Lohn-Export
Überblick
Der Lohn-Export erzeugt ein Aggregat für das Lohnbüro — Stunden, Abwesenheiten und Stammdaten je Periode.
Was diese Seite ausdrücklich nicht tut: rechnen. Es entsteht keine Lohnabrechnung, keine Steuer- und keine Sozialversicherungsberechnung. Das System liefert die Zahlen, die Abrechnung macht das Lohnbüro. Diese Grenze ist bewusst gezogen und nicht als Lücke gedacht.
Kernaufgaben
Periode und Format wählen. Von- und Bis-Datum, dazu das Ausgabeformat.
Export erstellen. Export erstellen erzeugt das Ergebnis; die CSV lässt sich herunterladen.
Das Ergebnis lesen. Je Mitarbeiter stehen Personalnummer, Name, Art, Vertrag, Wochenstunden, erfasste Stunden, Urlaubstage, bezahlter Sonderurlaub, Kranktage und unbezahlte Tage.
Die erfassten Stunden kommen aus der Zeiterfassung, die Abwesenheitstage aus den Abwesenheiten. Beide sollten vor dem Export abgeschlossen sein — ein Export mitten in einer offenen Woche liefert eine Momentaufnahme, die das Lohnbüro als Endstand liest.
Das DATEV-Format prüfen. Zum DATEV-Lohnformat weist die Seite ausdrücklich darauf hin, dass es final mit dem Lohnbüro abzustimmen ist. Nehmen Sie den Hinweis ernst: Formatabweichungen fallen erst beim Einlesen auf, und dann drängt die Zeit.
Felder im Detail
Die Maske hat drei Angaben. Alles andere entsteht aus den Abwesenheiten, der Zeiterfassung und den Mitarbeiterdaten. Der graue Name hinter der Beschriftung ist das Feld der API.
Export-Periode
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Von from | ja | Datum | Erster Tag des Abrechnungszeitraums. |
Bis to | ja | Datum | Letzter Tag, einschließlich. Er darf nicht vor dem Von-Datum liegen, und der Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen — mehr wäre kein Lohnlauf mehr. Abwesenheiten, die über den Rand hinausgehen, zählen anteilig. |
Format format | nein | csv (generisch) · datev | In welchem Aufbau die Datei entsteht. Ohne Angabe csv. Die Wahl richtet sich nach dem Programm der Lohnbuchhaltung, nicht nach dem Geschmack. Bei datev meldet das Ergebnis ausdrücklich, dass das Format final mit dem Lohnbüro abzustimmen ist. |
Der Export rechnet nicht: es entsteht keine Abrechnung, keine Steuer- und keine Sozialversicherungsberechnung. Das ist die Grenze des Moduls, keine Lücke.
Was in der Datei steht
Je Mitarbeiter, der im Zeitraum beschäftigt war — auch, wenn er unterjährig ausgeschieden ist:
| Spalte | Woher | Was sie bedeutet |
|---|---|---|
| Pers.-Nr. | Personalnummer am Mitarbeiter | Die Zuordnung im Lohnprogramm. Fehlt sie, steht ersatzweise die Kennung des Datensatzes — niemand fällt deshalb aus dem Export, aber das Lohnbüro kann die Zeile nicht zuordnen. |
| Name, Art, Vertrag, Wochenstd. | Mitarbeiterdaten | Stammdaten der Zeile. |
| Erfasste Std. | genehmigte Zeiterfassung | Summe der Minuten im Zeitraum, auf zwei Stellen gerundet in Stunden. |
| Urlaub (T) | Abwesenheitsart mit dem Schlüssel vacation, bezahlt | Urlaubstage. Andere bezahlte Arten zählen nicht hier hinein. |
| Bez. Sonderurlaub (T) | bezahlte Abwesenheitsarten außer Urlaub und Krankheit | Der Rest der bezahlten Abwesenheit. |
| Krank (T) | Abwesenheitsart mit dem Schlüssel sick | Krankheitstage. |
| Unbezahlt (T) | unbezahlte Abwesenheitsarten | Tage ohne Bezahlung. |
Gezählt werden Arbeitstage nach Arbeitszeitplan und Feiertagen, nicht Kalendertage. Welche Art als bezahlt, krank oder Urlaub gilt, legen die HR-Einstellungen fest.
Export-Historie
Jeder Lauf wird protokolliert; die Historie hat keine Eingabefelder, sie ist der Nachweis:
| Spalte | Feld | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Ausgeführt am | createdAt | Wann der Lauf gemacht wurde, dazu createdByName — von wem. |
| Zeitraum | from, to | Welche Periode übergeben wurde. |
| Format | format | In welchem Aufbau. |
| Zeilen | rowCount | Wie viele Mitarbeiterzeilen die Datei hatte. |
| DATEV-Freigabe offen | externalApprovalPending | Der Vermerk am DATEV-Lauf. |
Damit lässt sich später belegen, was wann übergeben wurde — ein zweiter Lauf über denselben Zeitraum ist kein stiller Ersatz, sondern ein zweiter Eintrag.
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.hr. - Recht
hr.payroll.export— ein eigenes Recht, weil der Export Personalzahlen des ganzen Hauses
bündelt.
- Kranktage und Urlaubstage folgen den Abwesenheitsarten, siehe
FAQ & Fehlerbilder
Die erfassten Stunden wirken zu niedrig. Prüfen Sie, ob alle Timesheets der Periode eingereicht und genehmigt sind.
Ein Mitarbeiter fehlt im Export. Prüfen Sie den Zeitraum: aufgenommen wird, wer in ihm beschäftigt war. An der Personalnummer liegt es nicht — fehlt sie, steht ersatzweise die Kennung des Datensatzes in der Zeile.
Eine Zeile trägt statt der Personalnummer eine lange Buchstabenkennung. Dann ist am Mitarbeiter keine Personalnummer hinterlegt. Tragen Sie sie nach, sonst kann das Lohnbüro die Zeile nicht zuordnen.
Die Tage stimmen nicht mit unserer Erwartung überein. Gezählt werden Arbeitstage nach Arbeitszeitplan und Feiertagen, nicht Kalendertage.
Können wir die Abrechnung direkt erzeugen? Nein. Das Modul liefert das Aggregat; die Berechnung bleibt beim Lohnbüro.