Daten-Import
Überblick
Der Import bringt Stammdaten per CSV-Datei ins System — geführt in vier Schritten, mit einer Vorschau, bevor etwas geschrieben wird.
Welche Datenbereiche zur Verfügung stehen, hängt an den installierten Modulen und an Ihren Rechten. Sind keine Ziele freigeschaltet, sagt die Seite das ausdrücklich, statt eine leere Auswahl zu zeigen.
Kernaufgaben
Die vier Schritte in der Reihenfolge, in der die Seite sie führt:
1 — Ziel. Wählen Sie, was importiert werden soll. Zu jedem Ziel wird angezeigt, wie viele Felder es kennt.
2 — Datei. Wählen Sie eine CSV-Datei. Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten — ohne Kopfzeile lässt sich im nächsten Schritt nichts zuordnen.
3 — Zuordnung. Ordnen Sie jede erkannte Spalte einem Zielfeld zu. Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet. Spalten, die Sie nicht brauchen, bleiben schlicht ohne Zuordnung — die Datei muss nicht vorher zurechtgeschnitten werden.
4 — Vorschau & Import. Die Vorschau zeigt, was entstehen würde. Erst danach läuft der Import.
Die Vorschau ist der wichtigste Schritt: Ein Import ist die schnellste Art, sich viele falsche Datensätze auf einmal einzuhandeln. Zwei Minuten Prüfen ersparen einen Nachmittag Aufräumen.
Aus einem Alt-System umziehen: Tickets, Verlauf und Portal-Zugänge. Drei Ziele übernehmen den Support-Bestand eines Vorgängersystems:
- Alt-Tickets — eine Zeile je Ticket. Pflicht sind Alt-System, Ticket-Kennung im Alt-System
und Betreff; die Kennung ist der Anker für den Verlauf und erkennt Dubletten. Der Status läuft über Ihre Zuordnung Alt → Neu in der Datei: ein bekannter Status-Schlüssel gilt, ein unbekannter wird „geschlossen", ein leerer der Vorgabe-Status. Jedes Ticket bekommt eine neue Vorgangsnummer der Marke; die alte Nummer bleibt als Alt-Referenz erhalten, der Eingangszeitpunkt kommt aus der Datei.
- Alt-Ticket-Verlauf — eine Zeile je Nachricht, zugeordnet über Alt-System und Ticket-Kennung. Die
Richtung ist in (vom Kunden), out (Antwort) oder note (interne Notiz, im Kundenportal unsichtbar). Importieren Sie erst die Tickets, dann den Verlauf.
- Portal-Zugänge — eine Zeile je Zugang mit E-Mail und Kunde (Kundennummer oder ID), optional Name,
Sprache und Portal-Rechte (leer = nur Tickets sehen; mehr gezielt über die Spalte oder später von Hand). Übernommene Zugänge stehen auf Eingeladen und haben kein Passwort — Passwörter anderer Systeme lassen sich nicht übertragen. Der Import verschickt keine Mail, auch der Probelauf nicht. Die Einladungen gehen erst hinaus, wenn Sie unter Portal-Zugänge Einladungen verschicken auslösen; mit dem Einlösen wird der Zugang aktiv. Eine E-Mail, die schon zu einem anderen Kunden gehört, wird abgewiesen.
Der Bestand kommt still an: keine Benachrichtigung, keine Automation, keine Servicezusage-Uhr — ein übernommenes Ticket ist Geschichte, keine neue Anfrage. Rückgängig (Storno) entfernt, was ein Lauf angelegt hat.
Sperrliste übernehmen (Marketing). Das Ziel Sperrliste (Marketing: Abmeldungen, Bounces) nimmt je Zeile eine E-Mail oder einen Streuwert (nur 64-stellige Werte aus Octibiz selbst — fremde MD5- oder SHA-Werte passen nie), dazu Grund (unsubscribe, bounce, complaint, manual; deutsche Angaben wie „Abmeldung" oder „unzustellbar" werden erkannt, leer heißt manual), Gesperrt seit und Kanal (leer = alle Kanäle). Ohne Marke wird global gesperrt, mit Marke nur dort. Eine vorhandene Sperre wird übersprungen (überschreiben trägt nur Adresse und Kanal nach), der Probelauf schreibt nichts, und es gibt kein Storno. Abmeldung und Beschwerde widerrufen die bestätigte Einwilligung — siehe Einwilligungen & Sperren.
