Ein Produktstamm für alles: Katalog, Varianten, Preise, Medien.
Das PIM sitzt mitten in deiner Warenwirtschaft: Kategoriebaum, vollwertige Varianten, typisierte Attribute, mehrsprachige Inhalte, Preislisten, Medien und Bestand, gepflegt an genau einer Stelle. Angebote, Aufträge, Versand und Einkauf rechnen alle auf demselben Stamm, ohne Export, ohne Kopie.
Produkte und PIM im laufenden System. 42 Einzelfunktionen in 8 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Produkte und Preise
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Die Produktdaten leben doppelt
Einmal im Shop, einmal in der Warenwirtschaft, ein drittes Mal in der Excel-Preisliste des Vertriebs. Jede Änderung heißt dreimal tippen. Irgendwann stimmt keine der drei Versionen mehr.
Varianten sind ein Formular-Krampf
Farbe × Größe ergibt 24 Artikel, und dein aktuelles Tool zwingt dich, jeden einzeln anzulegen. Oder es kennt Varianten nur als "Option" ohne eigene SKU, eigenen Bestand, eigene EAN. Beim Wareneingang rächt sich beides.
Die Pflichtangaben werden zur Nachtschicht
Grundpreis nach PAngV, Herstellerangaben nach GPSR, Zolltarifnummer für den Export: alles Dinge, die dein Warenwirtschaftssystem "leider nicht vorsieht" und die dann in Freitextfeldern und Kommentaren landen.
Produkte und Preise
Was Produkte und PIM kann
Die wichtigsten 6 von 8 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Ein Kategoriebaum, der deinen Katalog per Drag & Drop strukturiert
Du organisierst dein Sortiment in einem verschachtelten Kategoriebaum mit echtem Baum-Editor: links ziehst du Kategorien per Drag & Drop um und ineinander, rechts pflegst du Stammdaten, Bild und Inhalte. Kategorien sind dabei mehr als Ordner: Sie tragen Bild, Beschreibungen und SEO-Texte in mehreren Sprachen und kennen unterschiedliche Typen für die spätere Shop-Darstellung.
Varianten, die vollwertige Artikel sind, nicht nur Häkchen
Octibiz nutzt das Container-Prinzip: Ein Container-Artikel hält die gemeinsamen Marketing-Daten und die Varianten-Achsen (z. B. Farbe × Größe), und daraus generierst du per Klick die Varianten-Matrix. Jede Variante ist danach ein echter, vollwertiger Artikel mit eigener SKU, eigenem Preis, eigenem Bestand, eigener EAN und eigenen Medien. Genau das, was du im Lager, im Beleg und beim Wareneingang brauchst.
Eigenschaften & Attribute: typisiert statt Freitext
Farben, Größen, Materialien: Du pflegst Eigenschafts-Gruppen mit Optionen zentral und ordnest sie Artikeln zu. Zwei Schalter machen den Unterschied: "variantenbildend" erlaubt eine Eigenschaft als Varianten-Achse, "filterbar" macht sie zur Filter-Facette. Für Sonderfälle, die keine Struktur brauchen, gibt es zusätzlich frei definierbare Zusatzfelder je Artikel.
Medien & Dokumente am Artikel
Jeder Artikel trägt genau ein Hauptbild, beliebig viele Galerie-Bilder und zusätzlich Dateien wie Datenblätter, Anleitungen oder Zertifikate. Verwaltet werden sie über die zentrale Dateiablage von Octibiz, hochgeladen direkt in der Artikelansicht. Schluss mit Bildern im Netzwerkordner, deren Zuordnung nur eine Person kennt.
Bestand mit Journal: verlässlich statt geschätzt
Für jeden lagergeführten Artikel führt Octibiz Bestand, Reserviert und Verfügbar und schreibt jede einzelne Bewegung in ein revisionssicheres Journal. Aufträge reservieren automatisch, der Versand bucht ab, der Wareneingang bucht zu, und Inventur-Korrekturen erfasst du mit Grund. Unterschreitet ein Artikel seinen Meldebestand, meldet das System das täglich automatisch. Das ist die Grundlage für Nachbestell-Vorschläge im Einkauf.
Import, Suche & Massenpflege
Bestandsdaten kommen per CSV-Massen-Import ins System: mit Probelauf, Aktualisierung bestehender Artikel über die SKU und einem Fehlerbericht je Zeile, der auch mit krummen Preisformaten und Excel-Eigenheiten zurechtkommt. Im Alltag findest du Artikel über die globale Suche und filterst Listen serverseitig, auch bei zehntausenden Artikeln.
