Leads
Überblick
Ein Lead ist eine noch unqualifizierte Chance — jemand hat Interesse gezeigt, aber es steht weder fest, ob daraus etwas wird, noch ob überhaupt ein Kunde daraus entsteht.
Genau deshalb ist der Lead ein eigenes Objekt und nicht schon ein Kunde: Solange nicht klar ist, ob etwas dran ist, gehören diese Datensätze nicht in den Kundenstamm. Sonst verwässert der Kundenbestand mit Namen, die nie welche werden — und jede Auswertung darauf wird schief.
Kernaufgaben
Lead erfassen. Neuer Lead verlangt einen Namen; Firma, Kunde, Ansprechpartner, Status, Score, Inhaber, Quelle und Notizen sind optional. Ist ein Kunde gewählt, lässt sich anschließend ein Ansprechpartner dazu wählen — vorher nicht, weil die Auswahl sonst ins Leere greift.
Bewerten und einordnen. Der Score ist die zahlenmäßige Einschätzung, die Quelle hält fest, woher der Lead kam — beides zahlt später in die Auswertung ein. Über Lead-Pipeline und Stage wandert der Lead durch die Bearbeitung.
Den Zustand führen. Ausgeliefert werden sechs Status: Neu, In Bearbeitung, Qualifiziert, Nurture, Archiviert und Konvertiert.
Nurture ist der wichtigste davon und wird am häufigsten übersehen: Er ist die ehrliche Antwort auf „interessant, aber nicht jetzt" — statt den Lead offen zu lassen und die Liste zu verstopfen oder ihn zu archivieren und zu vergessen.
Qualifizieren und konvertieren. Qualifizieren hebt den Lead auf den nächsten Zustand. Konvertieren erzeugt daraus einen Kunden, auf Wunsch einen Ansprechpartner und einen Deal in der gewählten Pipeline — in einem Schritt, ohne Abtippen. Das geht in der Lead-Ansicht und direkt in der Liste: steht ein Lead auf In Bearbeitung oder Qualifiziert, bietet die Zeile (und auf der Tafel die Karte) die Schnellaktion Konvertieren an — derselbe Dialog, dieselbe Wirkung. Ein bereits konvertierter Lead bietet sie nicht mehr an.
Neue Leads kommen an. Entsteht ein Lead — von Hand, über ein Formular, die Buchungsseite, eine WhatsApp- oder SMS-Nachricht oder die Schnittstelle —, erhält sein Inhaber eine Benachrichtigung; ohne Inhaber alle, die Leads in dieser Marke pflegen dürfen (crm.lead.manage). Wer den Lead selbst anlegt, bekommt keine. Ob die Benachrichtigung zusätzlich per E-Mail, Push oder Slack kommt, stellt jeder unter Benachrichtigungen beim Ereignis Neuer Lead ein.
Firmendaten ergänzen lassen. Jeder neue Lead wird automatisch angereichert: aus der Firmen-Domain seiner E-Mail-Adresse entsteht die Web-Adresse, und trägt genau ein Kunde dieselbe Domain, wird der Lead mit ihm verknüpft (Firma und Branche kommen dann vom Kunden). Ist die KI eingeschaltet, ergänzt sie zusätzlich Firma, Branche und Web-Adresse. Befüllt werden nur leere Felder — was Sie gepflegt haben, bleibt. Die Karte Firmendaten in der Lead-Ansicht zeigt, wann und womit angereichert wurde, und Jetzt anreichern stößt es erneut an. Ohne KI (ausgeschaltet oder gesperrt) laufen die Regeln allein.
