Kommissionieren, packen, versenden, Retoure: ein Versandzentrum statt Zettelwirtschaft.
Das Versandzentrum ist die eine Arbeitsfläche fürs Lager: Es zeigt, welche Aufträge versandfertig sind, was zu kommissionieren ist, was unterwegs ist und welche Retouren warten. Lieferscheine, Sendungen mit Packstücken und Retouren mit Wiedereinlagerung: Der Bestand bucht dabei automatisch, ohne dass jemand nachträgt.
Versand und Retouren im laufenden System. 33 Einzelfunktionen in 7 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Paket Handel und Versand
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Versand und Logistik
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Versand lebt in drei Fenstern
Auftragsliste hier, Carrier-Portal dort, ausgedruckte Picklisten dazwischen. Was heute raus muss, weiß nur, wer alle drei abgleicht. Und freitags um 15 Uhr gleicht niemand mehr ab.
Der Bestand hinkt der Realität hinterher
Versendet wird sofort, gebucht wird "später". Bis dahin verkauft der Vertrieb Ware, die längst im Paket steckt. Und die Inventur wird zur Detektivarbeit.
Retouren verschwinden im Nirwana
Das Paket kommt zurück, steht drei Wochen in der Ecke, und ob es je eine Gutschrift gab, weiß der Kunde besser als das System. Wiedereinlagerung? Glückssache.
Versand und Logistik
Was Versand und Retouren kann
Die wichtigsten 6 von 7 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Das Versandzentrum-Dashboard: sehen, was heute raus muss
Das Versandzentrum ist ein eigener Bereich mit eigener Startseite: Kennzahlen-Kacheln zeigen versandfertige Aufträge, offene Kommissionierungen, versandbereite Lieferscheine, laufende Sendungen, den Tageszähler "heute versendet" und offene Retouren. Jede Kachel ist klickbar und führt in die passend vorgefilterte Liste. Und aus dem Arbeitsvorrat legst du den Lieferschein direkt per Zeilen-Aktion an.
Lieferscheine & Kommissionierung
Aus einem bestätigten (Teil-)Auftrag erzeugst du den Lieferschein mit den offenen Mengen, auch mehrfach für Teillieferungen, ohne dass dieselbe Menge je doppelt verplant werden kann. Beim Kommissionieren bestätigst du die tatsächlich gepickten Mengen je Position; erst dann ist der Lieferschein versandbereit.
Sendungen & Packstücke, Multi-Paket inklusive
Zum Lieferschein erfasst du die physische Sendung: Versandart, Gewicht, Trackingnummer und beliebig viele Packstücke mit eigenen Maßen, Gewichten und Trackingnummern. Versandlabel und Zolldokument hängen als Dateien direkt an der Sendung, mit authentifiziertem Download aus der Detailansicht.
Carrier-unabhängig gebaut: Adapter statt Lock-in
Octibiz schreibt dir keinen Versanddienstleister vor. Jeder Dienstleister hängt einzeln am selben Ablauf: Etikett kaufen, Sendung verfolgen, bei einem Fehlschlag den Etikettenkauf erneut anstoßen. Wechselst du den Dienstleister, tauschst du die Zugangsdaten, nicht deinen Prozess. Angebunden sind DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes und Deutsche Post (siehe Versanddienstleister).
Retouren (RMA): vom Antrag bis zur Wiedereinlagerung
Retouren durchlaufen einen klaren Weg: anlegen (mit Mengen-Deckel: Niemand retourniert mehr, als geliefert wurde), genehmigen, Wareneingang mit Zustandsbewertung verbuchen, erstatten oder ablehnen. Einwandfreie Ware wandert per Häkchen zurück in den Bestand; beschädigte bleibt draußen. Die Gutschrift stößt Octibiz auf Wunsch automatisch an.