Alle Funktionen im Überblick
42 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Katalog & Kategorien (5 Funktionen)
- Produktarten
- Physische Ware, Dienstleistung, Lizenz und Bundle: je Artikel gesteuert, Lagerführung schaltbar.
- Kategoriebaum-Editor
- Drag & Drop, verschachtelt, mit Tastatur-Alternative und geschütztem Umhängen.
- Kategorie-Typen
- Inhaltsseite, Strukturelement oder externer Link je Kategorie.
- Kategorie-Inhalte
- Bild, Beschreibungen, SEO, Keywords und Slug, mehrsprachig.
- Navigation-Steuerung
- Sichtbarkeit in der Navigation, Produkte aus Unterkategorien, aktiv/inaktiv, Sortierung.
Varianten & Eigenschaften (5 Funktionen)
- Container-Prinzip
- Container hält Marketing-Daten + Achsen; Varianten sind vollwertige Artikel.
- Varianten-Generator
- Erzeugt je Achsen-Kombination einen Artikel, wiederholbar ohne Duplikate.
- Eigenschafts-Gruppen & Optionen
- Zentral gepflegt, mit Bildern, Sortierung, Rich-Text-Beschreibungen.
- Schalter variantenbildend/filterbar
- Steuert Varianten-Achsen-Eignung und Filter-Facetten.
- Zusatzfelder
- Frei definierbare Benutzerfelder je Artikel für Sonderangaben.
Medien & Stammdaten (10 Funktionen)
- Hauptbild + Galerie
- Genau ein Cover, beliebig viele Zusatzbilder.
- Dokumente am Artikel
- Datenblatt, Anleitung, Zertifikat mit Typ-Kennzeichnung.
- Direkt-Upload
- Bilder/Dateien direkt in der Artikelansicht hochladen.
- EAN/GTIN, MPN
- Identifikatoren je Artikel und Variante.
- Gewicht & Maße
- Gewicht, Länge, Breite und Höhe, genutzt von Versand und Packstücken.
- Lieferzeiten-Katalog
- Zentrale Lieferzeiten, je Artikel zugeordnet.
- HS-Code & Ursprungsland
- Zolltarifnummer und Ursprungsland für Export-Prozesse.
- "Verfügbar ab"
- Termin für Neuheiten.
- Hersteller-Stamm
- Logo, URL, Beschreibungen und SEO, mehrsprachig.
- GPSR-Angaben
- Gesetzliche Herstellerangaben (verantwortliche Person EU, Adresse, Kontakt).
Inhalte & Sprachen (3 Funktionen)
- Übersetzungen
- Artikel, Kategorien, Eigenschaften, Hersteller je Sprache mit Fallback.
- Interne Beleg-Beschreibung
- Getrennter Text für Angebote/Aufträge/Rechnungen.
- Rich-Text-Editor
- Für alle Beschreibungsfelder, serverseitig gegen Schadcode bereinigt.
Preise (5 Funktionen)
- Listenpreis & Preislisten
- Preise mit Rabatten und Gültigkeit; Auflösung über die zentrale Preis-Pipeline.
- Brutto-Anzeige
- Netto und Brutto in der Produktliste.
- Grundpreis (PAngV)
- Füllmenge + Referenzeinheit → automatischer Referenzpreis.
- Standard-EK
- Einkaufspreis am Artikel für Marge und Einkauf.
- Preis-Zusatzmodule
- Kundengruppen-, Staffel- und Individualpreise hängen sich in dieselbe Pipeline ein.
Bestand (5 Funktionen)
- Bestand/Reserviert/Verfügbar
- Je lagergeführtem Artikel, live aus der Belegkette.
- Bewegungsjournal
- Jede Buchung protokolliert (Zugang, Abgang, Reservierung, Korrektur).
- Inventur-Korrektur
- Manuelle Korrektur mit Grund und Audit-Spur.
- Meldebestand-Wächter
- Täglicher Check, meldet Unterschreitungen an den Einkauf.
- Negativbestand-Schalter
- Nur mit ausdrücklicher Freigabe je Artikel.
Bundles & Beziehungen (3 Funktionen)
- Verkaufs-Sets
- Komponenten + Mengen, Set-Verfügbarkeit automatisch.
- Stücklisten-Struktur
- Zusammensetzung eines Erzeugnisses abbildbar.
