Microsoft Teams verbinden
Überblick
Die Verbindung bringt Meldungen aus dem System in einen Teams-Kanal — dorthin, wo das Team ohnehin liest. Verknüpft wird ein Teams-Kanal mit einem Projekt; die Meldungen dieses Projekts gehen dann dorthin.
Die Verknüpfung ist beidseitig eindeutig: ein Projekt hat höchstens einen Kanal, ein Kanal höchstens ein Projekt. Ein zweiter Eintrag auf dieselbe Seite wird mit einer Fehlermeldung abgewiesen, nicht stillschweigend übernommen.
Die Richtung ist bewusst einfach gehalten: Das System meldet nach Teams, und aus dem Kanal lassen sich einzelne Befehle absetzen. Es ist keine zweite Oberfläche, in der gearbeitet wird — Antworten und Entscheidungen bleiben im Vorgang, wo sie nachvollziehbar sind.
Kernaufgaben
Verbindung herstellen. Die Zugangsdaten des Bots (App-Kennung, App-Passwort, Mandant) liegen nicht auf dieser Seite, sondern bei den Integrationen unter dem Anbieter Microsoft. Ohne hinterlegte App-Kennung bleibt der Eingang geschlossen.
Einen Kanal verknüpfen. Unter Einstellungen → Teams wählen Sie das Projekt und tragen die Kanal-Id ein. Ab dann gehen die Meldungen dieses Projekts dorthin.
Eine Verknüpfung ruhen lassen oder lösen. Aktiv aus stoppt die Meldungen und behält die Zuordnung; Löschen entfernt sie ganz. Die Historie im Kanal bleibt in beiden Fällen.
Das eigene Teams-Konto verbinden. Bot-Befehle handeln immer unter einem Octibiz-Konto. Die Zuordnung stellt jeder Mitarbeiter selbst her: unter Mein Profil auf der Karte Microsoft Teams Code erzeugen, dann im Chat mit dem Bot @octibiz connect <Code> senden. Der Code gilt 10 Minuten und nur einmal; ein neuer Code löst einen offenen ab. Am besten im persönlichen Chat mit dem Bot senden, nicht im Kanal. Danach antwortet der Bot „Verbunden …" und die Befehle wirken mit den Rechten dieses Kontos. Es gibt keinen Abgleich über die E-Mail-Adresse — nur wer beide Konten benutzt, kann sie verbinden. Bei jeder neuen Zuordnung erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung („Dein Konto wurde mit dem Microsoft Teams-Konto … verbunden") mit Link zum Lösen — wer den Code nicht selbst eingelöst hat, merkt es sofort. Die Mail zu diesem Hinweis ist Pflicht: sie lässt sich in den Benachrichtigungs-Einstellungen weder abschalten noch in die Sammelmail legen.
Eine Zuordnung lösen. Der Mitarbeiter selbst über Verbindung lösen auf derselben Karte; die Verwaltung (octi.msteams.manage) in der Liste Mitarbeiter-Zuordnungen unter Einstellungen → Teams, etwa beim Austritt. Danach wirken Befehle aus diesem Teams-Konto nicht mehr, bis ein neuer Code eingelöst wird.
Einen KI-Mitarbeiter ansprechen. Ein KI-Mitarbeiter ist in Teams erreichbar wie ein Kollege:
- Mit
@octibiz Lisa: …in einem Kanal oder Gruppen-Chat mit dem Bot, im persönlichen Chat mit dem Bot
einfach Lisa: … (oder Lisa …). Befehle wie add oder help bleiben Befehle.
- Der Bot bestätigt sofort („Lisa hat deine Nachricht bekommen …"), die Nachricht landet im Eingang des
Mitarbeiters — genau wie eine Zuweisung oder Erwähnung in Octibiz. Auftraggeber ist das Octibiz-Konto, das mit Ihrem Teams-Konto verbunden ist (Mein Profil → Microsoft Teams); es braucht das Recht KI-Mitarbeitern Aufgaben geben in der Marke des Mitarbeiters.
- Die Antwort kommt in derselben Unterhaltung (im Kanal: im Thread Ihrer Nachricht), sobald er gearbeitet
hat — Sitzungen dauern Minuten, nicht Sekunden. Sie trägt immer den Namen als Präfix („Lisa (KI-Assistenz): …") und ist so als KI erkennbar, auch intern. Antworten Sie im selben Thread bzw. Chat weiter — ohne Namen; er erinnert sich an das Gespräch.
- Kennt Octibiz den Namen nicht, nennt der Bot die KI-Mitarbeiter, die Sie ansprechen können; fehlt das Recht
oder die Verbindung, sagt er das.
