Projekte, die wissen, was sie kosten und was sie einbringen.
Aufgaben, Team-Rollen, Risiken und Abnahmen an einer Stelle, daneben steht die Marge des Projekts. Weil Zeiten, Budgets und Abrechnung im selben System leben, siehst du Soll und Ist je Projekt in Echtzeit statt am Quartalsende in Excel.
Projektmanagement im laufenden System. 41 Einzelfunktionen in 8 Bereichen.
Auf einen Blick
- Zuordnung
- Im Grundpaket enthalten
- Im Founding-Programm
- Enthalten, ohne Aufpreis
- Familie
- Projekte und Leistung
- Betrieb
- In Deutschland oder auf eigener Infrastruktur. Eine isolierte Instanz je Kunde, eigene Datenbank.
Kommt dir das bekannt vor?
Der Status ist grün, die Marge ist rot
Dein PM-Tool zeigt dir brav, welche Aufgaben erledigt sind. Ob das Projekt dabei Geld verdient oder verbrennt, steht in einer Excel-Tabelle, die jemand einmal im Monat mühsam aus drei Exporten zusammenbaut, wenn überhaupt.
Nach dem "Ja" beginnt das Abtippen
Das Angebot ist angenommen, und jetzt überträgt jemand Positionen, Budget und Termine von Hand ins Projekttool. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle, und die Verbindung zwischen Angebot und Projekt reißt genau dort ab, wo sie am wichtigsten wäre.
Meilenstein fertig, Rechnung vergessen
Die Abnahme kommt per Mail, der Hinweis an die Buchhaltung per Zuruf. Zwischen "Kunde hat abgenommen" und "Rechnung ist raus" vergehen Wochen, in denen dein Geld beim Kunden liegt statt auf deinem Konto.
Projekte und Leistung
Was Projektmanagement kann
Die wichtigsten 6 von 8 Funktionsbereichen. Die vollständige Liste steht darunter zum Aufklappen.
Das Projekt-Cockpit: alles Wichtige auf einer Seite
Jedes Projekt hat eine Detailseite, die den Zustand ehrlich zeigt: Status, Projekttyp, Budget-Ampel für Stunden und Kosten, Meilensteine, Team und offene Risiken. Eine Gesundheits-Ampel verdichtet das zum schnellen Überblick in der Projektliste. Du siehst auf einen Blick, welches Projekt Aufmerksamkeit braucht, bevor der Kunde anruft. Die Projektliste filterst du nach Marke, Kunde, Typ, Status und Verantwortlichem.
Boards: Kanban, Liste und Gantt mit Aufgaben und Tickets
Jedes Projekt bekommt Boards mit Kanban-, Listen- und Gantt-Ansicht. Das Besondere: Auf demselben Board liegen Projektaufgaben und die dem Projekt zugeordneten Support-Tickets, und zwar als dieselben Datensätze, nicht als Kopien. Ein Ticket ordnest du mit einem Klick einem Projekt oder Meilenstein zu und bearbeitest es fortan wie eine Aufgabe, während die Kundenkommunikation daran erhalten bleibt.
Aufgaben mit allem, was Teams wirklich brauchen
Aufgaben tragen Status, Priorität, Schätzung, Fälligkeit und mehrere Zuweisungen. Dazu kommt das, was Zusammenarbeit ausmacht: Kommentare mit @Erwähnungen, Beobachter, Anhänge und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Wer erwähnt wird, wird benachrichtigt und folgt der Aufgabe automatisch. Und weil die Zeiterfassung im selben System lebt, startest du den Timer direkt an der Aufgabe.
Meilensteine mit Abnahme und Abrechnung ohne Medienbruch
Meilensteine sind bei Octibiz nicht nur Termine, sondern Abrechnungsanker: Bei Festpreis-Projekten trägt jeder Meilenstein seinen Abrechnungsbetrag. Die Abnahme dokumentierst du intern, oder dein Kunde erteilt sie selbst im Kundenportal, protokolliert mit Zeitpunkt und Nachweis. Ist ein abnahmepflichtiger Meilenstein freigegeben, stößt du die Abrechnung direkt aus dem Projekt an; bei Aufwandsprojekten übergibst du genehmigte Zeiten. Niemand trägt mehr per Zuruf etwas in die Buchhaltung.
