Lohn-Export
Überblick
Personal → Lohn-Export ist der eine Weg, auf dem Lohndaten das Haus verlassen: Stunden, Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten und Stammdaten je Monat (oder freiem Zeitraum) und Marke — als Übersicht, als DATEV-LODAS-Datei oder als Lohnarten-CSV fürs Lohnbüro. Jeder Export wird protokolliert: wer, wann, welcher Zeitraum, welche Marke, welche Datei.
Was diese Seite ausdrücklich nicht tut: rechnen. Es entsteht keine Lohnabrechnung, keine Steuer- und keine Sozialversicherungsberechnung. Das System liefert die Zahlen, die Abrechnung macht das Lohnbüro. Diese Grenze ist bewusst gezogen und nicht als Lücke gedacht.
Die Zahlen kommen aus dem Modul Arbeitszeit (freigegebene Anwesenheitstage, Arbeitszeitkonto) und aus den Abwesenheiten. Ohne das Modul Arbeitszeit bleibt der Export gesperrt — die Seite sagt das oben an.
Kernaufgaben
Monat und Marke wählen. Monat setzt den ganzen Kalendermonat; Von und Bis lassen sich auch frei wählen. Marke schränkt auf eine Marke ein — leer heißt: alle Marken, für die Sie den Lohn-Export ausführen dürfen. Aus der Team-Ansicht der Arbeitszeit führt Zum Lohn-Export mit dem dort gewählten Monat hierher.
Den Stand prüfen. Unter den Feldern steht, ob der Zeitraum für die Lohnabrechnung gesperrt ist und wie viele Anwesenheitstage noch nicht freigegeben sind. Beides wird bei jeder Änderung von Zeitraum oder Marke neu geprüft.
Export erstellen. Ist alles abgeschlossen, entsteht der Export sofort. Ist der Zeitraum nicht gesperrt oder sind Tage offen, erscheint vorher ein Dialog mit den Warnungen — erst Trotzdem exportieren erzeugt die Datei. Offene Tage fehlen im Export (nur freigegebene Tage zählen), und ein ungesperrter Monat kann sich danach noch ändern.
Datei holen. Das Ergebnis zeigt die Übersicht je Mitarbeiter; darüber steht der Download der Datei des gewählten Formats — unter genau dem Namen, der im Protokoll steht. Beim DATEV- und Lohnarten-Format lässt sich die Übersicht zusätzlich als CSV holen.
Im Protokoll nachsehen. Jeder Lauf — aus dieser Seite, über die API/MCP oder als Monatslauf — steht im Protokoll, samt Prüfsumme der Datei. So lässt sich später belegen, welche Datei das Lohnbüro bekommen hat.
Felder im Detail
Die Maske hat fünf Angaben. Alles andere entsteht aus der Arbeitszeit, den Abwesenheiten und den Mitarbeiterdaten. Der graue Name hinter der Beschriftung ist das Feld der API.
Export-Zeitraum
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Von from | ja | Datum | Erster Tag des Abrechnungszeitraums. Monat füllt ihn mit dem Monatsersten. |
Bis to | ja | Datum | Letzter Tag, einschließlich. Er darf nicht vor dem Von-Datum liegen, und der Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen — mehr wäre kein Lohnlauf mehr. |
Marke brandId | nein | Marke | Nur Mitarbeiter und Buchungen dieser Marke. Leer = alle Marken, in denen Sie das Recht hr.payroll.export halten. Eine Marke ohne dieses Recht wird abgewiesen, als gäbe es sie nicht. |
Format format | nein | csv Übersicht · datev DATEV-LODAS · wage-types Lohnarten (CSV) | Welche Datei entsteht. Ohne Angabe csv. datev und wage-types gelten je Abrechnungsmonat — der Zeitraum muss in einem Kalendermonat liegen. Bei datev meldet das Ergebnis ausdrücklich, dass das Format final mit dem Lohnbüro abzustimmen ist. |
Trotzdem exportieren confirmWarnings | nein | ja/nein | Bestätigt die Warnungen (ungesperrter Zeitraum, offene Tage). Ohne Bestätigung antwortet ein Export mit Warnungen mit einem Konflikt und erzeugt nichts. Die Oberfläche setzt die Angabe über den Dialog. |
Was in den Dateien steht
Übersicht (CSV) — je Mitarbeiter, der im Zeitraum beschäftigt war, auch wenn er unterjährig ausgeschieden ist: Personalnummer, Name, Art, Vertrag, Wochenstunden, Anwesenheit (Stunden der freigegebenen Tage), Konto (Veränderung des Arbeitszeitkontos), Urlaub, bezahlter Sonderurlaub, Krank, Überstundenausgleich, unbezahlt und Home-Office in Tagen.
DATEV-LODAS — Bewegungsdaten je Personalnummer und Lohnart (Stunden industriell mit Dezimalkomma, Tage in halben Schritten). Stundenlöhner bekommen die Anwesenheitsstunden, Gehaltsempfänger nur die Veränderung des Arbeitszeitkontos, dazu die bezahlten Abwesenheiten je Art.
