Zeiterfassung-Einstellungen
Überblick
Diese Seite pflegt die Tätigkeitsarten — die Zeitkategorien, aus denen bei der Erfassung gewählt wird. Jede trägt Bezeichnung, Kürzel, Abrechenbarkeit, Reihenfolge und Aktiv-Zustand.
Klein, aber folgenreich: Die Tätigkeitsart entscheidet mit, ob eine Stunde Geld wert ist.
Kernaufgaben
Tätigkeitsart anlegen. Bezeichnung und Kürzel; das Kürzel ist die kurze Form für Listen und Auswertungen.
Abrechenbarkeit setzen — oder erben lassen. Drei Möglichkeiten:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Abrechenbar | Zeiten dieser Art sind grundsätzlich berechenbar |
| Nicht abrechenbar | Zeiten dieser Art sind es nicht — etwa interne Besprechungen |
| Projekttyp-Vorgabe | leer gelassen: die Abrechenbarkeit kommt vom Projekttyp |
Die dritte Möglichkeit ist die interessanteste. Eine Tätigkeitsart wie „Beratung" kann im Kundenmandat abrechenbar und im internen Vorhaben nicht abrechenbar sein — mit der Vererbung braucht es dafür keine zwei Kategorien. Der Projekttyp liefert die Vorgabe.
Reihenfolge und Aktiv-Zustand pflegen. Die Reihenfolge bestimmt die Anzeige in der Auswahl; Deaktivieren nimmt eine Art aus dem Angebot, ohne bestehende Buchungen anzutasten.
Regeln der Zeiterfassung festlegen. Der Abschnitt Regeln der Zeiterfassung bestimmt, wann und worauf gebucht werden darf und was mit vergessenen Stoppuhren geschieht. Die Regeln gelten auf jedem Weg — von Hand, per Stoppuhr, per Schnittstelle und KI:
| Regel | Wirkung |
|---|---|
| Zeiterfassung eingeschaltet | Aus: es entsteht keine neue Buchung mehr; bestehende Zeiten bleiben lesbar und korrigierbar. |
| Abgeschlossene Projekte schützen | Auf ein abgeschlossenes Projekt wird keine Zeit mehr gebucht. |
| Buchungen in der Zukunft erlauben | Aus (Standard): ein Arbeitsdatum in der Zukunft wird abgelehnt. |
| Rückwirkend buchen bis | 0 = unbegrenzt; sonst nur so viele Tage zurück. Wer fremde Zeiten korrigieren darf, ist ausgenommen. |
| Hinweis „Timer läuft noch?" nach | Meldung, wenn eine Stoppuhr so viele Stunden läuft — auch bei geschlossenem Browser. |
| Timer automatisch stoppen nach | Eine vergessene Stoppuhr wird gestoppt und als Entwurf gebucht, damit sie korrigiert werden kann. |
| Beschreibung verpflichtend | Nie, Bei abrechenbarer Zeit oder Immer: ohne Beschreibung wird dann nicht gebucht. |
| Hinweis ab Tagessumme | Die Buchung meldet, wenn für einen Tag mehr erfasst ist (Arbeitszeitgesetz: 10 Stunden) — sie wird nicht abgelehnt. |
| Rückfrage „Timer läuft noch?" nach Leerlauf | 0 = aus. Sonst fragt die Stoppuhr nach so vielen Minuten ohne Eingabe, ob ab dem Leerlauf-Beginn pausiert oder gestoppt werden soll — die Leerlaufzeit wird dann nicht gebucht. |
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Zeit-Kategorie
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 100 Zeichen | Was der Erfasser in der Auswahl sieht. |
Kürzel code | ja | Text, max. 50 Zeichen | Die kurze Kennung für Auswertung und Export. Nicht mehr ändern, sobald Zeiten darauf gebucht sind — sonst laufen alte Auswertungen ins Leere. |
Standard abrechenbar defaultBillable | nein | Ja/Nein | Womit abrechenbar vorbelegt wird, wenn diese Kategorie gewählt ist. Nur eine Vorbelegung — am Eintrag bleibt sie änderbar. |
Stundensatz hourlyRateAmount | nein | Betrag, 0 oder größer | Der Verkaufssatz je Stunde für diese Tätigkeit. Er greift nur, wenn keine Preisliste zieht — Kunde, Vertrag und Projekt gehen vor. Leer = für diese Tätigkeit gilt kein eigener Satz. |
Reihenfolge sortOrder | nein | Zahl | Position in der Auswahl. Was täglich gebraucht wird, gehört nach oben. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: nicht mehr wählbar, gebuchte Zeiten behalten die Kategorie. Der richtige Weg für eine Tätigkeit, die es nicht mehr gibt. |
Rundungsregel
Regeln greifen von speziell nach allgemein: eine Vertragsregel schlägt eine Projektregel, diese schlägt die allgemeine.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Projekt projectId | nein | bestehendes Projekt | Für welches Projekt die Regel gilt. Leer heißt: für alle. |
Vertrag contractId | nein | bestehender Vertrag | Für welchen Vertrag die Regel gilt. Verträge tragen oft eigene Rundungen — hier stehen sie. |
Takt (Minuten) increment | ja | größer als 0 | Auf welches Vielfache gerundet wird. 15 heißt Viertelstunden. |
Richtung mode | ja | keine, auf, ab, kaufmännisch | Wohin gerundet wird. Auf ist die übliche Wahl bei Kundenabrechnung, kaufmännisch die faire bei interner Auswertung; keine lässt die Minuten stehen, wie sie erfasst wurden. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: die Regel wird übersprungen, die nächstallgemeinere greift. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.timetracking. - Recht
time.category.managefür Tätigkeitsarten und Rundungsregeln; die Regeln der
Zeiterfassung ändert, wer die Einstellungen verwalten darf (platform.settings.manage).
- Wenige, klare Arten schlagen viele feine. Wer zwanzig Tätigkeitsarten anbietet, bekommt
zwanzig unterschiedliche Auslegungen — und eine Auswertung, die nichts trennt.
- Deaktivieren statt löschen — bestehende Zeiteinträge behalten ihre Art.
FAQ & Fehlerbilder
Eine Zeit ist nicht abrechenbar, obwohl sie es sein sollte. Prüfen Sie die Tätigkeitsart. Steht sie auf Projekttyp-Vorgabe, entscheidet der Projekttyp.
Eine Tätigkeitsart erscheint bei der Erfassung nicht. Sie ist deaktiviert.
Wir wollen die Art einer alten Buchung ändern. Bei gesperrten Einträgen geht das nur per Storno und Neubuchung, siehe Zeiterfassung.
Die Rückfrage „Timer läuft noch?" erscheint nie. Die Leerlauf-Zeit steht auf 0 (aus). Tragen Sie die Minuten ohne Eingabe ein, nach denen gefragt werden soll.
Wie viele Tätigkeitsarten sind sinnvoll? So wenige, wie sich zuverlässig unterscheiden lassen. Alles, was regelmäßig falsch gewählt wird, verfälscht die Auswertung mehr, als es sie verfeinert.