Risiken & Issues im Griff
Jedes Projekt führt ein eigenes Register für Risiken und Issues, mit Typ, Schweregrad und Status. Offene Risiken erscheinen als Kennzahl direkt im Projekt-Cockpit und als Spalte in der Projektliste. So wird aus "das hatten wir doch im Meeting besprochen" ein nachvollziehbarer Eintrag mit Verantwortung.
Vorlagen & der Weg vom Angebot zum Projekt
Wiederkehrende Projekttypen wie Website-Relaunch, Shop-Setup oder Onboarding startest du aus Projektvorlagen mit fertiger Meilenstein- und Aufgabenstruktur. Und der wichtigste Start von allen geht per Klick: Ein angenommenes Angebot wird zum Projekt, Positionen, Budget (Stunden und Geld), Kunde und Marke werden übernommen, ohne Abtippen. Auf Wunsch legt Octibiz sogar automatisch ein Projekt an, sobald ein Deal im CRM gewonnen wird.
Alle Funktionen im Überblick
41 Einzelfunktionen, nach Bereichen sortiert. Aufklappen, was dich interessiert.
Cockpit & Verwaltung (11 Funktionen)
- Projekt-Lebenszyklus
- Entwurf → Planung → aktiv → pausiert → geliefert → abgeschlossen (bzw. abgebrochen), Status als konfigurierbare Daten.
- Projekttypen
- Festpreis, Zeit & Material, Retainer. Steuert Abrechnungslogik und abrechenbar-Vorbelegung.
- Projekt-Status konfigurierbar
- Eigene Status mit Farbe, Reihenfolge, Kategorie; Löschschutz für verwendete/Default-Status.
- Meilenstein-Status konfigurierbar
- Eigener Status-Katalog für Meilensteine in den Einstellungen.
- Gesundheits-Ampel
- Abgeleitete Projekt-Ampel; Spalte, Filter und Gruppierung in der Liste.
- Projektliste
- Serverseitige Suche, Filter (Marke/Kunde/Typ/Status/PM), Sortierung, Pagination.
- Marken-Zuordnung
- Genau eine Marke je Projekt; markenbezogene Sichtbarkeit über das Rechtesystem.
- Benutzerfelder & Tags
- Eigene Zusatzfelder mit Ziel "Projekt"; Tag-Vergabe und -Filter.
- Systemweite Suche
- Projekte als eigener Suchtyp in der globalen Suche.
- Dashboard-Widgets
- Vier Projekt-Widgets für das persönliche Dashboard.
- Kunden-Detail-Tab "Projekte"
- Alle Projekte eines Kunden direkt in dessen Akte.
Boards & Aufgaben (10 Funktionen)
- Kanban / Liste / Gantt
- Drei Ansichten je Board, umschaltbar; Kanban mit Drag-and-drop.
- Tickets im Projekt-Board
- Zugeordnete Support-Tickets erscheinen als Karten im selben Board: derselbe Datensatz, kein Duplikat.
- Mehrere Boards & Listen
- Beliebige Boards und Aufgabenlisten je Projekt.
- Aufgaben-Attribute
- Status, Priorität, Schätzung, Fälligkeit, Start, mehrere Zuweisungen, abrechenbar-Kennzeichen.
- Abhängigkeiten
- Vorgänger/Nachfolger; Blockade sichtbar, Auflösung bei Erledigung.
- Unteraufgaben & Checklisten
- Vollwertige Aufgaben-Hierarchie plus leichte Checklisten-Punkte.
- Kommentare & @Erwähnungen
- Rich-Text-Kommentare; Erwähnte werden benachrichtigt und folgen automatisch.
- Beobachter
- Aufgaben folgen ohne Zuweisung.
