Buchhaltung

Überblick

Sieben Flächen, die zusammen die vorbereitende Buchhaltung tragen:

Vorbereitend ist das Stichwort: Das System erfasst, ordnet zu und exportiert — die eigentliche Buchführung macht die Steuerberatung mit dem DATEV-Stapel.

Kernaufgaben

Umsätze abgleichen. Kontoumsätze werden gegen offene Posten abgeglichen — automatisch, wo es eindeutig ist, sonst von Hand. Der manuelle Fall ist kein Versagen der Automatik, sondern die Regel bei Sammelüberweisungen und unklarem Verwendungszweck.

Zuordnung zurücknehmen. War eine Zuordnung falsch, nimmt Zuordnung zurücknehmen (Reiter Zugeordnet im Zahlungsverkehr) sie zurück, auf Wunsch mit Bemerkung. Der Umsatz ist danach wieder offen. Eine Eingangsrechnung geht auf den Stand vor der Zahlung zurück (freigegeben bzw. erfasst), die Zahlung auf Ausgangsrechnungen wird gegengebucht — die ursprüngliche Buchung bleibt sichtbar.

Bankverbindungen einrichten. Unter Finanzen → Bank-Verknüpfungen holen sich Kontoumsätze selbst, statt als Kontoauszug-Datei hochgeladen zu werden — über einen Bank-Adapter, ab Werk die PSD2-Anbindung finAPI. Verknüpfung anlegen (Anbieter und Name), dann Verbinden: Bank, Zustimmung und Freigabe (SCA mit TAN) laufen im Formular des Anbieters — das System sieht weder Bank-Zugangsdaten noch TAN. Danach Konten holen und je Konto in der Spalte Eigenes Bankkonto das passende Bankkonto wählen; abgerufen wird nur, was zugeordnet ist. Umsätze abrufen bucht über dieselbe Strecke wie ein Kontoauszug-Import, Dubletten werden übersprungen — auch gegen Zeilen, die schon per Datei kamen; der erste Abruf reicht 90 Tage zurück. Ab Werk ruft die Automation Bankumsätze täglich abrufen jeden Morgen alle aktiven Verknüpfungen ab. Die Einwilligung gilt etwa 90 Tage: die Zeile zeigt Einwilligung bis …, danach heißt der Knopf Einwilligung erneuern — Zuordnung und Abruf-Stand bleiben. Trennen widerruft die Einwilligung beim Anbieter; abgerufene Umsätze bleiben. Rechte: sehen accounting.bank_connection.view, einrichten, zuordnen und trennen accounting.bank_connection.manage, abrufen accounting.bank_connection.sync. Ohne installierten Bank-Adapter bleibt der Datei-Import (CAMT.053, MT940) der Weg; der Echt-Lauf gegen finAPI wird beim Betreiber mit eigenen Zugangsdaten freigeschaltet.

Saldo-Kontrolle der Bank-Verknüpfung. Nach jedem Abruf vergleicht das System den Kontostand laut Bank mit dem Kontostand im System (Anfangssaldo plus alle Umsätze ab dessen Datum). Die Spalte Saldo laut Bank zeigt stimmt mit dem System oder die Abweichung; nach einem Abruf mit Abweichung erscheint zusätzlich ein Hinweis. Ohne Anfangssaldo mit Datum am Bankkonto ist der Vergleich nicht prüfbar und wird auch so angezeigt.

Eingangsrechnungen führen. Erfassen, freigeben, bezahlen. Die Freigabe ist ein eigenes Recht — sie trennt die erfassende von der genehmigenden Hand.

Freigabe-Schwelle. Ab einem Bruttobetrag von 1.000 € (ab Werk, wie bei Bestellungen) wird eine Eingangsrechnung erst nach der Freigabe bezahlt: Die Rechnung trägt den Hinweis Freigabe erforderlich, „Als bezahlt markieren" erscheint erst nach dem Freigeben, und auch der Abgleich mit einem Kontoumsatz bucht sie vorher nicht als bezahlt. Wer in der Marke freigeben darf, wird beim Erfassen benachrichtigt — der Erfasser selbst nicht. Die Freigabe hält fest, wer wann freigegeben hat; die automatische Freigabe des 3-Wege-Abgleichs greift ab der Schwelle nie. Schwelle und Abweichungen je Marke stehen unter Finanzen → Buchhaltungs-Export → Einstellungen; ein leeres Feld schaltet die Schwelle ab.

