Ressourcenplanung

Überblick

Die Planung beantwortet drei Fragen: Wer arbeitet woran? (Board), Wie voll sind wir? (Kapazität und Auslastung) und Wo läuft es auf einen Engpass zu? (Prognose).

Kapazität ist dabei keine reine Rechnung aus Wochenstunden. Abwesenheiten und ein Reserve-Anteil gehen ein — ohne Reserve plant man auf 100 %, und jede Störung wird zur Verspätung.

Kernaufgaben

Auf dem Board planen. Unter der Auslastungs-Matrix stehen die Zuweisungen als Balken je Person. Einen Balken ziehen Sie mit der Maus in einen anderen Zeitraum; seine Länge bleibt dabei in Werktagen der Projekt-Marke gleich — fällt ein Feiertag der Marke hinein, endet die Zuweisung einen Tag später. Am Griff des Balkenrands ändern Sie die Länge; die geplanten Stunden wachsen oder schrumpfen mit (die Stunden je Werktag bleiben gleich). Ohne Maus wählen Sie die Zuweisung im Feld über den Balken und verschieben sie mit den Knöpfen oder den Pfeiltasten um je einen Werktag; mit gedrückter Umschalttaste ändern die Pfeiltasten die Länge. Überplanung wird sichtbar gemacht, statt sie zu verhindern — manchmal ist sie die bewusste Entscheidung.

Zuweisung anlegen und ändern. Ein Klick auf eine leere Zelle oder Neue Einplanung öffnet den Dialog. Sobald Person und Zeitraum gewählt sind, zeigt er je Woche die Auslastung vorher und nachher — in den Farben der eingestellten Schwellen. Ragt der Zeitraum über die Laufzeit des Projekts hinaus, erscheint eine Warnung; gespeichert wird trotzdem, denn manchmal beginnt die Vorbereitung vor dem offiziellen Start.

Aus dem Projekt vorbelegen. Aus Projekt vorbelegen legt für jedes Projektmitglied eine vorläufige Zuweisung über die Projektlaufzeit an: mit Planungshinweis (z. B. 50 %) dessen Anteil an den Wochenstunden mal Laufzeit in Wochen, sonst die Budgetstunden des Projekts geteilt durch die Zahl der Mitglieder. Wer im Zeitraum schon eingeplant ist, bekommt keinen zweiten Vorschlag. Die Vorschläge sind ganz normale Zuweisungen — Stunden, Zeitraum und Verbindlichkeit ändern Sie wie gewohnt.

Mit Vorlagen planen. Für wiederkehrende Projekte beschreiben Sie unter Planungsboard → Zuweisungs-Vorlagen einmal, wer wann wie viel braucht — etwa „Shopware-Setup: 30 h Entwicklung über zwei Wochen, 8 h PM ab Woche 2". Jede Position hat eine Rolle, Stunden, einen Versatz (ab welcher Woche) und eine Dauer in Wochen. Aus Vorlage einplanen (auf dem Board oder in der Vorlagen-Liste) fragt nach Projekt, Start und Verbindlichkeit und je Position nach einer Person; Positionen ohne Person werden übersprungen. Die Zuweisungen beginnen am Montag der Startwoche plus Versatz und enden am Freitag der letzten Woche; ohne Start gilt der Projektstart. Eine Vorlage ohne Marke steht allen Marken zur Verfügung — anlegen und ändern kann sie nur, wer Zuweisungen in allen Marken verwalten darf.

Auslastung lesen. Die Kapazitätsansicht zeigt Soll und Ist je Person und Zeitraum; die Aufschlüsselung sagt, woraus sich eine Auslastung zusammensetzt. Mit dem Filter Team sehen Sie nur die Mitarbeiter eines Teams — maßgeblich ist das Team am Mitarbeiter. Wessen Rolle auf „nur eigenes Team" beschränkt ist, sieht in Planungsboard, Checkliste und Zeitleiste ohnehin nur die Mitarbeiter seiner Teams und die ohne Team.

Die Auslastung steht als Raster Person × Zeitraum mit fester erster Spalte und fester Kopfzeile; jede Zelle nennt Prozent sowie geplante und verfügbare Stunden, die Farbe folgt den eingestellten Schwellen.