Bestand bucht automatisch, genau im richtigen Moment
Der Bestand folgt der Physik: Abgebucht wird exakt beim Versand, nicht schon beim Lieferschein. Zugebucht wird bei der Retoure mit Wiedereinlagerung. Jede Buchung landet im Bestandsjournal, und der Auftrag bekommt seinen Lieferfortschritt je Position automatisch fortgeschrieben. Schlägt ein Schritt fehl, wird nichts halb gebucht: Versand, Bestandsbuchung und Fortschritt gelingen zusammen oder gar nicht.
Alle Funktionen im Überblick
33 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Versandzentrum (5 Funktionen)
- Dashboard mit sechs Kennzahlen
- Versandfertig, zu kommissionieren, versandbereit, unterwegs, heute versendet, offene Retouren.
- Klickbare Arbeitsvorräte
- Jede Kachel öffnet die vorgefilterte Liste.
- "Lieferschein anlegen" aus dem Vorrat
- Zeilen-Aktion direkt am versandfertigen Auftrag (älteste zuerst).
- Eigener Bereich + Navigation
- Versandzentrum, Lieferscheine, Sendungen, Retouren gebündelt.
- Markenscharfe Kennzahlen
- Gerechnet wird im System, gezeigt wird nur, was deine Marken-Rechte hergeben.
Lieferscheine (5 Funktionen)
- Lieferschein aus (Teil-)Auftrag
- Offene Mengen vorbefüllt; mehrere Lieferscheine je Auftrag.
- Doppel-Verplanungs-Schutz
- Dieselbe offene Menge kann nie in zwei Lieferscheinen landen.
- Kommissionierung
- Pick-Mengen je Position bestätigen; Stückware ganzzahlig.
- Lieferschein-PDF
- Markendesign über Belegvorlagen; Standard-Vorlage greift automatisch.
- Nummernkreise
- Muster/Format je Marke im Admin konfigurierbar (LS-…, RET-…).
Sendungen (6 Funktionen)
- Sendung je Lieferschein
- Versandart, Gewicht, Kosten, Versanddatum, Status-Verlauf.
- Multi-Paket
- Mehrere Packstücke mit eigenen Maßen/Gewichten/Trackingnummern.
- Tracking
- Trackingnummern je Sendung und je Packstück.
- Label-/Zolldokument-Ablage
- Dateien an der Sendung mit sicherem Download.
- Label-Kauf-Wiederholung
- Fehlgeschlagene Label-Käufe per Aktion erneut anstoßen.
- Dropship-Kennzeichnung
- Strecken-Sendungen ohne eigene Bestandsbuchung.
Retouren (RMA) (6 Funktionen)
- Retoure zum Auftrag
- Grund, Positionen, Mengen-Deckel gegen Über-Retouren.
- Genehmigungs-Workflow
- Beantragt → genehmigt → eingegangen → erstattet/abgelehnt.
- Zustandsbewertung
- Neu/gebraucht/beschädigt je Position.
- Wiedereinlagerung
- Bucht Bestand automatisch zu; Sperr-Entscheidung je Position.
- Gutschrift-Anstoß
- Automatisch oder mit Freigabe; Gutschrift-Beleg referenziert.
- Doppel-Erstattungs-Schutz
- Parallele Erstattungen werden erkannt und abgewiesen.
Bestand & Kopplung (6 Funktionen)
- Abbuchung beim Versand
- Genau beim physischen Ausgang, nicht beim Lieferschein.
- Zubuchung bei Retoure
- Bei Wiedereinlagerung, mit Journal-Eintrag.
- Lieferfortschritt an den Auftrag
- Je Position automatisch fortgeschrieben.
- Alles oder nichts
- Versand, Buchung und Fortschritt gelingen gemeinsam oder gar nicht. Halbe Zustände gibt es nicht.
- Einheiten-Normalisierung
- Mengen an der Lagergrenze in der Basis-Einheit.
- Ohne Bestandsführung nutzbar
- Lieferschein/Sendung/Tracking auch ohne Produkte-Modul.
Versandkosten (2 Funktionen)
- Regel-Katalog
- Gewicht/Wert/Festbetrag mit Von/Bis und Frei-Grenze.
- Marken-Zuordnung
- Je Marke oder markenübergreifend, aktiv/inaktiv.