Eingangsrechnung stornieren. Stornieren in der Detailansicht nimmt eine freigegebene oder bezahlte Rechnung zurück — mit Grund (Pflicht) und Storno-Datum. Die Rechnung bleibt erhalten und steht danach unter Storniert; war sie freigegeben oder bezahlt, bucht der DATEV-Stapel sie am Storno-Datum per Generalumkehr gegen, das Original bleibt im Stapel seines Monats. Eine von Hand als bezahlt markierte Rechnung lässt sich direkt stornieren: Die Zahlung wird mit zurückgenommen, Betrag und Zahltag bleiben auf der Storno-Karte sichtbar, und das Änderungsprotokoll hält Grund und Vorher/Nachher fest. Ist sie per Kontoumsatz bezahlt, nehmen Sie zuerst die Zuordnung am Umsatz zurück; steht sie in einem offenen Zahllauf, verwerfen oder führen Sie den Lauf zuerst aus.

§ 13b und innergemeinschaftlicher Erwerb. Berechnet ein ausländischer Lieferant eine Leistung ohne Umsatzsteuer (§ 13b UStG) oder liefert ein EU-Lieferant Ware steuerfrei (innergemeinschaftlicher Erwerb), wählen Sie die passende Steuerart und erfassen USt 0, Brutto = Netto. Die Eingangsrechnung zeigt dann die geschuldete Steuer (Netto × Satz), die Ihr Unternehmen zugleich als Vorsteuer abzieht. Der DATEV-Export bucht sie auf das Automatikkonto des Kontenrahmens (SKR03 3123/3125/3120 bzw. 3425, SKR04 5923/5925/5920 bzw. 5425) — nach dem Land des Lieferanten im Partnerstamm. Weist der Lieferant trotzdem Steuer aus, lehnt das System die Erfassung ab.

Eingangsrechnung in Fremdwährung. Stellt ein Lieferant in seiner Währung in Rechnung (z. B. USD), erfassen Sie die Beträge in dieser Währung — vorbelegt ist die Währung der verknüpften Bestellung bzw. des Lieferanten. Beim Speichern wird der Kurs zum Rechnungsdatum (letzter Kurs an oder vor dem Tag) eingefroren; ein später gepflegter Kurs ändert die Rechnung nicht mehr. Die Detailansicht zeigt den Euro-Gegenwert mit Kurs, der DATEV-Export bucht den Euro-Betrag. Fehlt der Kurs, lehnt das System die Erfassung ab; mit Bestellbezug muss die Währung der Bestellung entsprechen.

E-Rechnung importieren. Eine XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung (PDF mit eingebetteter Rechnung) liest Eingangsrechnungen → E-Rechnung importieren exakt aus dem Beleg — nichts wird geschätzt. Es entsteht ein Entwurf; der Dialog nennt das erkannte Format, ob der Lieferant eindeutig zugeordnet wurde und welche Angaben der Beleg nicht hergab (Nummer, Lieferant, Datum, Betrag). Wer Dateien hochladen darf, legt das Original dabei als Beleg-Nachweis in der Ablage ab. Danach führt Zur Rechnung in den Entwurf zum Vervollständigen und Freigeben.

Beleg-Eingang: Positionen und Bestellung. Der Beleg-Eingang liest neben den Kopfdaten auch die Positionen des Belegs (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Netto, Steuersatz) — aus einer E-Rechnung exakt, aus einem Textbeleg geschätzt. Positionen (n) klappt sie unter der Zeile auf; ergeben sie beim geschätzten Beleg nicht das Netto, steht der Hinweis Positionen ergeben nicht das Netto daneben. Steht im Beleg eine Bestellnummer, schlägt das System die passende Waren-Bestellung desselben Lieferanten vor (nur eindeutig, in der Marke des Belegs, ohne Entwürfe und stornierte Bestellungen); fehlt die Nummer, sucht es die Bestellnummern des Lieferanten im gelesenen Text. Bestellungen ohne Marke bleiben im Vorschlag, stehen aber hinter denen der Beleg-Marke: passt eine Bestellung der Marke, gewinnt sie; eine markenlose Bestellung trägt den Zusatz für alle Marken. Eine Nummer, die zu keiner Bestellung des Lieferanten passt, erscheint als Hinweis Bestellnummer unbekannt. Der Vorschlag lässt sich mit dem Kreuz entfernen; Bestätigen übernimmt die Bestellung an die Eingangsrechnung, und der Abgleich prüft sie sofort.

Gegen die Bestellung prüfen. Der Abgleich zeigt, ob die Lieferantenrechnung zur Bestellung passt. Genau hier fällt auf, wenn mehr berechnet als bestellt wurde.

Zahllauf ausführen. Fällige Zahlungen gebündelt. Das Ausführen ist wieder ein eigenes Recht. Neben Lieferantenrechnungen schlägt der Zahllauf auch Provisions-Auszahlungen an SEPA-Partner vor (Zeile Provision, sobald der Abrechnungslauf im Partnerprogramm ausgezahlt ist): dieselbe Auswahl, dieselbe SEPA-Datei, derselbe Schutz gegen Doppelzahlung. Vermerken Sie den Lauf als ausgeführt, steht an der Provision „überwiesen". Ohne IBAN am Partner steht sie gesperrt im Vorschlag.