- Externe im Gespräch — die Nachricht kommt aus einem fremden Mandanten (die eigene Mandanten-Kennung steht
bei der Integration Microsoft): Dann sendet der KI-Mitarbeiter nichts selbst. Seine Antwort liegt als Freigabe beim Vorgesetzten (Freigaben → KI-Team) und erscheint erst danach.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Kanal-Verknüpfung
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Projekt projectId | ja | bestehendes Projekt | Wessen Ereignisse gemeldet werden. Ein Projekt lässt sich nur einmal verknüpfen. |
Kanal-Id channelId | ja | Text, max. 190 Zeichen, Form 19:…@thread.tacv2 | Wohin gemeldet wird. Adressiert wird über die Id, nicht über den Namen — Kanäle lassen sich umbenennen, die Id bleibt. |
Kanal-Name channelName | nein | Text, max. 120 Zeichen | Reine Anzeige in dieser Liste, damit die Zeile lesbar bleibt. Er wird nicht zum Zustellen benutzt und darf leer bleiben. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein (Standard: ja) | Ob die Verknüpfung trägt. Aus heißt: keine Ereignis-Posts und keine Bot-Befehle aus diesem Kanal — die Zuordnung bleibt aber bestehen. |
Was nicht auf dieser Seite eingestellt wird
| Angabe | Wo sie liegt | Warum dort |
|---|---|---|
| App-Kennung, App-Passwort, Mandant | Integrationen, Anbieter Microsoft | Zugangsdaten gelten für die ganze Anbindung, nicht je Kanal. Die App-Kennung ist zugleich der erwartete Empfänger jedes eingehenden Tokens: ohne sie wird alles abgewiesen. |
| Antwort-Adresse des Kanals | wird gelernt | Sie ist mandanten- und regionsabhängig. Das System merkt sie sich aus der ersten eingehenden Aktivität des Kanals, statt danach zu fragen. |
| Nutzer-Zuordnung Teams ↔ Octibiz | Mein Profil, Karte Microsoft Teams (Einmal-Code, Befehl @octibiz connect <Code>); Übersicht und Lösen unter Mitarbeiter-Zuordnungen | Ein Bot-Befehl handelt mit den Rechten des zugeordneten Kontos. Nur der Mitarbeiter selbst kann beweisen, dass beide Konten ihm gehören — deshalb erzeugt er den Code. Ohne Zuordnung geschieht nichts — der Bot antwortet mit einem Hinweis, statt anonym zu handeln. |
| Welche Ereignisse gemeldet werden | Benachrichtigungen | Der Kanal ist ein geteilter Raum; er ist deshalb nicht vorbelegt. Jeder schaltet für sich frei, was im Projekt-Kanal erscheinen soll. |
Ohne eingerichtete App-Kennung wird alles abgewiesen — „noch nicht eingerichtet" heißt hier geschlossen, nicht offen. Eingehende Anfragen werden gegen den Schlüsselsatz von Microsoft geprüft; ein Verfahren ohne Signatur wird hart abgelehnt.
Einstellungen & Rechte
- Verknüpfungen und Mitarbeiter-Zuordnungen sehen:
octi.msteams.read - Verknüpfungen verwalten, Mitarbeiter-Zuordnungen lösen:
octi.msteams.manage - Eigenes Teams-Konto verbinden und lösen:
octi.msteams.link_own(alle internen Fachrollen)
Modul-Flag: module.msteams. Welche Ereignisse überhaupt gemeldet werden, steuern die Benachrichtigungs-Einstellungen — die Verknüpfung entscheidet nur über den Weg.
FAQ & Fehlerbilder
Es kommen keine Meldungen an. Prüfen Sie zuerst, ob für das Projekt überhaupt Benachrichtigungen über Teams eingeschaltet sind. Der Kanal ist nicht vorbelegt; ohne Ereignis gibt es keine Meldung.
Das Projekt lässt sich nicht ein zweites Mal verknüpfen. So gewollt: je Projekt ein Kanal, je Kanal ein Projekt. Lösen Sie die bestehende Zeile oder schalten Sie sie auf Aktiv = nein.
Ein Bot-Befehl antwortet „Kanal nicht verknüpft". Dann fehlt für diesen Kanal die Zeile, oder sie steht auf Aktiv = nein.
Der Bot antwortet „Dein Teams-Konto ist mit keinem Octibiz-Konto verknüpft". Erzeugen Sie unter Mein Profil einen Code und senden Sie @octibiz connect <Code>.
Der Code wird abgewiesen. Er ist abgelaufen (10 Minuten), schon benutzt oder durch einen neueren ersetzt — erzeugen Sie einen neuen. Mehr als fünf Einlöse-Versuche eines Teams-Kontos in 15 Minuten weist der Bot ab („Zu viele Versuche"); ebenso lassen sich höchstens fünf Codes in 15 Minuten erzeugen.
Der KI-Mitarbeiter antwortet nicht. Ist das KI-Team eingeschaltet, der Mitarbeiter aktiv und der Hintergrund-Arbeiter ai_staff in Betrieb? Hat der Bot ein App-Passwort (ohne es geht nichts hinaus)? Kommt die Nachricht aus einem fremden Mandanten, wartet die Antwort unter Freigaben → KI-Team.
„Wen meinst du?" Der Name am Anfang passt zu keinem KI-Mitarbeiter, den Sie ansprechen dürfen (oder zu mehreren mit demselben Vornamen — dann den vollen Namen schreiben).
Die Verbindung ist abgelaufen. Erneuern Sie die Zugangsdaten in den Integrationen; die Verknüpfungen dieser Seite bleiben erhalten.