- Anhänge
- Dateien aus der zentralen Dateiablage an Aufgaben.
- Timer an der Aufgabe
- Zeiterfassung direkt aus Aufgabe/Board starten (Modul Zeiterfassung).
Meilensteine, Abnahme & Abrechnung (5 Funktionen)
- Meilensteine
- Fälligkeit, Status, Abrechnungsbetrag (Festpreis-Tranche), Herkunft aus Angebotspositionen.
- Interne Abnahme
- Review-Freigabe je Meilenstein/Projekt mit Protokoll.
- Portal-Abnahme
- Kunde nimmt im Kundenportal ab, dokumentiert mit Zeitpunkt und Nachweis, optional Änderungswunsch.
- Abrechnung auslösen
- Festpreis je abgenommenem Meilenstein, Zeit & Material aus genehmigten Zeiten; Übergabe an das Abrechnungsmodul.
- Doppelabrechnungs-Schutz
- Bereits abgerechnete Zeiten/Meilensteine können nicht erneut ausgelöst werden.
Team & Rechte (3 Funktionen)
- Projektrollen
- Leitung / Mitglied / Reviewer / Beobachter je Projekt.
- Interner Satz je Mitglied
- Abweichender Kostensatz für die Margenrechnung.
- Objektbezogene Rechte
- Mitglieder sehen ihre Projekte; Budget/Marge nur für Berechtigte; Portal sieht keine internen Zahlen.
Risiken & Vorlagen (4 Funktionen)
- Risiken & Issues
- Register je Projekt mit Typ, Schweregrad, Status; KPI im Cockpit.
- Projektvorlagen
- Vorlagen mit Meilensteinen und Aufgaben; Editor in den Einstellungen.
- Angebot → Projekt
- Ein-Klick-Übernahme von Positionen, Budget, Kunde, Marke; idempotent.
- Deal → Projekt (Automatik)
- Zuschaltbar: gewonnener CRM-Deal legt automatisch ein Projekt an.
Budget & Profitabilität (2 Funktionen)
- Budget-Wächter
- Soll/Ist Stunden & Kosten live, Warnschwellen 80/90/100 % mit Benachrichtigung.
- Profitabilität
- Marge je Projekt aus Zeiten × Kostensätzen vs. Erlös, in Echtzeit.
Kommunikation & Portal (4 Funktionen)
- Aktivitäts-Timeline
- Chronologischer Projekt-Verlauf.
- Mitteilungs-Threads
- Projektbezogene Kommunikation gebündelt.
- Portal-Projektsicht
- Kunden sehen Status und Meilensteine ihrer Projekte, erteilen Abnahmen (Details auf der Seite Kundenportal).
- Portal-Dashboard-Sektion
- Projekt-Kennzahlen und die aktuellsten Projekte auf der Portal-Startseite des Kunden.
Immer dabei (Plattform) (2 Funktionen)
- API, Automation, KI/MCP
- Jede Projekt-Funktion per REST-API, in Automationen und per KI-Kommando nutzbar; audit-protokolliert, rechte- und markenbewusst.
- Automations-Trigger
- Alle Projekt-Ereignisse als auswählbare Auslöser im Automations-Editor.
Was hier anders ist
Profitabilität ohne Excel
awork, Asana & Co. zeigen dir Aufgabenstatus. Octibiz zeigt dir zusätzlich, ob das Projekt Geld verdient, weil erfasste Zeiten, Kostensätze und Erlöse im selben Datenmodell liegen. Die Marge ist eine Kachel im Projekt, kein monatlicher Rechenauftrag.
Ticket und Aufgabe sind ein Datensatz
Ein Support-Ticket wird per Klick zur Projektaufgabe, ohne Kopie, ohne Doppelpflege. Kundenkommunikation und interne Bearbeitung bleiben am selben Objekt, und die Zeit landet garantiert am richtigen Ort.
Vom Meilenstein zur Rechnung ohne Medienbruch
Abnahme im Portal, Freigabe im Projekt, Abrechnung per Klick. Die Kette Angebot → Projekt → Abnahme → Abrechnung läuft in einem System. Kein Zuruf an die Buchhaltung, keine vergessene Meilenstein-Rechnung.