Exportieren. Der DATEV-EXTF-Buchungsstapel geht an die Steuerberatung.

Differenzbesteuerung im Stapel. Eine differenzbesteuerte Rechnungsposition (§ 25a UStG) geht in zwei Zeilen an die Steuerberatung: der Einstand-Anteil steuerfrei, die Marge mit dem Regelsatz und der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Jede Zeile bekommt ihr Konto über die Kontierungsregeln (Steuerkategorie „Differenzbesteuerung", Satz 0 bzw. Regelsatz) — so landen beide auf getrennten Erlöskonten. Fehlt der Einstand an der Position, bleibt sie ungeteilt, und die Vorschau sagt es.

Woher der Einstand kommt: an der Kasse („auf Rechnung") aus der verkauften Einheit, bei einer Rechnung aus einem Auftrag aus der Serien- bzw. Chargeneinheit des Lieferscheins, der zu dieser Position gehört. Lässt sich keine Einheit eindeutig zuordnen (noch nicht geliefert, mehrere Chargen, Seriennummern schon auf einer anderen Rechnung), bleibt die Position ungeteilt — nichts wird geschätzt. Ein Belegrabatt mindert auch die differenzbesteuerte Position um ihren Anteil; geteilt wird der geminderte Preis, die Marge sinkt also zuerst. Gutschriften übernehmen den Einstand der gutgeschriebenen Position — Storno und Retoure genauso wie eine Korrektur über die ganze Position — und werden im Stapel genauso zerlegt.

Die Erlöskonten der Differenzbesteuerung legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest. Das Produkt setzt dafür bewusst keine Kontonummern. Hinterlegen Sie die vereinbarten Konten als Kontierungsregeln im Kontenrahmen: Richtung Erlös, Steuerkategorie „Differenzbesteuerung (§ 25a)", je eine Regel für den Einstand-Anteil (Satz 0) und für die Marge (Regelsatz). Solange eine davon fehlt, warnt die Vorschau des Buchungsstapels, und beide Teile laufen auf das Vorgabe-Erlöskonto.

Felder im Detail

Bankkonto

Was die übrigen Bereiche eingeben lassen

Einstellungen der Buchhaltung

Finanzen → Buchhaltungs-Export → Einstellungen (Recht accounting.config.manage, ab Werk bei der Rolle Buchhaltung). Jeder Abschnitt speichert für sich; ändern darf nur, wer das Recht für alle Marken hat.

Werte außerhalb des erlaubten Bereichs weist das System ab. Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.

Einstellungen & Rechte

• Modul module.accounting.
• Fein geschnitten je Fläche: accounting.bank_account.*, accounting.bank_connection.*

(inkl. .sync), accounting.transaction.*, accounting.incoming_invoice.view/manage/**approve**, accounting.payment_run.view/manage/**execute**, accounting.sepa_mandate.*, accounting.cash_book.*, accounting.direct_debit_return.* und accounting.export.run.

• Stornieren einer Eingangsrechnung braucht accounting.incoming_invoice.manage, **Zuordnung

zurücknehmen** accounting.transaction.manage — jeweils in der Marke des Belegs bzw. Kontos.

• Einstellungen der Buchhaltung: accounting.config.manage.
• Freigeben und Ausführen sind getrennt vom Erfassen — das ist der Kern der Kontrolle.
• Ausgangsrechnungen liegen woanders, siehe Faktura.

FAQ & Fehlerbilder

Die Bank-Verknüpfung ruft nichts mehr ab. Steht sie auf Einwilligung abgelaufen, Einwilligung erneuern und beim Anbieter neu zustimmen. Steht ein Konto auf Nicht zugeordnet, wählen Sie das eigene Bankkonto — erst dann wird es abgerufen.

Ein Umsatz wird nicht automatisch zugeordnet. Bei Sammelzahlungen oder fehlendem Verwendungszweck ist das normal — ordnen Sie von Hand zu.

Ich kann eine Eingangsrechnung nicht freigeben. Dann fehlt accounting.incoming_invoice.approve.

„Als bezahlt markieren" fehlt. Die Rechnung liegt über der Freigabe-Schwelle und ist noch nicht freigegeben — erst freigeben.

Stornieren lehnt mit „Kontoumsatz" ab. Die Rechnung ist über einen Kontoumsatz bezahlt. Nehmen Sie im Zahlungsverkehr die Zuordnung zurück, dann stornieren.

Der Zahllauf startet nicht. accounting.payment_run.execute ist ein eigenes Recht, getrennt vom Verwalten.

Der DATEV-Export passt nicht. Stimmen Sie das Format mit der Steuerberatung ab — der Stapel ist die Schnittstelle, nicht die Buchführung selbst.

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