Lieferanten
Überblick
Ein Lieferant ist keine eigene Datenart, sondern eine Rolle am geteilten Geschäftspartner-Stamm. Dieselbe Firma kann Kunde und Lieferant sein — sie wird einmal gepflegt und trägt beide Rollen.
Das erspart genau den Fall, an dem getrennte Stammdaten scheitern: Eine Adressänderung, die im Kundenstamm ankommt und im Lieferantenstamm nicht.
Kernaufgaben
Lieferant anlegen und pflegen. Stammdaten, Konditionen und Ansprechpartner wie beim Kunden — nur mit der Lieferantenrolle.
Artikeldaten hinterlegen. Je Lieferant und Artikel: Bestellnummer, Preis, Mindestmenge und Lieferzeit. Das ist die Grundlage für Vorzugslieferant, Nachbestell-Vorschläge und Anfragen im Einkauf.
Ganze Preisliste abgleichen. Im Reiter Artikel steht Preisliste abgleichen: eine Trennzeichen-Datei (unsere Artikelnummer, Lieferanten-Artikelnummer, Einkaufspreis, Lieferzeit, Mindestmenge) oder ein BMEcat-Katalog — das Format wird erkannt, nicht erfragt. Der erste Knopfdruck zeigt nur: wie viele Artikel neu wären, welche sich ändern (mit altem und neuem Preis), was unverändert bleibt, was entfällt und welche Zeilen keinen Treffer haben. Erst der zweite übernimmt. Nicht mehr gelistete Artikel werden auf gestern befristet, nicht gelöscht — die Einkaufspreis-Historie bleibt lesbar und ein Beleg von vorgestern behält seinen Preis. Eine Zeile ohne Treffer wird ausgewiesen statt geraten; ein unlesbarer Preis nennt seine Zeilennummer.
Bestellbarkeit setzen. Nur bestellbare Lieferanten erscheinen in der Auswahl einer Bestellung.
EK-Staffeln und Aktionspreise pflegen. Im Dialog eines Lieferantenartikels stehen unter dem Grundpreis die Mengen-Staffeln (ab Menge → Staffel-EK) und die Aktions-/Zeitpreise (Von, Bis, Aktions-EK). Gerechnet wird so: im Fenster eines Aktionspreises gilt dieser statt des Grundpreises, danach wieder der Grundpreis — ein leeres Bis hält das Fenster offen, überschneiden sich zwei Fenster, gewinnt das später begonnene. Die größte Staffel, deren Menge die Bestellmenge erreicht, unterbietet beide, wenn sie günstiger ist. Preis gültig ab/bis begrenzt dagegen den ganzen Lieferantenartikel: außerhalb zählt er in keiner EK-Ermittlung.
Einstandspreis und EK-Historie. Fracht-/Bezugskosten je Artikel ergeben mit dem EK den Einstandspreis, der neben dem EK am Artikel und in der Marge erscheint. Jede Preisänderung schreibt einen Stand in die EK-Historie (Knopf EK-Historie in der Artikelzeile) — mit Datum und wer geändert hat; sie wird nie überschrieben.
Zertifikate mit Ablaufwarnung. Im Reiter Zertifikate erfassen Sie Art (etwa iso9001), Nachweis-Datei und Gültig bis. Abgelaufene sind markiert. Läuft ein Zertifikat innerhalb der Vorwarnzeit ab (Einstellung suppliers.certificate.warn_days, Vorgabe 30 Tage), meldet der tägliche Lauf das einmal als Ereignis Lieferanten-Zertifikat läuft ab — eine Automation macht daraus etwa eine Aufgabe oder einen Hinweis an das Qualitätsmanagement. Dasselbe gilt für ablaufende Lieferantenpreise (suppliers.price.expiry_warn_days, Vorgabe 14 Tage).
Bewerten. Die Lieferantenbewertung hält je Monat drei Noten von 0 bis 100 fest — Liefertreue, Qualität und Preis; die Gesamtnote ist ihr gerundeter Mittelwert. Die Liefertreue kann aus den Wareneingängen der abgeschlossenen Bestellungen errechnet werden statt von Hand vergeben.
Lieferanten finden. Die Liste schneidet nach Land (Rechnungsadresse des Partners), Rolle (Waren oder Leistung) und Kategorie; Spalten zeigen Land, Zahl der gelisteten Artikel, Gesamtnote und — je nach aktiven Modulen — Kennzahlen wie offene Bestellungen oder Einkaufsvolumen.