Ein System, kein Flickwerk
Womit Projektmanagement zusammenarbeitet
Kein Zapier, keine Sync-Jobs, keine doppelten Stammdaten. Die Nachbarmodule lesen dieselben Daten.
Zeiterfassung
Timer und Schnellbuchung starten direkt an Aufgabe oder Ticket; genehmigte Zeiten speisen Budget-Wächter, Marge und die Zeit-&-Material-Abrechnung des Projekts.
Mehr dazuBudgets
Mehrstufige Budgets auf Kunde, Projekt oder Aufgabe legen sich über die Projektzahlen, inklusive hartem Stopp direkt in der Zeitbuchung.
Mehr dazuRessourcenplanung
Projektteam und Termine liefern den Bedarf; die Planung zeigt, ob dein Team das nächste Projekt überhaupt noch stemmen kann.
Angebote
Ein angenommenes Angebot wird per Klick zum Projekt, Positionen, Budgets und Meilensteine inklusive.
Mehr dazuAbrechnung / Faktura
Abgenommene Meilensteine und genehmigte Zeiten fließen in die Abrechnungs-Vorschau und weiter an lexoffice oder die eigene Faktura.
Mehr dazuTickets
Support-Tickets lassen sich Projekten und Meilensteinen zuordnen und erscheinen im Projekt-Board, als dieselben Datensätze.
Mehr dazuCRM
Auf Wunsch entsteht aus einem gewonnenen Deal automatisch das Projekt.
Mehr dazuWissen
SOPs und Artikel sind am Projekt verlinkbar; Vorlagen bringen Standard-Strukturen mit.
Mehr dazuKundenportal
Kunden sehen ihre Projekte und erteilen Abnahmen, ohne dass jemand Reports baut (Details auf der Seite Kundenportal).
Automation, API und KI
So bedient die KI Projektmanagement
Die KI ruft dieselben Operationen auf wie die Oberfläche, unter deinen Rechten.
KI-Assistent · eingetippt
"Fasse den Stand des Projekts Website-Relaunch zusammen". Die KI liest Status, Meilensteine, Budget und offene Risiken und liefert eine Statuszusammenfassung.
Automationen, die du damit baust
- Wenn ein Angebot angenommen wird, dann Projekt mit Struktur aus der Vorlage anlegen und das Team benachrichtigen.
- Wenn ein Projektbudget 80 % erreicht, dann Nachricht an Projektleitung und Geschäftsführung senden.
- Wenn ein Meilenstein vom Kunden abgenommen wurde, dann die Abrechnungs-Vorbereitung anstoßen und die Buchhaltung informieren.
- Wenn ein Projekt auf "geliefert" wechselt, dann automatisch eine Retro-Aufgabe für das Team anlegen.
- Wenn eine Aufgabe überfällig wird, dann Eskalation an die Projektleitung.
Die KI bedient alle 2.168 API-Operationen unter denselben Rechte-, Marken- und Audit-Regeln wie ein Mensch. Von außen über MCP anbindbar, in der App direkt bedienbar, beides aus demselben Funktionsumfang.
Klare Kante
Wofür du etwas anderes brauchst
Damit du im Vergleich nicht raten musst, was hier absichtlich fehlt.
Bewusst keine Rechnungserstellung im Projektmodul
Das Projekt löst die Abrechnung aus; Belege entstehen im Abrechnungsmodul bzw. in der Faktura oder in lexoffice. So bleibt die Buchhaltungswelt sauber getrennt und dein Steuerberater glücklich.
Kapazitätsplanung über mehrere Projekte lebt in der Ressourcenplanung
Das Projektmodul plant das einzelne Projekt und liefert den Bedarf. Eine Doppelpflege zweier Planungswelten gibt es nicht.
Qualifizierte E-Signatur für Abnahmen: als Integration vorgesehen, ohne Termin
Heute gibt es die protokollierte Portal-Abnahme mit Zeitpunkt und Nachweis; eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS ist noch nicht enthalten.