- Cross-Sell/Zubehör
- Beziehungen je Artikel.
Import, Suche, Verwaltung (6 Funktionen)
- CSV-Massen-Import
- Dry-Run, Upsert per SKU, Zeilenfehler-Report.
- Globale Suche
- Produkte in der systemweiten Schnellsuche.
- Serverseitige Listen
- Suche, Filter, Sortierung auch bei großen Katalogen.
- Rechte-Trennung
- Katalog pflegen, Bestand korrigieren und Preise verwalten sind getrennte Berechtigungen.
- Markenübergreifender Stamm
- Produkte gelten für alle Marken; die Belege tragen die Marke.
- Audit-Protokoll
- Jede Änderung nachvollziehbar (wer, wann, was).
Was hier anders ist
Der Stamm, auf dem alles rechnet
In Punkt-Lösungen ist das PIM ein Datensilo, das per Schnittstelle in die Warenwirtschaft "synchronisiert" wird. In Octibiz ist der Produktstamm die Warenwirtschaft: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Bestellung und Bestand greifen auf dieselben Artikel zu. Es gibt schlicht nichts zu synchronisieren.
Varianten ohne Kompromisse
Jede generierte Variante ist ein vollwertiger Artikel mit eigener SKU, eigenem Preis, Bestand und eigener EAN, nicht ein "Options-Aufpreis" am Hauptartikel. Genau deshalb funktionieren Wareneingang, Kommissionierung und Etiketten-Scan pro Variante ohne Verrenkungen.
Deutsche Handels-Pflichten ab Werk
Grundpreis nach PAngV, Herstellerangaben nach GPSR, Zolltarifnummer und Ursprungsland sind native Felder mit Logik dahinter, keine Custom-Field-Bastelei, die beim nächsten Update zerbricht.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Produkte und PIM zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Angebote
Angebotspositionen ziehen Artikel, Beschreibungen und Preise direkt aus dem Katalog, inklusive Preisfindung über die zentrale Pipeline.
Mehr dazuAufträge
Die Auftragsbestätigung reserviert Bestand am Artikel; Fehlmengen werden als Rückstand sichtbar.
Mehr dazuVersand
Der Versand bucht Bestand automatisch ab und nutzt Gewicht/Maße aus dem Artikelstamm für Sendung und Packstück.
Mehr dazuWaren-Einkauf
Meldebestand-Unterschreitungen aus dem PIM erzeugen Nachbestell-Vorschläge; der Wareneingang bucht auf denselben Bestand zu.
Mehr dazuLieferanten
Lieferantenabhängige Einkaufspreise ergänzen den Standard-EK am Artikel.
Mehr dazuEinheiten & Gebinde
Der Artikel trägt die Basis-Einheit; Karton- und Paletten-Gebinde samt Umrechnung liefert das Einheiten-Modul.
Multilager
Ersetzt das Standard-Lager durch Bestand je Lagerort. Der Produktstamm bleibt unverändert.
Mehr dazuChargen, MHD & Seriennummern
Ergänzt die Bestandsführung um Nachweispflicht je Artikel, Chargen mit MHD, FEFO und Seriennummern; jede Buchung trägt dann Charge oder Seriennummer im Journal.
Preis-Module
Hängen sich in die Preis-Pipeline des Katalogs ein, mit nachvollziehbarem Preis-Trace je Position.
Lizenzverwaltung
Eigene Software-Produkte referenzieren den Produktstamm für Lizenz und Abrechnung.
Mehr dazuReporting
Erlöse und Bestandswerte je Produkt und Kategorie fließen ins Controlling.
Mehr dazuAutomation, API und KI
So bedient die KI Produkte und PIM
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Lege ein Produkt ‚Thermoflasche 750 ml' mit SKU TF-750, Kategorie Zubehör und Preis 24,90 € an." Die KI erstellt den Artikel mit allen Feldern, unter deinen Rechten, voll protokolliert.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Artikel unter den Meldebestand fällt, dann benachrichtige den Einkauf und lege eine Aufgabe an.
- Wenn ein neues Produkt angelegt wird, dann erstelle eine Checklisten-Aufgabe "Medien + Übersetzung vervollständigen" fürs Katalog-Team.
- Wenn sich ein Produkt ändert, dann stoße die Aktualisierung des Suchindex und nachgelagerter Systeme an.