Felder im Detail
Der Assistent führt einen Datensatz: den Import-Lauf (ImportJobResource). Schritt 1 und 2 legen ihn an, Schritt 3 ändert ihn, Schritt 4 startet ihn.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Import-Ziel targetKey | ja | Schlüssel eines freigeschalteten Ziels, max. 40 Zeichen | Was importiert wird — Kunden, Kontakte, Leads, Artikel und was die aktiven Module sonst anbieten. Das Ziel bestimmt den Feldkatalog des nächsten Schrittes; die Kachel nennt dessen Umfang. Ein unbekanntes Ziel wird abgewiesen. Das Ziel Aufträge nimmt eine Zeile je Position und fasst Zeilen mit derselben Fremd-Bestellnummer zu einem Auftrag zusammen — als Entwurf, siehe Aufträge. Das Ziel Altbelege füllt das Lese-Archiv der Rechnungen (Kopfdaten ohne Buchungswirkung, Kunde über die Kundennummer); ein vorhandener Altbeleg wird auch bei überschreiben nicht geändert, siehe Rechnungen. Die Ziele Alt-Tickets, Alt-Ticket-Verlauf und Portal-Zugänge übernehmen den Support-Bestand eines Vorgängersystems (siehe oben); eine übernommene Nachricht bleibt auch bei überschreiben unverändert. Das Ziel Urlaubskonten (Eröffnungsbestand zum Stichtag) übernimmt je Mitarbeiter und Jahr Anspruch, Übertrag und die bis zum Stichtag bereits genommenen Tage aus dem Alt-Tool; der übernommene Anspruch gilt danach als von Hand gesetzt, siehe Verfügbarkeit. Das Ziel Artikel übernimmt auch Eigenschaften (properties, „Gruppe:Wert", mehrere mit ; getrennt — Gruppe und Wert per Kürzel oder Name) und Medien (media, Datei-ULIDs oder Dateinamen von Dateien, die vorher in die Dateiablage hochgeladen wurden; die erste ist das Hauptbild, weitere die Galerie); beide ersetzen die bisherige Zuordnung, Unbekanntes ist ein Zeilenfehler, siehe Produkte. Das Ziel Bestand (Standard-Lager) übernimmt den Eröffnungsbestand: die Zahl ist der gezählte Stand (Neuware), gebucht wird die Differenz als Korrektur mit der Quelle des Laufs, optional mit Einstand je Einheit für die Bewertung; eine Wiederholung bucht nichts, Rückgängig bucht die Übernahme zurück. Mit dem Mehrlager-Modul gilt stattdessen Bestand je Lager und Lagerplatz. Das Ziel Kundenpreise (verhandelte Preislisten je Kunde) nimmt Konditionen je Kunde auf (Kunde über die Kundennummer, Artikel über die Artikelnummer); Konditionen über der Freigabe-Schwelle warten auf Freigabe, siehe Preise & Einheiten. Die Ziele Kundengruppen und Kundengruppen-Zuordnungen übernehmen Gruppen (über ihren Schlüssel) und die Zuordnung Kunde → Gruppe (Gruppen-Schlüssel und Kundennummer). Das Ziel Gebinde je Artikel nimmt Gebinde je Artikel auf (Artikel über die Artikelnummer, Treffer über Artikel und Gebinde-Code, übergeordnetes Gebinde über seinen Code); es ist aus dem Reiter Gebinde am Artikel vorgewählt, und Rückgängig löscht die angelegten Gebinde wieder, siehe Preise & Einheiten. |
Datei content | ja | CSV, Base64-kodiert; höchstens rund 20 MB kodiert und 50.000 Zeilen | Die Quelle. Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten — ohne Kopfzeile lässt sich im nächsten Schritt nichts zuordnen. Trennzeichen (, oder ;) und Zeichensatz erkennt der Server selbst; eine Byte-Reihenfolge-Marke stört nicht. XLSX-Dateien werden abgewiesen. |
Dateiname fileName | nein | Text, max. 255 Zeichen | Der Name, unter dem die Quelldatei abgelegt und der Lauf wiedererkannt wird. Die Maske übernimmt ihn aus der gewählten Datei; leer wird daraus import.csv. |