Mehrere auf einmal. Leads lassen sich auswählen und gemeinsam ändern. Die Rückmeldung nennt dabei auch Teilerfolge, statt einen Sammelvorgang stillschweigend halb auszuführen.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Lead anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Die einzige Pflichtangabe. Steht in Liste, Suche und Verlauf und wird beim Konvertieren als Vorschlag für den Deal-Titel übernommen. Ohne Namen wird nicht gespeichert. |
Firma companyName | nein | Text, max. 255 Zeichen | Reine Angabe zum Lead, unabhängig vom Kundenstamm. Erscheint in der Liste als zweite Zeile unter dem Namen und macht gleichnamige Personen unterscheidbar. |
Sprache locale | nein | eine der eingerichteten Sprachen | Sprache der Ansprache. Mails und Textbausteine an diesen Lead werden darin erzeugt; leer heißt: Standardsprache des Systems. Nur in der Lead-Ansicht, nicht im Anlege-Dialog. |
Kunde customerId | nein | bestehender Kunde | Hängt den Lead an einen vorhandenen Kunden. Erst dadurch lässt sich ein Ansprechpartner wählen — die Auswahl greift sonst ins Leere. Beim Konvertieren wird kein zweiter Kunde angelegt. |
Ansprechpartner primaryContactId | nein | Kontakt des gewählten Kunden | Die Person, mit der gesprochen wird. Die Liste zeigt nur Kontakte des oben gewählten Kunden; ohne Kunde bleibt das Feld gesperrt („Erst Kunde wählen"). |
Bewertung score | nein | ganze Zahl 0–100 | Ihre zahlenmäßige Einschätzung. Sie löst nichts aus und verschiebt nichts automatisch — sie ist sortier- und filterbar und zählt in Trichter und Prognose ein. |
Erwarteter Wert valueAmount | nein | Betrag, 0 oder mehr | Was der Abschluss wert wäre. Der Wert summiert sich je Lead-Stufe und trägt damit den Trichter schon vor dem Deal; beim Konvertieren wird er als Wert des Deals übernommen. Ein negativer Betrag wird auf 0 gesetzt. Nur in der Lead-Ansicht, nicht im Anlege-Dialog. |
Erwarteter Abschluss expectedCloseDate | nein | Datum | Wann Sie mit der Entscheidung rechnen — Planung, keine Tatsache. Beim Konvertieren wandert das Datum an den Deal. Nur in der Lead-Ansicht, nicht im Anlege-Dialog. |
Inhaber ownerId | nein | Mitarbeiter | Wer den Lead bearbeitet. Steuert, wer ihn mit crm.lead.view sieht (ohne view_all sieht man nur eigene), und ist der Vorschlag für den Inhaber des Deals beim Konvertieren. Leer = „Ohne Inhaber", ein eigener Eintrag in Filter und Gruppierung. |
Quelle sourceId | nein | Stammdaten „Quellen" | Woher der Lead kam. Grundlage der Quellen-Auswertung; wird beim Konvertieren an den Deal weitergereicht. Gepflegt unter CRM-Einstellungen. |
Lead-Pipeline leadPipelineId | nein | Pipeline vom Typ „Lead" | Der Bearbeitungsweg, den dieser Lead durchläuft. Bestimmt, welche Lead-Stufen überhaupt zur Wahl stehen. |
Lead-Stufe leadStageId | nein | Stufe der gewählten Pipeline | Der aktuelle Stand. Die Stufe trägt den Status: Sie ändern den Status, indem Sie die Stufe wechseln — auch aus der Liste heraus. Fehlt der Pipeline eine Stufe für den gewünschten Status, meldet das System „Nicht verschoben" statt still nichts zu tun. Ohne gewählte Pipeline bleibt das Feld gesperrt. |
Schlagworte tags | nein | mehrere Begriffe, je max. 100 Zeichen | Freie Mehrfach-Einordnung quer zu Pipeline und Quelle. Filter- und auswertbar. |
Web-Adresse website | nein | Adresse, max. 255 Zeichen | Web-Adresse der Firma — von Hand oder aus der Anreicherung. Beim Konvertieren wird sie Web-Adresse des neuen Kunden. Nur in der Lead-Ansicht. |
Branche industry | nein | Text, max. 120 Zeichen | Branche der Firma — von Hand oder aus der Anreicherung. Beim Konvertieren wird sie Branche des neuen Kunden. Nur in der Lead-Ansicht. |
Notizen notes | nein | mehrzeiliger Text | Freitext zum Lead. Steht in der Ansicht und wird durchsucht; ersetzt nicht den Kommunikationsverlauf. |
Beobachter watcherIds | nein | Liste von Benutzern | Wer den Interessenten mitlesen darf, ohne ihn zu führen. Zusätzliche Leseerlaubnis neben dem Inhaber, kein Umgehungsrecht: ohne crm.lead.view sieht auch ein Beobachter nichts. Speichern ersetzt die ganze Liste. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Ordnet den Lead einer Marke zu. Wer die Marke nicht sieht, sieht den Lead nicht — der Marken-Filter der Liste greift auf dasselbe Feld. Leer heißt: keiner Marke zugeordnet. |
Konvertieren
Konvertieren erzeugt in einem Schritt Kunde, auf Wunsch Ansprechpartner und Deal.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Pipeline pipelineId | ja | Pipeline vom Typ „Deal" | In welcher Vertriebs-Pipeline der neue Deal entsteht. Bestimmt die wählbaren Stufen. |
Stufe stageId | ja | Stufe der gewählten Pipeline | Mit welchem Stand der Deal startet. |
Deal-Titel dealTitle | nein | Text, max. 500 Zeichen | Titel des entstehenden Deals. Leer gelassen wird der Lead-Name übernommen. |
Kontakt anlegen createContact | nein | Ja/Nein | Erzeugt zusätzlich einen Ansprechpartner aus den Lead-Daten. Aus heißt: nur Kunde und Deal entstehen. |
Inhaber des Deals ownerId | nein | Mitarbeiter | Wem der neue Deal gehört. Vorbelegt mit dem Inhaber des Leads. |
Nach dem Konvertieren steht der Lead auf Konvertiert und verschwindet aus der Standard-Ansicht. Er ist nicht gelöscht — die Arbeit läuft am Deal weiter.
