern vom Angebot über den Auftrag bis in Rechnung und Storno.
Eine Betragswahrheit
Der Euro-Gegenwert wird gerechnet, nicht zweitgespeichert.
Summenumrechnung
Umgerechnet wird die Belegsumme, nicht die Zeile; Rechnung und Storno heben sich exakt auf.
Anzeige im Beleg
Euro-Gegenwert und verwendeter Kurs stehen neben der Belegsumme, nicht statt ihr.
Ohne Kurs kein Beleg
Fehlt der Kurs zum Belegdatum, wird die Anlage mit klarer Meldung abgelehnt.
Kursbuch (7 Funktionen)
EZB-Import
Täglicher automatischer Abruf der Euro-Referenzkurse, zusätzlich per Knopf.
Zweiter Lauf am selben Tag
Ändert nichts; Rückmeldung nach neu/aktualisiert/übersprungen.
Handgepflegte Kurse
Selbst gesetzte Kurse gelten dauerhaft und werden vom Import nie überschrieben.
Kursrichtung
Fremdwährungseinheiten je 1 Euro, überall gleich benannt.
Letzter Kurs vor Stichtag
Wochenend- und Feiertagsbelege bekommen den letzten veröffentlichten Kurs.
Kursliste
Filter nach Währung, Zeitraum und Herkunft, Sortierung nach Kurstag.
Ausfallverhalten
Kein Netz, kein Schaden: das Kursbuch bleibt unverändert.
USt-IdNr.-Prüfung (9 Funktionen)
VIES-Abfrage
Prüfung beim Bestätigungsverfahren der EU-Kommission, direkt aus der Kundenpflege.
Qualifizierte Abfrage
Mit eigener USt-IdNr. liefert die Antwort eine Konsultationsnummer nach § 18e UStG.
Drei Ergebnisse
Gültig, ungültig und nicht erreichbar werden getrennt geführt.
Prüfprotokoll
Jede Abfrage bleibt als Zeile mit Ergebnis, gemeldetem Namen und Zeitpunkt stehen.
Prüffrist
Bestätigungen gelten eine einstellbare Frist (Vorgabe 90 Tage).
Erneut abfragen
Knopf für die sofortige Neuprüfung, auch innerhalb der Frist.
Schreibweisen-Toleranz
Leerzeichen, Punkte und Bindestriche werden entfernt.
Präfix-Sonderfälle
Griechenland (EL) und Nordirland (XI) werden korrekt zugeordnet.
Ausfall entwertet nicht
Eine Netzstörung hebt eine laufende Bestätigung nicht auf.
Steuerermittlung (10 Funktionen)
Automatische Ermittlung
Aus Ort des Umsatzes, Unternehmereigenschaft, USt-IdNr. und Belegdatum.
Innergemeinschaftliche Lieferung
Ware an bestätigte EU-Unternehmer, 0 % mit eigenem Pflichthinweis.
Reverse-Charge
Sonstige Leistungen an Unternehmer in der EU und im Drittland.
Ausfuhrlieferung
Ware ins Drittland, unabhängig von der Unternehmereigenschaft.
Steuerfreie Belegdarstellung
Der ganze Beleg wechselt in die Darstellung ohne Steuerausweis.
Rechtsgrund eingefroren
Die Kategorie bleibt an der Position stehen, auch wenn sich Regeln ändern.
E-Rechnungs-Codes
Die drei Rechtsgründe tragen drei verschiedene Steuercodes in die E-Rechnung.
Artikel-Steuerbefreiung bleibt
Steuerfreie Artikel werden nicht umetikettiert.
Deutsche Enklaven
Helgoland und Büsingen werden an der Postleitzahl erkannt.
Eingangsbelege unberührt
Die Einkaufsseite bleibt bewusst außen vor.
Bestimmungsland-Sätze (6 Funktionen)
Länderkatalog
27 Mitgliedstaaten mit Normalsatz und, wo vorhanden, ermäßigtem Satz.