Verwaltung (3 Funktionen)
- Rechte je Marke
- Sehen, ausführen, Retouren, Konfiguration getrennt.
- Serverseitige Listen
- Suche/Filter/Sortierung in allen Versand-Listen.
- Audit-Protokoll
- Jede Aktion nachvollziehbar, auch von Automation/KI.
Was hier anders ist
Eine Arbeitsfläche statt drei Fenster
Das Versandzentrum bündelt alles Physische auf einem Dashboard mit ehrlichen, serverseitig berechneten Zahlen: versandfertige Aufträge, Picklisten-Vorrat, laufende Sendungen, offene Retouren. "Was muss heute raus?" ist eine Kachel, keine Recherche.
Bestand, dem du glauben kannst
Abbuchung exakt beim Versand, Zubuchung exakt bei der Wiedereinlagerung, alles im Journal, alles atomar. Kein "wird später gebucht", kein Überverkauf durch Buchungs-Lücken.
Retouren mit Ende
Jede Retoure hat einen Zustand, eine Entscheidung (wiedereinlagern oder sperren) und einen Gutschrift-Anschluss, statt einer Ecke im Lager. Der Mengen-Deckel verhindert dabei, dass je mehr zurückkommt als geliefert wurde.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Versand und Retouren zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Aufträge
Versandfertige Aufträge erscheinen automatisch im Versandzentrum; jeder Versand schreibt den Lieferfortschritt je Auftragsposition zurück. Die Vorkasse-Sperre des Auftrags greift bis in den Versand.
Mehr dazuProdukte und PIM
Der Versand bucht auf dem zentralen Bestand ab und zu; Gewichte und Maße kommen aus dem Artikelstamm.
Mehr dazuMultilager
Mit aktivem Multilager laufen die Buchungen gegen den jeweiligen Lagerort.
Mehr dazuFaktura
Retouren stoßen die Gutschrift an, automatisch oder mit Freigabe; der Gutschrift-Beleg ist an der Retoure referenziert.
Mehr dazuEinheiten und Gebinde
Versand- und Retourenmengen werden automatisch auf die Basis-Einheit normalisiert; Gebinde tragen eigene Gewichte und Maße fürs Packstück.
Mehr dazuWaren-Einkauf
Dropship-Sendungen (Lieferant liefert direkt) sind im Versand sichtbar, ohne eigene Bestandsbuchung.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Versand und Retouren
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Was ist heute versandfertig?" Die KI liest die Versandzentrum-Kennzahlen und listet die Aufträge mit Kunde und Alter.
Automationen, die du damit baust
- Wenn eine Sendung versendet wird, dann sende dem Kunden die Versandbestätigung mit Trackingnummer.
- Wenn eine Retoure beantragt wird, dann lege dem Kundenservice eine Prüf-Aufgabe an und informiere das Lager.
- Wenn eine Retoure als "Ware eingegangen" verbucht wird, dann benachrichtige die Buchhaltung über den anstehenden Gutschrift-Anstoß.
- Wenn ein Lieferschein länger als zwei Tage im Status "Kommissionierung" steht, dann erinnere die Lagerleitung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Carrier-Adapter: gebaut
(DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post). Offen: die Endabnahme mit echten Testlabeln je Dienstleister sowie Aggregatoren wie Shipcloud/Sendcloud.
Automatischer Tracking-Abgleich & Kundenbenachrichtigung bei Zustellung: geplant
Versandbestätigungen mit Trackingnummer baust du heute über die Automations-Engine.
Packtisch & Batch-Picking (Sammel-Kommissionierung über mehrere Aufträge, Pickliste als PDF): geplant
Heute kommissionierst du je Lieferschein.
Versandkosten automatisch als Belegposition: geplant
Die Regel-Verwaltung (Gewicht/Wert/Frei-Grenze) ist da; die automatische Übernahme in Auftrag und Rechnung folgt.
Zoll-/Exportdokumente (CN22/CN23, Handelsrechnung): geplant
Zolltarifnummer und Ursprungsland liegen bereits am Artikel, das Zolldokument hat seinen Ablage-Platz an der Sendung. Die automatische Erzeugung folgt.
