Buchhaltung
Überblick
Sieben Flächen, die zusammen die vorbereitende Buchhaltung tragen:
| Fläche | Wofür |
|---|---|
| Bankkonten | Konto-Stammdaten und Kontoauszugs-Import (camt.053 / MT940) |
| Bank-Verknüpfungen | die Anbindung, über die Umsätze hereinkommen |
| Zahlungsverkehr | Kontoumsätze abgleichen — automatisch oder manuell |
| Beleg-Eingang | eingehende Belege sammeln |
| Eingangsrechnungen | Lieferantenrechnungen erfassen, freigeben und bezahlen |
| Zahllauf | fällige Zahlungen gebündelt ausführen |
| SEPA-Mandate · Kassenbuch · Export | Lastschriften, Barkasse, DATEV-Stapel |
Vorbereitend ist das Stichwort: Das System erfasst, ordnet zu und exportiert — die eigentliche Buchführung macht die Steuerberatung mit dem DATEV-Stapel.
Kernaufgaben
Umsätze abgleichen. Kontoumsätze werden gegen offene Posten abgeglichen — automatisch, wo es eindeutig ist, sonst von Hand. Der manuelle Fall ist kein Versagen der Automatik, sondern die Regel bei Sammelüberweisungen und unklarem Verwendungszweck.
Eingangsrechnungen führen. Erfassen, freigeben, bezahlen. Die Freigabe ist ein eigenes Recht — sie trennt die erfassende von der genehmigenden Hand.
Gegen die Bestellung prüfen. Der Abgleich zeigt, ob die Lieferantenrechnung zur Bestellung passt. Genau hier fällt auf, wenn mehr berechnet als bestellt wurde.
Zahllauf ausführen. Fällige Zahlungen gebündelt. Das Ausführen ist wieder ein eigenes Recht.
Exportieren. Der DATEV-EXTF-Buchungsstapel geht an die Steuerberatung.
Differenzbesteuerung im Stapel. Eine differenzbesteuerte Rechnungsposition (§ 25a UStG) geht in zwei Zeilen an die Steuerberatung: der Einstand-Anteil steuerfrei, die Marge mit dem Regelsatz und der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Jede Zeile bekommt ihr Konto über die Kontierungsregeln (Steuerkategorie „Differenzbesteuerung", Satz 0 bzw. Regelsatz) — so landen beide auf getrennten Erlöskonten. Fehlt der Einstand an der Position, bleibt sie ungeteilt, und die Vorschau sagt es.
Woher der Einstand kommt: an der Kasse („auf Rechnung") aus der verkauften Einheit, bei einer Rechnung aus einem Auftrag aus der Serien- bzw. Chargeneinheit des Lieferscheins, der zu dieser Position gehört. Lässt sich keine Einheit eindeutig zuordnen (noch nicht geliefert, mehrere Chargen, Seriennummern schon auf einer anderen Rechnung), bleibt die Position ungeteilt — nichts wird geschätzt. Ein Belegrabatt mindert auch die differenzbesteuerte Position um ihren Anteil; geteilt wird der geminderte Preis, die Marge sinkt also zuerst. Gutschriften übernehmen den Einstand der gutgeschriebenen Position — Storno und Retoure genauso wie eine Korrektur über die ganze Position — und werden im Stapel genauso zerlegt.
Die Erlöskonten der Differenzbesteuerung legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest. Das Produkt setzt dafür bewusst keine Kontonummern. Hinterlegen Sie die vereinbarten Konten als Kontierungsregeln im Kontenrahmen: Richtung Erlös, Steuerkategorie „Differenzbesteuerung (§ 25a)", je eine Regel für den Einstand-Anteil (Satz 0) und für die Marge (Regelsatz). Solange eine davon fehlt, warnt die Vorschau des Buchungsstapels, und beide Teile laufen auf das Vorgabe-Erlöskonto.