Liste: Spalten und Filter
| Spalte | Woher | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Name | name + companyName | Name, darunter die Firma. |
| Status | leadStageStatusKey | Der Status, den die aktuelle Stufe trägt. In der Zeile umstellbar — das verschiebt die Stufe. |
| Bewertung | score | Sortierbar und in der Zeile direkt änderbar (mit crm.lead.manage). |
| Inhaber | ownerId | In der Zeile umstellbar. |
| Lead-Pipeline | leadPipelineName | Der Bearbeitungsweg. |
| Quelle | sourceLabel | Die Herkunft. |
| Erstellt | createdAt | Zeitpunkt der Erfassung. |
Gefiltert wird nach Status, Inhaber, Quelle, Schlagwort und Marke; materialisierte Formelfelder aus den CRM-Einstellungen kommen als weitere Spalten und Filter dazu. Die Zeile trägt rechts die Schnellaktion Konvertieren (nur bei In Bearbeitung/*Qualifiziert*). Die Quelle ist auch in Trichter & Analyse als Filter wählbar.
Nur über Schnittstelle und Automation
Diese Felder trägt keine Maske; sie lassen sich über die Schnittstelle, einen Import oder eine Automation setzen.
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
contactData | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Kontaktdaten am Lead, solange es noch keinen Ansprechpartner gibt (Mail, Telefon aus einem Formular). Beim Konvertieren entsteht daraus der Kontakt. |
utmParams | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Kampagnen-Merkmale der Herkunft (utm_source, utm_medium, …), wie sie ein Web-Formular mitliefert. Ergänzt die Quelle um die Feinheit, aus welcher Anzeige der Lead kam. |
externalRefs | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Herkunft aus einem Fremdsystem — die Kennung dort, unter der derselbe Datensatz geführt wird. Ein zweiter Import erkennt den Lead daran wieder, statt ihn erneut anzulegen. |
customerUlid | Kennung eines Kunden | Erzwingt beim Konvertieren genau diesen bestehenden Kunden. Leer gelassen entscheidet Kunde, sonst entsteht ein neuer. |
newCustomerName | Text, max. 255 Zeichen | Name des beim Konvertieren neu entstehenden Kunden. Leer gelassen werden Firma bzw. Lead-Name genommen. |
newCustomerType | business oder individual | Ob der neue Kunde als Firma oder als Privatperson angelegt wird. |
enrichedAt / enrichmentSource | Zeitpunkt / rules oder ai | Nur lesbar: wann angereichert wurde und ob die KI dazu beigetragen hat. Anreichern auf Abruf: POST /api/v1/crm/leads/{ulid}/enrich. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.crm. Ist es aus, ist die Seite weg — vollständig, nicht nur ausgeblendet. - Zwei Stufen der Sichtbarkeit:
crm.lead.viewzeigt die eigenen Leads,crm.lead.view_all
zusätzlich die aller anderen. Wer im Vertrieb nur seine eigenen sehen soll, bekommt die erste Stufe. crm.lead.manage erlaubt das Anlegen und Ändern.
- Status, Quellen und Pipelines sind Stammdaten und werden unter
CRM-Einstellungen gepflegt.
- Automatische Zuweisung über Pipeline-Routing — inklusive Verteilung
der Inhaberschaft im Reihum-Verfahren.
- Eingang in den CRM-Einstellungen: Neue Leads automatisch anreichern
an/aus und je Kanal, ob ein WhatsApp- oder SMS-Erstkontakt einer unbekannten Nummer ein Ticket (Vorgabe), einen Lead statt des Tickets oder beides erzeugt. Weitere Regeln — Inhaber, Stufe, Aufgabe — legen Sie als Automation auf Lead angelegt an.
- Sichtbarkeits-Regel „nur eigene": was Sie nicht sehen dürfen, können Sie auch nicht ändern,
löschen, konvertieren oder anreichern.
FAQ & Fehlerbilder
Ich sehe weniger Leads als eine Kollegin. Dann haben Sie crm.lead.view und sie zusätzlich crm.lead.view_all. Das ist kein Fehler, sondern die Absicht der zweistufigen Sichtbarkeit.
Der Ansprechpartner lässt sich nicht wählen. Wählen Sie zuerst den Kunden. Ansprechpartner hängen an Kunden, siehe Kontakte.
Ein konvertierter Lead ist aus der Liste verschwunden. Er steht auf Konvertiert. Der entstandene Deal und der Kunde tragen die Arbeit weiter.
Aus einer WhatsApp-Nachricht wurde ein Ticket statt eines Leads. Der Lead entsteht nur beim Erstkontakt: gehört die Nummer schon einem Kontakt oder läuft aus ihr ein Vorgang, bleibt es beim Ticket. Prüfen Sie außerdem die Einstellung unter Eingang.
Die Anreicherung hat nichts ergänzt. Eine Adresse bei einem öffentlichen Postfach-Anbieter (etwa gmail.com) verrät keine Firma, und bereits gepflegte Felder bleiben unangetastet. Ohne eingeschaltete KI wirken nur die Regeln.
Zwei Leads sind offensichtlich dieselbe Firma. Dafür gibt es Dubletten — dort lassen sie sich zusammenführen, statt einen von Hand zu löschen.