- Wenn eine Bestandskorrektur gebucht wird, dann informiere die Lagerleitung mit Menge und Grund.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Shop-Sync (Shopware/Shopify): geplant
Die Übertragung von Katalog, Varianten, Beständen, Preisen und Medien an einen externen Shop ist spezifiziert und in Planung. Heute steht dafür die offene REST-API bereit. Ein eigener Octibiz-Webshop und Marktplatz-Anbindungen (Amazon/eBay) sind bewusst nicht geplant für die nahe Zukunft.
Seriennummern & Chargen/MHD: eigenes Zusatzmodul
Das Standard-Bestandsmodell dieses Moduls ist mengenbasiert. Chargen, MHD und Seriennummern ergänzt das Zusatzmodul Chargen, MHD und Seriennummern auf demselben Bewegungsjournal; es ist gebaut und benutzbar, die breite Praxiserprobung läuft gerade mit den ersten Betrieben.
Stückliste ja, Fertigung nein
Die Zusammensetzung eines Erzeugnisses ist abbildbar; echte Fertigungs-/Produktionsaufträge sind eine spätere Ausbaurunde und heute kein Bestandteil.
Ein Standard-Lager im Modul
Mehrere Lagerorte mit Plätzen, Umlagerung und Bestandsbewertung liefert das Zusatzmodul Multilager. Eine bewusste Trennung, damit kleine Setups schlank bleiben.
Häufige Fragen zu Produkte und PIM
Ersetzt das PIM meinen Shop, oder wie kommen die Daten in den Shop?
Octibiz ist das PIM-/ERP-Backoffice, kein Webshop. Die Produktdaten pflegst du hier einmal, vollständig mit Varianten, Medien, Übersetzungen und Grundpreisen. Eine direkte Synchronisation zu Shopware und Shopify ist geplant (siehe Grenzen & Roadmap); heute erreichst du alle Produktdaten über die offene REST-API, über die sich auch eigene Sync-Strecken bauen lassen. Ehrliche Empfehlung: Wenn dein Kerngeschäft ein hochindividueller Shop-Sync ab Tag 1 ist, sprich vor der Entscheidung mit uns.
Wie bekomme ich meine bestehenden Artikel ins System?
Über den CSV-Massen-Import: Du lädst deine Artikelliste hoch, prüfst das Ergebnis in einem Probelauf und schreibst erst dann. Bestehende Artikel werden über die SKU aktualisiert statt dupliziert, und Fehler bekommst du zeilengenau gemeldet. Eröffnungsbestände erfasst du anschließend als Inventur-Korrektur, sauber im Bewegungsjournal dokumentiert. Für komplexere Migrationen (Attribute, Medien) steht die API bereit.
Unterstützt Octibiz Seriennummern, Chargen und MHD?
Ja, über das Zusatzmodul Chargen, MHD und Seriennummern: Nachweispflicht je Artikel, Chargen mit MHD und FEFO-Auslagerung, Chargensperre, Seriennummern mit Lebenslauf und ein Verwendungsnachweis aus dem Bewegungsjournal für den Rückruf-Fall. Ehrlich dazu: Das Modul ist gebaut und benutzbar, breite Praxiserfahrung sammeln wir gerade mit den ersten Betrieben. Ohne das Zusatzmodul führt Octibiz mengenbasierten Bestand mit vollem Bewegungsjournal. Wenn dein Geschäft zwingend chargenpflichtig ist (z. B. Lebensmittel, Medizinprodukte), sprich das im Evaluierungs-Gespräch an, dann zeigen wir dir den Stand an echten Demo-Daten.
Wie viele Sprachen kann ich pflegen, und was passiert bei fehlenden Übersetzungen?
Alle Inhaltstexte (Artikel, Kategorien, Eigenschaften, Hersteller) sind je Sprache pflegbar; ausgeliefert werden die Oberflächen aktuell in Deutsch und Englisch. Fehlt eine Übersetzung, greift automatisch die Standardsprache. Es gibt nie leere Produktseiten oder Belege. Strukturdaten wie SKU, Preise und Bestand sind bewusst sprachneutral.
Was kostet das Modul?
Produkte & PIM gehört zum Grundpaket, du zahlst es über die Größe deines Betriebs mit. Im Founding-Programm ist es enthalten, und Founding-Kunden bekommen die Konditionen dauerhaft festgeschrieben. Details auf der Preisseite.
Produkte und PIM im echten Betrieb sehen
Wir zeigen dir Produkte und PIM an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