Felder im Detail
Bankkonto
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 200 Zeichen | Wie das Konto in Listen und Zahlläufen heißt. |
IBAN iban | ja | Kontonummer, max. 50 Zeichen | Das Konto. Es erscheint auf den Rechnungen der zugeordneten Marke. |
BIC bic | nein | Text, max. 11 Zeichen | Die Bankkennung, wo sie verlangt wird. |
Bank bankName | nein | Text, max. 200 Zeichen | Der Name des Instituts. |
Konto-Art accountKind | nein | Bank (Vorgabe) oder Zahlungsanbieter | Trennt das echte Bankkonto vom Anbieterkonto (PayPal, Amazon Pay, Stripe). Ein Anbieterkonto ist nicht SEPA-fähig: Seine Umsätze kommen über eine Anbindung oder als CSV-Umsatzliste herein und laufen in denselben Abgleich. |
Anbieter providerKey | bei Zahlungsanbieter | Text, max. 40 Zeichen | Welcher Anbieter das Konto führt — paypal, amazon_pay und so fort. Ohne ihn weiß der Umsatz-Import nicht, welches Format er vor sich hat. |
Sachkonto ledgerAccount | nein | Text, max. 20 Zeichen | Das Konto im Kontenrahmen, gegen das jede Buchung dieses Kontos im DATEV-Stapel läuft (SKR03: 1200 Bank, 1360 Anbieter-Verrechnung). Leer = die Vorgabe aus den DATEV-Einstellungen greift. |
Währung currency | nein | Währungskennung, max. 3 Zeichen | Die Kontowährung. |
Anfangssaldo openingBalanceAmount zum openingBalanceDate | nein | Betrag, Datum | Der Startwert der Kontoführung. Beides gehört zusammen: Ein Saldo ohne Datum ist wertlos, weil niemand weiß, worauf er sich bezieht — und der Kontostand im System stimmt dann nie mit dem der Bank überein. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke dieses Konto steht. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Ob das Konto verwendet wird. |
Was die übrigen Bereiche eingeben lassen
| Bereich | Eingaben | Was sie bewirken |
|---|---|---|
| Kontoumsätze | Zuordnung zu Beleg oder Sachkonto | Was ein Umsatz war. Der Vorschlag kommt aus Betrag, Verwendungszweck und offenen Posten; entschieden wird von Hand. Ein zugeordneter Umsatz gleicht den offenen Posten aus — daran hängt das Mahnwesen. |
| Eingangsrechnungen | Lieferant, Betrag, Datum, Bestellbezug | Was Sie zahlen müssen. Der Abgleich gegen die Bestellung meldet Abweichungen innerhalb der beim Lieferanten hinterlegten Toleranz stillschweigend, darüber als Klärfall. |
| Belegeingang | hochgeladene Datei | Belege zur Erfassung. Die Erkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus und legt sie vor — sie entscheidet nicht, sie schlägt vor. |
| Zahlläufe | Auswahl offener Rechnungen, Ausführungsdatum | Was überwiesen wird. Die Freigabe ist bewusst ein zweiter Schritt und gehört nach dem Vier-Augen-Prinzip nicht derselben Person wie das Erstellen. |
| Kassenbuch | Einnahme, Ausgabe, Beleg | Bargeldbewegungen. Der Bestand darf rechnerisch nie negativ werden — deshalb weist das System eine Buchung ab, die ihn unter null zöge. |
| SEPA-Mandate | Mandatsreferenz, Datum, Art | Die Erlaubnis, vom Kundenkonto einzuziehen. Ohne gültiges Mandat kein Einzug — das ist keine Einstellung, sondern Voraussetzung. |
| Export | Zeitraum, Format | Die Übergabe an die Buchhaltung. Was exportiert wurde, wird vermerkt, damit dieselbe Periode nicht zweimal übergeben wird. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.accounting. - Fein geschnitten je Fläche:
accounting.bank_account.*,accounting.bank_connection.*
(inkl. .sync), accounting.transaction.*, accounting.incoming_invoice.view/manage/**approve**, accounting.payment_run.view/manage/**execute**, accounting.sepa_mandate.*, accounting.cash_book.*, accounting.direct_debit_return.* und accounting.export.run.
- Freigeben und Ausführen sind getrennt vom Erfassen — das ist der Kern der Kontrolle.
- Ausgangsrechnungen liegen woanders, siehe Faktura.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Umsatz wird nicht automatisch zugeordnet. Bei Sammelzahlungen oder fehlendem Verwendungszweck ist das normal — ordnen Sie von Hand zu.
Ich kann eine Eingangsrechnung nicht freigeben. Dann fehlt accounting.incoming_invoice.approve.
Der Zahllauf startet nicht. accounting.payment_run.execute ist ein eigenes Recht, getrennt vom Verwalten.
Der DATEV-Export passt nicht. Stimmen Sie das Format mit der Steuerberatung ab — der Stapel ist die Schnittstelle, nicht die Buchführung selbst.