Dubletten
Überblick
Dubletten entstehen von selbst: Zwei Personen legen denselben Kunden an, ein Lead wird zweimal importiert, eine Firma schreibt einmal von der alten und einmal von der neuen Adresse. Diese Seite findet solche Fälle und führt sie zusammen.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst finden, dann prüfen, dann zusammenführen. Ein Zusammenführen ist keine Kleinigkeit — es entscheidet, welcher Datensatz weiterlebt und welche archiviert werden.
Kernaufgaben
Verdachtsfälle sichten. Die Seite trennt Kunden-Dubletten und Lead-Dubletten und nennt zu jedem Fall den Grund:
| Grund | Bedeutung |
|---|---|
| Gleiche USt-ID | der stärkste Hinweis — dieselbe Nummer gehört genau einer Firma |
| Gleiche E-Mail | dieselbe Adresse an zwei Datensätzen |
| Firma + Domain | gleicher Firmenname und gleiche Internet-Domain |
| Gleicher Name | der schwächste Hinweis — Namensgleichheit kann Zufall sein |
Die Gründe sind unterschiedlich stark. Bei Gleicher Name lohnt der zweite Blick; bei Gleiche USt-ID ist die Sache meist klar.
Zusammenführen. Wählen Sie den Datensatz, der behalten werden soll. Die übrigen werden in ihn zusammengeführt und archiviert. Eine Rückfrage nennt vorher die Anzahl der betroffenen Datensätze.
Felder im Detail
Die Seite hat kein Formular im üblichen Sinn — sie stellt Verdachtsfälle nebeneinander und lässt Sie je Gruppe einen Gewinner bestimmen. Geschrieben wird trotzdem, und zwar an der Stelle, an der es zählt: beim Zusammenführen.
Der Gewinner steht im Weg, nicht im Rumpf. Ausgewählt wird er über den Auswahlknopf der Gruppe; er wird zum Datensatz, auf den zusammengeführt wird. Übertragen wird immer ein Verlierer je Aufruf — bei drei Datensätzen in einer Gruppe also zweimal hintereinander.
Leads und Deals zusammenführen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Verlierer loserUlid | ja | ein anderer Lead bzw. Deal | Der Datensatz, der im Gewinner aufgeht. Historie, Verknüpfungen, Kommunikations-Verläufe und Sequenz-Einschreibungen werden umgehängt; der Verlierer wird danach archiviert und trägt den Verweis auf den Gewinner. Gewinner und Verlierer dürfen nicht derselbe sein. |
Dieselbe Handlung gibt es unter demselben Feld auch für Deals. Eine Oberfläche dafür gibt es nicht — Deal-Dubletten werden über die Schnittstelle zusammengeführt, mit dem Recht crm.deal.edit oder crm.deal.delete.
Kunden zusammenführen
Das Zusammenführen von Kunden läuft über die Kunden-Ressource: der Verlierer steht dort im Feld mergeLoserUlid (Pflicht, 26 Zeichen ULID). Wirkung und Regeln sind dieselben — ein Kunde kann nicht mit sich selbst verschmolzen werden, der Verlierer wird archiviert. Die übrigen Felder eines Kunden beschreibt die Seite Kunden; diese Seite ändert keines davon.
Was die Seite sonst zeigt
| Angabe | Woher | Was sie bedeutet |
|---|---|---|
| Gruppe | Vergleich von USt-ID, E-Mail, Firma + Domain und Name | Datensätze, die dasselbe meinen könnten. Ein Verdacht, keine Entscheidung — deshalb wird nichts von selbst zusammengeführt. |
| Grund | die Regel, die angeschlagen hat | Die Gründe sind unterschiedlich stark: gleiche USt-ID ist der stärkste, Namensgleichheit der schwächste. |
| Gewinner | Ihre Wahl je Gruppe | Der Datensatz, der bestehen bleibt. Alle anderen der Gruppe gehen in ihn auf. |
Das lässt sich nicht auf Knopfdruck umkehren — deshalb kommt vorher eine Rückfrage, die die Anzahl der betroffenen Datensätze nennt.
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.crm. - Das Zusammenführen verlangt Schreibrechte auf die betroffene Datenart:
customer.mergefür
Kunden, crm.lead.manage für Leads. Fehlt das Recht, bleibt die Schaltfläche gesperrt, statt beim Klick zu scheitern.
- Die Erkennung ist ein Vorschlag, keine Entscheidung. Das System markiert Verdachtsfälle; ob es
wirklich dieselbe Firma ist, entscheidet ein Mensch.
- Der Vorgang steht im Audit-Log — mit Vorher-Zustand.
FAQ & Fehlerbilder
Zwei offensichtlich gleiche Kunden werden nicht gefunden. Dann greift keiner der vier Gründe: unterschiedliche Schreibweise, keine USt-ID, verschiedene E-Mail-Adressen und Domains. Führen Sie sie von Hand zusammen, indem Sie einen als Dubletten-Grund angleichen — oder pflegen Sie die USt-ID nach.
Ich habe den falschen Datensatz behalten. Das Zusammenführen lässt sich nicht auf Knopfdruck umkehren. Die archivierten Datensätze sind noch vorhanden; welche Angaben übernommen wurden, zeigt das Audit-Log. Deshalb die Rückfrage vorher.
Ein Lead und ein Kunde sind dieselbe Firma. Das ist kein Dublettenfall, sondern ein Konvertierungsfall — siehe Leads.
Die Liste ist leer. Dann wurde nichts Verdächtiges gefunden. Das ist der Normalzustand eines gepflegten Bestands.