Gültigkeitsfenster
Jeder Satz mit "Gültig ab" und "Gültig bis"; rückdatierte Belege behalten den alten Satz.
Selbst pflegbar
Sätze anlegen, ändern, stilllegen; Land und Satzart unveränderlich.
Rang-Zuordnung
Was im Inland ermäßigt ist, ist es auch im Bestimmungsland.
Abbruch statt Rückfall
Fehlt ein Satz, bricht die Ermittlung mit Land und Satzart in der Meldung ab.
Ausgangsstand-Hinweis
Sichtbarer Hinweis, den Katalog vor der ersten Meldung zu prüfen.
OSS-Meldebuch (5 Funktionen)
Eintrag bei Festschreibung
Bestimmungsland, Satz und Kurs werden im Moment der Leistung eingefroren.
Trennung je Land und Satz
Normalsatz und ermäßigter Satz bleiben auseinander.
Gutschriften negativ
Sie mindern die Quartalssumme, statt als zweiter Umsatz zu zählen.
Bewusste Ausschlüsse
Inland, steuerfreie Umsätze, Proforma und Drittländer stehen nicht im Buch.
Wiederanlauf-sicher
Eine zweite Festschreibung aktualisiert die Zeile, statt sie zu verdoppeln.
Quartalsmeldung (8 Funktionen)
Erzeugen
Je Jahr und Quartal, beliebig oft, solange die Meldung Entwurf ist.
Eingefrorene Summen
Der Export liest den Schnappschuss, nicht das laufende Buch.
Steuerberater-Freigabe
Eigenes Recht, keiner Rolle vorbelegt; danach ist die Meldung unveränderlich.
Vermerkfeld
Kanzlei, Aktenzeichen oder Vorbehalt bleiben an der Meldung stehen.
Leer-Sperre
Eine leere Meldung lässt sich nicht freigeben.
CSV-Download
Aufbau der BZSt-Importmaske, deutsche Dezimalschreibweise, Zeitraum im Dateinamen.
Nur freigegeben
Ein Entwurf lässt sich nicht herunterladen.
Markenübergreifend
Eine Meldung je Quartal für das ganze Unternehmen.
Lieferschwelle (6 Funktionen)
Laufende Zählung
Netto-Umsätze an EU-Privatkunden im Kalenderjahr, in Euro.
Länderaufschlüsselung
Sichtbar, aus welchen Bestimmungsländern der Umsatz kommt.
Restbetrag und Warnung
"Noch X bis zur Schwelle" und deutlicher Hinweis bei Überschreitung.
Zustands-Klartext
Anzeige, ob gerade mit Inlands- oder Bestimmungslandsatz fakturiert wird.
Jahresauswahl
Vergangene Kalenderjahre nachschlagen.
Schwellenbetrag einstellbar
Der Wert von 10.000 € steht als Einstellung, nicht im Code.
Einstellungen & Rechte (9 Funktionen)
Ansässigkeitsland
Grundlage jeder Ermittlung, als Einstellung statt fester Annahme.
Eigene USt-IdNr.
Voraussetzung der qualifizierten Prüfung, Pflichtangabe auf i. g. Rechnungen.
Prüfpflicht
Ab Werk an; steuerfrei nur mit bestätigter Nummer.
Prüffrist
Tage bis zur Neuprüfung, 0 = jedes Mal.
OSS-Teilnahme
Ab Werk aus, weil sie eine Anmeldung beim BZSt ist.
Acht getrennte Rechte
Kurse, Prüfung, Ländersätze, Meldungen sehen/erzeugen/freigeben.
Modul aus, alles Inland
Ohne aktives Modul gilt Euro und deutsche Umsatzsteuer, ohne Restspuren.
Menü-Einordnung
Die vier Seiten hängen in Finanzen unter dem DATEV-Export.
Alles per API
Kurse, Prüfungen, Sätze, Meldungen und CSV-Download über die REST-API steuerbar.