Engpässe früh sehen. Die Prognose rechnet die bekannte Nachfrage gegen die Kapazität und zeigt, wann es eng wird. Neben Gesamt, Pro Marke und Pro Mitarbeiter gibt es die Ebenen Pro Team (Team am Mitarbeiter) und Pro Fähigkeit: dort zählt die Kapazität aller Mitarbeiter mit dieser Fähigkeit gegen ihre Zuweisungen plus die noch offenen Fähigkeits-Bedarfe — so sehen Sie etwa „Frontend in KW 34 zu 130 % verplant". Mit den Filtern Team, Fähigkeit und Marke zeigt die Prognose die Zeile der Gruppe und ihre Mitarbeiter. Ändern sich Wochenstunden, Projektmitglieder oder Projekttermine, rechnet das System Kapazität und Prognose sofort im Hintergrund neu — nicht erst in der Nacht. Die Frühwarnung an die Führungskraft verschickt weiterhin nur der Tageslauf, damit eine Änderung nicht dieselbe Warnung erneut auslöst.

Das Verlaufs-Diagramm der Prognose stapelt je Periode Geplant und Pipeline als Balken und legt Verfügbar als Linie darüber; die Sprechblase nennt die Stunden je Reihe und die Ø-Auslastung.

Pipeline in der Prognose. Die Marken- und Gesamtzeilen enthalten die erwartete Arbeit aus offenen Deals (Wert × Wahrscheinlichkeit ÷ Stundensatz, verteilt über vier Wochen ab dem erwarteten Abschluss). Zwei Faktoren gewichten sie, beide zwischen 0,5 und 1,5 und ohne gewonnene Deals neutral (1,0): der Trend — wurde in den letzten drei Monaten mehr gewonnen als im Schnitt der letzten zwölf, zählt die Pipeline stärker — und die Saison — wie viel in diesem Kalendermonat in den letzten zwei Jahren gewonnen wurde, mit den Nachbarmonaten geglättet. Unter der Pipeline-Zahl steht die Herleitung, z. B. „Basis 20,0 h × Trend 1,15 × Saison 0,90".

Szenarien durchspielen. Ein Szenario ist eine Planung auf Probe: Sie verschieben, ohne den Echtstand zu ändern, und übernehmen erst, wenn es passt. Mit Person einstellen / Freelancer holen legen Sie im Szenario eine hypothetische Person mit Wochenstunden und Zeitraum an. Sie zählt im Vergleich als Kapazität (Wochenstunden je Werktag, abzüglich des Standard-Reserve-Anteils), und Szenario-Zeilen lassen sich ihr statt einem Mitarbeiter zuordnen. Die Summen am Ende des Vergleichs zeigen die Auslastung mit und ohne diese Person. Bei der Übernahme entsteht keine Person — das Szenario meldet, wer einzustellen oder zu beauftragen ist.

Ein Klick auf den Namen öffnet das Szenario als eigene Seite — mit eigener Adresse, die sich teilen und neu laden lässt. Dort stehen Personen, Einplanungen, der Vergleich mit der produktiven Planung sowie Übernehmen und Verwerfen.

Nach Fähigkeiten besetzen. Das Skill-Matching schlägt Personen vor, die den Bedarf abdecken — gereiht nach Stufe, dann freier Kapazität im Zeitraum, dann Vorhistorie: wer schon Stunden im Projekt gebucht hat, wer dort schon eingeplant war, wer für denselben Kunden gearbeitet hat. Die Vorhistorie steht unter dem Namen. Reservieren plant die gewählte Person direkt ein: Es entsteht eine Zuweisung im Projekt des Bedarfs — vorbelegt mit dem Zeitraum und den benötigten Stunden des Bedarfs, beides änderbar — und der Bedarf gilt als gedeckt. Wer Zuweisungen nicht verwalten darf (oder den Schalter ausstellt), markiert den Bedarf nur als gedeckt. Ist ein Bedarf 14 Tage vor seinem Start noch offen, bekommt die Projektleitung einen Hinweis — mit passenden Mitarbeitern „intern besetzen", ohne „Freelancer prüfen". Ist er 3 Tage vor Start immer noch offen, folgt eine letzte Erinnerung; mehr als diese zwei gibt es je Bedarf und Starttag nicht. Wird der Start verschoben, beginnt die Erinnerung für den neuen Starttag von vorn. Das erledigt die mitgelieferte Automation Unbesetzter Skill-Bedarf: Projektleitung erinnern (unter Automationen, ab Werk aktiv, abschaltbar).

