Wissensbereiche
Überblick
Ein Wissensbereich — englisch Space — ist die Ordnungseinheit des Wissens. Er fasst Artikel, SOPs, Vorlagen und Lösungsbausteine zusammen und trägt eine eigene Zugriffsverwaltung.
Das ist der eigentliche Zweck: Sichtbarkeit wird einmal am Bereich entschieden, nicht an jedem einzelnen Dokument. Wer Zugriff pro Artikel regelt, hat nach hundert Artikeln kein System mehr, sondern hundert Einzelfälle.
Kernaufgaben
Bereich anlegen. Neuer Bereich verlangt einen Namen; der Slug wird sonst aus dem Namen abgeleitet. Die Liste zeigt Bereich, Typ, Sichtbarkeit, Zugriffe und Status.
Sichtbarkeit festlegen. Sie bestimmt, wer die Inhalte des Bereichs überhaupt sieht — und wird von allem geerbt, was darin liegt.
Zugriffe verwalten. Über die Zugriffsliste des Bereichs steuern Sie, wer darin arbeiten darf. Personen und Rollen wählen Sie aus einer Liste mit Namen — dafür genügt das Recht, Bereiche zu pflegen; die Rollenverwaltung selbst brauchen Sie nicht.
Archivieren statt löschen. Ein archivierter Bereich verschwindet aus dem Alltag, seine Inhalte bleiben lesbar. Löschen würde Wissen vernichten, das später jemand sucht.
Auf eine Marke beschränken. Im Anlegen- und Bearbeiten-Dialog wählen Sie die Marke — leer heißt: für alle Marken. Mit Marke sehen den Bereich nur Nutzer, die das Recht dafür in dieser Marke halten. Beim Anlegen ist die Marke des Umschalters in der Kopfleiste vorbelegt. Die Beschränkung wieder aufheben (Bereich für alle Marken öffnen) darf nur, wer Bereiche markenübergreifend verwaltet — sonst könnte Markenwissen ungewollt in alle Marken gelangen. Liste und Übersicht des Bereichs zeigen die Marke.
Artikel im Bereich ordnen. Die Bereichs-Ansicht zeigt die Artikel als Baum. Mit Beitragsrecht ordnen Sie sie dort per Ziehen oder Tastatur (siehe Wissensartikel).
Bereich abonnieren. Abonnieren in der Kopfzeile eines Bereichs hält Sie auf dem Laufenden: Sie bekommen eine Benachrichtigung, sobald dort ein Artikel veröffentlicht wird oder ein veröffentlichter Artikel eine neue Version erhält. Zwischenspeichern und Entwürfe lösen nichts aus, Ihre eigenen Änderungen auch nicht. Abonnieren darf jeder, der den Bereich lesen kann; verlieren Sie den Lesezugriff, kommen keine Hinweise mehr. Abonniert beendet das Abo wieder. Ob die Hinweise auch per Mail kommen, steuern Sie in Ihren Benachrichtigungs-Einstellungen.
Onboarding-Handbuch führen. Ein Bereich vom Typ Handbuch ist ein kuratiertes Nachschlagewerk mit fester Reihenfolge — das Onboarding für Neue ist der typische Fall. Gliedern Sie die Themen im Baum; jeder Artikel zeigt dann die Gliederung, den Weg dorthin und Zurück/*Weiter*, sodass neue Kollegen das Handbuch von vorne bis hinten durchlesen können.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Raum anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 200 Zeichen | Wie der Raum in Navigation und Auswahl heißt. |
Adresse slug | nein | Text, max. 120 Zeichen | Der sprechende Teil der Adresse. Aus dem Namen gebildet; von Hand geändert brechen bestehende Verweise. |
Beschreibung description | nein | Text | Wofür der Raum da ist. Steht auf der Übersicht und beantwortet die Frage „wo gehört mein Artikel hin?". |
Symbol icon | nein | Text, max. 40 Zeichen | Das Symbol in der Navigation. |
Art type | nein | Wiki, Handbuch, Arbeitsanweisungen, Vorlagen | Wofür der Raum gedacht ist. Bestimmt, welche Inhalte er aufnimmt und wie sie dargestellt werden — ein Handbuch zeigt die Gliederung, ein Wiki die Suche. |
Sichtbarkeit visibility | nein | ganze Organisation oder eingeschränkt | Der eigentliche Zugriffsschalter. Ganze Organisation heißt: jeder Angemeldete liest mit. Eingeschränkt öffnet die Zugriffsliste unten. |
Zugriff access | bei „eingeschränkt" | Liste aus Personen bzw. Rollen mit Stufe | Wer lesen und wer schreiben darf. Ohne Eintrag sieht niemand außer dem Ersteller etwas — eingeschränkt heißt bewusst zu, nicht offen. |
Kuratiert isCurated | nein | Ja/Nein | Kennzeichnet den Raum als gepflegten Bestand. Der KI-Assistent zieht kuratierte Räume vor, wenn er zitiert. |
Marke brandScope | nein | eine Marke, in der Sie das Recht dazu haben | Beschränkt den Raum auf eine Marke. Zählt nur, wo Sie das Recht für Bereiche halten — eine Mitgliedschaft ohne Recht genügt nicht. |
Archiviert archived | nein | Ja/Nein | Nimmt den Raum aus Navigation und Suche, ohne ihn zu löschen. Der schonende Weg für Wissen, das man nicht wegwirft, aber nicht mehr zeigt. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.knowledge. knowledge.space.viewzum Sehen,knowledge.space.managezum Anlegen und Verwalten.knowledge.brand.allfür Bereiche über alle Marken hinweg — wirkt nur, wenn das Recht für alle Marken vergeben ist.- Der Bereich vererbt. Was darin liegt, folgt seiner Sichtbarkeit — die Portal-Freigabe eines
einzelnen Artikels kommt zusätzlich obendrauf.
- Der Slug ist dauerhaft. Legen Sie ihn bewusst fest oder überlassen Sie ihn der Ableitung.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Kollege findet einen Artikel nicht. Prüfen Sie zuerst den Bereich, nicht den Artikel: Ohne Zugriff auf den Bereich ist auch der Inhalt unsichtbar.
Ein Bereich soll weg. Archivieren Sie ihn. Das nimmt ihn aus dem Alltag, ohne die Inhalte zu verlieren.
Wie viele Bereiche sind sinnvoll? So wenige wie möglich. Bereiche sind Zugriffsgrenzen — wer sie als Kapitelstruktur missbraucht, baut Zugriffsprobleme, die er nicht wollte.
Die Marke lässt sich nicht entfernen. Dafür brauchen Sie das Recht, Bereiche in allen Marken zu verwalten (oder knowledge.brand.all für alle Marken).
Ein Bereich soll für Kunden sichtbar sein. Die Portal-Sichtbarkeit entsteht je Artikel über Im Portal, siehe Wissensartikel.