Was hier anders ist

Lieber abbrechen als raten

An drei Stellen, die sonst Geld kosten, verweigert Octibiz die Arbeit: ohne Kurs kein Fremdwährungsbeleg, ohne bestätigte USt-IdNr. keine steuerfreie Rechnung, ohne Bestimmungslandsatz kein OSS-Beleg. Der stille Rückfall auf den Inlandssatz wäre die schlimmste Variante, weil die Rechnung korrekt aussieht und die Meldung falsch ist.

Nachweis statt Behauptung

Die USt-IdNr.-Prüfung ist ein Protokoll mit Konsultationsnummer, nicht ein Häkchen im Kundenstamm. Der Kurs steht mit Kurstag am Beleg. Die OSS-Meldung friert ihre Summen ein und trägt Name, Zeitpunkt und Vermerk der Freigabe. Bei einer Prüfung ist das der Unterschied zwischen "wir haben geprüft" und "hier ist der Beleg dafür".

International ist ein Modul, keine zweite Installation

Fremdwährung, Reverse-Charge und OSS wachsen in dieselbe Faktura, dieselben Aufträge und denselben Buchungsstapel hinein. Schaltest du es ab, ist die Installation wieder eine reine Euro- und Inlandsinstallation, ohne Restfelder und ohne halb bediente Masken.

Ein System, kein Flickwerk

Womit International zusammenarbeitet

Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.

Automation, API und KI

So bedient die KI International

Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.

KI-Assistent · eingetippt

"Wie weit sind wir dieses Jahr an der Lieferschwelle, und aus welchen Ländern kommt der Umsatz?" Die KI liefert Stand, Restbetrag und die Aufschlüsselung je Bestimmungsland.

Unter deinen Rechten

Automationen, die du damit baust

  1. Wenn eine USt-IdNr.-Prüfung "ungültig" ergibt, dann erstelle eine Aufgabe für den Vertrieb und benachrichtige die Buchhaltung.
  2. Wenn eine Prüfung "nicht erreichbar" meldet, dann wiederhole sie am nächsten Werktag und informiere erst danach.
  3. Wenn der EZB-Kursimport keine neuen Kurse liefert, dann melde das der Buchhaltung, bevor jemand mit einem alten Kurs fakturiert.
  4. Wenn die Lieferschwelle zu 80 % ausgeschöpft ist, dann informiere die Geschäftsführung mit der Länderaufschlüsselung.
  5. Wenn ein Quartal endet, dann erzeuge die OSS-Meldung als Entwurf und erinnere den Steuerberater an die Freigabe.

Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.

Klare Kante

Wofür du etwas anderes brauchst

Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.

Kein Echt-Lauf gegen das EU-Bestätigungsverfahren (offen)

Die qualifizierte Abfrage mit eigener USt-IdNr. ist noch nicht gegen den echten Dienst gelaufen. Den ersten Lauf machen wir gemeinsam mit dir.

Keine behördliche Abnahme der OSS-Datei (offen)

Die CSV folgt dem dokumentierten Aufbau der BZSt-Importmaske, ist aber nicht durch das amtliche Prüfprogramm gelaufen. Die erste Quartalsmeldung gehst du deshalb mit deinem Steuerberater durch.

Länder-Steuersätze sind ein Ausgangsstand, kein Rechtsdienst (bewusst)

Sie sind geprüft und mit Gültigkeitsfenstern hinterlegt, aber ein Datumsstand ist keine laufende Pflege. Deshalb sind sie in der Oberfläche änderbar und der Vorbehalt steht sichtbar über der Liste.

Kein Fremdwährungs-Einkauf, keine Kursdifferenz-Buchung (bewusst)

Die Eingangsseite bleibt in Euro, und ein Kursgewinn oder -verlust bei späterer Zahlung wird nicht gebucht. Das ist Sache der Finanzbuchhaltung, nicht der Belegführung.

Steuergebiets-Ausnahmen außerhalb Deutschlands werden nicht erkannt (bekannte Grenze)

Kanaren, Livigno, Åland und die französischen Überseedepartements lassen sich am Ländercode nicht unterscheiden; wer dorthin liefert, korrigiert die Steuer am Beleg von Hand. Helgoland und Büsingen erkennt das System an der Postleitzahl.

Nur Währungen mit zwei Nachkommastellen (bekannte Grenze)

Beträge werden systemweit in Cent geführt; Währungen ohne oder mit drei Nachkommastellen sind damit nicht korrekt abgebildet.

Wo dieses Modul heute steht

Jung

Gebaut und benutzbar, aber noch frisch. Wir sagen dir vorher, was es heute kann und was noch nicht.

Als Founding-Partner bekommst du es ohne Aufpreis und bestimmst mit, wie es am Ende funktioniert. So läuft das Programm.

Häufige Fragen zu International

Brauche ich das Modul, wenn ich nur gelegentlich ins Ausland verkaufe?