Feldzuordnung mapping | ja | Spaltenname → Zielfeld-Schlüssel | Welche Spalte in welches Feld geht. Das ist die eigentliche Arbeit und der Punkt, an dem ein Import gelingt oder schiefgeht. Nicht benötigte Spalten bleiben ohne Zuordnung — die Datei muss nicht vorher zurechtgeschnitten werden. Ein nicht zugeordnetes Pflichtfeld meldet der Assistent, und die betroffenen Zeilen werden übersprungen. |
Umgang mit Dubletten duplicateStrategy | nein (Vorbelegung skip) | skip (Vorhandene unverändert lassen) · update (Felder überschreiben) · create (immer neu anlegen) | Was mit einem bereits vorhandenen Datensatz geschieht. Woran ein Treffer erkannt wird, entscheidet das Ziel selbst — es gibt kein frei wählbares Erkennungsmerkmal. create legt ausnahmslos neu an und ist damit der schnellste Weg zu Dubletten. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | In welchen Marken-Bestand geschrieben wird und wo die Quelldatei abgelegt wird. Nur eine Marke, in der Sie das Import-Recht wirklich halten. Die Maske bietet das Feld nicht an; über Schnittstelle und Automation ist es setzbar. |
Was der Lauf zurückmeldet
Die Vorschau (Schritt 4) ist derselbe Lauf im Probe-Modus: Sie rechnet durch, ohne zu schreiben. Danach wie nach dem echten Lauf stehen dieselben Zahlen bereit.
| Angabe | Feld | Was sie bedeutet |
|---|---|---|
| Zustand | status | Wo der Lauf steht. |
| Erkannte Spalten | headers | Die Kopfzeile, wie der Server sie gelesen hat. |
| Vorschlag | suggestedMapping | Die automatisch erkannte Zuordnung, mit der Schritt 3 vorbelegt wird. |
| Feldkatalog | fields | Die Zielfelder samt Pflicht-Kennzeichen — einschließlich Ihrer Benutzerfelder. |
| Zeilen / neu / aktualisiert / übersprungen | total, created, updated, skipped | Was der Lauf bewirkt hat oder bewirken würde. |
| Fehler | errorCount, errorRows | Zeilennummer, Feld und Meldung je abgewiesener Zeile. |
| Lauf-Kennung | batchId | Die Klammer über alle Datensätze eines Laufs — die Grundlage des Stornos. |
| Storno | revertedCount | Wie viele Datensätze Rückgängig (Storno) zurückgesetzt hat. |
Prüfen Sie die Vorschau. Ein Import ist die schnellste Art, sich viele falsche Datensätze auf einmal einzuhandeln. Zwei Minuten Prüfen ersparen einen Nachmittag Aufräumen — und wenn es doch schiefgeht, ist Rückgängig (Storno) der Weg, nicht das Löschen von Hand.
Einstellungen & Rechte
- Recht
platform.import.run. Ohne dieses Recht meldet die Seite, dass die Berechtigung fehlt. - Die Ziele bringen die Module mit. Ein deaktiviertes Modul bietet kein Import-Ziel an.
- Benutzerfelder sind importierbar. Was Sie unter Benutzerfelder
angelegt haben, steht in der Zuordnung zur Verfügung.
- Der Import ist eine schreibende Aktion und erscheint im Audit-Log.
FAQ & Fehlerbilder
Die Datei lässt sich nicht lesen. Prüfen Sie das Format: eine CSV mit Kopfzeile. Speichern Sie aus der Tabellenkalkulation ausdrücklich als CSV, nicht als Arbeitsmappe.
Es werden keine Import-Ziele angeboten. Dann ist kein Datenbereich für den Import freigeschaltet — Modul deaktiviert oder Recht fehlt.
Eine Spalte lässt sich keinem Feld zuordnen. Dann kennt das gewählte Ziel dieses Feld nicht. Nicht benötigte Spalten bleiben ohne Zuordnung — „– nicht importieren –" ist die richtige Antwort, kein Notbehelf.
Der Import hat falsche Daten angelegt. Rückgängig (Storno) setzt den zuletzt ausgeführten Lauf zurück — er kennt seine Datensätze über die Lauf-Kennung. Prüfen Sie beim nächsten Mal die Vorschau; sie zeigt genau diesen Fehler vorher.