Verlauf und Verknüpfungen. Der Reiter Verlauf zeigt die Berührungen mit dem Partner (dieselbe Zeitachse wie am Kunden), seine Kontakte, den Link zum Partner-Stamm und — falls mit lexoffice verknüpft — den Link in lexoffice. Mit aktivem Waren-Einkauf listet der Reiter Bestellungen alle Bestellungen bei diesem Lieferanten. Mit aktivem Einkauf zeigt der Reiter Beauftragungen die Beauftragungen an ihn (Recht procurement.po.edit), mit aktiver Buchhaltung der Reiter Eingangsrechnungen seine Rechnungen samt Status (Recht accounting.incoming_invoice.view) — je ein Klick führt zum Beleg. Ist ein Modul abgeschaltet oder fehlt das Recht, fehlt der Reiter.
Einkaufspreise am Artikel. Am Artikel zeigt der Reiter Einkaufspreise alle Lieferanten mit EK, Einstand, Mindestmenge und Lieferzeit, dazu den maßgeblichen EK. Die EK-Strategie des Artikels (bevorzugter oder günstigster Lieferant) weicht bei Bedarf von der globalen Einstellung ab; leer = global.
Jahresbonus abrechnen. Unter Lieferanten → Jahresbonus rechnet Bonus rechnen für ein Jahr je Rahmenvertrag mit Bonusregel den Bonus aus Einkaufsvolumen und erreichter Stufe. Ein Vorschlag wird mit Bestätigen festgeschrieben — die Gutschrift wird beim Lieferanten angefordert, die Zeile ist danach unveränderlich.
Felder im Detail
Toleranz Über-/Unterlieferung (overDeliveryToleranceBp, underDeliveryToleranceBp, in Basispunkten: 500 = 5 %): Überlieferung bis zur Toleranz wird angenommen, Unterlieferung bis zur Toleranz schließt die Position. Leer = keine Toleranz, eine Überlieferung wird abgelehnt.
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Ein Lieferant ist kein eigener Adressstamm, sondern eine Rolle an einem Geschäftspartner. Dieselbe Firma kann Kunde und Lieferant sein — Anschrift und Kontakte werden einmal gepflegt.
Stammdaten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Geschäftspartner businessPartnerUlid | ja | bestehender Partner | Wer der Lieferant ist. Von dort kommen Name, Anschrift, Ansprechpartner und USt-IdNr. |
Lieferantennummer supplierNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen | Ihre Nummer für diesen Lieferanten. Wird beim Anlegen aus dem Nummernkreis gezogen. |
Rollen roles | nein | Ware, Dienstleistung | Was der Lieferant liefert. Steuert, wo er zur Auswahl steht — bei einer Warenbestellung erscheint kein reiner Dienstleister. Mehrere sind erlaubt. |
Rolle role | nein | Ware oder Dienstleistung | Die Einzelform von Rollen, für Schnittstellen und Importe, die nur einen Wert liefern können. Gesetzt ersetzt sie die Liste. |
Art supplierKind | nein | Text, max. 30 Zeichen | Feinere Einordnung (Hersteller, Händler, Großhandel …). |
Kategorien categoryCodes | nein | mehrere Warengruppen | Was er im Sortiment hat. Grundlage für die Auswahl bei Anfragen. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke der Lieferant geführt wird. |
Notizen notes | nein | Text | Freitext zur Zusammenarbeit. |
Verknüpfter Freelancer linkedEmployeeId | nein | Mitarbeiter mit Beschäftigungsart Freelancer | Bildet den Übergang ab, wenn der Lieferant zugleich als Freelancer mitarbeitet (Mitarbeit ↔ reine Rechnung). Nur ein Freelancer-Mitarbeiter lässt sich wählen, sonst lehnt das System ab; leeren löst die Verknüpfung. Die Lieferantenliste zeigt solche Lieferanten mit ↔ Mitarbeiter. |
Interner Betreuer accountManagerEmployeeId | nein | Mitarbeiter | Wer die Beziehung führt. Ansprechpartner bei Eskalationen. |
Konditionen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Zahlungsbedingung paymentTermUlid | nein | Stammdaten „Zahlungsbedingungen" | Frist und Skonto. Wird auf jede Bestellung übernommen und trägt später den Zahllauf. |
Zahlungsziel (Text) paymentTerms | nein | Text, max. 100 Zeichen | Die Formulierung, wie sie der Lieferant verwendet — für den Fall, dass sie sich nicht sauber in eine Bedingung fassen lässt. |
Skonto (Text) cashDiscountTerms | nein | Text, max. 100 Zeichen | Dasselbe für die Skontoregel. |
Währung currency | nein | eingerichtete Währung | In welcher Währung eingekauft wird. |