Für den seltenen EU-B2B-Beleg reicht theoretisch auch Handarbeit, praktisch ist genau das die teure Variante: Ohne geprüfte USt-IdNr. steuerfrei zu fakturieren, ist der Fehler, bei dem du die Umsatzsteuer im Nachhinein selbst schuldest, aus einem Betrag, den du nie kassiert hast. Das Modul kostet dich einen Klick pro Neukunde und liefert dafür den Nachweis. Verkaufst du ausschließlich im Inland und in Euro, lass es aus, dann ändert sich an deiner Installation nichts.

Ist das eine Buchhaltung? Ersetzt es meinen Steuerberater?

Nein, in beiden Fällen. Octibiz erstellt und verwaltet Belege und bereitet Meldungen vor, es bucht nicht. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Jahresabschluss und die Abgabe der OSS-Meldung beim BZSt bleiben bei deinem Steuerberater. Das Finanzen-Modul liefert ihm den DATEV-Buchungsstapel, das International-Modul die OSS-Zahlen als CSV. Die Freigabe der Meldung ist bewusst an ein eigenes Recht gebunden, damit genau diese Rollenteilung sichtbar bleibt.

Wie zuverlässig ist die USt-IdNr.-Prüfung?

Sie fragt das Bestätigungsverfahren der EU-Kommission und liefert bei hinterlegter eigener USt-IdNr. eine Konsultationsnummer, also den Nachweis deiner Sorgfaltspflicht. Ist der Dienst gerade nicht erreichbar, wird das als eigenes Ergebnis geführt und nie wie "ungültig" behandelt. Eine Bestätigung, die noch in ihrer Frist liegt, bleibt davon unberührt.

Sind die Länder-Steuersätze aktuell?

Der ausgelieferte Katalog ist ein geprüfter Ausgangsstand, aber kein laufend gepflegter Rechtsdienst. Steuersätze ändern sich durch nationale Gesetzgebung, teils mitten im Jahr, und wir beobachten das nicht laufend. Deshalb sind die Sätze Stammdaten mit Gültigkeitsfenster und keine Programmzeilen: Du prüfst sie vor der ersten Meldung gegen die Datenbank der EU-Kommission oder mit deinem Steuerberater und korrigierst sie selbst. Ein Hinweis dazu steht in der Oberfläche, nicht im Kleingedruckten.

Was passiert, wenn ein Steuersatz oder ein Kurs fehlt?

Der Vorgang bricht ab, mit einer Meldung, die benennt was fehlt. Das ist Absicht. Ein System, das ohne Kurs mit 1:1 rechnet oder ohne Bestimmungslandsatz auf 19 % zurückfällt, produziert Belege, die korrekt aussehen und falsch sind, und niemand merkt es bis zur Prüfung. Lieber einmal nachtragen als einmal nachzahlen.

Kann ich in Fremdwährung einkaufen?

Nein, die Eingangsseite bleibt bewusst in Euro. Fremdwährungs-Einkauf, § 13b auf der Eingangsseite und die Buchung von Kursdifferenzen sind in dieser Stufe nicht enthalten. Ausgangsseitig ist Mehrwährung vollständig: Angebot, Auftrag, Rechnung und Storno.

Wir haben mehrere Marken in einer Instanz. Wie viele OSS-Meldungen sind das?

Eine. Die Meldung geht vom Unternehmen ab, nicht von einer Marke, deshalb gibt es genau eine Meldung je Quartal über alle Marken hinweg. Dasselbe gilt für Kurse und Ländersätze: Kurse sind Marktdaten, Ländersätze sind Gesetz, und eine USt-IdNr. gehört einem Geschäftspartner. Marken-getrennt bleiben dagegen Nummernkreise, Briefpapier und Bankverbindung, das regelt die Faktura.

Ist die OSS-Datei beim Finanzamt einreichbar?

Die CSV ist im Aufbau der BZSt-Importmaske gebaut: Bestimmungsland, Satzart, Steuersatz, Bemessungsgrundlage, Steuer, mit deutscher Dezimalschreibweise. Sie ist nicht gegen das amtliche Prüfprogramm des BZSt gelaufen. Prüfe die Zahlen und den Import beim ersten Quartal gemeinsam mit deinem Steuerberater. Der Hinweis steht auch in der Oberfläche über der Meldung.

Auslandsgeschäft wird nicht dadurch sicher, dass die Software nichts sagt. Hol dir ein System, das den Kurs festhält, die USt-IdNr. mit Nachweis prüft und lieber abbricht, als still den falschen Satz zu nehmen.

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