Abrechnung nach Fertigstellungsgrad (Percentage-of-Completion): geplant
Standard ist die meilensteinbasierte Festpreis-Abrechnung.
Freelancer als eingeschränkte Projektmitglieder: geplant
Heute arbeiten Externe über reguläre, eng berechtigte Konten mit.
Häufige Fragen zu Projektmanagement
Wir kommen von awork/Asana. Was ist bei der Umstellung zu beachten?
Octibiz setzt auf einen sauberen Frischstart: Mitarbeitende und Kundenstammdaten importierst du zuerst, laufende Projekte legst du neu an, am schnellsten über Projektvorlagen, die deine Standardstruktur einmal abbilden. Abgeschlossene Alt-Projekte bleiben als Archiv im Alt-Tool. Das klingt nach Aufwand, ist aber in der Praxis der verlässlichste Weg: Du startest mit konsistenten Daten statt mit importierten Altlasten, und die offene REST-API steht für individuelle Übernahmen bereit.
Sieht mein Kunde im Portal, was das Projekt kostet?
Nein. Das Portal zeigt Status, Meilensteine und abnahmerelevante Inhalte. Budgets, interne Kosten, Stundensätze und Margen sind für Portal-Nutzer technisch nicht erreichbar, nicht nur ausgeblendet.
Was unterscheidet den eingebauten Budget-Wächter vom Budgets-Modul?
Der eingebaute Wächter überwacht das Stunden- und Geldbudget des einzelnen Projekts und warnt bei 80/90/100 %. Das Modul Budgets legt darüber mehrstufige Budgets (Kunde, Projekt, einzelne Aufgabe) mit wählbarem Verhalten bis zum harten Stopp direkt in der Zeitbuchung. Für viele Teams reicht der Wächter; wer Kontingente hart deckeln will, nimmt Budgets dazu.
Können Tickets wirklich im Projekt-Board bearbeitet werden, oder ist das ein Import?
Es ist derselbe Datensatz. Aufgaben und Tickets sind bei Octibiz zwei Ausprägungen desselben Arbeits-Objekts. Ordnest du ein Ticket einem Projekt zu, erscheint es im Board und lässt sich dort priorisieren, zuweisen und mit Zeit bebuchen, während die Kunden-Mail-Historie am selben Objekt weiterläuft. Nichts wird kopiert oder synchronisiert.
Gibt es eine Gantt-Ansicht mit Abhängigkeiten?
Ja. Jedes Board bietet neben Kanban und Liste eine Gantt-Ansicht mit Meilensteinen und Aufgaben auf der Zeitachse; Abhängigkeiten pflegst du an den Aufgaben, blockierte Aufgaben sind markiert.
Was passiert, wenn ich eine Projektvorlage ändere: Ändern sich laufende Projekte mit?
Nein, bewusst nicht. Laufende Projekte sind eigenständige Instanzen; eine Vorlagen-Änderung wirkt nur auf künftig daraus erzeugte Projekte. So kann eine Vorlagen-Überarbeitung nie rückwirkend in laufende Lieferungen eingreifen.
Ist die Kunden-Abnahme im Portal rechtlich belastbar?
Die Abnahme wird mit Zeitpunkt, Person und technischem Nachweis protokolliert und unveränderlich gespeichert: eine dokumentierte Zustimmung, die im Streitfall nachvollziehbar ist. Eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS ist heute nicht enthalten und als Integration vorgesehen, ohne Termin; für Projektabnahmen im Agentur- und Dienstleistungsalltag ist die protokollierte Portal-Freigabe das etablierte Verfahren.
Du willst sehen, wie ein Projekt aussieht, das seine Marge kennt? Wir zeigen es dir an deinem eigenen Beispiel, vom Angebot bis zur ausgelösten Abrechnung.
Wir zeigen dir Projektmanagement an unserem eigenen Agentursystem, mit echten Daten. 30 Minuten, keine Folien.