Incoterms incoterms | nein | Text, max. 20 Zeichen | Die Lieferklausel (EXW, DAP, DDP …). Sie entscheidet, wer Fracht und Zoll trägt — bei Auslandsbeschaffung die Angabe, die über den wahren Preis mitbestimmt. |
Mindestbestellwert minOrderValueAmount | nein | Betrag, 0 oder mehr | Ab welchem Wert bestellt werden kann. Darunter warnt die Bestellung, statt sie den Lieferanten ablehnen zu lassen. |
Zuschläge surcharges | nein | Liste von Zuschlägen | Mindermengen-, Fracht- oder Verpackungszuschlag. Erscheinen auf der Bestellung, statt später auf der Rechnung zu überraschen. |
Standard-Lieferzeit (Tage) defaultLeadTimeDays | nein | 0 oder mehr | Wie lange der Lieferant üblicherweise braucht. Trägt den erwarteten Termin und die Bestellvorschläge. |
IBAN iban | nein | Kontonummer | Das Konto für Zahlungen. Änderungen daran sind ein bekannter Angriffsweg — prüfen Sie eine Änderungsmitteilung auf einem zweiten Weg, nicht per Antwort auf die Mail. |
Kreditorenkonto creditorAccount | nein | Ziffern und Buchstaben, max. 20 Zeichen | Das Personenkonto dieses Lieferanten in der Buchhaltung. Leer = es wird auf das Kreditoren-Sammelkonto gebucht. |
Aufwandskonto expenseAccount | nein | Ziffern und Buchstaben, max. 20 Zeichen | Das bevorzugte Aufwands- oder Wareneingangskonto seiner Rechnungen. Leer = die Kontenfindung entscheidet je Position. |
Kostenstelle costCenter | nein | Text, max. 36 Zeichen | KOST1 als Vorbelegung für seine Rechnungen. Leer = keine Vorbelegung. |
Rechnungsprüfung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Toleranz in Prozent matchTolerancePercentBp | 0 oder mehr | Wie weit die Rechnung von der Bestellung abweichen darf, bevor sie zur Klärung geht — und wie weit das Ist einer Beauftragung über ihrem Budget liegen darf. Leer = der globale Standard gilt; eine eigene Toleranz an der Bestellung geht vor. |
Toleranz als Betrag matchToleranceAbsAmount | Betrag, 0 oder mehr | Dasselbe als absolute Grenze. Beide zusammen verhindern, dass Centbeträge Klärfälle erzeugen und Großabweichungen durchrutschen. |
Sperre
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Status status | aktiv oder gesperrt | Ob beim Lieferanten bestellt werden darf. Gesperrt heißt: keine neue Bestellung; laufende bleiben. |
Compliance-Status complianceStatus | in Ordnung oder gesperrt | Die Sperre aus Prüfungssicht — etwa fehlende Nachweise oder Sanktionslisten-Treffer. Getrennt vom kaufmännischen Status, weil die Gründe verschieden sind und verschieden verantwortet werden. |
Sperrgrund blockReason | Text | Warum gesperrt wurde. Wird beim Bestellversuch angezeigt — deshalb gehört hier ein Satz hinein, den auch ein anderer versteht. |
Jahresbonus
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Jahr year | vierstellig | Das Bonusjahr, für das gerechnet wird. |
Nur Lieferant onlySupplierUlid | Lieferant | Rechnet nur die Rahmenverträge dieses Lieferanten neu. |
Notiz note | Text | Hinweis beim Bestätigen, etwa die Nummer der angeforderten Gutschrift. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.suppliers. suppliers.supplier.view/.managefür Stammdaten,suppliers.article.managefür die
Artikeldaten, suppliers.rating.manage für die Bewertung.
- Der Geschäftspartner-Stamm ist geteilt. Eine Änderung wirkt in beiden Rollen.
suppliers.price.viewzeigt Einkaufspreise und den Jahresbonus; rechnen und bestätigen braucht
suppliers.supplier.manage, die EK-Strategie suppliers.article.manage.
- Vorwarnzeiten:
suppliers.certificate.warn_days(Zertifikate, Vorgabe 30 Tage) und
suppliers.price.expiry_warn_days (Lieferantenpreise, Vorgabe 14 Tage).
FAQ & Fehlerbilder
Ein Lieferant erscheint bei der Bestellung nicht. Er ist nicht als bestellbar gepflegt.
Ein Nachbestell-Vorschlag hat keinen Lieferanten. Dann fehlen die Artikeldaten — ohne sie gibt es keinen Vorzugslieferanten.
Kunde und Lieferant sind dieselbe Firma. Genau dafür ist der geteilte Stamm da: eine Firma, zwei Rollen.
Die Mindestmenge stört bei kleinen Bedarfen. Sie steht in den Artikeldaten des Lieferanten; die Anfrage warnt, wenn sie über dem Bedarf liegt.