Lohnarten (CSV) — dieselben Lohnart-Zeilen wie in der DATEV-Datei, als Tabelle mit Semikolon, Dezimalkomma und UTF-8 mit BOM: Personalnummer, Name, Monat, Lohnart, Schlüssel, Wert, Einheit. Das ist der sofort nutzbare Weg, solange die DATEV-Datei mit dem Lohnbüro noch nicht abgestimmt ist.
Freelancer stehen in keiner Datei. Home-Office ist Arbeitszeit, keine Lohn-Abwesenheit. Gezählt werden Arbeitstage nach Arbeitszeitplan und Feiertagen, nicht Kalendertage. Die Lohnart-Nummern sind Einstellungen der Arbeitszeit.
Interne Vertriebsprovision steht als eigene Lohnart-Zeile in Lohnarten-CSV und DATEV-Datei (Schlüssel affiliate_commission, Einheit Euro, Lohnart aus affiliate.payroll_wage_type, Vorgabe 300): für Mitarbeiter, die im Partnerprogramm als interner Partner verknüpft sind, im Monat, in dem der Abrechnungslauf ausgezahlt wurde — jede Provision genau einmal.
Protokoll
Jeder Export wird protokolliert; das Protokoll hat keine Eingabefelder, es ist der Nachweis:
| Spalte | Feld | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Ausgeführt am | createdAt | Wann der Export lief. |
| Zeitraum | from, to | Welche Periode übergeben wurde. |
| Format | format | Welche Datei; beim DATEV-Lauf der Vermerk externalApprovalPending („DATEV-Freigabe offen"). |
| Marke | brandId, brandScope | Die gefilterte Marke bzw. alle Marken des Laufs. |
| Zeilen | rowCount | Wie viele Mitarbeiterzeilen die Übersicht hatte. |
| Datei | fileName, fileChecksum | Der Dateiname und die SHA-256-Prüfsumme — damit lässt sich eine Datei beim Lohnbüro eindeutig diesem Lauf zuordnen. |
| Warnungen | warnings, warningsConfirmed, locked | Welche Warnungen beim Export galten und ob jemand „Trotzdem exportieren" bestätigt hat. Der Monatslauf protokolliert sie nur. |
| Ausgeführt von | createdByName | Wer exportiert hat; beim Monatslauf steht „Monatslauf". |
Ein zweiter Lauf über denselben Zeitraum ist kein stiller Ersatz, sondern ein zweiter Eintrag.
Monatslauf
Am 1. jedes Monats bereitet ein Lauf den abgeschlossenen Vormonat vor — über alle Marken und genau einmal je Monat. Er erzeugt die Übersicht, protokolliert sie mit Datei und Warnungen und benachrichtigt alle mit dem Recht hr.payroll.export. Er schickt nichts nach außen; die Datei holen Sie wie gewohnt hier.
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.hr, dazu das Modul Arbeitszeit (module.workforce) — dort wird gerechnet. - Recht
hr.payroll.export— Export und Protokoll. Es schneidet je Marke: wer es nur in einer
Marke hält, exportiert und sieht nur diese Marke (und die eigenen Läufe). Das frühere Export-Recht der Arbeitszeit ist darin aufgegangen; wer es hatte, hat jetzt dieses.
- Monat sperren geschieht in der Team-Ansicht der Arbeitszeit
(workforce.period_lock.manage) — dort steht auch der Verweis hierher.
- Kranktage und Urlaubstage folgen den Abwesenheitsarten, siehe
FAQ & Fehlerbilder
Beim Export erscheint ein Dialog mit Warnungen. Der Zeitraum ist nicht gesperrt oder es gibt Anwesenheitstage ohne Freigabe. Am saubersten: in der Team-Ansicht die Tage freigeben und den Monat sperren, dann exportieren. Muss es vorher sein, bestätigen Sie mit Trotzdem exportieren — das Protokoll hält die Bestätigung fest.
Die Stunden wirken zu niedrig. Nur freigegebene Anwesenheitstage zählen. Die Zahl offener Tage steht unter den Feldern.
Eine Marke lässt sich nicht exportieren („nicht gefunden"). Sie halten das Recht hr.payroll.export in dieser Marke nicht.
DATEV oder Lohnarten melden „je Abrechnungsmonat". Beide Formate gelten für genau einen Kalendermonat. Wählen Sie den Monat oder einen Zeitraum innerhalb eines Monats.
Ein Mitarbeiter fehlt im Export. Prüfen Sie Zeitraum und Marke: aufgenommen wird, wer in ihm beschäftigt war und zur Marke gehört. Freelancer stehen bewusst nicht darin.
Eine Zeile trägt statt der Personalnummer eine lange Buchstabenkennung. Dann ist am Mitarbeiter keine Personalnummer hinterlegt. Tragen Sie sie nach, sonst kann das Lohnbüro die Zeile nicht zuordnen.
Können wir die Abrechnung direkt erzeugen? Nein. Das Modul liefert die Zahlen; die Berechnung bleibt beim Lohnbüro.