Portal-Retouren (Kunde meldet RMA selbst an): geplant
Heute nimmt dein Team Retouren auf; der Workflow dahinter ist komplett.
Häufige Fragen zu Versand und Retouren
Welche Versanddienstleister (DHL, DPD, GLS …) sind angebunden?
Sechs: DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes und Deutsche Post, jeweils als eigener Adapter. Du erzeugst das Etikett und verfolgst die Sendung im System, ohne das Portal des Dienstleisters zu öffnen. Die Ersteinrichtung mit deinem Vertragskonto beim Dienstleister machen wir gemeinsam im Onboarding. Details je Anbieter: Versanddienstleister.
Wann wird der Bestand gebucht: beim Lieferschein oder beim Versand?
Genau beim Versand, also beim physischen Warenausgang. Die Zeit zwischen Auftragsbestätigung und Versand deckt die Reservierung ab. So ist der verfügbare Bestand jederzeit ehrlich. Retouren buchen bei der Wiedereinlagerung zu. Jede Buchung steht im Bestandsjournal, und der ganze Vorgang läuft nach dem Alles-oder-nichts-Prinzip: kein halber Versand, keine verlorene Buchung.
Wie funktionieren Teillieferungen?
Du erzeugst zu einem Auftrag beliebig viele Lieferscheine über die jeweils offenen Mengen. Octibiz rechnet dabei bereits verplante, aber noch nicht versendete Lieferscheine mit ein. Dieselbe Menge kann nie doppelt verplant werden. Jeder Versand schreibt den Lieferfortschritt je Auftragsposition automatisch fort, bis der Auftrag vollständig geliefert ist.
Läuft die Retouren-Gutschrift automatisch?
Das entscheidest du je Retoure: Im Automatik-Modus stößt Octibiz die Gutschrift nach dem Waren-Eingang an, alternativ mit ausdrücklichem Freigabe-Schritt. Die Gutschrift entsteht in der Faktura und ist an der Retoure referenziert, inklusive Schutz vor versehentlicher Doppel-Erstattung. Ohne aktives Faktura-Modul bleibt der Erstattungs-Schritt bewusst gesperrt statt ins Leere zu laufen.
Kann ich den Versand auch ohne Lagerbestand oder ohne Auftragsmodul nutzen?
Ja, die Module sind bewusst entkoppelt: Ohne Bestandsführung nutzt du Lieferschein, Sendung und Tracking als reine Dokumentation; ohne Auftragsmodul fehlen naturgemäß die Auftrags-Kennzahlen im Versandzentrum. Der Rest funktioniert. Voll entfaltet sich das Modul in der Kette Auftrag → Lieferschein → Sendung → Rechnung.
Was sehen meine Kunden von ihren Sendungen?
Heute informierst du Kunden über Automationen (z. B. Versandbestätigung mit Trackingnummer per Mail). Eine Selbstbedienungs-Sicht im Kundenportal, also Sendungsstatus einsehen und Retoure anmelden, ist geplant (siehe Grenzen & Roadmap).
Wie schlägt sich Octibiz hier gegen Xentral oder eine reine Versandsoftware?
Reine Versand-Tools haben bei Carrier-Feinheiten mehr Jahre auf dem Buckel; die sechs Standard-Dienstleister deckst du bei uns ab. Dafür bekommst du bei Octibiz den Versand im selben System wie Auftrag, Bestand, Faktura, CRM und Support: Die Retoure kennt den Auftrag, die Gutschrift, den Kunden und dessen Ticket-Historie. Wer heute vor allem Etiketten drucken will, fährt mit einem Spezial-Tool gut; wer den Gesamtprozess konsolidieren will, spart sich mit Octibiz die Integrations-Bastelei.
Versand und Retouren im echten Betrieb sehen
Wir zeigen dir Versand und Retouren in einer laufenden Octibiz-Instanz mit realistischen Handelsdaten. 30 Minuten, keine Folien.