Bedarf am Projekt sehen. Im Projekt zeigt der Reiter Ressourcen die offenen Fähigkeits-Bedarfe, je Person die geplanten gegenüber den gebuchten Stunden und die Summen samt Budgetstunden. Wer gebucht hat, ohne eingeplant zu sein, ist dort markiert.

Skill-Gap auswerten. Unter Planungsboard → Skill-Gap stehen die gefragten Fähigkeiten aus den offenen Skill-Bedarfen neben dem, was die Belegschaft kann — je Fähigkeit die Zahl der Bedarfe, die benötigten Stunden und die höchste geforderte Stufe. Fehlt heißt: niemand erreicht die Stufe; dünn besetzt: weniger Qualifizierte als Bedarfe. In der Spalte Weiterbildung stehen Mitarbeiter, die die Fähigkeit schon haben, aber unterhalb der geforderten Stufe — sie sind die naheliegenden Kandidaten für eine Schulung. Abgelaufene Zertifikate und Ausgetretene zählen nicht mit, Freelancer schon. Mit Gedeckte Bedarfe einbeziehen rechnen auch bereits besetzte Bedarfe mit (Blick auf den Gesamtbedarf statt nur auf die offenen Lücken). Die Tabelle lässt sich als CSV exportieren; über die API heißt die Auswertung GET /api/v1/planning/skill-gaps.

Plan und Ist zum Monatsende. Nach jedem Monatsende hält der Tageslauf je Person fest, was geplant, verfügbar und gebucht war. Die Kapazitätsansicht zeigt das unter Plan-Ist zum Monatsende mit Monatswahl, das Dashboard als Kachel Plan-Ist (Monatsabschluss) mit den größten Abweichungen. Spätere Nachbuchungen ändern den festgehaltenen Stand nicht — er ist die Aussage zum Periodenende. Über die API: GET /api/v1/planning/utilization-snapshots.

Felder im Detail

Einstellungen & Rechte

• Eigene Zuordnung/Auslastung: resources.allocation.view_own · Team: resources.allocation.view_team
• Zuordnungen verwalten: resources.allocation.manage — gilt nur für eigene Projekte (Projektleitung

oder Projekt-Team) und für Mitarbeiter des eigenen Teams. Wer alle Projekte der Marke planen soll, braucht zusätzlich resources.allocation.manage_all. Die Rolle Projektleitung hält beide Rechte und verplant damit alle Projekte der Marke; eine eigene Rolle nur mit resources.allocation.manage bleibt auf eigene Projekte beschränkt, ein Versuch für ein fremdes Projekt wird dann mit einer Meldung abgewiesen.

• Kapazität sehen: resources.capacity.view · Reserve-Anteil: resources.capacity.manage
• Planungs-Einstellungen (Einstellungen → Ressourcenplanung: Reserve-Standard, Schwellen, Gewicht vorläufiger

Zuweisungen) und Reserve je Rolle gelten für alle Marken — Ändern braucht resources.capacity.manage markenübergreifend. Die Werte wirken sofort in Matrix, Board, Checkliste, Umplanung und Prognose.

• Direkt einplanen aus dem Skill-Matching: resources.skill.match und resources.allocation.manage für das

Projekt · Bedarfssicht am Projekt: resources.capacity.view

• Prognose: resources.forecast.view · Skill-Matching und Skill-Gap: resources.skill.match
• Szenarien: resources.scenario.manage
• Zuweisungs-Vorlagen anlegen, ändern, anwenden: resources.allocation.manage (Anwenden prüft dieselben Regeln wie

das Anlegen einer Zuweisung: Projekt-Marke, Mitarbeiter in Ihren Marken, eigene Projekte ohne …manage_all)

• Plan-Ist zum Monatsende: resources.capacity.view

Modul-Flag: module.resources.

FAQ & Fehlerbilder

Jemand erscheint überlastet, obwohl wenig geplant ist. Prüfen Sie Abwesenheiten und den Reserve-Anteil — beide senken die verfügbare Kapazität.

Ein Szenario wirkt nicht. Szenarien wirken erst nach der Übernahme. Bis dahin sind sie ein Gedankenspiel.

Die Prognose zeigt keinen Engpass, obwohl das Gefühl anders ist. Sie rechnet mit der ERFASSTEN Nachfrage. Was nicht geplant ist, taucht dort nicht auf.

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